注文入力の自動化は企業にとって救世主となる可能性があります。
これを想像してください: 今はシーズン末のセールで、ウェブサイトには注文が殺到しています。しかし、混乱ではなく、最小限の手動介入で注文が自動的に取得され、詳細が検証され、在庫がチェックされるため、静けさが漂っています。
このタイプのシームレスは 販売注文の処理 ワークフローは空想ではありません。これは、自動注文処理によって実現できます。この記事では、注文入力の自動化とは何か、その仕組み、実装方法について説明します。また、注文管理プロセスを高速化できる注文自動化の例も検討します。
注文入力の自動化とは何ですか?
オーダーエントリー自動化は、顧客の注文の受信、入力、処理を自動化するテクノロジーです。 を最適化します。 注文から入金までのサイクル、始まる 注文の取り込み 電子メール、ソーシャル プラットフォーム、オンライン ストア、モバイル アプリなどのさまざまな販売チャネルから EDI、アグリゲータ、およびウェブサイト。
顧客の注文が検証されると、エラーが特定されて修正され、注文の詳細が CRM (顧客関係管理) または ERP (エンタープライズ リソース プランニング) システムにエクスポートされます。の 注文処理システム インベントリを自動的に更新し、 販売注文と請求書、出荷の準備と追跡を行います。
2020 マッキンゼー調査 自動化によりコストが 10 ～ 15% 削減され、注文処理時間が 2 ～ 3 日から 1 ～ 2 時間に短縮されたことがわかりました。 自動注文処理システムにより注文プロセスが合理化され、手作業が最小限に抑えられ、効率が最適化されます。
注文入力の自動化はどのように機能しますか?
自動注文処理システムは、光学式文字認識 (OCR)、人工知能 (AI)、統合ワークフロー自動化を組み合わせて、注文の入力と処理を完全に自動化し、ワークロードを大幅に軽減および合理化します。
このワークフローの自動化を理解したり実装したりするのに、技術的な専門家である必要はありません。受注処理を細分化し、処理システムの導入による潜在的な影響を分析してみましょう。
1.注文の取り込み
顧客から注文を受け取るたびに、その注文は自動注文処理システムによって取り込まれます。これは、電子メール、EDI、オンライン ストア、Instagram、または Typeform エントリなどのさまざまなチャネルから行うことができます。確認する必要があるのは、システムが注文流入チャネルと適切に統合されていることだけです。
2. 注文の検証
事前定義された条件を使用して顧客の注文を検証します。たとえば、特定の制限を超える注文やクレジット支払いを伴うすべての注文は、手動レビューのためにルーティングされます。これにより、注文処理の遅延を防ぐことができます。 注文自動化システムは、SKU の不一致や数量の誤りから顧客の詳細の誤りに至るまで、エラーにフラグを立てることもできます。
3.注文処理
検証とエラー修正の後、システムは注文を処理し、販売注文を生成し、在庫を更新し、 請求書、必要に応じて出荷を開始します。プロセス全体が自動化され、効率と正確性が保証されます。
4. オーダーピッキング
ロボット工学と人工知能を活用した自動注文ピッキングにより、製品の選択と発送が迅速化および洗練され、効率が向上し、配送が迅速化され、エラーが減少して、より良い顧客エクスペリエンスが提供されます。
5.出荷追跡
一部の注文処理システムは出荷追跡を処理し、注文ステータスをリアルタイムで更新する場合もあります。各出荷を手動で追跡しなくても、顧客に注文ステータスを常に知らせることができます。
6.データのエクスポート
要求された数量、品目名、請求書の詳細などのすべての注文データ ITN番号、注文管理システムまたは ERP システムに自動的に送信および同期して、正確で最新の記録を確保できます。
注文の自動化には、包括的なプロセス管理のためにワークフロー自動化ソフトウェア、ERP システム、CRM、在庫システムなどの複数のプラットフォームが関与する場合もあれば、特定の業界や企業規模に合わせて調整された特殊なスタンドアロン ツールである場合もあります。正確な設定は、選択したソフトウェアとビジネス要件によって異なります。
手動注文入力の問題
米国の小売業務のサプライチェーンの正確性は、 視聴者の３８%が 平均して。このように正確性が低いのは、手動による注文入力が原因であることがよくあります。注文の少ない新興企業ではうまくいくかもしれませんが、ビジネスが拡大するにつれて、手動入力はデータや通信エラーなどの重大な問題を引き起こし、顧客体験や成功を損なう可能性があります。
手動注文入力に伴う主な課題を確認してみましょう。
| 課題 | インパクト | マイナスの影響 |
|---|---|---|
| ワークフローの中断 | 手動入力では、承認と注文の確認のために常に一時停止する必要があります。 | 遅延や期限の遵守につながり、全体的な効率とスループットが妨げられます。 |
| スタッフの燃え尽き症候群 | チームは大量の注文に圧倒され、疲弊してしまいます。 | スタッフの健康状態は悪化し、エラー率は増加し、顧客サービスの品質と収益は低下します。 |
| 処理時間の延長 | 受け取りから発送までの各手動ステップは時間がかかり、労力がかかります。 | ピーク時のボトルネック、履行の遅れ、ビジネス損失の可能性。 |
| 承認とルーティングの遅延 | 手動による承認や明確なルーティングの欠如により速度低下が生じます。 | 注文ライフサイクルの非効率性、支払いサイクルの延長、サプライチェーン運営の緊張。 |
| データエラー | 人間による入力では、単純なタイプミスから重大なデータの不一致まで、間違いが発生しやすくなります。 | 不完全な注文処理により、請求書発行の問題、出荷エラー、顧客の不満につながります。 |
| 注文追跡における課題 | 注文を手動で追跡すると混乱する可能性があり、書類やシステムを介したナビゲーションが必要になります。 | その結果、注文状況が不透明になり、顧客からの問い合わせが増加し、遅延による不満が生じます。 |
ビジネスの成長には効率的なプロセスが必要ですが、手動による注文入力はそうではありません。これは時間がかかり、エラーが発生しやすく、現代のビジネスが注文を正常に処理するために必要なレベルの可視性と制御を提供しません。
注文自動化のメリット
注文管理チームは、自動注文処理に切り替えてくれたことに感謝するでしょう。サプライチェーン管理者の 67.4% が依然として Excel スプレッドシートを管理ツールとして使用しているため、これで十分だと考えるのは簡単です。
しかし、それはもっと良いかもしれません。注文の自動化には、手動システムの快適さと使いやすさをはるかに上回る多くの利点があります。
1. 顧客満足度の向上: 自動化を早期に導入した企業は、顧客とのやり取りや満足度が向上するとともに、効率が 10 ～ 15% 向上し、売上が最大 10% 増加しました。自動化により、企業は注文をより迅速かつ正確に処理できるようになり、販売とカスタマー サクセスのパフォーマンスの向上につながります。
2. エラー率を削減します。 注文管理タスクの 50% は高度に自動化可能であり、人的エラーのリスクが軽減されます。 これにより、正確かつタイムリーな注文が得られ、顧客サービスの向上と返品の減少につながります。
3. ビジネスの拡張性を強化します。 自動注文入力により、企業は既存のスタッフでより多くの注文を処理できるようになり、コストを増加させることなく成長を促進できます。さらに、注文処理の自動化によりタイムリーかつ正確な配送が保証され、顧客満足度とブランドに対する信頼が高まります。
4. 在庫管理の補助: 中小企業の 43% は在庫を追跡していません。 自動注文入力を使用すると、在庫をリアルタイムで更新できるため、商品の過剰販売または過小販売の可能性が減り、全体的な在庫管理が向上します。
5. 時間を節約し、注文速度を向上させます。 自動化により、コストが 10 ～ 15% 削減され、処理時間が XNUMX ～ XNUMX 日から XNUMX ～ XNUMX 時間に短縮されました。これは、企業が注文から入金までのサイクルを最適化し、納期の短縮と顧客の満足度の向上を保証できることを意味します。
注文入力を自動化することで誰が利益を得られるのでしょうか?
注文入力の自動化は、業界に関係なく、企業内のさまざまな役割にメリットをもたらします。 業務に何らかの形で注文の管理が含まれる場合、注文入力の自動化により効率と精度が大幅に向上します。
以下に、さまざまな職務が注文入力の自動化からどのようなメリットを得ることができるかを示す例をいくつか示します。
| 職種 | 彼らはそれからどのような恩恵を受けるのでしょうか? |
|---|---|
| 販売チーム | – 注文入力の自動化 – 注文ステータスの追跡 – 顧客詳細の更新 – 未履行注文のフォローアップ |
| 会計 | – 注文に関連する請求書発行の自動化 – 支払いステータスによるCRMの更新 – 売上収益の追跡と調整 |
| 在庫管理 | – 注文に基づいた在庫更新の自動化 – 在庫レベルの追跡と再入荷アラート – 注文の返品と返金の管理 |
| 顧客サービス | – 顧客からの問い合わせに対する注文状況の監視 – 注文更新のための通信の自動化 – 注文に関する顧客フィードバックの管理 |
| eコマースマネージャー | – 注文処理の自動化 – 売上の追跡 – 顧客レビューの管理 – 請求失敗および返品への対処 |
| サプライチェーン管理 | – サプライヤーから顧客までの注文追跡の自動化 – サプライヤーとの関係と注文の管理 – 配達時間の追跡 |
| 調達マネージャー | – 在庫ニーズに基づいた発注書の自動化 – サプライヤーのパフォーマンスの追跡 – サプライヤーとの関係を管理し、商品の納期厳守を確保する |
💡
注文管理の自動化により、販売、フルフィルメント、顧客サービス間のシームレスな移行が保証され、統一された運用ワークフローが作成されます。
注文入力の自動化の例とアイデア
注文の自動化を始めるのは気が遠くなるかもしれません。コーディング経験が必要かどうか、既存のワークフローを混乱させる可能性があるかどうか、既存の他のシステムと統合できるかどうかなど、いくつかの疑問が頭に浮かぶかもしれません。
これらの懸念を払拭し、注文入力の自動化を実装する方法の実践的な例をいくつか見てみましょう。
| 具体的な問題点 | 使用するツール | 問題をどのように解決するか | 最終結果 |
|---|---|---|---|
| システムへの注文入力に無駄な時間がかかる | OCR と AI を活用したデータ抽出 | データを自動的に抽出して入力します | 迅速かつ正確な注文入力とスタッフの時間の解放 |
| 手動更新による不正確な在庫数 | 自動化された在庫管理システム | 注文データを同期して在庫をリアルタイムで調整します | 正確な在庫レベル、在庫の不一致の減少 |
| 注文検証の遅延がボトルネックを引き起こす | ERP の自動検証プロトコル | 注文を在庫と即時にチェックして検証します | 合理化された注文検証、ボトルネックの軽減 |
| フルフィルメントのための注文の手動ルーティングに時間がかかる | ルールベースのワークフロー自動化 | 注文を適切なチャネルに自動的にルーティングします | 効率的なフルフィルメントプロセス |
| 注文状況を知らされていない顧客 | 自動SMS/電子メール通知システム | 注文の進捗状況を顧客に積極的に更新します | 顧客満足度の向上、サービスコールの減少 |
| 返品の面倒な手動処理 | 自動返品処理ソフトウェア | 返品処理の標準化と迅速化 | 返品の迅速な解決、顧客の信頼の向上 |
| 販売と会計全体で一貫性のないデータ | リアルタイムのデータ同期を備えた統合 CRM/ERP | すべてのビジネス領域にわたって均一なデータを確保 | 意思決定のための一貫した信頼できる情報 |
| 出荷ラベルの不正確な手動作成 | ラベル自動化機能を備えた出荷ソフトウェア | 検証された注文データに基づいて配送ラベルを生成します | エラーのない出荷、返品率の低下 |
| 手動による請求書発行はエラーや漏れが発生しやすい | 自動化された請求書発行および財務システム | 注文から情報を自動的に抽出し、正確な請求書を生成します | タイムリーかつ正確な請求、より良いキャッシュ フロー管理 |
| 追跡エラーによる注文の問題の見落とし | 統合された注文追跡と発券 | 問題を検出し、サポート チケットを自動的に作成します | 迅速なサポート対応、顧客エクスペリエンスの向上 |
電子メール、Google ドライブ、Dropbox、Sharepoint — これらすべてのプラットフォームは、PDF、画像、またはスキャンした注文での受信注文のソースになる可能性があります。ナノネットを使用すると、次のことが可能になります 自動的に抽出する 注文番号、顧客名、製品の詳細、数量などの重要な詳細をこれらの文書から直接取得します。
これを設定するには、コーディングの経験やコンピューター サイエンスの学位は必要ありません。 あなたがしなければならないのは、ソースを選択し、いくつかのサンプル注文で AI モデルをトレーニングし、あとは AI モデルに任せるだけです。 このデータを CRM または注文管理システムにエクスポートすると、注文の追跡と管理が容易になります。
2. データ検証と承認ルーティングを自動化する
注文の正確性を確保することは重要ですが、手動によるデータ検証は時間がかかり、エラーが発生しやすい可能性があります。 Nanonets のインテリジェントな文書処理により、注文の詳細を在庫や顧客情報と照合して自動的に検証し、さらなる調査のために異常のフラグを立てることができます。
また、無効または不完全な情報を含む注文に対処する事前定義ルールを設定し、レビューと承認のために適切なチームまたは担当者に自動的に転送することもできます。
検証が完了すると、注文は承認を受けるために適切な部門または担当者に自動的に転送されます。 複数の承認者がいる場合、システムは事前に設定されたルールに基づいて複数レベルの承認を管理し、必要に応じてエスカレーションできます。 これにより、手動によるフォローアップが不要になり、遅延が軽減され、スムーズで効率的な注文処理プロセスが保証されます。
3. ビジネス システム間のシームレスなデータ フローを促進する
データがサイロ化するとプロセスが遅くなり、運用の全体像を把握することが難しくなります。 Nanonets を使用すると、CRM、ERP、注文管理システムなどのさまざまなビジネス システム間のデータ フローを自動化できます。 これにより、注文の詳細、在庫レベル、顧客情報のリアルタイムの可視性と管理が確保され、意思決定と業務効率が向上します。
たとえば、新しい注文が届くと、Nanonets は関連するすべての詳細を自動的に抽出し、情報を検証して、API 経由で ERP、CRM、および注文管理システムに注文をプッシュできます。 また、システム内の注文記録に補足文書を添付することもできるため、関係者全員が注文のステータスと詳細を完全に把握できるようになります。
4. フォーム送信を自動注文入力に変える
Webflow、WordPress、Shopify、またはその他のプラットフォームを使用しているかどうかに関係なく、Nanonets を使用してフォーム送信を自動注文入力に変えることができます。 Nanonets が Zapier と統合は、異なる Web アプリ間のタスクを自動化する強力なツールで、フォーム送信からデータを自動的に抽出して処理するワークフローを作成できます。
Zapier は 6,000 を超える統合を提供し、Nanonet と使用する他のほぼすべてのプラットフォーム間のワークフローを自動化できます。たとえば、顧客が Webflow Web サイトで注文フォームを送信すると、Nanonets は注文の詳細を自動的に抽出し、CRM または注文管理システムにプッシュできます。これにより、注文入力プロセスが合理化され、データの正確性が確保され、手動でのデータ入力が削減されます。
販売レシートは、物理的であれデジタルであれ、Nanonets が自動化に役立つもう XNUMX つのデータ ソースです。 これは、オンラインおよびオフラインの販売チャネルを持つ企業にとって特に役立つ可能性があります。
Nanonets OCR を使用すると、レシートから商品コード、数量、日付、合計金額などのデータを自動的に抽出できます。 この情報は注文管理システムまたは会計システムに自動的に入力されるため、手動でデータを入力する必要がなくなり、エラーのリスクが軽減されます。
さらに、これらの売上受領書をシステム内の対応する注文と照合するワークフローを設定して、すべての売上が正しく計上されるようにすることができます。
6. 注文の追跡と更新を自動化する
顧客に注文状況を常に知らせることで、顧客エクスペリエンスが向上し、顧客サービスへの問い合わせが減ります。 Nanonets と Zapier を使用すると、注文追跡と更新通知を自動化できます。
たとえば、注文が行われると、Nanonets は必要な詳細を抽出し、注文管理システムで注文を作成できます。 システム内で注文が出荷済みまたは配達済みとしてマークされると、Zapier を使用して、更新されたステータスを示す電子メールまたは SMS 通知を顧客に送信できます。 これにより、顧客は注文ステータスを常に把握できるようになります。
7. 配信スケジュールとタスク作成を合理化する
配送が注文処理プロセスの一部である場合、e コマース プラットフォームを配送管理ツールと統合するとメリットが得られます。 このようにして、新しい注文に基づいて配送タスクの作成を自動化し、場所、配送量、利用可能な配送担当者に基づいて最適にスケジュールを設定できます。
小売店での注文入力の例を見てみましょう。新しい注文が入るたびに、Zapier を使用して、Nanonets をトリガーして必要な配達の詳細をすべて抽出するワークフローを作成できます。これらの詳細は配信管理ツールに自動的にプッシュされ、新しいタスクが作成されます。このツールは、現在の注文量と他の保留中の配送の場所に基づいて配送ルートを最適化し、配送効率を大幅に向上させます。
8. 請求書の作成と売掛金の管理を簡素化する
請求書と売掛金の管理は、特に顧客にクレジットを提供する場合、注文プロセスの重要な部分です。 ワークフローの自動化を使用すると、注文の詳細に基づいて請求書の作成を自動化し、支払いステータスを追跡することもできます。
たとえば、注文の支払いを受け取ると、Nanonets は製品リスト、価格、顧客情報などの重要な詳細を抽出できます。 その後、Zapier ワークフローを設定して、QuickBooks で請求書を作成できます。 これにより、時間が節約されるだけでなく、財務記録の正確性も保証されます。 さらに、顧客への支払いリマインダーを自動化できるため、キャッシュ フローを効率的に管理できます。
9. 注文の精度を高め、返品を減らす
注文処理におけるエラーは、誤った出荷につながり、その結果、顧客の返品につながる可能性があります。ワークフローの自動化を活用し、Nanonets を注文管理システムと統合することで、エラーを大幅に減らすことができます。
たとえば、Nanonets は注文フォームから注文の詳細を抽出し、販売注文を生成したりシステムに情報を入力したりする前に、この情報を検証できます。これにより、不一致やエラーを早期に特定して修正できるため、誤った注文が処理されるのを防ぐことができます。これにより、エラーによる返品の可能性が減り、時間とリソースが節約されます。
10. 失敗した注文プロセスに対する新しいサポート チケットを作成する
注文プロセスに失敗した場合、顧客満足度を確保するには迅速な解決が重要です。 これには、サポート チームへの即時の通知が必要になります。 Zapier を使用すると、このプロセスを自動化できます。
たとえば、注文が正しく処理されなかった場合、Shopify または Webflow を設定してトリガーを発生させることができます。これにより、Zapier ワークフローがアクティブになり、Nanonets に失敗した注文から詳細を抽出するよう指示できます。これらの詳細を使用して、Zendesk や Intercom などのカスタマー サービス プラットフォームで新しいチケットを自動的に作成できます。チケットには顧客の情報、注文の詳細、問題の説明を含めることができるため、サポート チームは問題を迅速に特定して解決できます。
企業が注文入力の自動化を使用して効率、精度、顧客満足度を向上させる方法は他にもたくさんあります。 ここで重要なのは、適切なプラットフォームを接続し、適切なワークフローを設定することです。 適切に組み合わせれば、注文プロセスのほぼすべての部分を自動化でき、チームはビジネスの成長を促進する、より戦略的なタスクに集中できるようになります。
最終的な考え
注文入力の自動化は変革をもたらします。画期的なことのようには思えないかもしれませんが、販売注文の処理と注文から入金までのサイクルに与える影響はかなり大きいです。このガイドがその可能性を明らかにしていただければ幸いです。
小規模から始めて、その後スケールアップしてください。 特にビジネス システムが Nanonets や Zapier などのツールを通じてシームレスに統合できる場合、その可能性は本当に無限です。
カスタマイズが重要であることは注目に値します。ビジネスに最適なソリューションは、特定のニーズと業務によって異なります。さまざまなワークフローやツールを試してみることを躊躇しないでください。ビジネスに最も利益をもたらすものを常に優先してください。
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- 情報源： https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
