중소 기업이 최대 25 일 동안 단일 송장 처리를 완료하려면?

시간이 돈인 세상에서 기업과 고객 모두 시간을 절약하고 효율성을 높이는 번거로움 없는 결제 방법을 찾고 있습니다.

대유행과 새로운 경쟁 환경으로 인해 최근 인기를 얻은 솔루션인 지불 자동화를 도입하십시오. 결제 프로세스를 자동화함으로써 기업과 개인은 시간을 절약하고 오류 위험을 최소화할 수 있습니다.

이 기사에서는 결제 자동화의 장점, 작동 방식, 결제 프로세스를 단순화하고 모든 규모의 비즈니스에서 수익을 높이기 위해 구현할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다. 소기업 소유주이든 대기업의 CFO이든 결제 자동화는 필요한 솔루션이 될 수 있습니다.

결제 자동화란 무엇입니까?

결제 자동화는 결제 관련 데이터를 처리하고 최소한의 인간 개입으로 작업을 수행하는 시스템입니다.

수동 결제 프로세스와 관련된 단점으로 인해 결제 자동화가 필요했습니다. 일반적인 문제에는 인적 오류, 시간 소모적인 작업, 투명성 부족, 보안 위험 및 생산성 저하가 포함됩니다.

결제 프로세스 자동화는 오류 위험을 줄이고 결제 처리 시간을 단축하며 투명성을 개선하고 보안을 강화하며 생산성을 높입니다. 결제 자동화는 더 이상 대기업의 사치가 아니라 모든 규모의 비즈니스에 점점 더 필요해지고 있습니다.

개인 수준에서 지불 자동화에는 신용 카드 청구서, 모기지 지불, 대출 지불 및 저축 예금의 자동 지불이 포함될 수 있습니다.

비즈니스 수준에서 지불 자동화에는 소프트웨어 도구를 사용하여 벤더 지불 프로세스를 관리하고 완료하는 것이 포함됩니다. 여기에는 결제 승인, ACH 이체, 수표, 전신환 및 가상 카드 결제와 같은 다양한 결제 방법을 통한 결제가 포함됩니다.

자동화는 지불 처리 시간을 단축하여 지불이 정확하고 정시에 이루어지도록 합니다. 최고의 자동 결제 서비스는 이러한 프로세스를 원활하게 통합하여 오류 위험을 줄이고 비즈니스 시간과 비용을 절약합니다.

결제 자동화는 어떻게 작동합니까?

대체로 결제 자동화는 세 가지 주요 프로세스로 나눌 수 있습니다.

1. 송장 처리: 기업은 공급업체로부터 받은 제품 또는 서비스에 대해 공급업체로부터 송장을 받습니다. 인보이스는 일반적으로 AP 부서에서 처리되며 일단 통과되면 지불이 승인됩니다.

결제 자동화 시스템은 일반적으로 송장 캡처, 코딩, 검토, 승인, 결제 승인 및 결제 실행을 포함한 다양한 프로세스를 포괄하는 포괄적인 AP 자동화 시스템에 내장되어 있습니다.

2. 결제 승인: 지불 승인 단계에서 자동화는 지불을 시작하기 위해 소프트웨어 내에서 인코딩 규칙을 설정하는 것을 수반할 수 있습니다.

수동 프로세스에서 AP 관리자는 결제 승인자의 검토를 위해 결제 일괄 처리를 제출하고 승인자는 어떤 결제를 해제, 보류 또는 거부할지 결정합니다. 그러나 결제 승인자가 없으면 결제 해제 프로세스가 지연되어 수동 작업에 상당한 장애가 될 수 있습니다.

자동화를 통해 사무실, 집 또는 이동 중 어디에서나 인보이스 결제를 승인하거나 거부할 수 있습니다. 이 단계에서 결제 승인자는 현금을 절약하기 위해 만기일까지 연기하거나 할인을 받기 위해 조기 결제하는 등 결제 일정을 결정할 수도 있습니다.

3. 결제 실행: 자동화 프로세스의 결제 실행 단계에서 승인된 결제가 예약되고 전송됩니다. 결제가 완료되면 세부 정보가 회계 시스템에 다시 동기화되고 인보이스가 결제 완료로 표시됩니다. 또한 결재내역, 송장사본, 영수증, 결제내역 등의 모든 기록이 송장과 연동되어 향후 거래에 대한 조사가 필요한 모든 사람이 관련 정보를 한 곳에서 확인할 수 있습니다.

자동 결제 시스템의 가장 일반적인 방법 중 하나는 ACH 이체입니다. ACH 이체를 사용하는 결제 프로세스에는 수취인이 결제 주문을 작성하여 은행에서 수신하는 결제 절차가 포함됩니다. 발신자 은행은 모든 PO를 컴파일하고 처리를 위해 ACH로 보냅니다. 그런 다음 ACH 운영자는 PO 금액을 승인하고 수취 은행에 릴리스합니다. 이 프로세스를 통해 결제 자동화 서비스는 상당한 인적 개입 없이 결제를 빠르고 정확하게 처리하여 오류 위험을 줄이고 결제 프로세스의 전반적인 효율성을 개선할 수 있습니다.

결제 자동화 유형

결제 자동화는 다양한 형태로 제공될 수 있으며 각각 고유한 이점이 있습니다. 다음은 가장 일반적인 결제 자동화 유형입니다.

1. ACH(자동 교환소) 결제: ACH 결제는 미국 은행 계좌 간 자금의 전자 이체입니다. 이는 특히 급여 또는 공급업체 지불과 같은 반복적인 거래에 대해 지불을 자동화하는 비용 효율적이고 안정적인 방법입니다. ACH 결제는 일괄 처리되므로 전신 송금보다 효율적입니다.
2. 은행 송금 : 전신 송금은 일반적으로 크거나 긴급한 지불을 위해 은행 간에 자금을 전자적으로 이체하는 방법입니다. 전신 송금은 다른 형태의 결제 자동화에 비해 비용과 시간이 많이 소요될 수 있지만 안전하고 신뢰할 수 있습니다.
3. 신용 카드 결제 : 신용 카드 결제는 특히 온라인 거래에서 널리 사용되는 결제 자동화 형식입니다. 신용 카드 결제는 빠르고 안전하며 널리 사용되므로 신속한 구매가 필요한 비즈니스에 이상적인 옵션입니다.
4. 전자 송장: 전자 송장 또는 전자 송장 발행은 우편이 아닌 전자 방식으로 송장을 보내는 프로세스입니다. 전자 송장 발행은 송장 발행 프로세스를 자동화하고 오류를 줄이며 현금 흐름을 개선하여 기업의 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 또한 전자 송장을 통해 기업은 결제를 보다 효율적으로 추적하고 실시간으로 고객과 소통할 수 있습니다.

결제 자동화의 이점

결제 자동화의 주요 이점은 다음과 같습니다.

신속한 지불

자동화된 결제 솔루션은 모든 수준의 거래량을 가진 비즈니스에 신속한 결제를 촉진할 수 있습니다. 송장량이 적은 회사의 경우 자동화 시스템이 표시 자동화가 없는 경우 33%에 비해 24%의 정시 지불이 가능합니다. 마찬가지로 송장의 양이 중간 정도인 기업도 유사한 추세를 경험했습니다. 자동화를 통해 PO 송장의 42%가 정시에 지불된 반면 그렇지 않은 경우는 25%였습니다.

더 높은 수준의 정확도

결제 처리 자동화는 ERP 또는 회계 시스템에 대해 송장 데이터를 검증하고, 오류를 유발하는 수동 프로세스 및 종이 전달을 제거하고, 중복 송장에 플래그를 지정하여 정확성을 향상시킵니다.

공급업체와 내부 이해 관계자 간의 협업이 촉진되고 비즈니스 인텔리전스가 문제 공급업체를 식별하는 데 사용됩니다. 일부 기술 제공업체는 정확성을 보장합니다. 전자 협업은 추적되지 않는 이메일과 전화 통화에 의존하는 수동 방법에 비해 효율적인 오류 해결을 가능하게 합니다. 에 따르면 "AP 자동화의 방법, 이유 및 ROI” 보고서에 따르면 기업의 23%는 자동화를 구현한 결과 중복 청구서가 감소했습니다.

비용 절감

자동 결제 시스템은 조기 결제 할인의 포착률을 높이고 연체 벌금을 줄임으로써 기업에 상당한 비용 이점을 제공합니다. IOFM 벤치마크 대부분의 외상매입금 부서는 모든 조기 지불 할인의 21% 미만을 차지하지만 자동화는 인보이스 승인 주기를 간소화하여 기업이 할인 기간 내에 더 많은 인보이스를 지불할 수 있는 길을 열어줍니다. IOFM 보고서는 또한 매달 5,000개의 인보이스를 처리하는 미지급금 부서가 자동화를 사용하여 매월 $55,650를 절약할 수 있음을 보여줍니다.

생산성 향상

결제 자동화를 통해 회계 전문가는 유동성 계획과 같은 전략적 작업에 집중할 수 있습니다. 또한 풀타임 직원의 필요성을 줄여 생산성과 수익성을 높입니다. 공유 문서에 대한 실시간 공동 작업은 프로세스를 간소화하고 불필요한 지연을 제거하여 원격 작업자의 작업을 더 쉽게 만듭니다. 그 결과 편의성이 향상되고 불만과 분쟁이 줄어들며 보다 평화로운 근무 환경이 조성됩니다. 직원은 미지급금 프로세스의 지속적인 개선에 기여하여 비즈니스의 지속적인 성장에 도움을 줄 수 있습니다.

사기 기회 감소

분산된 수동 결제 프로세스는 가짜 인보이스를 결제할 수 있는 진입점이 여러 개 있고 누가 무엇을 결제하는지에 대한 가시성이 제한되기 때문에 사기에 상당한 취약성을 내포하고 있습니다. 그러나 자동화는 프로세스를 간소화하여 모든 인보이스가 하나의 온라인 시스템을 통해 이동하여 의심스러운 결제를 완벽하게 파악하고 쉽게 식별할 수 있도록 합니다. AP 자동화 솔루션은 내부 사기를 방지하고 계정 도용을 방지하는 직무 분리, 이중 요소 인증 및 포지티브 지불 파일을 포함한 자동화된 지불 제어를 설정합니다. Positive Pay Files는 발행된 수표 파일을 해당 은행으로 매일 전송하여 승인된 지불을 확인할 수 있습니다.

결제 자동화 모범 사례

자동 결제 서비스를 설정하고 구현한다고 해서 회사가 자동으로 혜택을 받을 수 있는 것은 아닙니다. 결제 자동화의 진정한 이점을 얻으려면 구현 및 관리에 대한 모범 사례를 따르는 것이 필수적입니다. 이러한 관행은 비용이 많이 드는 실수를 방지하는 데 도움이 될 뿐만 아니라 회사의 수익에 대한 장기적인 성공과 지속 가능성을 보장합니다. 아래 나열된 몇 가지 모범 사례를 따르면 회사는 효율성을 높이고 비용을 절감하면서 결제를 자동화할 수 있습니다.

1. 규정 준수 보장: 기업은 결제 자동화 프로세스가 PCI DSS(Payment Card Industry Data Security Standard), GDPR(General Data Protection Regulation) 및 AML(Anti-Money Laundering) 규정과 같은 모든 관련 규정을 준수하는지 확인해야 합니다. . 이러한 규정을 준수하면 법적 및 재정적 위험으로부터 비즈니스를 보호할 수 있습니다.
2. 결제 정보 확인: 결제를 시작하기 전에 기업은 수취인 이름, 은행 계좌 번호, 라우팅 번호와 같은 결제 정보의 정확성을 확인해야 합니다. 이렇게 하면 오류를 방지하고 잘못된 수취인에게 결제를 보내는 것을 방지할 수 있습니다.
3. 보안 및 데이터 프라이버시 유지: 지불 자동화 프로세스는 사기, 해킹 및 데이터 침해로부터 보호하기 위한 강력한 보안 조치로 설계되어야 합니다. 여기에는 암호화 구현, 다단계 인증 및 정기적인 액세스 로그 모니터링이 포함됩니다. 기업은 또한 데이터 프라이버시 규정을 준수하고 은행 계좌 정보 및 개인 데이터와 같은 민감한 정보를 보호해야 합니다.
4. 정기적인 프로세스 검토 및 업데이트: 지불 자동화 프로세스는 여전히 효과적이고 효율적이라는 것을 보장하기 위해 정기적으로 검토 및 업데이트되어야 합니다. 여기에는 오류 또는 문제에 대한 모니터링, 워크플로 및 승인 프로세스 검토, 이해 관계자의 피드백 통합이 포함됩니다. 결제 자동화 프로세스를 정기적으로 검토하고 업데이트함으로써 기업은 운영을 지속적으로 개선하고 더 나은 결과를 얻을 수 있습니다.

결제 자동화 여정의 일부인 나노넷

Nanonets에는 사내 오퍼링이 있습니다. 흐름 지불금을 종단 간 자동화합니다. 완벽하게 사용자 지정 가능하면서도 확장 가능한 방식으로 AP 프로세스를 자동화하려는 중소기업에 이상적인 플랫폼입니다.

자동화된 가져오기, 동급 최고의 데이터 추출, 유연한 승인 및 지원되는 모든 지불 옵션을 갖춘 Flow는 재무 기능을 공식화하려는 성장하는 회사에 이상적입니다.

나노넷은 다음과 같은 방법으로 미지급금 프로세스를 자동화하는 데도 도움이 됩니다.

• 이메일, 스캔한 문서, 디지털 파일/이미지, 클라우드 스토리지, ERP, API 등 다양한 소스에서 데이터 가져오기 및 통합
• 송장, 영수증, 청구서 및 기타 재무 문서에서 데이터를 지능적으로 캡처하고 추출합니다.
• 비즈니스 규칙에 따라 트랜잭션을 분류하고 코딩합니다.
• 내부 승인을 받고 예외를 관리하기 위해 자동화된 승인 워크플로를 설정합니다.
• ACH, 카드 또는 전신환을 사용하여 전 세계적으로 45개 이상의 통화로 결제합니다.
• 모든 거래를 조정합니다.
• Quickbooks, Sage, Xero 등과 같은 ERP 또는 회계 소프트웨어와 원활하게 통합됩니다.

가져가

결제 프로세스의 자동화는 기업과 고객에게 큰 혜택을 줄 수 있습니다. 결제 처리를 간소화하고 오류를 줄이며 고객에게 더 넓은 범위의 결제 옵션을 제공합니다. AI 기반 결제 시스템, 지능형 회계 소프트웨어, 모바일 결제 옵션과 같은 결제 자동화 기술을 채택함으로써 기업은 재정 상태를 개선하고 효율성을 높이며 고객 만족도를 높일 수 있습니다. 결제 자동화에 투자함으로써 기업은 앞서 나가고 귀중한 리소스를 확보하며 핵심 역량에 집중할 수 있습니다.

자동화된 결제 처리가 계속 발전함에 따라 의심할 여지없이 모든 산업 분야에서 비즈니스의 성공에 점점 더 중요한 역할을 할 것입니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/what-is-payment-automation/