Quá trình vận chuyển tại kho là nơi sản phẩm của bạn cuối cùng rời khỏi tay bạn và đến tay khách hàng. Đó là đỉnh cao của tất cả những nỗ lực kho hàng trước đây của bạn—và là điểm quyết định tiềm năng đối với sự hài lòng của khách hàng. Quy trình vận chuyển không hiệu quả hoặc dễ xảy ra lỗi có thể dẫn đến việc giao hàng trễ, khách hàng không hài lòng và gây thiệt hại cho lợi nhuận của bạn.

Hướng dẫn này trình bày các bước chính trong quy trình vận chuyển tại kho, từ nhận đơn hàng đến lựa chọn nhà vận chuyển. Bạn sẽ học cách tối ưu hóa từng giai đoạn để đạt hiệu quả tối đa, giảm các lỗi gây tốn kém và đảm bảo sản phẩm của bạn đến đích một cách nhanh chóng và an toàn. Cho dù bạn đang tìm cách hợp lý hóa các hoạt động vận chuyển hiện tại của mình hay xây dựng một quy trình mạnh mẽ ngay từ đầu, những thông tin chuyên sâu này sẽ giúp bạn thành công.

Mục tiêu của vận chuyển kho bãi

Điều quan trọng cần nhớ là việc vận chuyển chỉ được coi là thành công nếu đúng đơn hàng được sắp xếp và xếp hàng, gửi đến đúng khách hàng thông qua đúng phương thức vận chuyển và giao hàng đúng hẹn.

Vì vận chuyển là quy trình lưu kho cuối cùng nên điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các quy trình trước đó đều có tác động trực tiếp đến hiệu suất và hiệu quả của nó. Chúng ta hãy xem qua các quy trình trước đó và những quy trình bao gồm nó. Tiếp theo chúng ta cũng sẽ tìm hiểu cách chúng tôi có thể tối ưu hóa từng quy trình này.

Thứ tự

Nếu bạn cần xử lý đơn đặt hàng từ khách hàng, việc giao tiếp là điều tối quan trọng. Để tránh thông tin sai lệch và giảm chi phí, chúng tôi khuyên bạn nên cung cấp cho khách hàng một cổng thông tin trực tuyến để xem hàng tồn kho của họ, chọn các mặt hàng họ muốn vận chuyển và gửi đơn đặt hàng để xử lý.

Sau khi khách hàng đặt hàng, hệ thống phải tạo danh sách chọn hàng và/hoặc hướng dẫn chất hàng với các mặt hàng mà khách hàng đã chọn. Hệ thống cũng nên cung cấp các trường đặc biệt để khách hàng nhập hướng dẫn chi tiết nếu cần, ví dụ: hướng dẫn đóng gói lại.

Mặc dù cổng thông tin sẽ giúp giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến quá trình đặt hàng nhưng các hình thức liên lạc trực tiếp khác như điện thoại, email và tin nhắn cũng sẽ có sẵn. Tuy nhiên, hãy yêu cầu khách hàng của bạn đặt hàng qua cổng trực tuyến càng nhiều càng tốt. Điều này sẽ làm giảm sai sót trong khi tăng hiệu quả và trách nhiệm giải trình.

Quy trình Lưu trữ & Chọn hàng—Công nghệ và Phương pháp Phù hợp

Sản phẩm quá trình bỏ đi có vẻ quá xa so với vấn đề vận chuyển. Tuy nhiên, vị trí của hàng hóa có ảnh hưởng rất lớn đến việc vận chuyển. Nếu hàng hóa được sắp xếp hợp lý có tính đến tần suất đặt hàng, thời gian giao hàng có thể được rút ngắn một cách hiệu quả, do đó việc vận chuyển trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

Đặt hàng thường đặt ở vị trí thuận tiện nhất, hàng thỉnh thoảng đặt xa hơn một chút, và hàng ít đặt xa hơn vẫn giúp giảm thời gian lấy hàng – Xem lại phân tích ABC tại đây.

Hiệu quả chọn hàng có thể đạt được bằng cách triển khai phương pháp và công nghệ chọn hàng phù hợp. Việc sử dụng công nghệ thiết bị đeo và di động có thể đẩy nhanh quy trình bằng cách cho phép người nhặt hàng tự do di chuyển trong kho trong khi Bộ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) cho họ biết chính xác nơi hàng hóa được cất giữ.

Để tìm hiểu thêm về cách tối ưu hóa quy trình kho này, hãy đọc blog trước của chúng tôi: Tối ưu hóa quy trình chọn kho.

Chỉ những nhóm chọn mang lại độ chính xác hơn 99.9% mới không cần kiểm tra.

Những người còn lại cần kiểm tra cho đến khi đạt được con số này. Nếu bạn để điều này trượt, bạn có thể mất độ chính xác.

Quy trình đóng gói và dán nhãn—Tự động hóa

Việc đóng gói diễn ra ngay trước khi vận chuyển và do đó ảnh hưởng rất lớn đến việc vận chuyển sau này. Đây là cách bạn có thể tăng hiệu quả luồng quy trình kho trong trường hợp này:

Trường hợp là các mặt hàng riêng lẻ:

Khi thực hiện từng đơn hàng một, bạn nên đóng gói và dán nhãn chúng ngay lập tức—ở đây, máy in di động rất hữu ích. Là một biện pháp bổ sung, bạn cũng có thể muốn chèn tài liệu và hóa đơn khi đóng gói từng đơn hàng.

Nếu có khả năng bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, hãy bổ sung các vật liệu đóng gói bảo vệ như pallet xốp, polystyrene, túi chứa đầy không khí, bọc bong bóng, giấy vụn, v.v. Bạn cũng có thể muốn có nhân viên thực hiện kiểm soát chất lượng nếu có tiền sử hư hỏng người hái làm hư hỏng hàng hóa.

Vì đây là hoạt động làm tăng thời gian vận chuyển,

Sự đánh đổi là giữa thực hiện thủ công và tự động hóa. 

Nếu chi phí thời gian bị mất vượt quá chi phí lắp đặt và vận hành các máy đóng gói như máy dựng thùng carton và rô-bốt đóng gói, tự động hóa chắc chắn là câu trả lời. 

Trường hợp lấy hàng loạt:

Lấy hàng theo lô không cho phép đóng gói, dán nhãn như trường hợp lấy hàng riêng lẻ. Phương pháp này sẽ yêu cầu bạn tách từng đơn hàng và kiểm tra độ chính xác trong giai đoạn đóng gói.

Tại đây, danh sách lấy hàng và/hoặc hướng dẫn xếp hàng liệt kê các sản phẩm được liên kết với một đơn đặt hàng và mã vạch để so sánh những gì đang được chọn với những gì đã được đặt hàng có thể làm giảm đáng kể vấn đề vận chuyển nhầm mặt hàng và/hoặc sai số lượng.

Sau khi các đơn đặt hàng đã được kiểm tra độ chính xác, chúng sẽ được đóng gói vào thùng carton (tùy thuộc vào độ dễ vỡ, sẽ thêm bao bì bảo vệ) và dán nhãn. Một lần nhặt và đóng gói các hoạt động đã được thực hiện mà không có lỗi, đến lượt chính quá trình vận chuyển.

Quy trình vận chuyển

Tại đây, bạn thực hiện các biện pháp cuối cùng để chỉ định phương thức vận chuyển và chuẩn bị các đơn hàng vận chuyển phù hợp. Điêu nay bao gôm:

Cân và đo kích thước:

Đối với một số nhà kho và trung tâm phân phối, việc tiếp theo là đo trọng lượng và kích thước. Trong trường hợp bưu kiện, dù là kiện hàng đơn lẻ hay thùng carton hợp nhất, một số nhà kho hoặc trung tâm phân phối đều phải ghi lại trọng lượng và kích thước trên nhãn.

Để thực hiện việc này một cách hiệu quả đồng thời giảm khả năng xảy ra lỗi, bạn nên triển khai thang đo nội tuyến & dung dịch máy đo kích thước được tích hợp hoàn toàn với Hệ thống quản lý kho (WMS). Khi hàng hóa di chuyển xuống băng tải, trọng lượng và kích thước sẽ tự động được ghi lại trong WMS mà không làm dừng dòng hàng hóa.

Nếu bạn đang xem xét đầu tư vào một hệ thống đo kích thước, đây là 8 yếu tố cần xem xét trước khi sử dụng máy đo kích thước bưu kiện.

Tài liệu:

Trong trường hợp không có tài liệu bắt buộc (sẽ khác nhau tùy từng trường hợp), lô hàng có thể bị đình trệ. Tùy thuộc vào tính chất của lô hàng, dưới đây là một số tài liệu bạn có thể cần:

• Chứng từ hàng hóa
• Nhãn Lô hàng
• Vận đơn
• Giấy chứng nhận xuất xứ
• Thông báo vận chuyển nâng cao
• Tờ khai xuất khẩu từ người gửi hàng
• Giấy phép xuất khẩu
• Giấy chứng nhận kiểm định
• Giấy chứng nhận bảo hiểm
• Hóa đơn

Nếu bất kỳ tài liệu nào trong số này được yêu cầu, thì việc có một WMS có khả năng sản xuất tài liệu đó hoặc có sẵn tài liệu/sẵn sàng sử dụng là rất quan trọng.

Tải:

Cơ sở cho một quá trình tải hiệu quả là một chiến lược tải được lên kế hoạch tốt. Thông qua việc tiêu chuẩn hóa hàng hóa hoặc WMS có thể tạo ra hướng dẫn xếp hàng để vận chuyển, nhân viên phải có hướng dẫn xếp hàng rõ ràng về cách xếp hàng đúng cách.

Bạn nên dựa vào WMS để đưa ra những hướng dẫn như vậy vì chúng thường xem xét các ràng buộc và đặc điểm của gói hàng như trọng lượng, kích thước, độ nguy hiểm, độ dễ vỡ, v.v.

Để làm cho điều này trở nên chính xác, hãy sử dụng phần mềm giúp bạn cấu hình pallet, lập kế hoạch công-te-nơ và chất hàng trên xe moóc để đảm bảo sử dụng tối ưu không gian và tài nguyên.

Một phương pháp tốt nhất khác không yêu cầu sự tham gia của hệ thống nhưng có thể đẩy nhanh quá trình lưu kho là sắp xếp hàng hóa sẵn sàng để vận chuyển ở các khu vực được xác định trước (xếp hàng hoặc khu vực dàn hàng) càng gần bến vận chuyển càng tốt.

Ngoài ra, người quản lý kho cần đảm bảo có đủ nhân lực và thiết bị cần thiết để thực hiện nhiệm vụ bốc hàng.

Nên tách riêng các bến tiếp nhận và vận chuyển, nhưng nếu không thể, người quản lý kho phải lên lịch cho hai quy trình riêng biệt theo cách ngăn ngừa tắc nghẽn và nhầm lẫn tại các bến cảng.

Các phương pháp hay nhất về quy trình vận chuyển kho hàng

• Đảm bảo rằng việc lấy hàng và tài liệu được thực hiện tốt trước thời điểm vận chuyển.

• Lên lịch nhận và chuyển hàng theo ca khác nhau (sáng–tối).

• Nếu sản lượng của bạn rất cao và bạn vận chuyển nhiều lần trong ngày thì tốt nhất bạn nên có một hệ thống kê khai hỗ trợ tất cả các phương thức vận tải mà bạn sử dụng để vận chuyển.

• Công nghệ kho bãi dựa trên logic để vận chuyển có thể giảm đáng kể chi phí bằng cách xác định phương thức vận chuyển và vận chuyển tối ưu nhất để vận chuyển bất kỳ đơn hàng nào. Logic phức tạp cũng có thể cho phép bạn đưa ra những lựa chọn thông minh trong trường hợp sóng mang và/hoặc phương pháp không tốn kém nhưng không hiệu quả.

• Luôn giữ cho bến tàu sạch sẽ và gọn gàng, đồng thời tránh để nhân viên không liên quan đến quy trình này đến khu vực này khi quá trình vận chuyển đang diễn ra.

Như chúng ta đã thấy, việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển có mối tương quan chặt chẽ với cách diễn ra các quy trình kho hàng trước đó. Để vận chuyển hiệu quả và hiệu quả, những người tiền nhiệm này phải được tối ưu hóa. Chỉ khi các quy trình trước đó đã được sắp xếp hợp lý, chúng tôi mới có thể tập trung vào các phương pháp và công nghệ cụ thể tốt nhất để tối ưu hóa quy trình vận chuyển.

Công nghệ đóng vai trò gì trong việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển trong vận hành kho?

Công nghệ rất quan trọng trong việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển trong hoạt động kho hàng bằng cách hợp lý hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót. Nó cho phép tự động hóa các nhiệm vụ như quản lý hàng tồn kho, xử lý đơn hàng và theo dõi, dẫn đến thời gian xử lý nhanh hơn và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Để tìm hiểu thêm về các các quy trình kho khác, bấm vào đây.

Và, nếu bạn đã sẵn sàng tìm giải pháp để tối ưu hóa quy trình vận chuyển của mình hoặc bất kỳ quy trình kho hàng nào khác, hãy truy cập Công cụ tìm giải pháp.

Nếu bạn muốn biết thêm nội dung kho, bạn có thể theo dõi chúng tôi trên LinkedIn, YouTube, X, hoặc là Facebook. Bạn cũng có thể nhắn tin cho chúng tôi qua trang liên hệ nếu bạn có thắc mắc khác.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://articles.cyzerg.com/warehouse-operations-optimizing-the-shipping-process