Nếu bạn điều hành một cửa hàng văn phòng phẩm và quyết định cần mua một số lượng lớn sổ ghi chép để dự trữ trong cửa hàng của mình, bạn sẽ cố gắng tìm những cuốn sổ tay có chất lượng tốt nhất, giá cả phải chăng nhất mà bạn có thể mua với số lượng lớn. Bạn sẽ xem xét các nhà cung cấp máy tính xách tay khác nhau, đánh giá chi phí hợp tác với từng nhà cung cấp, tìm hiểu xem chất lượng sản phẩm của họ có phù hợp với những gì bạn đang tìm kiếm hay không, sau đó xác định xem nên mua máy tính xách tay của ai.

Khi hoàn thành những hành động này, bạn đang bắt đầu quy trình nguồn thanh toán (S2P), đây là điều mà mọi doanh nghiệp đều phải trải qua khi làm việc với nhà cung cấp. Giữ chi phí ở mức thấp trong khi duy trì dòng doanh thu ổn định là điều quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp bạn và nắm vững quy trình S2P là một trong những cách hiệu quả nhất để giảm chi phí kinh doanh.

Dưới đây là một số câu hỏi mà bài viết này cố gắng trả lời:

• Nguồn để thanh toán là gì?
• Sự khác biệt giữa S2P và P2P là gì?
• Quá trình nguồn-để-trả tiền là gì?
• Nguồn thanh toán mang lại lợi ích như thế nào cho doanh nghiệp của bạn?

Nguồn để thanh toán là gì?

Nguồn thanh toán, thường được gọi là S2P, là toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối nhằm quyết định xem bạn có cần một sản phẩm hoặc dịch vụ nhất định hay không, tìm nhà cung cấp tốt nhất để hợp tác, bắt đầu quy trình mua hàng để thanh toán, mua hàng , và nhận hàng hóa được đề cập. Giống như hầu hết các quy trình kinh doanh hiện nay, việc điều hướng quy trình từ nguồn đến thanh toán bằng giải pháp phần mềm S2P phù hợp mang lại rất nhiều lợi ích. Bạn sẽ nhận thấy việc quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp dễ dàng hơn, thời gian giao hàng nhanh hơn và mô hình giảm giá.

Quy trình nguồn thanh toán có vẻ mang tính chất giao dịch cao và một phần của nó cũng vậy, nhưng nó cũng phụ thuộc rất nhiều vào mối quan hệ với nhà cung cấp, chiến lược thông minh và cải tiến liên tục. Nếu bạn hoặc nhóm tìm nguồn cung ứng của bạn có thể ưu tiên quy trình S2P, bạn sẽ thấy nó có thể mang lại bao nhiêu lợi ích.

S2P so với Mua sắm để thanh toán

Có thể bạn đang nghĩ: “Nguồn thanh toán là gì? Nó có giống như mua để trả tiền không? 

S2P và P2P không giống nhau; quy trình P2P được nhúng trong quy trình S2P. Tóm lại, quy trình S2P lớn hơn; nó bao gồm nhiều bước hơn quy trình P2P. Tuy nhiên, quy trình P2P là tập hợp con của một số bước nhất định trong quy trình S2P.

S2P bắt đầu từ thời điểm lãnh đạo doanh nghiệp quyết định cần có hàng hóa hoặc dịch vụ mới từ nhà cung cấp. Sau đó, nó chuyển sang nghiên cứu nhà cung cấp, đánh giá giá cả, gửi yêu cầu thông tin, hoàn thiện việc lựa chọn nhà cung cấp, tạo đơn đặt hàng, nhận sản phẩm và thực hiện thanh toán hóa đơn. Có thể mất vài tuần hoặc thậm chí vài tháng để hoàn thành toàn bộ quá trình thanh toán từ nguồn. 

Mặt khác, quy trình P2P bắt đầu sau khi nhà cung cấp được chọn. Nhóm mua sắm được nhóm tìm nguồn cung ứng trao quyền chỉ đạo và tiếp tục làm việc thông qua các hoạt động mua sắm của quá trình S2P. Chúng bao gồm việc quản lý đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng, theo dõi tiến độ giao sản phẩm, đảm bảo việc nhận hàng và làm việc với nhóm tài khoản phải trả để hoàn tất thanh toán cho nhà cung cấp liên quan đến hóa đơn phù hợp với giao dịch.

Tổng quan về quy trình từ nguồn đến thanh toán

Nếu nhóm tìm nguồn cung ứng của bạn về cơ bản có một danh sách kiểm tra gồm mọi thứ cần phải hoàn thành trong suốt quá trình tìm nguồn cung ứng để thanh toán, thì họ sẽ ít có khả năng bỏ sót bất kỳ điều gì, khiến doanh nghiệp của bạn gặp rủi ro hoặc bỏ lỡ cơ hội tìm nguồn cung ứng có lợi. Hơn nữa, việc tiêu chuẩn hóa các mục hành động từ nguồn trả tiền giúp bạn có thể cắt giảm phần thừa trong quy trình, tìm kiếm sự phối hợp trong doanh nghiệp của mình và triển khai hệ thống nguồn trả tiền cho phép tự động hóa và hợp lý hóa quy trình giới thiệu nhà cung cấp. 

Các bước trong quy trình S2P là:

Xác định nhu cầu kinh doanh 

Nếu không có nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ mới, doanh nghiệp sẽ không bắt đầu quy trình nguồn thanh toán. Hãy nhớ rằng, trong kinh doanh, cần phải có nhu cầu. Trong trường hợp này, nhu cầu về sổ ghi chép của bạn chính là nhu cầu. Khi điều đó đã được thiết lập, hãy bắt đầu mua sắm xung quanh.

Tùy chọn nhà cung cấp nguồn cung ứng

Có rất nhiều nhà cung cấp máy tính xách tay ngoài kia. Tìm nhiều thứ có vẻ đầy hứa hẹn. Bạn có thích nguồn cung mà họ có không? Liệu giá cả của họ có vẻ công bằng? Bạn có thể sử dụng hệ thống nguồn thanh toán để giúp xác định các nhà cung cấp tiềm năng, theo dõi quy trình S2P với từng nhà cung cấp và tạo cơ sở dữ liệu thông tin nếu bạn thực hiện lại quy trình này (bạn sẽ làm như vậy!).

Chọn nhà cung cấp

Khi bạn đã gửi yêu cầu thông tin (RFI), đề xuất (RFP) và báo giá (RFQ), bạn sẽ nhận được một loạt phản hồi từ các nhà cung cấp mà bạn đã gửi chúng tới. Bạn sẽ xem xét các câu trả lời, tìm ra nhà cung cấp nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và chọn một hoặc nhiều nhà cung cấp để tiếp tục tùy thuộc vào nhu cầu mua sắm của bạn.

Hoàn thiện hợp đồng

Với nhà cung cấp đã chọn, đã đến lúc đặt bút lên giấy. Bạn sẽ tạo các hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý nêu rõ mối quan hệ đối tác với nhà cung cấp, đưa (các) nhà cung cấp vào hệ thống nguồn thanh toán của bạn và yêu cầu nhóm mua sắm tham gia để hoàn thành phần P2P của quy trình S2P.

Mua sắm

Hợp đồng trên không giống như đơn đặt hàng. Sau khi có hợp đồng với nhà cung cấp, nhóm mua sắm sẽ tạo đơn đặt hàng cho những thứ bạn cần và gửi cho nhà cung cấp. Sau khi nhà cung cấp chấp nhận PO, nó sẽ có giá trị ràng buộc về mặt pháp lý đối với cả hai bên. Cuối cùng, nhà cung cấp sẽ gửi sổ ghi chép đến cửa hàng của bạn theo đơn đặt hàng.

Xử lý hóa đơn nhà cung cấp

Sau khi hàng hóa đã được gửi đi, bạn sẽ nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp nêu chi tiết số tiền bạn cần thanh toán để hoàn tất giao dịch. Hãy chắc chắn để đi qua kết hợp ba chiều quy trình để đảm bảo hóa đơn khớp với PO và các mặt hàng nhận được.

Hoàn tất thanh toán

Tại thời điểm này, nhóm tài khoản phải trả sẽ hoàn tất việc thanh toán. Tùy thuộc vào thỏa thuận với nhà cung cấp, họ có thể sử dụng Thanh toán EFT, ACH hoặc EDI. Phần mềm tự động hóa AP là một công cụ tuyệt vời cho đơn giản hóa việc giải quyết hóa đơn.

Lợi ích của nguồn trả tiền

Quy trình nguồn thanh toán đã có từ lâu. Mặc dù các bước vẫn tương đối giống nhau nhưng cách hoàn thành các bước đã thay đổi khi sử dụng các công cụ kỹ thuật số, phần mềm P2P và khả năng tự động hóa. 

Vì nó được sắp xếp hợp lý hơn bao giờ hết nên các doanh nghiệp đang nhìn thấy những lợi ích vô tận từ việc quản lý nguồn thanh toán được tối ưu hóa và chu đáo, chẳng hạn như:

• Mối quan hệ nhà cung cấp được nâng cao là kết quả tuyệt vời của quy trình S2P ngày nay. Các bước quy trình được tối ưu hóa giúp làm việc cùng nhau dễ dàng hơn và công nghệ có thể giúp tạo ra các cấu trúc giao dịch khiến mọi người hài lòng.
• Bằng cách tìm nhà cung cấp tốt nhất với mức giá tốt nhất, tổ chức của bạn có thể tiết kiệm tiền. Cho dù đó là mua với số lượng lớn, đồng ý với hợp đồng nhà cung cấp dài hạn hay đổi nhà cung cấp cũ lấy nhà cung cấp mới, hình thức thanh toán từ nguồn chắc chắn sẽ giúp bạn tiết kiệm được theo thời gian.
• Theo dõi dữ liệu chính xác hơn nhiều. Điều này giúp ích cho quá trình kiểm tra, phân tích nhà cung cấp và dự báo kinh doanh trong lĩnh vực này.
• Khi mối quan hệ của bạn với từng nhà cung cấp vẫn tiếp tục, bạn sẽ cần đảm bảo rằng mối quan hệ đối tác vẫn thuận lợi. Quy trình nguồn thanh toán có thể giúp bạn theo dõi các số liệu cụ thể một cách dễ dàng, giám sát hiệu suất của các nhà cung cấp và xử lý trước mọi vấn đề.
• Hợp tác nội bộ được hỗ trợ bởi mọi bước. Nhóm tìm nguồn cung ứng của bạn phải làm việc tốt với việc mua sắm và khi kết thúc quá trình, các bước tài khoản phải trả sẽ được thực hiện để hoàn thành công việc. Sự hợp tác này có thể phá vỡ các rào cản chức năng và minh họa lợi ích của việc làm việc cùng nhau ở các năng lực khác nhau. 

Nhìn về phía trước

Hệ thống nguồn trả tiền mang lại tìm nguồn cung ứng, thu muavà các khoản phải trả hoạt động cùng nhau. Nếu không có mỗi chuyên gia chức năng thực hiện công việc của họ, quy trình sẽ thất bại và gây nguy hiểm cho hoạt động kinh doanh của bạn. Nếu bạn điều hành một cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm và dường như không thể dự trữ sổ ghi chép vì nhóm S2P của bạn đang thất bại, bạn rất có thể sẽ phá sản. Mặc dù chúng tôi xem xét quy trình S2P một cách toàn diện, nhưng vẫn có thể tìm thấy các cơ hội cải tiến khi đi sâu vào trách nhiệm và chức năng của từng chức năng.

AP có thể thực hiện phần cuối của quy trình nhưng việc đảm bảo rằng các hóa đơn được thanh toán đúng hạn là điều quan trọng để duy trì kết thúc thỏa thuận của bạn. Với quyền Tự động hóa AP phần mềm như Ống nano, bạn có thể tránh được những cạm bẫy thường gặp trong quy trình S2P. Quản lý AP hiệu quả có thể giúp giảm thiểu các thách thức S2P đi kèm với việc thanh toán trễ, quản lý hóa đơn không chính xác và toàn bộ mối quan hệ với nhà cung cấp. Khi bạn tối ưu hóa quy trình thanh toán nhà cung cấp, mọi người đều thắng.

Công nghệ là một phần của hoạt động kinh doanh ngày nay, bất kể bạn đang hoạt động trong ngành nào. Làm cách nào bạn có thể kết hợp công nghệ vào các quy trình như S2P để giúp cuộc sống của nhân viên dễ dàng hơn, xây dựng mối quan hệ đối tác tốt hơn với bên ngoài và thu được lợi nhuận cao nhất? Nếu bạn không chắc chắn nên bắt đầu từ đâu, việc triển khai hệ thống nguồn thanh toán là nơi hoàn hảo.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://nanonets.com/blog/what-is-source-to-pay/