Ở dạng đơn giản nhất, kế toán tiền mặt là một hệ thống trong đó công ty ghi lại chi phí và doanh thu khi tiền được trao tay. 

Khi khách hàng giao tiền mặt cho bạn, nó sẽ được ghi vào sổ sách của bạn. Tương tự như vậy, khi bạn thanh toán cho nhà cung cấp, chi phí sẽ được ghi nhận. Lưu ý rằng kế toán tiền mặt có nhiều tên, vì vậy bạn có thể đã từng nghe nó được gọi là kế toán cơ sở tiền mặt, phương pháp kế toán tiền mặt hoặc phương pháp kế toán thu và chi tiền mặt, cùng nhiều tên gọi khác.

Nếu bạn nhớ cuộc thảo luận của chúng ta về Kế toán so với kế toán, kế toán được chia thành hai loại: kế toán tiền mặt mà chúng ta thảo luận ở đây và kế toán dồn tích phức tạp hơn nhưng cũng chính xác hơn. 

Không giống như kế toán tiền mặt, kế toán dồn tích ghi nhận doanh thu và chi phí khi chúng được ghi nhận bằng cách sử dụng các mục nhật ký tài khoản phải thu và tài khoản phải trả.

Bảng dưới đây cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo nhanh chóng và dễ dàng về sự khác biệt:

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi thời điểm đặt hàng dịch vụ và thời điểm thanh toán hóa đơn, bạn nên đăng ký Baremetrics dùng thử miễn phívà bắt đầu theo dõi doanh thu đăng ký của bạn một cách chính xác và dễ dàng. 

Ưu điểm và nhược điểm của kế toán tiền mặt

1. Ưu điểm của kế toán tiền mặt

Có rất nhiều lợi ích đối với kế toán tiền mặt, hầu hết trong số đó đặc biệt đúng đối với các doanh nghiệp mới và/hoặc doanh nghiệp nhỏ: 

• Kế toán tiền mặt rất đơn giản và trực quan. Điều này vô cùng quan trọng khi việc ghi sổ kế toán hàng ngày được thực hiện bởi một người không phải là kế toán hoặc được đào tạo đặc biệt về kế toán. Nếu bạn là doanh nghiệp của một người, hoặc ít nhất là hoạt động đủ tinh gọn để mọi người cùng đảm trách một vai trò, thì kế toán tiền mặt sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.

• Bạn có thể tăng chi phí vào cuối năm và đẩy doanh thu về phía trước để giảm thiểu gánh nặng thuế. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số khu vực pháp lý không thích điều này và thường sẽ khiến các doanh nghiệp lớn hơn chuyển sang hệ thống dồn tích khi họ đạt đến ngưỡng doanh thu.

• Câu nói “tiền mặt là vua” tồn tại là có lý do. Rất ít công ty phá sản (không có giá trị) mà lại vỡ nợ (họ không có sẵn tiền mặt để thanh toán các hóa đơn trước mắt mặc dù về lâu dài chúng vẫn có lãi). Kế toán tiền mặt cho bạn cái nhìn thoáng qua về số tiền bạn có trong ngân hàng ngày hôm nay. Biết bạn tỷ lệ đốt cháy cung cấp cho bạn ý tưởng về mức độ bạn cần để phát triển cơ sở khách hàng nhằm duy trì mục tiêu tăng trưởng của mình.

Nếu bạn đang xem số liệu bán hàng cao nhưng chúng không khớp với tài khoản tiền mặt của bạn thì bạn có thể gặp vấn đề khi thu các tài khoản quá hạn. Một giải pháp có thể là kết nối Baremetrics với các nguồn doanh thu của bạn và bắt đầu xem tất cả doanh thu của bạn theo cách bảng điều khiển trong suốt. 

Bạn thậm chí có thể nhìn thấy phân khúc khách hàng, hiểu biết sâu hơn về khách hàng của bạn là ai, dự báo trong tương lai và sử dụng các công cụ tự động để khôi phục các khoản thanh toán không thành công. Đăng ký Baremetrics dùng thử miễn phí hôm nay.

Là người sáng lập SaaS, bạn biết rằng các khoản thanh toán không thành công có thể phá vỡ mục tiêu tăng trưởng của bạn. Từ bỏ những khách hàng tốt hoặc không thu thập được những tài khoản có thể nhận được không bao giờ là giải pháp, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét cách bạn có thể ngăn chặn rối loạn không tự nguyện và đảm bảo rằng biểu đồ bán hàng phù hợp với số dư tiền mặt của bạn. 

Kế toán tiền mặt có thể là một cách tuyệt vời để đảm bảo doanh nghiệp của bạn duy trì được khả năng thanh toán. Nó có thể giúp bạn theo dõi quá trình đốt cháy của mình và tập trung vào việc rời bỏ. Nó cũng cung cấp cho bạn thông tin rõ ràng mà bất kỳ nhà đầu tư nào cũng muốn xem.

2. Nhược điểm của kế toán tiền mặt

Tuy nhiên, có những vấn đề riêng biệt liên quan đến kế toán tiền mặt:

• Kế toán tiền mặt có thể mang lại cho bạn cái nhìn tích cực phi thực tế về công ty của bạn. Nếu hôm nay bạn bán được nhiều hàng nhưng đang sử dụng tín dụng hoặc hợp đồng mua hàng đặc biệt để trì hoãn việc thanh toán chi phí trong tương lai thì sổ sách của bạn có thể cho bạn biết rằng bạn đang kiếm được nhiều lợi nhuận hơn thực tế. 

• Kế toán tiền mặt có thể mang lại cho bạn cái nhìn tiêu cực phi thực tế về công ty của bạn. Nếu bạn cần thực hiện một số giao dịch mua lớn để giúp công ty của mình phát triển và hoạt động, từ đồ nội thất đến phần cứng, nhưng cơ sở doanh thu của bạn vẫn tăng lên, thì bạn có thể đang chìm trong sắc đỏ, mặc dù tất cả thiết bị đó sẽ thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn trong nhiều năm. trong tương lai. 

Kế toán dồn tích giúp công ty của bạn có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình hoạt động của công ty trong ngắn hạn và dài hạn. Vì lý do này, nhiều công ty cảm thấy cần phải chuyển từ kế toán tiền mặt sang kế toán dồn tích từ lâu trước khi chính phủ buộc họ phải làm như vậy. 

Tuy nhiên, việc chuyển đổi từ kế toán tiền mặt sang kế toán dồn tích có thể đặc biệt phức tạp. Bạn nên thuê một kế toán viên chuyên nghiệp có kinh nghiệm về những thay đổi đó để thực hiện công việc. 

Bạn cũng nên lưu ý rằng nhiều cơ quan thuế yêu cầu phê duyệt các thủ tục giấy tờ đặc biệt trước khi công ty của bạn được phép chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác.

Kế toán tiền mặt vs Kế toán dồn tích

Hãy xem xét một số ví dụ kế toán tiền mặt đơn giản để thực sự hiểu được sự khác biệt giữa kế toán tiền mặt và kế toán dồn tích.

• Công ty của bạn đã mua một chiếc máy tính xách tay mới với giá 2000 USD vào tháng XNUMX. Cửa hàng có một ưu đãi đặc biệt mà bạn không phải trả tiền cho đến tháng XNUMX. Trong kế toán dồn tích, bạn ghi lại chi phí vào tài khoản phải trả vào tháng XNUMX khi phát sinh. Trong kế toán tiền mặt, bạn ghi lại chi phí vào tháng XNUMX khi nó được thanh toán.

• Công ty của bạn có doanh số 5000 USD, 10,000 USD và 20,000 USD vào tháng XNUMX, tháng XNUMX và tháng XNUMX nhưng bạn không lập hóa đơn cho đến tháng tiếp theo. Trong kế toán dồn tích, doanh thu được ghi nhận vào tháng XNUMX, tháng XNUMX và tháng XNUMX khi nó kiếm được. Trong kế toán tiền mặt, doanh thu được ghi nhận vào tháng XNUMX, tháng XNUMX và tháng XNUMX khi nhận được.

Như bạn có thể thấy, điểm khác biệt chính là kế toán dồn tích giúp bạn ghi lại chi phí và doanh thu ngay lập tức, trong khi kế toán tiền mặt yêu cầu bạn đợi cho đến khi tiền mặt được trao tay. 

Vì lý do này, kế toán dồn tích thường được coi là chính xác hơn cũng như phức tạp hơn vì sau này bạn cần giải quyết tình trạng tiền mặt của các khoản thu và chi đó.

Ngoài ra, khi sử dụng kế toán tiền mặt, mặc dù bạn không ghi nhận doanh thu và chi phí vào sổ nhật ký của mình cho đến khi tiền mặt được trao tay, bạn vẫn phải theo dõi chúng ở đâu đó. Nếu không, bạn sẽ nhanh chóng thấy mình quên thanh toán hoặc mất dấu những khách hàng chậm thanh toán!

Báo cáo lưu chuyển tiền mặt

Vì chúng ta đang thảo luận cách theo dõi tình hình tiền mặt của công ty bạn thông qua kế toán tiền mặt, hãy đi sâu vào báo cáo lưu chuyển tiền tệ, còn được gọi là báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, cùng với bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo vốn chủ sở hữu, là một trong bốn báo cáo kế toán chính. 

Bảng cân đối kế toán hiển thị giá trị hiện tại của công ty bạn, bao gồm tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Báo cáo thu nhập cho thấy lợi nhuận do công ty bạn tạo ra trong một khoảng thời gian. Và báo cáo lưu chuyển tiền tệ đóng vai trò là cầu nối giữa chúng bằng cách cho thấy sự chuyển động của tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn. 

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đối chiếu số tiền trong tài khoản của bạn vào ngày đầu tiên của kỳ với số tiền vào ngày cuối cùng của kỳ. Đây là thông tin quan trọng mà bất kỳ nhà đầu tư mới nào cũng muốn xem trước khi hợp tác với bạn và tất cả các nhà đầu tư hiện tại sẽ cần biết điều này để tin tưởng vào tính bền vững của dịch vụ đăng ký của bạn.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ có ba phần chính:

• Những kĩ năng xã hội: Điều này bao gồm tất cả các hoạt động tạo doanh thu chính của doanh nghiệp bạn cũng như mọi hoạt động khác không phải là đầu tư hoặc tài trợ. Điều này có thể bao gồm dòng tiền từ tài sản hiện tại và nợ ngắn hạn.

• Hoạt động đầu tư: Điều này bao gồm bất kỳ dòng tiền nào từ việc mua hoặc bán tài sản dài hạn và các khoản đầu tư khác không được tính vào các khoản tương đương tiền. Điều này có thể bao gồm mọi thứ từ một tòa nhà mới đến phần mềm mới.

• Hoạt động tài chính: Điều này bao gồm bất kỳ dòng tiền nào từ những thay đổi trong khoản vay và vốn chủ sở hữu của một công ty. Khoản đầu tiên bao gồm tiền đi vào công ty từ khoản nợ mới và tiền chảy vào ngân hàng dưới dạng trả nợ hiện tại. Sau này bao gồm tiền trả cho chủ sở hữu cũng như bất kỳ khoản tiền nào mang lại, chẳng hạn như từ các nhà đầu tư mới hoặc hiện tại.

Dự báo tiền mặt 

Một hệ thống tiền mặt tốt, cùng với báo cáo lưu chuyển tiền tệ được chuẩn bị tốt, có thể bảo vệ bạn khỏi mọi vấn đề không lường trước được.

Việc nắm rõ số tiền bạn có trong tài khoản của mình, chẳng hạn như khi nào tiền mới sẽ vào và khi nào bạn sẽ cần thanh toán các chi phí sắp tới, cho phép bạn xử lý tốt hơn những thay đổi trên thị trường có thể gây tổn hại cho bạn—hoặc thậm chí còn tốt hơn – giúp bạn tận dụng những cơ hội mới xuất hiện.

Lựa chọn mô hình dự báo tiền mặt phù hợp là nền tảng để xây dựng dòng doanh thu trong tương lai của bạn. 

• Tỷ lệ rời bỏ của bạn là gì?
• Chi phí mua lại của bạn là gì? 
• Làm thế nào để bạn tìm thấy người đăng ký mới? 
• Có tính thời vụ rõ rệt nào đối với sự phát triển của bạn không? 

Đây là một trong những câu hỏi bạn cần có khả năng trả lời để phát triển hoạt động kinh doanh SaaS của mình. Câu trả lời giúp bạn dự báo và dự báo giúp bạn tìm ra câu trả lời. Sức mạnh tổng hợp này có thể được mở khóa bằng thông tin có giá trị mà bạn có thể tìm thấy trên Đo lường.

Baremetrics mang đến cho bạn các chỉ số, công cụ thu hút, tương tác và thông tin chi tiết về khách hàng. Một số thứ mà Baremetrics theo dõi là MRR, ARR, LTV, tổng số khách hàng, tổng chi phí, hệ số thanh toán nhanh, v.v.

Đăng ký cho các Baremetrics dùng thử miễn phívà bắt đầu theo dõi doanh thu đăng ký của bạn một cách chính xác và dễ dàng.