Kế toán tài sản cho thuê có thể là phần khó khăn nhất trong công việc chủ nhà, đặc biệt là khi duy trì tài sản và tài chính có trật tự.

Tuy nhiên, có nhiều cách để đơn giản hóa quy trình và sắp xếp hợp lý trong suốt cả năm để khi thời gian tính thuế trôi qua, mọi việc diễn ra suôn sẻ. Dưới đây là một số mẹo kế toán có thể giúp ích chủ nhà theo dõi tài chính và chuẩn bị cho ngày khai thuế.

Nó không phải là cá nhân. Đó là công việc 

Điều này có vẻ như hiển nhiên, nhưng bạn sẽ ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng tài khoản ngân hàng của họ cho mục đích kinh doanh. Việc mở một tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh bất động sản cho thuê của bạn là rất quan trọng vì nó giúp việc theo dõi thu nhập và chi phí liên quan đến tài sản cho thuê của bạn dễ dàng hơn. Các tài khoản riêng biệt cũng khuyến khích tổ chức và đơn giản hóa việc chuẩn bị thuế. 

Nếu bạn đã để lưu trữ hồ sơ trượt, bây giờ là lúc để bắt kịp. Bạn không thể đưa ra quyết định sáng suốt về tài sản hoặc hoạt động kinh doanh của mình nếu không có báo cáo tài chính chính xác. Việc duy trì hồ sơ chính xác về tất cả thu nhập và chi phí liên quan đến tài sản cho thuê của bạn cũng là chìa khóa để đơn giản hóa việc chuẩn bị thuế. Điều này bao gồm việc lưu giữ hồ sơ thanh toán tiền thuê nhà, chi phí bảo trì tài sản, sửa chữa, phí bảo hiểm, thuế tài sản và thanh toán thế chấp - tốt nhất là tất cả ở cùng một nơi. 

Khi mùa thuế đến, việc nhanh chóng thu thập tất cả hồ sơ tài chính liên quan cho năm tính thuế và sắp xếp thu nhập và chi phí bằng cách phân loại chúng sẽ dễ dàng hơn. Sau đó, bạn có thể xác định chi phí nào được khấu trừ theo quy định về thuế. Chung khấu trừ chi phí cho chủ nhà có thể bao gồm lãi suất thế chấp, thuế tài sản, phí bảo hiểm, chi phí bảo trì và sửa chữa, tiện ích, khấu hao và phí chuyên môn.

Theo dõi, giám sát, xem xét, lặp lại

Với tinh thần tổ chức xuyên suốt cả năm và tránh tình trạng lộn xộn trong mùa thuế, có nhiều điểm dữ liệu kế toán mà chủ nhà nên theo dõi, giám sát và xem xét thường xuyên. Bạn nên theo dõi tất cả các chi phí liên quan đến tài sản cho thuê của mình, bao gồm các tiện ích, phí quản lý tài sản cũng như chi phí bảo trì và sửa chữa thường xuyên. 

Đảm bảo rằng tất cả thu nhập cho thuê được ghi chép và hạch toán hợp lý bằng cách thường xuyên theo dõi và xác minh tính chính xác của báo cáo thu nhập cho thuê. Lưu biên lai và hóa đơn cho mọi chi phí phát sinh và dành thời gian để xem xét báo cáo tài chính hàng tháng của bạn - bao gồm báo cáo lãi, lỗ và lưu chuyển tiền tệ. Điều này sẽ giúp bạn xác định bất kỳ sự khác biệt hoặc lĩnh vực nào mà bạn có thể cải thiện phương pháp quản lý tài chính của mình.

Tận dụng công nghệ

Sử dụng bảng tính để theo dõi các khoản thanh toán và chi phí của bạn là một trong những phương pháp lưu giữ hồ sơ lâu đời nhất (ngoài việc sử dụng bút và giấy). Mặc dù đây là cách ghi lại dữ liệu đã được thử nghiệm theo thời gian nhưng các công nghệ giá cả phải chăng có thể tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả kinh doanh của bạn. 

Một ứng dụng hoặc phần mềm chỉ yêu cầu bạn nhập người thuê nhà và thông tin thanh toán tiền thuê một lần, thiết lập theo dõi toàn bộ thời gian thuê của người thuê. Điều này đảm bảo bạn ít có khả năng tìm thấy lỗi trong dữ liệu của mình do lỗi của con người và loại bỏ thời gian nhập thông tin theo cách thủ công. Sau đó, dữ liệu đã nhập có thể dễ dàng xuất sang tệp .csv, tương thích với Microsoft Excel, Google Sheets và Apple Numbers.

Tìm kiếm các tính năng kế toán tự động, liền mạch như thiết lập dễ dàng, báo cáo dựa trên tài sản, theo dõi thu nhập và chi phí, mẫu giao dịch cho thuê, theo dõi tài sản cố định, lưu trữ tài liệu, nhật ký quãng đường và báo cáo sẵn sàng nộp thuế. Các nền tảng giúp bạn theo dõi dễ dàng và nhanh chóng tất cả các nhu cầu kế toán của mình từ một ứng dụng sẽ mang lại sự tiện lợi nhất.

Làm quen với mã số thuế và thời hạn nộp thuế

Ngay cả khi bạn thuê một kế toán viên để giúp giải quyết các vấn đề về thuế, với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn nên tìm hiểu về mã số thuế liên bang, tiểu bang và địa phương cũng như tất cả các thời hạn liên quan. Hãy tự làm quen với các biểu mẫu và thời hạn nộp thuế liên quan đến chủ nhà, chẳng hạn như Biểu E (Thu nhập và tổn thất bổ sung) và Biểu mẫu 1040. Lưu ý ngày đến hạn nộp thuế và bất kỳ khoản gia hạn nào. 

Hiểu luật và quy định về thuế - đồng thời cập nhật các thay đổi về mã số thuế hàng năm - sẽ giúp bạn thông báo cho bạn cách xử lý kế toán và thúc đẩy việc ra quyết định tài chính tốt hơn trong suốt cả năm. Đặc biệt chú ý đến các luật và quy định áp dụng cho chủ nhà và chủ doanh nghiệp nhỏ để tận dụng tất cả các khoản khấu trừ và tín dụng hiện có.

Tối đa hóa các khoản khấu trừ và tín dụng

Điều quan trọng là phải xác định chi phí nào được tính là chi phí được khấu trừ cho chủ nhà. Chúng có thể bao gồm lãi suất thế chấp, thuế tài sản, phí bảo hiểm, chi phí bảo trì và sửa chữa, tiện ích, khấu hao và phí chuyên môn. Nếu có thể, hãy tính toán và ghi lại khoản khấu hao cho tài sản cho thuê của bạn, điều này cho phép bạn khấu trừ chi phí của tài sản trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của nó, làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn. 

Bạn cũng nên ghi lại tất cả các chi phí văn phòng tại nhà vì nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình dành riêng cho các hoạt động quản lý tài sản cho thuê, bạn có thể đủ điều kiện để khấu trừ một phần trăm chi phí nhà ở của mình (chẳng hạn như tiện ích, bảo hiểm và bảo trì). Chỉ cần đảm bảo lưu giữ hồ sơ chi tiết để hỗ trợ cho khiếu nại của bạn trong trường hợp kiểm toán.

Hãy cẩn thận trong việc phân biệt giữa sửa chữa được khấu trừ và cải thiện vốn. Mặc dù việc bảo trì thường xuyên thường được khấu trừ trong năm phát sinh, nhưng các khoản cải thiện vốn, chẳng hạn như lắp đặt hồ bơi hoặc nâng cấp tiết kiệm năng lượng, có thể cần phải được khấu hao theo thời gian. 

Tham khảo ý kiến ​​chuyên gia thuế

Cuối cùng, nếu bạn không chắc chắn về bất kỳ khía cạnh nào trong kế toán tài sản cho thuê và nghĩa vụ thuế hoặc cần trợ giúp chuẩn bị thuế, hãy tìm lời khuyên từ các chuyên gia kế toán có trình độ chuyên về thuế bất động sản. Ngay cả khi bạn muốn xử lý công việc kế toán và tự chuẩn bị các khoản thuế của mình, bạn vẫn nên tham khảo ý kiến ​​​​của chuyên gia thuế để phân loại chính xác các chi phí và khoản khấu trừ, đồng thời đảm bảo bạn tuân thủ tất cả các luật và quy định hiện hành. Họ cũng có thể cung cấp hướng dẫn có giá trị phù hợp với tình huống cụ thể của bạn.

Ryan Barone là người đồng sáng lập và CEO của ThuêRedi, một phần mềm quản lý cho thuê từng đoạt giải thưởng giúp thay đổi cách chủ nhà và người thuê quản lý trải nghiệm thuê nhà của họ.