Có một quy trình RFQ hiệu quả, dễ sử dụng là bước đầu tiên trong việc sắp xếp và quản lý một quy trình RFQ hiệu quả. quá trình hoàn lại. RFQ là một trong những quy trình mua sắm dễ điều hướng nhất, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn có thể mộng du trong suốt quá trình. 

Thực hiện tốt những việc đơn giản thường cho thấy hiệu quả của quy trình làm việc tổng thể của bạn – và để quản lý tốt nhất RFQ tương đối đơn giản, trước tiên việc hiểu ý nghĩa RFQ là cực kỳ quan trọng.

Yêu cầu báo giá (RFQ) là gì?

Yêu cầu báo giá, thường được rút ngắn thành RFQ, thật hoàn hảo khi bạn biết chính xác những gì bạn cần và muốn thực hiện quy trình khám phá thị trường để thu hút báo giá chi phí từ các nhà cung cấp tiềm năng. Nói chung, khi bạn có yêu cầu định kỳ về sản phẩm vật chất, như nguồn cung cấp hoặc nguyên liệu thô cụ thể, bạn sẽ gửi RFQ trong doanh nghiệp để thu hút giá thầu. 

Khi bạn phát hành RFQ cho các nhà cung cấp cụ thể (RFQ trong hoạt động mua sắm thường không phải là lời mời mở trên toàn thị trường), bạn chờ phản hồi và lựa chọn dựa trên mức giá thấp nhất, giao hàng nhanh nhất hoặc các tiêu chí khách quan rõ ràng khác. Khi bạn thực hiện một RFQ trong quy trình mua sắm, về cơ bản bạn đang yêu cầu nhà cung cấp mức giá tốt nhất cho một sản phẩm cố định, không thay đổi, được đặt hàng thường xuyên để đảm bảo hợp đồng đang diễn ra.    

Lưu ý rằng RFQ là không thường thích hợp khi bạn không chắc chắn về loại hoặc phạm vi sản phẩm cần thiết hoặc đang cố gắng tìm hiểu giá cả cho các dịch vụ – Yêu cầu Đề xuất (RFP) thường tốt hơn trong cả hai trường hợp. Chúng tôi sẽ đề cập đến sự khác biệt giữa RFQ và RFP ngay sau đây. 

Yêu cầu thông tin về yêu cầu báo giá (RFQ)

 RFQ được cấp cho một loạt nhà cung cấp được xác định trước (thường đã có trong hệ sinh thái mua sắm của bạn) và bạn sẽ chỉ nhận lại số lượng giá thầu chính xác mà bạn yêu cầu từ nhóm nhà cung cấp đó. Tuy nhiên, vì bạn không tạo ra một mạng lưới rộng khắp nên bạn cần phải xác định rõ ràng những gì bạn cần và tất cả các thông số khác – tính đặc hiệu là cách tốt nhất để đảm bảo nhà cung cấp của bạn hiểu được nhu cầu riêng của bạn và cuối cùng đưa ra mức giá tốt nhất có thể trong một nhóm cạnh tranh.   

Nếu bạn đang sử dụng phần mềm tự động hóa trong quy trình mua sắm của mình, bạn có thể có một loạt mẫu cài sẵn hữu ích cho việc quản lý RFQ. Nếu không, đây là những gì bạn thường đưa vào RFQ của mình:

Thư xin việc RFQ và Tóm tắt điều hành (EXSUM)

Quy trình vận hành tiêu chuẩn nội bộ (SOP) của công ty bạn sẽ định hướng cách bạn mở RFQ cũng như các tài liệu khác trong quy trình mua sắm. Tuy nhiên, thư xin việc và EXSUM nói chung sẽ là một tài liệu hướng tới nhà cung cấp, có thương hiệu, tóm tắt yêu cầu và mục tiêu mua sắm của bạn theo một định dạng đơn giản, dễ hiểu để chuẩn bị cho các nhà cung cấp phần còn lại của tài liệu.

Loại RFQ, số lượng hàng hóa và tần suất

Đây là phần cốt lõi của RFQ của bạn và có thể rất đơn giản hoặc khá phức tạp, tùy thuộc vào ngành và nhu cầu cụ thể của bạn. Dưới đây là một số ví dụ:

Cung cấp đồ lót: Với tư cách là người quản lý văn phòng, bạn có thể phải chịu trách nhiệm dự trữ đầy đủ phòng tắm và dọn dẹp tủ quần áo. Trong trường hợp này, RFQ có thể chỉ bao gồm giấy vệ sinh, mỗi hộp 10 hộp, sẽ được giao vào ngày đầu tiên của mỗi tháng thứ ba bắt đầu từ tháng 2024 năm XNUMX.

Gia công kim loại: Ngược lại, nếu bạn là quản đốc xưởng máy đặt hàng nguyên liệu thô, loại và số lượng RFQ của bạn có thể rất phức tạp và bao gồm các thông số kỹ thuật chi tiết, loại hợp kim và nhiều tần suất đặt hàng cùng với việc cung cấp nguồn cung cấp đặc biệt tùy thuộc vào mức độ tin cậy mà bạn có thể dự báo yêu cầu công việc của riêng bạn theo thời gian. Trong những trường hợp như thế này, bạn thậm chí có thể phải chỉ định các yêu cầu vận chuyển như vật liệu đệm hoặc yêu cầu an toàn nếu bạn đặt hàng các vật liệu nguy hiểm như khí hàn.

Thông tin hành chính RFQ

Điều này cho nhà cung cấp biết các chi tiết cụ thể trong hợp đồng, bao gồm:

• Điều khoản thanh toán (tức là net-30).
• Hợp đồng có hiệu lực trong bao lâu và tiêu chí gia hạn.
• Các điều khoản hợp đồng khác.
• Các yêu cầu duy nhất hoặc đặc biệt mà bạn mong đợi nhà cung cấp cung cấp như một phần trong quá trình gửi báo giá của họ.
• Đầu mối liên hệ của công ty (POC), thường là nhân viên liên hệ, để giải đáp thắc mắc và cung cấp dịch vụ hợp đồng cho nhà cung cấp đã chọn.

RFQ so với RFP

 Tôi đã đề cập rằng RFQ là một tài liệu đơn giản, được thiết lập rõ ràng, trình bày rõ ràng các nhu cầu đã biết của bạn và yêu cầu các nhà cung cấp đưa ra mức giá tốt nhất của họ. Nếu yêu cầu của bạn phức tạp thì sao? 

Ví dụ:

1. Bạn đang xây dựng bảng giá tổng thể cho nhiều loại vật liệu nằm trong dự án tổng thể mà công ty bạn chưa từng thực hiện trước đây.
2. Bạn cần dịch vụ đặc biệt sau giao hàng, tức là bạn đang mua máy in văn phòng mới và cần một nhà cung cấp dịch vụ theo yêu cầu để giúp khắc phục sự cố khi chúng phát sinh và một hợp đồng liên tục về mực in được giao trong vòng 24 giờ kể từ khi có nhu cầu.  
3. Bạn đang khám phá một hợp đồng chủ yếu dựa trên dịch vụ, dù đơn giản như cảnh quan hàng tuần hay phức tạp như thuê một nhà tư vấn để xây dựng quy trình tự động hóa quy trình làm việc của công ty bạn.

Trong những trường hợp này – thường là các hợp đồng dựa trên dịch vụ, vật liệu cho một dự án lớn có yêu cầu mơ hồ hoặc các hợp đồng dựa trên hàng hóa phức tạp hơn – bạn sẽ cần phát triển một bản mô tả chi tiết. Yêu cầu đề xuất (RFP) thay vì RFQ.

Một RFP hỏi nhà cung cấp tiềm năng để “đưa ra” một giải pháp hiệu quả cho vấn đề của bạn. Ví dụ: bạn có thể thu hút các đề xuất cho dự án máy móc thế hệ tiếp theo hoặc hỗ trợ tư vấn để hợp lý hóa các hoạt động. Trong những trường hợp này, RFP mô tả nhu cầu về “bức tranh tổng thể” và nhà cung cấp cho bạn biết cách họ giải quyết vấn đề hoặc cung cấp cho bạn tài liệu cùng với ước tính báo giá sơ bộ. Những điều này khác với RFQ ở chỗ chúng ít mang tính quy định hơn từ phía bạn và thiên về sự tương tác hợp tác qua lại với các nhà cung cấp.

Khi nào nên sử dụng RFQ trong kinh doanh?

Mặc dù RFQ không cần thiết cho mỗi lần mua hàng nhưng chúng được sử dụng phổ biến nhất trong một số trường hợp nhất định:

1. Nhà cung cấp đủ điều kiện trước: Khi đã có sẵn danh sách các nhà cung cấp đáng tin cậy đủ điều kiện, RFQ có thể được sử dụng một cách hiệu quả. Đây là những nhà cung cấp đã đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định và được biết đến về độ tin cậy.
2. Nhu cầu cụ thể, được tiêu chuẩn hóa: RFQ phù hợp khi yêu cầu dành cho các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và có rất ít chỗ cho sự đổi mới hoặc tùy chỉnh. Ví dụ: khi tìm nguồn cung ứng số lượng lớn các sản phẩm được tiêu chuẩn hóa như nguyên liệu thô để xây dựng đồ nội thất hoặc các bộ phận được tiêu chuẩn hóa như ốc vít để sản xuất.
3. Đơn đặt hàng số lượng lớn đang diễn ra: RFQ rất phù hợp cho các tình huống cần cung cấp sản phẩm với số lượng lớn, liên tục. Điều này thường xảy ra trong sản xuất, nơi cần có dòng nguyên liệu hoặc linh kiện ổn định để duy trì hoạt động trơn tru.
4. Thiếu dịch vụ bổ sung: Khi việc mua chỉ dành cho chính sản phẩm mà không cần bất kỳ dịch vụ bổ sung hoặc hợp đồng bảo trì dài hạn nào, RFQ sẽ đơn giản hóa quy trình mua sắm.

Quy trình RFQ – RFQ hoạt động như thế nào?

Vì quy trình RFQ khá đơn giản nên thông thường bạn sẽ thực hiện theo một loạt các bước tương tự bất kể SOP trong ngành hay nội bộ công ty của bạn:

1. Nhận tài liệu của bạn theo thứ tự: điều này bao gồm việc tổng hợp các thông tin chi tiết và phạm vi nói trên cùng nhau, đồng thời làm việc với nhân viên hoặc ban quản lý của bạn để tinh chỉnh các chi tiết và đảm bảo RFQ của bạn rõ ràng nhất có thể để tạo điều kiện thuận lợi. nhà cung cấp hợp lý hoạt động.
2. Tạo danh sách mua sắm của nhà cung cấp: hãy nhớ rằng quy trình RFQ không được mở cho công chúng hoặc cho nhiều ứng dụng của nhà cung cấp muốn gửi. Thay vào đó, bạn sẽ chuẩn bị danh sách nhà cung cấp để phân phối RFQ. Hãy đảm bảo rằng bạn thực hiện thẩm định đầy đủ về các nhà cung cấp tốt nhất hiện có, ngay cả khi bạn đã có một hoặc hai lựa chọn yêu thích trong đầu.
3. Gửi RFQ để chào mời: tùy thuộc vào công ty của bạn Chiến lược mua sắm, điều này có thể khó khăn như gửi email đến một nhà phân phối rộng rãi hoặc dễ dàng như đăng lên “bảng việc làm” được thiết kế để hợp lý hóa việc mua sắm.
4. Nhận và trả lời: tiếp theo, bạn sẽ đợi các nhà cung cấp gửi giá thầu tốt nhất của họ, sau đó bạn sẽ làm việc để thu hẹp danh sách rút gọn, phỏng vấn thêm các nhà cung cấp nếu cần, chọn người chiến thắng, thông báo cho tất cả những người khác rằng việc chào mời đã kết thúc và bắt đầu giới thiệu nhà cung cấp cho người chiến thắng.

Quá trình RFQ nhìn chung không khó khăn, mặc dù nền tảng mua sắm sự lựa chọn (hoặc thiếu nó) chắc chắn sẽ thúc đẩy tính dễ sử dụng nói chung.

Các tài liệu khác trong quá trình đấu thầu

Chúng tôi đã đề cập đến RFQ và RFP, nhưng hãy nhớ rằng có rất nhiều tài liệu khác mà bạn sẽ thường gặp trong quá trình mua sắm thông thường. Giữ chúng thẳng thắn không phải lúc nào cũng dễ dàng, trừ khi bạn có SOP mạnh mẽ bao gồm các quy trình mua sắm tập trung.

Hai trong số các tài liệu mua sắm bổ sung phổ biến nhất bao gồm:

1. Yêu cầu thông tin: RFI là yêu cầu “giúp tôi” gửi tới các nhà cung cấp nhằm giúp thu hẹp các yêu cầu trước khi phát triển RFQ hoặc RFP chính thức. RFI rất hữu ích khi bạn bắt tay vào một dự án mới và muốn đảm bảo rằng tất cả các công việc của bạn đều nằm trong một hàng trước khi dành thời gian phát triển một gói tài liệu.
2. Yêu cầu đấu thầu: trong việc mua sắm, một yêu cầu đấu thầu yêu cầu nhà cung cấp gửi giá thầu cho một dự án lớn – về cơ bản nó giống như RFQ nhưng được sử dụng cho các dự án lớn hơn hoặc mở rộng hơn và thường bao gồm các hợp đồng dựa trên dịch vụ cũng như nguyên liệu thô và sản phẩm vật chất. 

Kết luận

Quản lý hiệu quả dòng nguyên liệu và sản phẩm bắt đầu bằng quy trình RFQ được phát triển tốt. RFQ phủ nhận sự cần thiết của các yêu cầu tìm nguồn cung ứng qua lại hoặc lặp đi lặp lại, nhưng việc đóng gói một RFQ thích hợp ngay từ đầu là cần thiết để hợp lý hóa quy trình mà ít phải đau đầu nhất. 

Cuối cùng, một RFQ hiệu quả có thể thể hiện mức độ hiệu quả của quy trình mua sắm tổng thể của bạn. Nếu bạn làm tốt những việc đơn giản thì bạn thường có thể xử lý các tác vụ phức tạp hơn như RFP và RFT. Mặt khác, nếu bạn gặp khó khăn trong việc hoàn thành RFQ và tổng hợp giá thầu, bạn có thể gặp rắc rối hơn nữa trong hệ sinh thái mua sắm tổng thể của mình.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/rfq-meaning/