ビジネスの世界では、お金の問題を追跡することが極めて重要であり、そこで活躍するのが総勘定元帳コード (GL コード) です。これらのコードは、企業が財務を整理し、支出または収益をすべて正確に追跡するのに役立つ秘密のソースであると考えてください。 GL コードは単に物事をきちんと整理するだけのものではありません。より賢明な財務上の決定を下し、納税時間を簡素化し、ビジネスを円滑に進めることが重要です。このガイドでは、GL コードとは何か、企業にとって GL コードが非常に重要である理由、およびそれらを効果的に使用する方法について詳しく説明します。また、チーム内で効率的な GL コーディング プロセスをセットアップする方法や、GL コーディング自動化ソフトウェアについても説明します。

GLコードとは何ですか?

総勘定元帳コード (GL コード) は、企業の総勘定元帳内の金融取引を分類および記録する固有の英数字の文字列です。。これらのコードは企業の財務構造の基本的な構成要素として機能し、取引を収益、費用、資産、負債、資本の個別の勘定科目に分類できるようになります。たとえば、事務用品経費の GL コードを使用すると、事務用品に関連するすべての支出が確実にグループ化され、追跡と分析が容易になります。

なぜ GL コードを使用するのですか?

体系的な組織を通じて、GL コードは企業に次のことを可能にします。

• 財務の正確性と財務基準の遵守を強化する: GL コードを使用すると、金融取引を正確に分類できます。これは、正確な財務報告書を作成するために不可欠です。たとえば、企業は光熱費に特定の GL コードを割り当てることができます。これにより、電気、水道、インターネット サービスの支払いが光熱費として正確に記録されるようになり、企業は運営コストを正確に反映した財務諸表を作成できるようになります。同様に、在庫の購入と販売に個別の GL コードを使用する小売業は、財務分析と税計算の両方にとって重要な数値である売上原価 (COGS) を正確に計算できます。
• 税金の準備を簡素化し、控除を最大限に活用: GL コードを利用すると、納税の手間が軽減されます。経費を適切に分類することで、税額控除の対象となる経費を簡単に特定し、資格のあるすべての控除を確実に申請できるようになります。たとえば、旅費専用の GL コードを使用すると、旅費関連のすべての支出をすばやく集計できるため、これらの控除の請求を見逃すことがなくなります。同様に、設備購入のために GL コードに基づいて記録された経費を確認することで、企業は加速償却方法や第 179 条の控除を利用できることに気づき、それによって課税所得を削減できる可能性があります。この種の組織は大幅な節税につながり、税務申告の誤りのリスクを軽減します。
• 予算管理の改善: GL コードを使用すると、企業は実際の支出と予算を詳細なレベルで比較できます。たとえば、マーケティング費用に GL コードを割り当てると、企業はマーケティング予算のパフォーマンスを綿密に追跡できるようになります。デジタル マーケティング代理店は、GL コード化されたマーケティング カテゴリの経費が常に予算を超えていることに気付いた場合、マーケティング戦略や予算割り当てを調整するために的を絞ったアクションを実行できます。
• 支出の可視性と意思決定を強化する: すべてのトランザクションに一意の GL コードを割り当てることで、組織はさまざまな部門にわたる支出、各トランザクションのサイズ、品目レベルでの詳細な支出データを細心の注意を払って監視できます。したがって、企業は支出パターン、収益性、財務健全性についての洞察を提供する詳細な財務レポートを作成できます。製造会社は、GL コードを使用して、さまざまな生産ラインに関連するコストを追跡する場合があります。これらのコストを分析することは、非効率性や改善すべき領域を特定するのに役立ち、最大の利益を得るためにリソースをどこに割り当てるかについてより適切な戦略的決定につながります。
• 月末締めの効率化: 正確な GL コーディングは、特に月末締めなどの重要な時期における、企業の財務プロセスの効率向上に直接貢献します。各金融取引が最初から適切な GL コードに割り当てられるようにすることで、企業は時間のかかる修正を必要とするエラーの可能性を大幅に削減できます。この精度により、経費の自動統合が可能になり、財務報告の速度を低下させる手動の調整や再分類を最小限に抑えることができます。その結果、クローズプロセスがより高速かつ効率的になり、時間を節約し、他のことに費やすことができます。
• 不正行為のリスクを軽減し、監査への対応を実現: GL コードによって提供される粒度は、企業にとって非常に貴重なセキュリティ層を提供します。各トランザクションが細心の注意を払って分類されると、詐欺や管理ミスなどの問題を示す異常やパターンを発見しやすくなります。たとえば、企業が従業員の払い戻しに固有の GL コードを割り当てている場合、これらの取引を簡単に確認して、異常に高額な取引や確立されたポリシーと矛盾する取引がないかを簡単に確認できます。さらに、監査の場合、GL コードによる取引の詳細な構成により、必要な文書の提供と説明のプロセスが簡素化され、違反に対する罰則や罰金のリスクが軽減されます。このアプローチにより、企業は財務リソースを保護するだけでなく、市場での評判と誠実さを維持することができます。

GLコードを割り当てるにはどうすればよいですか?

一銭一銭が重要で、すべての取引が重要であるビジネスの世界では、総勘定元帳 (GL) コードの設定は単なる作業ではなく、芸術です。会計システムの強力な基盤を築くことの重要性は、どれだけ強調してもしすぎることはありません。そしてこのシステムの中心となるのは?よく計画された GL コード構造。 GL コードの構成と割り当ての技術を習得する方法を詳しく見てみましょう。

GL コードに番号や名前を割り当て始める前に、一歩下がってください。なぜ？なぜなら、GL コード構造を計画することは、建物の設計図を作成することに似ているからです。明確な計画がなければ建設は始まりませんよね？同様に、戦略を立てずに GL コードを設定すると、混乱、非効率性が高まり、将来的には財務報告の悪夢がもたらされます。

1. 全体像から始めます。 まず、金融取引の主なカテゴリを定義します。通常、これらには次のものが含まれます

1. 資産: 企業が所有する経済的価値のあるリソースです。例としては、現金、在庫、設備などが挙げられます。
2. 負債: これらは、ローンや買掛金など、企業が他者に対して負っているものを表します。
3. 株式: 資本は、資産からすべての負債を差し引いた後の所有者の請求を表します。これには利益剰余金や株式も含まれます。
4. 収入: 収益とは、経費が差し引かれる前の、商品またはサービスの販売から得られる収入です。
5. 経費: 経費とは、家賃、光熱費、給与など、収益を得る過程で発生する費用です。

これらのカテゴリは GL コード システムのバックボーンを形成し、すべてのトランザクションを正確に分類できるようにします。

2. 細部を重視しますが、過度の複雑さは避けます: 各メイン カテゴリ内に、ビジネス運営のニュアンスを反映するサブカテゴリを作成します。以下は、潜在的なサブカテゴリーを含むフレームワークの例です。さらに詳しく調べるには、各カテゴリとサブカテゴリをクリックしてください。

資産

負債

株式

収入

経費

各主要カテゴリ内の詳細を受け入れることで、業務運営を正確に反映する堅牢なシステムを作成できます。ただし、過度の複雑化を避けるという原則を忘れないでください。ビジネスの特定のニーズと規模に合わせてサブカテゴリを調整し、GL コード システムが有用かつ管理しやすい状態を維持できるようにします。

3. GL コードを作成します。 コードに番号を付けるには、一貫したロジックを使用してください。これは、特定のカテゴリに特定の範囲を使用することを意味する場合があります (資産には 1000 シリーズ、負債には 2000 など)。 GL コードを設計するときは、次の点を考慮してください。

• 詳細度: 必要な情報の粒度を決定します。詳細は貴重ですが、多すぎるとシステムとユーザーが圧倒されてしまう可能性があります。
• 部門別レベルコード: ビジネスが複数の部門または場所にまたがる場合は、より詳細な追跡とレポートを行うために、これらの区別をコードに組み込むことを検討してください。
• プロジェクトレベルコード: プロジェクトベースで運営されている企業の場合、プロジェクト固有のコードはコストと収益を正確に追跡するのに役立ちます。

4. 包括的な勘定科目表を確立します。 カテゴリ、サブカテゴリ、および GL コードを設定すると、勘定科目表が効果的に作成されたことになります。これは、勘定科目表が最終的にどのようになるかを示すスニペットです。

XYZマニュファクチャリング株式会社
勘定科目一覧表

考え抜かれた GL コード システムにより、あらゆる金融取引を正確に追跡でき、シームレスな監査が容易になり、ビジネス上の意思決定に役立つ実用的な洞察が得られます。それは単に本を整理整頓することだけではありません。それは、優れた財務インテリジェンスを通じて戦略的優位性を獲得することです。

会計ソフトでのGLコードの設定

GL コードを会計ソフトウェアに統合する場合は、金融システムの DNA をプログラミングすることだと考えてください。最新の会計ソフトウェアのほとんどは、このプロセスを簡素化するための使いやすいインターフェイスを提供しています。その方法は次のとおりです。

1. 勘定科目表機能にアクセスします。 まず、ソフトウェアの勘定科目表セクションに移動します。これは通常、設定またはシステム セットアップ メニュー内にあります。ここでは、アカウントとそれに対応する GL コードを表示、追加、編集、削除できます。
2. 新しい GL コードを追加します。 計画した構造に応じて、新しい GL コードの追加を開始します。各コードが一意であり、決定した番号付けロジックと一致していることを確認してください。たとえば、すべての資産勘定科目は数字 1 で始まる場合があります (たとえば、現金の場合は 1010、売掛金の場合は 1020 など)。
3. 入力の説明: 各 GL コードについて、明確かつ簡潔な説明を提供します。この説明は、コードが表すトランザクションの性質を反映する必要があります。このステップは、財務チーム全体での明確さと一貫性を確保するために不可欠です。
4. アカウントの種類を割り当てる: 主要な勘定科目の種類 (資産、負債、資本、収益、費用) に従って各 GL コードを正しく分類します。この分類は、正確な財務報告と分析にとって非常に重要です。
5. セットアップをテストします。 運用を開始する前に、いくつかのトランザクションを入力してテストを実行し、それらが正しい GL アカウントに正確に反映されていることを確認します。この手順は、GL コード設定の問題を特定するのに役立ち、必要な調整を行うことができます。

トランザクションへの GL コードの割り当て

会計ソフトウェアで GL コードを設定したら、次のステップは、発生したトランザクションにこれらのコードを割り当てることです。このプロセスは、組織的で効率的な会計システムを維持するための中核です。このタスクの精度と一貫性を確保する方法は次のとおりです。

1. チームを教育します: 金融取引に関わるすべてのチームメンバーが GL コードの重要性とその使用方法を理解していることを確認します。これには、トレーニング セッションやリファレンス ガイドの作成が含まれる場合があります。
2. ソースドキュメントを確認します。 すべての取引について、ソース文書 (請求書、領収書、銀行取引明細書など) を確認して、適切な GL コードを決定します。トランザクションの性質によって、どの GL コードを使用するかが決まります。
3. 入力トランザクション: 会計ソフトウェアに取引を入力するときは、システムの設定に応じて、ドロップダウン メニューから適切な GL コードを選択するか、手動で入力します。トランザクションの詳細が GL コードの説明と一致していることを確認してください。
4. 定期的な監査: 取引の定期的な監査を実施して、GL コードが正しく使用されていることを確認します。これにより、エラーや不一致を早期に特定し、修正が容易になります。

GLコード割り当てワークフロー

すべてをまとめるために、実際の例を使用してワークフローを説明しましょう。

1. トランザクション識別: あなたの会社は 5,000 ドル相当の事務用品をクレジットで購入します。
2. ソースドキュメントを確認します: 購入の詳細を記載した請求書がサプライヤーからメールの受信箱に届きます。
3. 適切な GL コードを決定する: GL コード構造に基づいて、事務用品を事務経費の GL コードに記録する必要があることを特定します (例: 5060 – 事務用品経費)。
4. 会計ソフトウェアにトランザクションを入力します。
   • ソフトウェアのトランザクション入力ページにアクセスします。
   • 取引日、金額 ($5,000)、およびサプライヤーの詳細を入力します。
   • 事務用品経費の GL コード 5060 を選択または入力します。
   • 購入はクレジットで行われたため、この取引によって作成された負債を表す買掛金の GL コード (例: 2010 – 買掛金) も選択します。
5. 確認して確認します: 取引の詳細と GL コードが正確であることを再確認し、取引を確認するかシステムに保存します。
6. 定期的な調整: 月末に買掛金を調整して、事務用品を含むすべての購入が正確に会計処理され、支払い義務が明確であることを確認します。

ナノネットを使用した GL コーディングの自動化

デジタル時代において、自動化は財務プロセスの効率と正確性を高める鍵となります。 Nanonets のようなツールを活用して総勘定元帳 (GL) コード割り当てワークフローを自動化することで、企業は手作業を大幅に削減し、エラーと遅延を最小限に抑えることができます。

自動ワークフローでの事務用品購入の例をもう一度見てみましょう。

• 請求書の受領と取得: 5,000 ドルの事務用品購入の電子請求書をメール受信箱で受信すると、Nanonets は電子メールから文書を自動的にキャプチャします。

• データ抽出： Nanonets は、OCR (光学式文字認識) と AI を使用して、関連する取引の詳細を請求書から抽出します。
• GLコードの割り当て: GL コードの割り当ては、次の方法で効率的に実行できます。
  • 過去のデータを使ったトレーニング: Nanonets を使用すると、金融取引を認識して分類するための機械学習モデルをトレーニングできます。これには、歴史的に正しい GL コードでタグ付けされた過去の財務書類と取引をアップロードすることが含まれます。モデルはこれらの例から学習して、新しいトランザクションの GL コードを正確に予測します。

• すぐに使える Gen AI: Nanonets GenAI を使用することで、当社のソフトウェアは人間の理解を模倣した方法で財務書類のテキストを解釈できます。これにより、トランザクションの詳細があいまいまたはまばらな場合でも、複雑な推論を適用して GL コードを正確に割り当てるために、関連する情報、コンテキスト、およびセマンティクスを抽出できます。

• レビューと検証: 金額が事前定義されたしきい値を超えているため、トランザクションにはクイックレビューのフラグが立てられます。詳細を確認した後、財務チームは GL コードの割り当てを承認します。

• 会計ソフトウェアへの投稿と他のアプリとのデータの同期: 割り当てられた GL コードを備えた検証済みのトランザクションは、会計ソフトウェアに自動的にアップロードされます。買掛金勘定科目と事務用品費勘定科目は、手動でデータを入力しなくても、それに応じて更新されます。

• 自動調整: Nanonets を銀行取引明細書や総勘定元帳のデータと統合すると、帳簿が即座に照合され、不一致が特定され、月末の帳簿を閉じるのにかかる時間が 90% 短縮されます。

まとめ

企業財務の複雑なダンスの中で、総勘定元帳コード (GL コード) は、単なる方法論的なステップとしてではなく、財務の透明性と戦略的洞察に向けた変革的な飛躍として登場します。これらの英数字キーは、企業が金融取引の複雑さを正確にナビゲートできる可能性を解き放ち、企業の財務健全性の向上に向けて、あらゆるペニーの行程が確実に追跡、分類、分析されるようにします。

GL コードの本質は単なる組織を超えています。それは、ビジネスの財務構造にインテリジェンスの層を組み込むことです。これらのコードをすべての取引に細心の注意を払って割り当てることで、企業は財務の正確性の向上、税務準備の合理化、および堅牢な予算管理への道筋を明らかにすることができます。この明確さにより、戦略的意思決定が推測ではなくデータに基づいて行われる環境が促進され、財務上の課題や機会に直面しても企業が機敏に方向転換できるようになります。

さらに、Nanonets のような自動化ツールの力で補完された会計ソフトウェアへの GL コードの統合は、財務プロセスが効率的であるだけでなく回復力のある未来への飛躍を表しています。このデジタル変革により、チームの手作業の負担が軽減され、エラーや不正行為から保護しながら、ビジネスを前進させる戦略的なタスクに集中できるようになります。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/general-ledger-codes-and-gl-code-automation/