Nguồn hình ảnh: Freepik

Các tổ chức trên toàn thế giới luôn tìm cách tối ưu hóa năng suất làm việc của họ. Trong những năm gần đây, những tiến bộ công nghệ như chuyển đổi kỹ thuật số, trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy đã nhận được tầm quan trọng to lớn như những yếu tố thúc đẩy năng suất của tổ chức bằng cách giúp các tổ chức hợp lý hóa hoạt động và tự động hóa các nhiệm vụ.

Tuy nhiên, việc xem xét kỹ hơn các xu hướng này cho thấy rằng các biện pháp này về bản chất có liên quan đến việc giúp doanh nghiệp quản lý thời gian của họ tốt hơn.

Quản lý thời gian không phải là một khái niệm mới, vì ngay cả Theophrastus, triết gia Hy Lạp cổ đại, cũng tin rằng “Thời gian là thứ quý giá nhất mà con người có thể sử dụng”. Từ câu ngạn ngữ cổ cho đến người quảng cáo cho những công nghệ đột phá – kỹ thuật Time Boxing đầy sáng tạo của Elon Musk – quản lý thời gian vẫn là một vấn đề quan trọng cần cân nhắc.

Nó đã đạt được sức hút vô song đối với các doanh nghiệp đang theo đuổi năng suất và lợi nhuận trong bối cảnh sở thích nơi làm việc đang thay đổi và thị trường lao động ngày càng phát triển.

Quản lý thời gian là gì?

Trong bối cảnh tổ chức, quản lý thời gian là khả năng quản lý khối lượng công việc một cách hiệu quả và hiệu quả. Nó giúp ưu tiên các nhiệm vụ mang lại giá trị kinh doanh cao nhất và đạt năng suất tối ưu. Quá trình quản lý thời gian bao gồm lập kế hoạch, đặt mục tiêu, liên tục đánh giá tiến độ và đặt ra thời hạn thực tế để đạt được mục tiêu.

Các chiến lược quản lý thời gian hiệu quả có liên quan trực tiếp đến năng suất làm việc cao hơn, mức độ căng thẳng của nhân viên thấp hơn, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống được cải thiện và do đó, tỷ lệ rời bỏ công việc của nhân viên thấp hơn.

Dưới đây là tóm tắt ngắn gọn về lý do tại sao quản lý thời gian lại quan trọng ở nơi làm việc:

1. Giúp tăng tỷ lệ sử dụng tài nguyên

Quản lý thời gian giúp nhân viên sắp xếp hợp lý công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả. Quy trình như vậy giúp nhân viên xác định các lĩnh vực cần cải thiện, chẳng hạn như việc mất số giờ phải trả có thể ngăn ngừa được bằng cách tham gia vào các hoạt động hành chính như họp hoặc các nhiệm vụ lặp đi lặp lại như điền dữ liệu vào bảng tính. Khi nhân viên có thể xác định và khắc phục tình trạng lãng phí thời gian đó bằng cách giảm thiểu các hoạt động đó, họ có thể mang lại tỷ lệ sử dụng cao hơn.

Một số tổ chức cũng đã thực hiện các sáng kiến ​​như đặt giới hạn số giờ họp trong ngày để giúp nhân viên cải thiện mức độ sử dụng tài nguyên của họ.

2. Giúp cân bằng cuộc sống và công việc tốt hơn

Việc thiếu sự cân bằng phù hợp giữa công việc và cuộc sống là một trong những lý do hàng đầu đằng sau tỷ lệ nghỉ việc cao hơn bình thường giữa các tổ chức trên toàn cầu. Ngoài ra, lực lượng lao động Gen Z, sẽ chiếm 25% lực lượng lao động toàn cầu vào năm 2025, kỳ vọng người sử dụng lao động của mình sẽ cung cấp một hệ sinh thái nơi làm việc linh hoạt và cân bằng đầy đủ giữa công việc và cuộc sống.

Do đó, ngày càng nhiều tổ chức đang tự động hóa quy trình kinh doanh của họ, chẳng hạn như quy trình theo dõi sự có mặt của nhân viên, bằng cách sử dụng phần mềm theo dõi thời gian tự động. bản sao là một trong những phần mềm theo dõi thời gian sử dụng AI để thu thập dữ liệu về thời gian và công việc của nhân viên trên nhiều ứng dụng. Ngoài các công ty này còn sử dụng phần mềm dựa trên AI để tạo nội dung, hỗ trợ khách hàng, phân tích dự đoán, v.v.

Những sáng kiến ​​như vậy có tác động sâu sắc đến việc giúp nhân viên quản lý thời gian tốt hơn và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, tác động tích cực đến tỷ lệ luân chuyển nhân viên.

3. Cho phép quản lý các bên liên quan bên trong và bên ngoài hiệu quả hơn

Thách thức trong việc quản lý các bên liên quan bên trong và bên ngoài đa dạng đối với nhân viên chỉ trở nên trầm trọng hơn kể từ khi các tổ chức chuyển sang sử dụng nơi làm việc kết hợp và từ xa. Ngoài ra, kỳ vọng ngày càng tăng của khách hàng và những thay đổi thường xuyên trong phạm vi dự án đang đặt ưu tiên cao cho khả năng của nhân viên trong việc cung cấp thông tin cho các bên liên quan cũng như chủ động giải quyết các mối quan ngại và nghi ngờ của họ.

Quản lý thời gian đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên quản lý kỳ vọng của các bên liên quan bằng cách đảm bảo rằng họ dành thời gian hợp lý cho những nỗ lực đó. Sự hài lòng cao liên tục của các bên liên quan bên trong và bên ngoài sẽ định hình đáng kể lợi nhuận và tính bền vững lâu dài của bất kỳ tổ chức nào.

4. Tăng lợi nhuận

Điều này có thể gây ngạc nhiên, nhưng các doanh nghiệp Mỹ thiệt hại gần 600 tỷ USD đến sự gián đoạn tại nơi làm việc và nhân viên trung bình dành một nửa thời gian làm việc phải trả cho các nhiệm vụ mang lại ít hoặc không có giá trị! Bất kỳ tổ chức nào đạt được mức độ sử dụng tài nguyên cao một cách nhất quán đều có khả năng đạt được lợi nhuận tốt hơn.

Vì nhân viên có thể sử dụng hầu hết số giờ làm việc được tính phí của mình cho các hoạt động hiệu quả và hiệu quả nên lượng thời gian lãng phí sẽ giảm đáng kể. Đối với các tổ chức cấp doanh nghiệp có hàng trăm, hàng nghìn nhân viên, điều này có thể có nghĩa là nhân viên đã tiết kiệm được hàng trăm giờ làm việc trị giá hàng triệu đô la!

5. Cho phép nhân viên nâng cao và đào tạo lại kỹ năng tốt hơn

Ma trận kỹ năng phát triển nhanh chóng yêu cầu nhân viên phải nâng cao và đào tạo lại kỹ năng một cách nhất quán khi các kỹ năng cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc tiếp tục phát triển với tốc độ chóng mặt.

Theo Lisa Lyons, Đối tác chuyển đổi lực lượng lao động tại Người bán tơ lụa “Gần một nửa số nhân viên sẽ cần nâng cao kỹ năng của mình vào năm 2025, trong khi một tỷ lệ lớn cũng sẽ cần phải đào tạo lại toàn bộ.”

Tuy nhiên, nhân viên cần thời gian để thực hiện những cam kết dài hạn như vậy và tổ chức không thể mong đợi nhân viên thực hiện những sáng kiến ​​đó ngoài giờ làm việc của họ.

Đó là lý do tại sao các tổ chức phải khám phá các phương tiện như triển khai giải pháp tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp để tự động hóa các khía cạnh của quản lý dự án, từ đó giảm khối lượng công việc của nhân viên và cho họ thời gian cần thiết để theo đuổi các hoạt động nâng cao và đào tạo lại kỹ năng. Bằng cách này, quản lý thời gian cũng tác động đến khả năng nâng cao và đào tạo lại kỹ năng một cách hiệu quả của nhân viên, ảnh hưởng đến lợi thế cạnh tranh lâu dài và tính bền vững của tổ chức.

6. Trao quyền lãnh đạo để vạch ra lộ trình dài hạn

Ngày gợi ý rằng một nhà lãnh đạo doanh nghiệp trung bình tham gia 37 cuộc họp mỗi tuần và dành 72% thời gian làm việc hàng tuần của mình để tiến hành các cuộc họp!

Những con số đáng kinh ngạc này nhấn mạnh lượng thời gian mà C-Suite dành cho việc tiến hành các cuộc họp là bao nhiêu. Mặc dù không phải tất cả các cuộc họp đều là công việc hành chính hoặc lãng phí thời gian làm việc nhưng các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian hơn để lập chiến lược và gắn kết với nhóm cũng như khách hàng của mình. Điều này đòi hỏi phải quản lý thời gian khéo léo.

Khi các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý thời gian tốt hơn, họ có thể tập trung nhiều hơn vào khía cạnh chiến lược của doanh nghiệp, tạo ra giá trị lớn hơn cho toàn bộ tổ chức. Họ cũng có thể làm gương và trở thành tác nhân thay đổi, truyền đạt phẩm chất quản lý thời gian cho nhân viên của mình ở mọi chức năng kinh doanh và cấp lãnh đạo.

Tại sao quản lý thời gian lại quan trọng?

Các tổ chức có thể phải đối mặt với áp lực lớn hơn về tỷ suất lợi nhuận khi khách hàng hợp lý hóa chi phí của họ và thực hiện các biện pháp hạn chế tài chính để vượt qua các tình huống kinh doanh không lường trước được. Hơn thế nữa khi bản thân các mô hình kinh doanh đang trải qua sự thay đổi. Mặc dù các doanh nghiệp đang có quan điểm đúng đắn, kiểm tra các quy trình của mình để kết hợp công nghệ và sẵn sàng hơn cho tương lai, nhưng họ cũng phải xem xét việc thực hiện đúng những điều cơ bản của mình.

Quản lý thời gian là chìa khóa tạo nên một lực lượng lao động nhanh nhẹn và có động lực, đây là yếu tố không thể thương lượng để đạt được thành công trong kinh doanh trong một thị trường đầy thách thức liên tục bị gián đoạn. Tổ chức không được bỏ sót gỗ thay cây!

Tác giả Bio:

Shashank Shekhar làm Chuyên gia Truyền thông Tiếp thị Cấp cao tại Deltek | Bản sao. Anh ấy đã là chuyên gia tiếp thị nội dung và kỹ thuật số trong hơn 9 năm. Ông chuyên viết về các xu hướng công nghệ như Trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (ML) cũng như tác động của chúng trong việc định hình bối cảnh quản lý dự án bằng các công cụ như giải pháp tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp và giải pháp theo dõi thời gian. Ngoài công việc, anh thích đọc về lịch sử, vật lý thiên văn và địa chính trị.

Hình ảnh Tác giả:

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• BlockOffsets. Hiện đại hóa quyền sở hữu bù đắp môi trường. Truy cập Tại đây.
• nguồn: Trí thông minh dữ liệu Plato.