Zodra uw bedrijf heeft besloten over te stappen naar een Enterprise Resource Planning (ERP) softwaresysteem, de volgende stap is het implementeren van ERP. Als een bedrijf de voordelen van een ERP-adoptie wil zien, moet het eerst op de juiste en efficiënte manier worden geïmplementeerd door een team dat doorgaans ook bestaat uit een projectmanager en afdelingsmanagers.

Dit proces kan ingewikkeld zijn en overweldigend aanvoelen, afhankelijk van de behoeften van uw organisatie. Zodra nieuwe software echter succesvol is geïmplementeerd, zullen organisaties idealiter de productiviteitsstijging en de kostenbesparingsvoordelen zien die een ERP-systeem voor uw bedrijf kan opleveren. De overstap naar een ERP-systeem kan uw bedrijfsbehoeften stroomlijnen en zowel de eindgebruiker als de hele organisatie ten goede komen.

Stappen om ERP te implementeren 

Hieronder vindt u een overzicht van een stapsgewijs ERP-implementatieplan. We beginnen met door te nemen wat organisaties moeten doen voordat ze een ERP-systeem kiezen en duiken vervolgens in de best practices voor een succesvolle implementatie.

1. Ontdek en plan de implementatie van ERP

Voordat het ERP-implementatieproces kan plaatsvinden, moet een organisatie beoordelen hoe de huidige systemen functioneren. Dit is de eerste stap naar een succesvolle integratie van enterprise resource planning en moet worden voltooid voordat u voor ERP-software kiest.

In de eerste stap van deze implementatiemethodologie moet een organisatie het huidige systeem en de huidige processen herzien om een ​​volledig beeld te krijgen van hoe het bedrijf werkt en waar er eventuele valkuilen kunnen zijn. In deze stap moet ook een ERP-implementatieprojectteam worden opgericht voor besluitvormingsdoeleinden. Te beoordelen gebieden kunnen onder meer financieel, productie, voorraad, verkoop en meer zijn. Deze stap zal ook belangrijk zijn om lacunes en huidige problemen te begrijpen, zoals procesinefficiënties en potentiële vereisten voor het ERP-systeem.

Zodra de beoordeling van het huidige systeem, de workflow en de dagelijkse functies van de organisatie is beoordeeld, is het tijd om het juiste ERP-systeem te selecteren dat voldoet aan uw zakelijke vereisten, zoals budgetprognoses en prijzen. Als de vereisten goed gedefinieerd zijn, kan in deze eerste stap een ERP-software worden aangeschaft. Deze vereisten zijn afhankelijk van of een organisatie een ERP-systeem op locatie of in de cloud-ERP gebruikt.

Een overstap naar een modern ERP-systeem kan heel eenvoudig zijn als er een duidelijk stappenplan en projectplan voor uw ERP-implementatie bestaat. Een duidelijk en eerlijk gesprek met medewerkers zorgt voor draagvlak binnen de organisatie.

Vragen die u kunt stellen als u de reikwijdte van de behoeften van uw organisatie definieert:

• Welke bedrijfsfuncties worden door de ERP-software geautomatiseerd?
• Wat zijn de specifieke gegevensvereisten van het ERP-systeem en is het compatibel?
• Welke Key Performance Indicators (KPI’s) moeten worden bijgehouden?
• Is de software schaalbaar en flexibel genoeg om mee te evolueren met de behoeften van de organisatie?
• Wat is het tijdsbestek voor implementatie en implementatie?

2. Maak een ontwerp en bereid je voor op implementatie

Op dit punt heeft u het ERP-systeem voor uw bedrijf gekozen. De volgende stap is de ontwerpfase. Dit is de stap om de ERP-softwareoplossing te configureren zodat deze aansluit bij de specifieke behoeften van uw organisatie.

Een nieuw ontwerp vereist verandermanagement om efficiëntere workflows te maken, samen met de potentiële behoefte aan nieuwe bedrijfsprocessen die beter aansluiten bij het binnenkort te implementeren ERP-systeem. Het is belangrijk om binnen de organisatie een team te hebben dat zich bezighoudt met deze ontwerpstap en het bepalen van een passend plan.

Stappen om het ERP-systeem te configureren:

• Creëer een organisatiestructuur door alle noodzakelijke aspecten van uw bedrijf te definiëren, zoals het rekeningschema, kostenplaatsen en bedrijfseenheden.
• Pas uw ERP-software aan zodat deze aansluit bij de bestaande workflows en stel de modules in waarvan u denkt dat uw organisatie deze nodig heeft, zoals Klantrelatie management (CRM), human resources en supply chain management.
• Stel de parameters voor gebruikersrollen en machtigingen in, zodat u de toegang van iedereen tot het systeem kunt controleren en ervoor kunt zorgen dat gegevenscontroles worden ingevoerd.
• Integreer ERP-software met andere bestaande systemen binnen uw organisatie, zoals boekhoudsoftware, voorraadbeheer en e-commerceplatforms, indien van toepassing.

3. Migratie en ontwikkeling

Nadat de ontwerpeisen zijn vastgesteld, kan de ontwikkelingsfase beginnen. Dit omvat het aanpassen van de software zodat het herontwerp kan plaatsvinden. De ontwikkelings- of voorbereidingsfase is van vitaal belang en kan een hele klus zijn; maar als het goed wordt gedaan, kan het uw ERP-systeem op de lange termijn helpen functioneren.

U heeft een nieuw ontwerp gemaakt, nu is het tijd om de gegevens van het huidige systeem op te schonen en te formatteren, zodat deze compatibel zijn met het nieuwe systeem. In deze stap moet een organisatie alle bestaande gegevens beoordelen en voorbereiden in een compatibel formaat dat past bij uw nieuwe ERP-software. Eenmaal in het nieuwe systeem geladen en correct geformatteerd, kan uw eerste ERP-test worden uitgevoerd. In deze stap moet u ook de belangrijkste gegevens van uw bedrijfsvoering monitoren en noteren, inclusief eventuele verstoringen.

Manieren om uw gegevens te plannen en voor te bereiden op migratie:

• Voer een data-audit uit van alle bestaande oudere systemen en applicaties om een ​​duidelijk beeld te krijgen van de datamigratie.
• Categoriseer de soorten gegevens die u nodig hebt om te migreren en identificeer eventuele redundantie door de gegevens te combineren en op te schonen voor nauwkeurigheid.
• Bepaal welke methode voor gegevensoverdracht u wilt gebruiken en test deze om er zeker van te zijn dat dit het juiste migratieproces is.
• Maak een back-upplan en een herstelplan voor het geval er fouten optreden of gegevens verloren gaan.
• Maak een gegevensbeheer beleid en protocollen opstellen.

4. Test het ERP-systeem

Alle preventieve stappen zijn genomen en nu is het tijd om wat systeemtests uit te voeren voordat u live gaat. In deze fase kan er nog ontwikkeling plaatsvinden en dat is normaal. Het kan voorkomen dat de ene ERP-module wordt getest en dat er reparaties of aanpassingen moeten worden gedaan, terwijl andere modules tegelijkertijd worden getest. Teamleden moeten een gebruikerstraining krijgen en de belangrijkste belanghebbenden moeten ook bij dit testproces worden betrokken.

Het is van vitaal belang om het hele systeem te testen en ervoor te zorgen dat het goed functioneert en de gegevens nauwkeurig worden verwerkt. Dit is de belangrijkste fase omdat het ervoor zorgt dat alle systeemapplicaties en -processen naar behoren werken voordat de ERP-software officieel operationeel is.

Dingen om te onthouden tijdens de testfase:

• Houd de acceptatiecriteria van gebruikers bij en documenteer de informatie.
• Test het systeem van begin tot eind op functionaliteit en valideer alle gemigreerde gegevens op nauwkeurigheid.
• Controleer de toegankelijkheid voor gebruikers door beoordelingen uit te voeren en feedback te beoordelen.
• Voer alle noodzakelijke tests uit voordat u de ERP-software implementeert, zoals het testen van automatiseringsprocessen, workflows en systeembeveiliging.
• Zorg ervoor dat het ERP-systeem compatibel is met de andere bestaande systemen en applicaties.
• Zorg ervoor dat alle medewerkers getraind zijn in het systeem; Overweeg de implementatie van ERP-software in fasen voordat u dit bedrijfsbreed gaat doen.

5. Lever een succesvol geïmplementeerd ERP-systeem op

Als bovenstaande stappen allemaal zijn gezet, dan is er goed nieuws: uw organisatie is klaar om haar nieuwe ERP-systeem te lanceren. Ervan uitgaande dat alle medewerkers goed zijn opgeleid in de software, is het nu tijd om de nieuwe ERP-oplossing uit te rollen.

Het projectteam dat het implementatieproces is gestart, moet klaar staan ​​voor het geval medewerkers in verwarring raken of zich andere potentiële problemen voordoen. Wees voorbereid op problemen en zorg dat u noodplannen klaar heeft als er zich een ernstige storing voordoet. Alle ERP-modules kunnen gelijktijdig worden ingezet, maar kunnen ook in fasen worden uitgevoerd. Sommige organisaties kunnen ervoor kiezen bepaalde modules prioriteit te geven en gaandeweg andere modules toe te voegen, wat volkomen normaal is.

Geen twee organisaties zijn hetzelfde en de implementatie van ERP-software kan enorm verschillen, maar vergeet niet om de ERP-oplossing voor alle medewerkers toegankelijk te maken en ervoor te zorgen dat geautomatiseerde processen worden geactiveerd.

Waar u op moet letten zodra de implementatie plaatsvindt:

• Zijn de gegevens accuraat en functioneren ze naar behoren?
• Hebben alle gebruikers probleemloos realtime toegang?
• Zijn er beveiligingsprotocollen aanwezig en functioneren ze?
• Is de workflow aanwezig en wordt de verwerking naar behoren uitgevoerd?

6. Beheer uw ERP-oplossing

Ervan uitgaande dat de implementatie voltooid is, is het belangrijk om een ​​protocol op te stellen voor doorlopend onderhoud van uw ERP-systeem. Uw organisatie moet regelmatig onderhoudscontroles uitvoeren en software periodiek upgraden. Het creëren van een team of het hebben van een professional om de gezondheid van uw ERP-systeem te behouden, is de sleutel tot de lange levensduur van de oplossing.

De ERP-leverancier die u selecteert, moet beschikbaar zijn voor alle vragen en voor doorlopend onderhoud of updates die nodig zijn. Best practices voor dit implementatieproces moeten een goed geleid team en sterke communicatie tussen de organisatie, haar medewerkers en de belangrijkste belanghebbenden omvatten om ervoor te zorgen dat de ERP-oplossing effectief en efficiënt werkt.

Best practices voor het beheer van uw nieuwe ERP-systeem:

• Luister vaak naar feedback van gebruikers en klanten.
• ERP-systemen op locatie vereisen periodieke software-updates en soms ook hardware-updates, terwijl ERP in de cloud automatisch wordt bijgewerkt.
• Creëer standaard operationele procedures (SOP) om ervoor te zorgen dat veelvoorkomende problemen snel kunnen worden aangepakt.

Implementeer ERP-oplossingen met IBM

IBM Consulting is de drijvende kracht achter uw bedrijfstransformatietraject. Wij bieden zakelijk advies met deskundig advies en het draait allemaal om open werken en het samenbrengen van verschillende perspectieven, ervaringen en essentiële AI en hybride cloudtechnologie om uw zakelijke doelstellingen te bereiken.

IBM biedt een reeks ERP-oplossingen voor uw bedrijf, inclusief adviesdiensten voor SAP op IBM Cloud, Microsoft Azure en AWS Cloud. Onze SAP-experts creëren roadmaps op maat om de kosten te verlagen en de resultaten te verbeteren. Met deze oplossingen en meer kunnen de experts van IBM Consulting u helpen met het succesvol migreren van oudere ERP-applicaties naar de cloud, het opnieuw ontwerpen van processen om data, AI en automatisering voor uw bedrijf te benutten, en het transformeren van financiën in een concurrentievoordeel.

Verbeter uw ERP met SAP-adviesdiensten