Wist u dat het kleine tot middelgrote bedrijven tot 25 dagen om de verwerking van één enkele factuur te voltooien?

In een wereld waar tijd geld is, zoeken bedrijven en klanten naar probleemloze betaalmethoden die tijd besparen en de efficiëntie verhogen.

Betreed betalingsautomatisering - een oplossing die de laatste tijd aan populariteit heeft gewonnen vanwege de pandemie en het nieuwe concurrentielandschap. Door het betalingsproces te automatiseren, kunnen bedrijven en particulieren tijd besparen en het risico op fouten minimaliseren.

In dit artikel onderzoeken we de voordelen van betalingsautomatisering, hoe het werkt en hoe het kan worden geïmplementeerd om betalingsprocessen te vereenvoudigen en het bedrijfsresultaat te verbeteren voor bedrijven van elke omvang. Of u nu een kleine ondernemer bent of een CFO van een groot bedrijf, betalingsautomatisering kan de oplossing zijn die u nodig heeft.

Wat is betalingsautomatisering?

Betalingsautomatisering is een systeem dat betalingsgerelateerde gegevens verwerkt en handelingen uitvoert met minimale menselijke tussenkomst.

De nadelen van handmatige betalingsprocessen hebben geleid tot de behoefte aan betalingsautomatisering. Veelvoorkomende uitdagingen zijn menselijke fouten, tijdrovende taken, gebrek aan transparantie, beveiligingsrisico's en verminderde productiviteit.

Het automatiseren van betalingsprocessen vermindert het risico op fouten, versnelt de verwerkingstijd van betalingen, verbetert de transparantie, verbetert de beveiliging en verhoogt de productiviteit. Betalingsautomatisering is niet langer alleen een luxe voor grote bedrijven, maar wordt steeds noodzakelijker voor bedrijven van elke omvang.

Op individueel niveau kan betalingsautomatisering betrekking hebben op automatische betaling van creditcardrekeningen, hypotheekbetalingen, leningbetalingen en spaardeposito's.

Op zakelijk niveau omvat betalingsautomatisering het gebruik van softwaretools om het proces van het betalen van leveranciers te beheren en te voltooien. Dit omvat het goedkeuren van betalingen, het verzenden ervan via verschillende betaalmethoden, zoals ACH-overschrijvingen, cheques, overboekingen en virtuele kaartbetalingen.

Automatisering versnelt de verwerkingstijd van betalingen en zorgt ervoor dat betalingen nauwkeurig en op tijd worden gedaan. De beste geautomatiseerde betalingsdiensten integreren deze processen naadloos, waardoor het risico op fouten wordt verkleind en bedrijven tijd en geld besparen.

Hoe werkt betalingsautomatisering?

In grote lijnen kan betalingsautomatisering worden onderverdeeld in drie hoofdprocessen:

1. Factuurverwerking: Bedrijven ontvangen facturen van leveranciers voor producten of diensten die van laatstgenoemde zijn ontvangen. De factuur wordt verwerkt, meestal op de AP-afdeling, en eenmaal gepasseerd, wordt deze vrijgegeven voor betaling.

Betalingsautomatiseringssystemen zijn meestal ingebouwd in een uitgebreid AP-automatiseringssysteem dat verschillende processen omvat, waaronder het vastleggen van facturen, codering, beoordeling, goedkeuring, betalingsautorisatie en uitvoering van betalingen.

2. Betalingsgoedkeuringen: In de autorisatiefase van betalingen kan automatisering het vaststellen van coderingsregels in de software inhouden om betalingen te initiëren.

In een handmatig proces zou een AP-manager een reeks betalingen indienen ter beoordeling door een betalingsautorisatie, die vervolgens zou bepalen welke betalingen moeten worden vrijgegeven, vastgehouden of geweigerd. Bij afwezigheid van de betalingsautorisatie kan het vrijgaveproces van de betaling echter worden vertraagd, wat een aanzienlijk obstakel vormt voor handmatige handelingen.

Met automatisering kan een factuurbetaling vanaf elke locatie worden goedgekeurd of geweigerd, of dit nu op kantoor, thuis of onderweg is. In dit stadium kan de betalingsautorisatie ook beslissen wanneer de betaling moet worden gepland, zoals uitstellen tot de vervaldatum om geld te besparen of vroeg betalen om korting te krijgen.

3. Betalingsuitvoering: Tijdens de betalingsuitvoeringsfase van het geautomatiseerde proces worden goedgekeurde betalingen gepland en verzonden. Zodra de betaling is gedaan, worden de details terug gesynchroniseerd naar het boekhoudsysteem en wordt de factuur gemarkeerd als betaald. Bovendien zijn alle goedkeuringsgegevens, factuurkopieën, kwitanties en betalingsgegevens aan de factuur gekoppeld, zodat iedereen die de transactie in de toekomst moet onderzoeken, alle relevante informatie op één plek kan vinden.

Een van de meest gebruikelijke methoden van geautomatiseerde betalingssystemen zijn ACH-overboekingen. Het betalingsproces met behulp van ACH-overboekingen houdt in dat de begunstigde een betalingsopdracht maakt die wordt ontvangen door de oorspronkelijke bank. De originator-bank verzamelt alle PO's en stuurt ze naar een ACH voor verwerking. De ACH-operator keurt vervolgens het PO-bedrag goed en geeft het vrij aan de ontvangende bank. Dankzij dit proces kunnen betalingsautomatiseringsdiensten betalingen snel en nauwkeurig verwerken zonder noemenswaardige menselijke tussenkomst, waardoor het risico op fouten wordt verkleind en de algehele efficiëntie van het betalingsproces wordt verbeterd.

Soorten betalingsautomatisering

Betalingsautomatisering kan in verschillende vormen voorkomen, elk met zijn unieke voordelen. Hier zijn enkele van de meest voorkomende soorten betalingsautomatisering:

1. ACH-betalingen (Automated Clearing House): ACH-betalingen zijn elektronische geldovermakingen tussen bankrekeningen in de Verenigde Staten. Ze zijn een kosteneffectieve en betrouwbare manier om betalingen te automatiseren, met name voor terugkerende transacties zoals loonbetalingen of leveranciersbetalingen. ACH-betalingen worden in batches verwerkt, waardoor ze efficiënter zijn dan bankoverschrijvingen
2. Overschrijvingen: Overboekingen zijn een methode voor het elektronisch overboeken van geld tussen banken, meestal voor grote of dringende betalingen. Bankoverschrijvingen kunnen duur en tijdrovend zijn in vergelijking met andere vormen van betalingsautomatisering, maar ze zijn ook veilig en betrouwbaar.
3. Creditcardbetalingen: Creditcardbetalingen zijn een populaire vorm van betalingsautomatisering, met name voor online transacties. Creditcardbetalingen zijn snel, veilig en algemeen geaccepteerd, waardoor ze een ideale optie zijn voor bedrijven die snel aankopen moeten doen.
4. Elektronische facturatie: Elektronische facturering, of e-facturering, is het proces waarbij facturen elektronisch worden verzonden in plaats van per post. E-facturatie kan bedrijven tijd en geld besparen door het factureringsproces te automatiseren, fouten te verminderen en de cashflow te verbeteren. E-facturatie stelt bedrijven ook in staat om betalingen efficiënter te volgen en in realtime met hun klanten te communiceren.

Voordelen van betalingsautomatisering

Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen van betalingsautomatisering:

Snelle betalingen

Geautomatiseerde betalingsoplossingen kunnen snelle betaling bevorderen voor bedrijven met alle niveaus van transactievolumes. In het geval van bedrijven met een laag factuurvolume waren geautomatiseerde systemen dat wel getoond om 33% van de tijd op tijd te betalen, vergeleken met 24% zonder automatisering. Evenzo kenden bedrijven met een gemiddeld factuurvolume een vergelijkbare trend: 42% van de PO-facturen werd op tijd betaald met automatisering, tegenover 25% zonder automatisering.

Hogere niveaus van nauwkeurigheid

Het automatiseren van betalingsverwerking verbetert de nauwkeurigheid door factuurgegevens te valideren aan de hand van ERP- of boekhoudsystemen, handmatige processen en papieren overdrachten die fouten veroorzaken te elimineren en dubbele facturen te markeren.

Samenwerking tussen leveranciers en interne belanghebbenden wordt gefaciliteerd en business intelligence wordt gebruikt om probleemleveranciers te identificeren. Sommige technologieleveranciers garanderen nauwkeurigheid. Elektronische samenwerking maakt een efficiënte foutoplossing mogelijk in vergelijking met handmatige methoden die afhankelijk zijn van niet-getrackte e-mails en telefoontjes. Volgens "Het hoe, het waarom en de ROI van AP-automatisering” rapport, ervoer 23% van de bedrijven een vermindering van dubbele facturen als gevolg van de implementatie van automatisering.

Kostenreductie

Geautomatiseerde betalingssystemen bieden aanzienlijke kostenvoordelen voor bedrijven door het aantal kortingen voor vervroegde betaling te vergroten en boetes voor te late betaling te verminderen. IOFM-benchmarks laten zien dat de meeste crediteurenafdelingen minder dan 21 procent van alle kortingen voor vervroegde betaling ontvangen, maar automatisering helpt bedrijven de weg vrij te maken om meer van hun facturen binnen de kortingsperiode te betalen door de factuurgoedkeuringscyclus te stroomlijnen. Het IOFM-rapport laat ook zien dat een crediteurenadministratie die 5,000 facturen per maand verwerkt, door automatisering $ 55,650 per maand kan besparen.

Verhoogde productiviteit

Betalingsautomatisering stelt accountants in staat zich te concentreren op strategische taken zoals liquiditeitsplanning. Het vermindert ook de behoefte aan fulltime werknemers, waardoor de productiviteit en winstgevendheid toenemen. Realtime samenwerking op gedeelde documenten stroomlijnt processen en elimineert onnodige vertragingen, waardoor het werk voor externe medewerkers gemakkelijker wordt. Dit resulteert in meer gemak, minder frustraties en geschillen en een rustigere werkomgeving. Medewerkers kunnen bijdragen aan de voortdurende verbetering van het crediteurenproces, wat bijdraagt ​​aan de voortdurende groei van het bedrijf.

Vermindert de kans op fraude

De gedecentraliseerde handmatige betalingsprocessen vormen een aanzienlijke kwetsbaarheid voor fraude, aangezien er meerdere ingangspunten zijn voor valse facturen die betaald moeten worden en er beperkt zicht is op wie waarvoor betaald wordt. Automatisering stroomlijnt het proces echter, waardoor alle facturen door één online systeem kunnen gaan voor volledige zichtbaarheid en gemakkelijke identificatie van verdachte betalingen. AP Automation-oplossingen brengen geautomatiseerde betalingscontroles tot stand, waaronder functiescheiding, dubbele-factorauthenticatie en positieve betalingsbestanden, die interne fraude voorkomen en bescherming bieden tegen accountovernames. Positive Pay Files verzendt dagelijks een bestand met uitgegeven cheques naar de overeenkomstige banken, waardoor verificatie van geautoriseerde betalingen mogelijk is.

Best practices voor betalingsautomatisering

Het opzetten en implementeren van geautomatiseerde betaaldiensten zorgt er niet automatisch voor dat een bedrijf er de vruchten van plukt. Om echt te profiteren van betalingsautomatisering, is het essentieel om best practices te volgen voor de implementatie en het beheer ervan. Deze praktijken helpen niet alleen kostbare fouten te voorkomen, maar zorgen ook voor succes op de lange termijn en duurzaamheid voor het bedrijfsresultaat. Door een aantal onderstaande best practices te volgen, kunnen bedrijven betalingen efficiënter automatiseren en kosten verlagen.

1. Zorgen voor naleving van regelgeving: Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun betalingsautomatiseringsprocessen voldoen aan alle relevante regelgeving, zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), General Data Protection Regulation (GDPR) en Anti-Money Laundering (AML) regelgeving . Naleving van deze voorschriften kan het bedrijf helpen beschermen tegen juridische en financiële risico's.
2. Betalingsgegevens verifiëren: voordat een betaling wordt uitgevoerd, moeten bedrijven de juistheid van de betalingsgegevens controleren, zoals de naam van de ontvanger, het bankrekeningnummer en het routeringsnummer. Dit kan fouten helpen voorkomen en voorkomen dat betalingen naar de verkeerde ontvanger worden verzonden.
3. Behoud van beveiliging en gegevensprivacy: Betalingsautomatiseringsprocessen moeten worden ontworpen met robuuste beveiligingsmaatregelen om te beschermen tegen fraude, hacking en datalekken. Dit omvat het implementeren van codering, meervoudige authenticatie en regelmatige controle van toegangslogboeken. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat ze voldoen aan de regelgeving inzake gegevensprivacy en gevoelige informatie beschermen, zoals bankrekeninggegevens en persoonlijke gegevens.
4. Processen regelmatig herzien en bijwerken: Betalingsautomatiseringsprocessen moeten regelmatig worden herzien en bijgewerkt om ervoor te zorgen dat ze nog steeds effectief en efficiënt zijn. Dit omvat het controleren op eventuele fouten of problemen, het beoordelen van workflows en goedkeuringsprocessen en het opnemen van feedback van belanghebbenden. Door hun betalingsautomatiseringsprocessen regelmatig te herzien en bij te werken, kunnen bedrijven hun activiteiten voortdurend verbeteren en betere resultaten behalen.

Nanonetten als onderdeel van uw betalingsautomatiseringstraject

Nanonets heeft een eigen aanbod genaamd Stroom die debiteuren end-to-end automatiseert. Het is een platform dat bij uitstek geschikt is voor kleine tot middelgrote bedrijven die hun AP-proces op een volledig aanpasbare maar schaalbare manier willen automatiseren.

Met geautomatiseerde import, best-in-class data-extractie, flexibele goedkeuringen en alle ondersteunde betalingsopties, is Flow ideaal voor groeiende bedrijven die hun financiële functie willen formaliseren.

Nanonets kan ook helpen bij het automatiseren van het crediteurenproces door:

• Gegevens importeren en consolideren uit meerdere bronnen - e-mail, gescande documenten, digitale bestanden/afbeeldingen, cloudopslag, ERP, API enz.
• Op intelligente wijze gegevens vastleggen en extraheren uit facturen, ontvangstbewijzen, rekeningen en andere financiële documenten.
• Categoriseren en coderen van transacties op basis van bedrijfsregels.
• Geautomatiseerde goedkeuringsworkflows instellen om interne goedkeuringen te krijgen en uitzonderingen te beheren.
• Betalingen doen in meer dan 45 valuta's wereldwijd, met behulp van ACH, kaart of overboekingen.
• Het afstemmen van alle transacties.
• Naadloze integratie met ERP's of boekhoudsoftware zoals Quickbooks, Sage, Xero en meer.

Afhaal

De automatisering van het betalingsproces kan grote voordelen opleveren voor bedrijven en hun klanten. Het stroomlijnt de betalingsverwerking, vermindert fouten en biedt klanten een breder scala aan betalingsopties. Door technologieën voor betalingsautomatisering toe te passen, zoals door AI aangedreven betalingssystemen, intelligente boekhoudsoftware en mobiele betalingsopties, kunnen bedrijven hun financiële gezondheid verbeteren, de efficiëntie verhogen en de klanttevredenheid verbeteren. Door te investeren in betalingsautomatisering kunnen bedrijven voorop blijven lopen, waardevolle middelen vrijmaken en zich concentreren op hun kerncompetenties.

Aangezien geautomatiseerde betalingsverwerking zich blijft ontwikkelen, zal het ongetwijfeld een steeds crucialere rol spelen in het succes van bedrijven in alle sectoren.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/