Máy in luôn đình công khi bạn cần bản in rất nhanh. Trước tiên bạn có thể tập trung vào phần cứng để khắc phục sự cố. Nhưng thường thì máy in hoặc thiết bị đa chức năng của bạn không chịu trách nhiệm về vấn đề này. Đúng hơn, bản cập nhật Windows cuối cùng hóa ra lại là nguyên nhân.

Nó có thể phá hủy trình điều khiển máy in, thay đổi cài đặt cơ bản của phần mềm Office hoặc thêm các phiên bản trình điều khiển vào hệ thống mà không có sự can thiệp tích cực của bạn, từ đó dẫn đến các sự cố in ấn không lường trước được.

Ngoài Windows, chi phí tiêu thụ là một vấn đề lâu năm với máy in — ít nhất là nếu bạn có thiết bị đầu ra được cung cấp hộp mực hoặc hộp mực tiêu chuẩn. Nhưng ở đây cũng có những giải pháp mà bạn có thể giảm đáng kể chi phí tiếp theo ngay trên giấy tờ. Bạn không cần bất kỳ phần mềm bổ sung hoặc kiểu máy in cụ thể nào. Chỉ cần điều chỉnh một chút là được.

Xem máy in bán chạy nhất trên Amazon

Với những thủ thuật sau, hệ thống sẽ không còn can thiệp vào việc in ấn của bạn nữa. Đồng thời, bạn có thể kiểm soát lượng mực in trên bao nhiêu tờ giấy.

Giải quyết sự cố máy in sau khi cập nhật Windows

Dù là Windows 10 hay 11, các bản cập nhật hệ điều hành thường dẫn đến sự cố máy in. Đột nhiên, một email chỉ có thể được in ra với những khoảng trống. Hoặc máy in biến mất khỏi mạng gia đình không rõ lý do. Hoặc ngược lại: Máy hiện ra nhiều mục trong control panel của Windows.

Điều chỉnh định dạng in trong Outlook

Đặc biệt với Microsoft Outlook, các bản cập nhật Windows thường có tác động tiêu cực. Một lỗi máy in phổ biến là thiếu khối văn bản khi bạn in một email dài. Các phần văn bản thường bị mất khi thay đổi trang, mặc dù chúng vẫn hiển thị trong bản xem trước khi in.

Đây là cách tiến hành: Để có được toàn bộ thư trên giấy, bạn phải xác định lại định dạng in. Để thực hiện việc này, hãy bấm đúp vào thư trong Outlook mà bạn muốn in. Trong cửa sổ mở ra, đi đến Tệp> In. Nhấp vào Tùy chọn in theo máy in tiêu chuẩn. Outlook sử dụng Phong cách ghi nhớ để in email. Bạn có thể nhìn thấy nó dưới định dạng in. Để kiểm tra mặc định kiểu ghi nhớ, hãy nhấp vào Page Setup.

Trong cửa sổ tiếp theo, hãy chọn Giấy tab. A4 nên được chọn theo cả hai Kiểu và Kích thước máy. Sau khi cập nhật Windows, các định dạng khác có thể xuất hiện ở đây — chẳng hạn như Bức thư or A3. Vì chúng không vừa với máy in tiêu chuẩn của bạn nên chúng gây ra lỗi in với các vùng bị bỏ sót trong thư. Cuối cùng, kiểm tra bên dưới Sự định hướng định dạng dọc có được thiết lập hay không. Nếu không, hãy thay đổi cài đặt cho phù hợp và xác nhận các mục nhập của bạn bằng OK.

Lợi thế: Cài đặt in bạn đã thực hiện hiện không chỉ áp dụng cho thư đã chọn mà còn cho tất cả thư Outlook - ít nhất là cho đến khi bản cập nhật Windows tiếp theo can thiệp lại.

Hoàn tác bản cập nhật làm tê liệt máy in

Đột nhiên bạn không còn có thể điều khiển máy in WLAN của mình nữa. Khi bạn gửi một lệnh in, nó sẽ chẳng đi đến đâu.

Đây là cách tiến hành: Trong hầu hết các trường hợp, bản cập nhật Windows cuối cùng hóa ra là nguyên nhân khiến máy in mạng không thể truy cập được nữa. Bước đầu tiên là xác minh sự nghi ngờ này bằng cách tìm kiếm bản cập nhật mới nhất trong ứng dụng Cài đặt của Windows 10 hoặc 11 và làm rõ tình huống bằng cách tìm kiếm trên Internet.

Bạn có thể tìm thấy các bản cập nhật đã cài đặt cho Windows 10 trong Cập nhật & Bảo mật > Cập nhật Windows > Xem lịch sử cập nhật. Đối với Windows 11, hãy truy cập trực tiếp vào Cập nhật Windows > Lịch sử cập nhật. Lưu ý mã nhận dạng cập nhật, bắt đầu bằng các chữ cái “KB” và theo sau là một dãy số. Sau đó, tìm kiếm Google fpr “sự cố máy in Windows Update”.

Nếu xác nhận rằng bản cập nhật hệ thống đang gây ra sự cố cho máy in, hãy gỡ cài đặt bản cập nhật đó. Bạn có thể thực hiện việc này trực tiếp trong Cập nhật lịch sử Dưới Gỡ cài đặt bản cập nhật. Đảm bảo bạn chọn đúng bản cập nhật Windows - một lần nữa, mã định danh bản cập nhật mang tính quyết định.

Sau khi khởi động lại, máy in mạng sẽ có thể truy cập lại được. Để kiểm tra, hãy truy cập Thiết bị > Máy in và máy quét trong cài đặt dành cho Windows 10, chọn máy in của bạn và nhấp vào Quản lý. In bản in thử qua In trang kiểm tra. Trên hệ thống Windows 11, điều hướng đến máy in của bạn thông qua Bluetooth và thiết bị > Máy in và máy quét.

Microsoft thường cung cấp bản cập nhật ngay sau khi có bản cập nhật gây ra sự cố cho máy in. Bạn có thể cài đặt nó ngay cả khi bạn đã xóa bản cập nhật trước đó. Điều này thậm chí còn được khuyến khích vì lý do bảo mật.

Địa chỉ nhiều mục máy in trong Windows

Đột nhiên máy in hoặc thiết bị đa chức năng của bạn xuất hiện hai lần hoặc thậm chí nhiều hơn trong hệ điều hành Windows. Các bản sao có thể do bản cập nhật hệ điều hành gây ra, trong số những nguyên nhân khác. Họ gây khó khăn cho việc lựa chọn người lái xe phù hợp.

Đây là cách bạn tiến hành: Để xóa nhiều mục nhập máy in, hãy đi tới Thiết bị > Máy in và máy quét trong ứng dụng Cài đặt dành cho Windows 10 và Bluetooth và thiết bị > Máy in và máy quét cho Windows 11.

Các mục nhập máy in trùng lặp thường bao gồm tên máy in — ví dụ: “Epson ET-2840” — có hoặc không có phần bổ sung. Nó mô tả một chức năng khác của thiết bị của bạn — ví dụ: “FAX” cho chức năng fax trên PC. Hoặc nó cho biết trình điều khiển đã được cài đặt nhiều lần. Sau đó, bạn sẽ thấy mô tả “USB” cho cổng USB hoặc “(Copy 1)” bên cạnh tên máy in. Chỉ có cái sau thực sự là một mục trùng lặp.

Trước khi xóa nó, hãy sử dụng trình điều khiển máy in để kiểm tra xem nó có phải là trình điều khiển mạng hay không. Nếu không phải như vậy, hãy nhấp vào nó và xóa mục đó qua Gỡ bỏ thiết bị trong Windows 10 hoặc đơn giản là Hủy bỏ Cửa sổ 11.

Để tránh nhầm lẫn sau này, hãy đặt trình điều khiển mong muốn làm mặc định. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mục liên quan trong Windows 10, chọn Quản lý và sau đó Thiết lập mặc định. Với Windows 11, trước tiên bạn có thể phải bỏ thói quen quản lý máy in mặc định trong hệ thống. Để thực hiện việc này, hãy cuộn xuống trong cửa sổ và tắt hộp kiểm Windows quản lý máy in mặc định.

Sau đó nhấp vào mục nhập và tiếp tục Thiết lập mặc định. Trong cả hai trường hợp, trình điều khiển này sẽ có hiệu lực khi bạn kích hoạt lệnh in trong một ứng dụng.

Nếu bạn không chắc chắn nên xác định biến thể trình điều khiển nào làm máy in mặc định, hãy in trang kiểm tra trên mỗi mục được đề cập. Theo quy định, chỉ có một trình điều khiển thiết bị hoạt động chính xác. Chọn cái này.

Tiết kiệm mực, mực và giấy

Việc in ấn luôn tốn tiền, vì bản thân mực hoặc mực cũng như giấy đều tốn tiền. Đương nhiên, bạn muốn giữ những điều này ở mức thấp nhất có thể. Điều này cũng có tác dụng phụ tích cực là ít lãng phí hơn.

Lưu bằng cách sử dụng bản xem trước bản in

Lệnh in nhanh chóng được đưa ra nhưng kết quả hoàn toàn không như bạn tưởng tượng. Kết quả: Các bản in được dành cho giỏ giấy thải và phải được lặp lại. Bạn có thể tránh những bản in sai đắt tiền chỉ bằng cách sử dụng tính năng xem trước bản in.

Đây là cách bạn tiến hành: Đặc biệt với các văn bản dài hơn và các bảng mở rộng, bạn nên sử dụng tính năng xem trước bản in, ngay cả khi nó chỉ là một bước trung gian cho đến khi bản in hoàn tất. Kiểm tra lề của tài liệu và sửa chúng sao cho càng nhiều nội dung càng phù hợp trên càng ít trang càng tốt. Với các bảng, cần kiểm tra các cột. Ví dụ: Excel thường tự động di chuyển các cột rộng sang trang tiếp theo. Bạn nhanh chóng lãng phí tờ giấy ở đây.

Khi in ảnh, bạn cũng nên xem bản xem trước khi in. Nó cho biết ảnh có được căn giữa hay không nếu bạn muốn in ảnh có lề. Bản xem trước cũng có thể giúp bạn tránh khỏi những lỗi in sai khó chịu trên giấy ảnh đắt tiền. Bạn sẽ thấy ngay nếu hình ảnh được căn chỉnh không chính xác - tức là ở định dạng dọc thay vì định dạng ngang hoặc ngược lại.

Lưu với thang độ xám

Hầu hết các kiểu máy in đều sử dụng tất cả các màu trong cài đặt cơ bản và nếu nghi ngờ, hãy sử dụng chúng ngay cả khi bản in chỉ chứa thang độ xám. Điều này làm giảm mức mực và mực của màu xanh lam, đỏ và vàng, mặc dù thực tế bạn chỉ muốn sử dụng màu đen. Bạn có thể tắt hiệu ứng này trên một số máy in và ít nhất giảm hiệu ứng này trên những máy in khác, nhờ đó giảm mức tiêu thụ mực/mực một cách tích cực.

Đây là cách bạn tiến hành: Nếu bạn chỉ muốn sử dụng hộp mực đen để in, thường cần thực hiện một số bước trước khi in. Đầu tiên, đặt chế độ “thang độ xám” trong trình điều khiển máy in.

Vì cài đặt này thường không được sử dụng chung mà chỉ dành cho một tài liệu cụ thể nên bạn thực hiện việc này từ bên trong chương trình — thường là trong Tệp> In.

Trong cửa sổ mới, tìm Thuộc tính để mở trình điều khiển máy in. Ở đây bạn thường chọn tùy chọn “thang độ xám” trực tiếp trong cài đặt chính. Tìm kiếm trình điều khiển để có thêm tùy chọn cho việc in đơn sắc. Một số máy in cũng cung cấp tùy chọn chỉ in bằng hộp mực đen bên dưới. Extras or Các tùy chọn khác. Xác nhận các mục với OK.

Trước khi thực hiện lệnh in, hãy xem các tùy chọn in của chương trình mà bạn đang in. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể đặt thêm tính năng in đơn sắc ở đây. Ví dụ: trong Acrobat, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn In ở chế độ thang độ xám (đen trắng). Nếu bạn đánh dấu vào tùy chọn này, chương trình sẽ chuyển đổi tài liệu PDF màu sang thang độ xám. Bạn có thể xem kết quả trong cửa sổ xem trước. Bây giờ mới bấm vào In.

In ảnh trường hợp đặc biệt: Theo quy định, các biện pháp này sẽ giúp ích cho tất cả các bản in thang độ xám trên giấy thường. Tuy nhiên, khi in ảnh trên giấy ảnh đặc biệt, hầu hết các máy in bốn màu vẫn tiếp tục sử dụng các chấm màu. Chúng giúp làm mịn các cạnh và hiển thị bóng tốt hơn. Tuy nhiên, như một tác dụng phụ, chúng tạo ra các mảng màu. Thang màu xám sau đó có vẻ quá xanh, quá xanh hoặc quá đỏ.

Để loại bỏ hiện tượng biến dạng màu sắc, bạn phải đánh lừa máy in của mình: Để thực hiện việc này, hãy chọn phương tiện in tốt nhất trong trình điều khiển máy in mà máy in chấp nhận như giấy thông thường — chẳng hạn như Máy in phun Brother giấy, Độ phân giải cao của Canon Giấy, Giấy in phun chất lượng ảnh Epson, hoặc là Giấy thuyết trình HP. Đặt độ phân giải cao nhất có thể.

Nếu máy in của bạn phàn nàn rằng cài đặt trong trình điều khiển và thiết bị khác nhau, bạn cũng phải gán giấy in phun vào khay giấy thích hợp trực tiếp trên bảng điều khiển của máy in. Thông thường, bạn cũng có thể xác định vùng phủ màu đen trong trình điều khiển hoặc trong chương trình chỉnh sửa hình ảnh. Bằng cách này, ảnh được in sáng hơn hoặc tối hơn.

In thử trên giấy thường. Chỉ khi kết quả đạt yêu cầu, hãy thay giấy thường bằng giấy ảnh chất lượng cao. Bản in hoàn thiện sẽ không đạt được độ phân giải cao nhất của máy in, nhưng nó sẽ không hiển thị bất kỳ vệt màu khó chịu nào.

Khai thác tiềm năng tiết kiệm ở người lái xe

Mọi máy in đều có thể tiết kiệm giấy và mực/mực in. Tuy nhiên, tùy thuộc vào kiểu máy in có bao nhiêu cài đặt có sẵn cho việc này. Bạn càng tinh chỉnh thiết bị đầu ra thông qua trình điều khiển thì bạn càng khai thác được tiềm năng tiết kiệm mực và giấy.

Đây là cách bạn tiến hành: Một biện pháp tiết kiệm tốt là chế độ tiết kiệm bản nháp hoặc mực. Bạn sẽ tìm thấy nó trong trình điều khiển máy in ở Cài đặt chính thường dưới Chất lượng. Chế độ này làm giảm lượng mực sử dụng cho tất cả các màu. Vì nhiều kiểu máy in đổ nhiều mực lên giấy ở độ phân giải tiêu chuẩn nên cài đặt tiết kiệm thường có giá trị cho mọi hoạt động in ấn hàng ngày. Bạn không có nguy cơ không thể đọc được văn bản.

Nếu kiểu máy in của bạn không cung cấp chế độ in nháp đặc biệt, hãy tìm cài đặt thủ công trong trình điều khiển để giảm phạm vi phủ sóng. Bạn thường sẽ tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm dưới Lựa chọn khác. Màu in thường có thể bị ảnh hưởng thông qua thanh trượt. Trong nhiều trường hợp, chỉ cần tăng độ sáng của bản in là đủ để giảm lượng mực phủ và do đó tiết kiệm mực/mực in.

In hai mặt giúp tiết kiệm giấy. Nếu máy in của bạn có thể tự động in mặt trước và mặt sau của tờ giấy, bạn thường kích hoạt chức năng này trực tiếp trong cài đặt chính của trình điều khiển. Bạn vẫn phải kiểm soát xem tờ giấy được lật theo cạnh ngắn hay cạnh dài của tờ giấy. In hai mặt chỉ có thể thực hiện thủ công, chủ yếu với các thiết bị cấp thấp. Sau khi được kích hoạt, trình hướng dẫn sẽ hiển thị cho bạn thời điểm và cách lật trang giấy để in mặt trước và mặt sau. Tính năng này cũng rất hữu ích để kiểm soát mức tiêu thụ giấy cho các tài liệu dài hơn.

Chế độ nhiều trang cho phép bạn đặt nhiều trang trên một bản in. Với mục đích này, chúng được hiển thị ở kích thước nhỏ hơn nhưng vẫn dễ đọc. Bạn thường có thể tìm thấy chức năng này trong Bố trí khu vực hoặc trực tiếp trong cài đặt chính. Ngoài số trang trên một tờ, bạn còn có thể xác định cách sắp xếp. Việc bạn đặt các trang cạnh nhau hay chồng lên nhau tùy thuộc vào tài liệu. Điều tương tự cũng áp dụng cho số trang có ý nghĩa trên một bản in. Fox tiết kiệm kết hợp in hai mặt với chế độ nhiều trang để tiết kiệm giấy tối đa.

Nếu bạn có một máy in đa chức năng có tính năng in hai mặt tự động, bạn cũng nên xem xét kỹ hơn các cài đặt trên bảng điều khiển. Vì khi đó nó còn có thể sao chụp được cả XNUMX mặt nên hạn chế được việc tiêu tốn giấy.

Bài báo này đã được dịch từ tiếng Đức sang tiếng Anh và xuất hiện lần đầu trên pcwelt.de.