Scan tài liệu giấy là một bước thiết yếu trong quá trình số hóa. Với hơn một nửa Trong số các doanh nghiệp nhỏ vẫn dựa vào hồ sơ giấy, bạn có thể sẽ có rất nhiều biên lai, hóa đơn và hợp đồng cần quét. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bạn cần thay đổi những tài liệu đó sau khi quét?
Cho dù đó là việc sắp xếp lại thông tin nhạy cảm, hợp nhất tệp hay chuyển đổi định dạng, đôi khi bạn có thể cần chỉnh sửa tài liệu đã quét của mình. May mắn thay, có một số cách để thực hiện việc này, ngay cả khi bạn không có tệp kỹ thuật số gốc.
Hướng dẫn này sẽ đề cập đến năm phương pháp nhanh chóng để chỉnh sửa tài liệu được quét, bao gồm các công cụ trực tuyến, phần mềm máy tính để bàn và ứng dụng di động. Cho dù bạn muốn sao chép số sê-ri hay trích xuất các điểm quan trọng từ tài liệu được quét, chúng tôi đều sẵn sàng hỗ trợ bạn.
1. Sử dụng trình chỉnh sửa PDF trực tuyến
Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến là cách nhanh chóng và dễ dàng để thực hiện các thay đổi đối với tài liệu được quét ngay trong trình duyệt web của bạn. Các tùy chọn phổ biến bao gồm PDFgear, PDFfiller, Smallpdf và PDF2Go, nhiều tùy chọn trong số đó cung cấp tính năng chỉnh sửa cơ bản miễn phí.
Để sử dụng trình chỉnh sửa trực tuyến:
- Tải bản PDF đã quét của bạn lên trang web
- Trình chỉnh sửa sẽ chuyển đổi hình ảnh được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa bằng OCR
- Thêm, xóa hoặc sửa đổi nội dung bằng thanh công cụ của trình chỉnh sửa
- Tải bản PDF đã chỉnh sửa về máy tính của bạn
Ưu điểm chính của trình soạn thảo trực tuyến là sự tiện lợi — không cần tải xuống hoặc cài đặt bất kỳ phần mềm nào. Chúng cũng có xu hướng rất thân thiện với người dùng, với giao diện trực quan giúp đơn giản hóa việc chỉnh sửa.
Tuy nhiên, có một số nhược điểm tiềm năng. Trình chỉnh sửa trực tuyến có thể có giới hạn về kích thước tệp hoặc số trang và yêu cầu kết nối Internet. Ngoài ra còn có những lo ngại về quyền riêng tư khi tải các tài liệu nhạy cảm lên các trang web của bên thứ ba. Và mặc dù nhiều ứng dụng cung cấp OCR nhưng độ chính xác không phải lúc nào cũng hoàn hảo, đặc biệt là với các bản quét chất lượng thấp. Chúng có thể không hỗ trợ xử lý hàng loạt nên bạn phải tải lên và chỉnh sửa từng tệp riêng lẻ.
Trình chỉnh sửa PDF trực tuyến là lựa chọn tốt nhất để chỉnh sửa nhanh chóng, cơ bản đối với tài liệu được quét. Chúng không lý tưởng cho những thay đổi phức tạp hơn hoặc làm việc với các tệp bí mật nhưng chúng có thể là công cụ hữu ích để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
2. Chỉnh sửa tài liệu scan trong Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro là cái tên đồng nghĩa với việc đọc và chỉnh sửa PDF. Nó cung cấp một bộ công cụ đầy đủ để sửa đổi các tệp PDF, bao gồm OCR, biên tập, trích xuất và sắp xếp lại trang cũng như điền biểu mẫu.
Acrobat Pro cung cấp hai cách chính để làm cho tài liệu được quét có thể chỉnh sửa được:
Chỉnh sửa công cụ PDF
- Mở bản PDF được quét trong Acrobat Pro
- Điều hướng đến công cụ “Chỉnh sửa PDF” trong “Tất cả công cụ”
- Acrobat sẽ tự động phát hiện và chuyển đổi văn bản được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa
- Sửa đổi tài liệu khi cần bằng thanh công cụ chỉnh sửa
Công cụ quét và OCR
- Tìm công cụ “Quét và OCR” trong “Tất cả công cụ”
- Chọn tệp PDF được quét của bạn hoặc quét tài liệu giấy từ máy quét được kết nối
- Tối ưu hóa chất lượng quét với tùy chọn “Nâng cao” nếu cần thiết
- Chọn “Nhận dạng văn bản” để OCR tài liệu và mở khóa chỉnh sửa
Acrobat Pro nổi bật với OCR tốt nhất trong phân khúc, giúp trích xuất chính xác văn bản có thể chỉnh sửa ngay cả từ những bản quét chất lượng kém. Các công cụ chỉnh sửa nâng cao của nó vượt qua các trình chỉnh sửa trực tuyến và dễ dàng xử lý các tệp lớn. Nó có sẵn trên Windows, Mac và thiết bị di động, đồng bộ hóa liền mạch thông qua Adobe Cloud. Ngoài ra, tài liệu có thể vẫn còn trên máy tính cục bộ của bạn trừ khi bạn muốn khác.
Nhược điểm chính là Acrobat Pro yêu cầu đăng ký với mức giá khởi điểm là 19.99 USD/tháng. Việc chuyển đổi khối lượng lớn tệp được quét cũng có thể tẻ nhạt vì mỗi tài liệu cần được xử lý riêng lẻ. Độ chính xác của việc chuyển đổi văn bản có thể khác nhau tùy thuộc vào chất lượng và độ phức tạp của bản quét gốc.
Adobe Acrobat Pro là một lựa chọn chắc chắn cho những người dùng thường xuyên chỉnh sửa các tệp PDF được quét riêng lẻ, nhưng chi phí cao hơn và thiếu các tính năng chỉnh sửa hàng loạt và tự động hóa có thể khiến nó kém hiệu quả hơn đối với một số người dùng.
3. Sửa đổi tài liệu được quét trong Microsoft Word hoặc Google Docs
Microsoft Word và Google Docs có tính năng OCR (nhận dạng ký tự quang học) tích hợp cho phép bạn chuyển đổi các tệp PDF được quét thành tài liệu văn bản có thể chỉnh sửa một cách dễ dàng. Đây là một cách thuận tiện để chỉnh sửa nhanh chóng nội dung của tệp được quét mà không cần rời khỏi trình xử lý văn bản bạn đang sử dụng.
Sử dụng Microsoft Word:
- Mở tệp PDF được quét của bạn trong Word
- Word sẽ tự động chuyển đổi hình ảnh được quét thành tài liệu có thể chỉnh sửa bằng tính năng OCR của nó
- Chỉnh sửa văn bản, định dạng và bố cục nếu cần
- Lưu tệp đã chỉnh sửa dưới dạng tài liệu mới
Sử dụng Google Tài liệu:
- Tải bản PDF đã quét của bạn lên Google Drive
- Nhấp chuột phải vào tệp và chọn “Mở bằng Google Docs”
- Google Docs sẽ chuyển đổi tài liệu được quét sang định dạng có thể chỉnh sửa
- Thực hiện các thay đổi của bạn và lưu tệp đã chỉnh sửa
Ưu điểm chính của phương pháp này là nó sử dụng các công cụ mà bạn có thể đã có và quen thuộc. Không cần phải tải xuống phần mềm bổ sung hoặc tìm hiểu giao diện mới. Nó cũng miễn phí nếu bạn có đăng ký Microsoft 365 hoặc tài khoản Google.
Tuy nhiên, độ chính xác OCR của Word và Google Docs có thể không mạnh bằng phần mềm OCR chuyên dụng như Adobe Acrobat. Chúng hoạt động tốt nhất đối với các tệp PDF dựa trên văn bản đơn giản; định dạng và bảng phức tạp có thể không được chuyển đổi chính xác. Họ có thể gặp khó khăn với các bố cục phức tạp hơn hoặc bản quét chất lượng thấp hơn. Định dạng ban đầu của tài liệu của bạn cũng có thể không được giữ nguyên hoàn hảo sau khi chuyển đổi.
Tóm lại, chỉnh sửa tài liệu được quét bằng Word hoặc Google Docs có thể là giải pháp nhanh chóng và dễ dàng cho những sửa đổi cơ bản. Tuy nhiên, nó có thể không phù hợp để chỉnh sửa toàn diện hơn hoặc chuyển đổi chất lượng cao hơn.
4. Sử dụng ứng dụng quét di động
Giả sử bạn muốn quét biên lai để gửi để được hoàn tiền hoặc hợp đồng để ký và gửi lại. Các ứng dụng quét trên thiết bị di động như Adobe Scan, CamScanner, SwiftScan, MS OfficeLens và Genius Scan cho phép bạn chụp ảnh tài liệu, cắt và cải thiện nó, nhận dạng văn bản bằng OCR và chuyển đổi nó thành PDF.
Từ đó, bạn thường có thể thực hiện các chỉnh sửa nhanh, chẳng hạn như chú thích, chữ ký và điền biểu mẫu, trực tiếp trong ứng dụng trước khi chia sẻ tài liệu qua email hoặc bộ nhớ đám mây.
Ưu điểm lớn nhất của việc sử dụng ứng dụng quét di động là sự tiện lợi và linh hoạt. Bạn có thể quét và chỉnh sửa tài liệu mọi lúc, mọi nơi mà không cần máy tính hay phần cứng bổ sung. Nhiều ứng dụng trong số này là miễn phí hoặc có chi phí thấp, khiến chúng trở thành một lựa chọn thay thế hợp lý cho phần mềm máy tính để bàn.
Tuy nhiên, những ứng dụng này có thể không có nhiều tính năng chỉnh sửa nâng cao như các chương trình dành cho máy tính để bàn như Adobe Acrobat. Độ chính xác của OCR cũng có thể khác nhau tùy thuộc vào chất lượng camera trên thiết bị của bạn và độ rõ nét của tài liệu gốc. Ngoài ra, việc chỉnh sửa trên màn hình điện thoại thông minh nhỏ khó khăn hơn nhiều so với làm việc trên màn hình máy tính để bàn lớn hơn.
Một số ứng dụng quét di động phổ biến cần xem xét:
- Adobe Scan (iOS, Android)
- Máy quét Cam (iOS, Android)
- Quét thiên tài (iOS, Android)
- Ống kính Microsoft Office (iOS, Android)
- Scanbot (iOS, Android)
Nhìn chung, các ứng dụng quét trên thiết bị di động là một công cụ hữu ích để thực hiện các chỉnh sửa nhanh chóng đối với các tài liệu được quét khi bạn không sử dụng máy tính. Mặc dù chúng có thể không thay thế các trình chỉnh sửa trên máy tính để bàn cho các tác vụ phức tạp hơn nhưng chúng là giải pháp thuận tiện cho các chỉnh sửa và đánh dấu cơ bản khi đang di chuyển.
Các công cụ nguồn mở cung cấp một cách tiết kiệm chi phí để chuyển đổi tài liệu được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa. Những công cụ này tận dụng sức mạnh của OCR để trích xuất văn bản từ hình ảnh, giúp làm việc với các tệp PDF được quét và các tài liệu dựa trên hình ảnh khác dễ dàng hơn.
Để chỉnh sửa tài liệu được quét bằng các công cụ nguồn mở:
- Chọn một công cụ OCR nguồn mở phù hợp với nhu cầu của bạn
- Cài đặt phần mềm trên máy tính của bạn, làm theo hướng dẫn dành riêng cho nền tảng
- Chuẩn bị tài liệu được quét của bạn bằng cách đảm bảo tài liệu rõ ràng, được định hướng chính xác và ở định dạng hình ảnh được hỗ trợ
- Tải tài liệu đã quét vào phần mềm OCR
- Chọn ngôn ngữ thích hợp và mọi cài đặt cần thiết khác
- Bắt đầu quá trình OCR và chờ phần mềm trích xuất văn bản
- Xem lại văn bản được trích xuất để biết độ chính xác và thực hiện mọi chỉnh sửa cần thiết
- Lưu văn bản có thể chỉnh sửa ở định dạng mong muốn của bạn, chẳng hạn như TXT, DOC hoặc PDF
Ưu điểm chính của các công cụ OCR nguồn mở là chúng không yêu cầu phí cấp phép. Bạn có thể điều chỉnh chúng theo yêu cầu chỉnh sửa tài liệu riêng của mình. Nếu công cụ này có cộng đồng nhà phát triển tích cực, bạn sẽ có quyền truy cập vào những cải tiến mới nhất mà không cần cập nhật. Người dùng quan tâm đến bảo mật và quyền riêng tư có thể kiểm tra mã để đảm bảo không xảy ra hoạt động thu thập dữ liệu ẩn hoặc xác định và khắc phục các lỗ hổng.
Tuy nhiên, đường cong học tập dốc có thể khiến phần mềm trở nên khó sử dụng một cách hiệu quả đối với người mới sử dụng. Điều này càng trở nên phức tạp hơn bởi thực tế là một số công cụ có thể không cung cấp GUI thích hợp, yêu cầu người dùng tương tác thông qua dòng lệnh. Độ chính xác của OCR nguồn mở có thể không phải lúc nào cũng tương đương với độ chính xác của các giải pháp thương mại, đặc biệt đối với các bố cục phức tạp hoặc bản quét chất lượng thấp. Ngoài ra, các tùy chọn hỗ trợ có thể bị hạn chế vì hầu hết các dự án nguồn mở đều dựa vào các diễn đàn và tài liệu cộng đồng để khắc phục sự cố.
Một số công cụ nguồn mở phổ biến cần xem xét:
- Tesseract
- OCRmyPDF
- GOCR
- CuneiDạng
Bất chấp những thách thức, các công cụ OCR nguồn mở cung cấp giải pháp linh hoạt và tiết kiệm chi phí để chuyển đổi tài liệu được quét thành văn bản có thể chỉnh sửa, khiến chúng trở thành một lựa chọn khả thi cho những người dùng quan tâm đến ngân sách hoặc những người có nhu cầu tùy chỉnh cụ thể.
6. Chuyển đổi tài liệu được quét thành các định dạng có thể chỉnh sửa bằng OCR hỗ trợ AI của Nanonets
Nanonet là một OCR được hỗ trợ bởi AI nền tảng cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi các tệp PDF được quét thành các định dạng có thể chỉnh sửa từ bất kỳ trình duyệt web nào. Các thuật toán AI/ML tiên tiến của nó cho phép Nanonets trích xuất văn bản, bảng và các điểm dữ liệu quan trọng từ ngay cả những bố cục tài liệu phức tạp nhất.
Để sử dụng Nanonets để chỉnh sửa tài liệu được quét:
- Đăng ký tài khoản miễn phí tại Nanonets.com
- Chọn mô hình OCR dựng sẵn cho các loại tài liệu phổ biến như hóa đơn hoặc biên lai hoặc đào tạo mô hình tùy chỉnh của riêng bạn
- Tải lên một tập hợp mẫu tài liệu đã quét của bạn để Nanonets có thể tìm hiểu cấu trúc và các trường cần trích xuất
- Chỉ định thông tin chính bạn cần nắm bắt, như ngày, tổng, tên hoặc mục hàng
- Tải các tệp đã quét của bạn lên và để Nanonets thực hiện phần còn lại, biến chúng thành dữ liệu có cấu trúc, có thể tìm kiếm được
- Xem lại dữ liệu được trích xuất để đảm bảo độ chính xác và xuất dữ liệu đó theo định dạng bạn mong muốn (ví dụ: JSON, XML, CSV) để chỉnh sửa hoặc tích hợp thêm với các hệ thống khác
Một trong những tính năng nổi bật của Nanonets là khả năng mở rộng. Nó có thể xử lý khối lượng tài liệu lớn, xử lý hàng nghìn trang mỗi giờ. Công nghệ OCR được hỗ trợ bởi AI cho phép Nanonets xử lý chính xác các tài liệu bằng các ngôn ngữ khác nhau và nhanh chóng thích ứng với các định dạng và cấu trúc tài liệu khác nhau. Với giao diện trực quan và các tùy chọn xuất linh hoạt, bạn có thể dễ dàng tích hợp dữ liệu được trích xuất vào quy trình và hệ thống hiện có của mình.
Nanonets cũng cung cấp quy trình chuyển đổi, xác thực và phê duyệt tài liệu tự động để hợp lý hóa quy trình quản lý tài liệu của bạn và đảm bảo tính chính xác và nhất quán của thông tin được trích xuất của bạn. Với quyền truy cập API và webhook, bạn có thể tự động hóa hoàn toàn quy trình xử lý tài liệu của mình. Nanonets sử dụng các biện pháp bảo mật nâng cao để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của bạn, bao gồm mã hóa và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư như GDPR.
Mặc dù Nanonets có độ chính xác cao nhưng nó có thể tốt hơn. Một số bản quét chất lượng kém có thể yêu cầu con người xác thực và xem xét. Nhưng điều tốt là AI liên tục học hỏi từ bất kỳ chỉnh sửa nào được thực hiện, cải thiện hiệu suất của nó theo thời gian. GIÁ CẢ rất đơn giản, với cấp độ miễn phí lên tới 500 trang mỗi tháng. Ngoài ra, chi phí đơn giản là 0.30 USD mỗi trang cho OCR. Điều này làm cho Nanonets trở thành một giải pháp có giá cả phải chăng và có thể mở rộng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đang tìm cách hợp lý hóa việc chỉnh sửa tài liệu được quét của họ.
Lời cuối
Cho dù bạn đang muốn sao chép số hóa đơn hay trích xuất các điểm quan trọng từ hợp đồng, hãy chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Các giải pháp này có thể số hóa các tài liệu được quét của bạn và trích xuất dữ liệu có trong đó, giúp chỉnh sửa, phân tích và tích hợp vào quy trình công việc kỹ thuật số của bạn dễ dàng hơn.
- Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
- PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
- Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
- PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
- nguồn: https://nanonets.com/blog/how-to-edit-scanned-documents/
