Patrick Rauland • Gisteren om 00:00 Een bedrijf runnen is moeilijk. Het runnen van een geldintensief bedrijf als e-commerce is nog moeilijker. Veel e-commercebedrijven sluiten hun winkel niet omdat ze geen producten verkopen, maar omdat ze geen geld meer hebben en geen voorraad meer kunnen bestellen.
Kleine bedrijven hebben een beperkt budget, dus elke dollar die u uitgeeft, is van belang. Door een gedegen financieel inzicht in uw bedrijf te hebben, kunt u ervoor zorgen dat u dollars uitgeeft waar ze het voordeligst zijn. Dat is precies wat boekhouding u zal helpen doen.
Laten we eens kijken naar de essentie van e-commerce boekhouding en hoe de juiste financiële praktijken uw online bedrijf kunnen laten groeien.
Inhoudsopgave
Wat is e-commerce boekhouding?
e-commerce boekhouding is de kritische praktijk van het vastleggen, organiseren en beheren van alle financiële gegevens en transacties die relevant zijn voor een e-commerce bedrijf.
Als het goed wordt gedaan, vertelt de boekhouding u hoe gezond uw e-commercebedrijf is. Het kan u laten zien:
- Verkoop- en inkomstenregistratie: het vastleggen van alle inkomende verkopen en inkomsten gegenereerd door online transacties.
- Voorraadbeheer: Het bijhouden van de voorraad van producten die te koop zijn, zorgen voor een nauwkeurige waardering en het in realtime bijwerken van voorraadniveaus wanneer er verkopen plaatsvinden.
- Kosten van verkochte goederen (COGS): Berekening van de directe kosten die gepaard gaan met het produceren of kopen van de producten die worden verkocht. Dit omvat kosten zoals grondstoffen, productiekosten en verzendkosten.
- Betalingsverwerkingskosten: Trackingkosten die in rekening worden gebracht door betalingsgateways en betalingsverwerkers.
- Belasting: Naleven van belastingregels en het berekenen van de belastingen die van toepassing zijn op e-commercetransacties, die complex kunnen zijn vanwege verschillende belastingregels in verschillende regio's en landen.
- Klantretouren en terugbetalingen: Afhandelen van boekingen voor productretouren, terugbetalingen en terugboekingen, ervoor te zorgen dat de financiële administratie deze activiteiten nauwkeurig weergeeft.
- Financiële rapportage: Het opstellen van jaarrekeningen, zoals winst- en verliesrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten, om de financiële gezondheid van de e-commercebusiness te beoordelen.
Nauwkeurige, tijdige en uitgebreide e-commerceboekhouding is cruciaal voor het nemen van weloverwogen beslissingen. Door de ware toestand van uw bedrijf te begrijpen, kunt u groeien, zelfs met financiële beperkingen.
Hoe leert een e-commerce-eigenaar e-commerce boekhouden?
Als je een boekhoudmeester wilt worden, moet je beginnen door je eigen beste boekhouder te worden. Als u beschikt over schone, georganiseerde financiële documentatie, bent u beter in staat om de informatie te begrijpen, te interpreteren en toe te passen.
Stap 0: financiële documenten genereren
Voordat u e-commerce boekhouding onder de knie kunt krijgen, moet u oefenen met het produceren van financiële documenten en dit elke maand doen.
De drie belangrijkste financiële documenten voor een e-commercebedrijf zijn:
- Winst-en verliesrekening – een momentopname van hoeveel u heeft verdiend
- Balans – de activa die uw bedrijf bezit en het bedrag dat u aan schuldeisers verschuldigd bent
- Kasstroomoverzicht – de hoeveelheid contant geld die een bedrijf binnenkomt en verlaat
Stap 1: maak uzelf vertrouwd met primaire financiële documenten
De winst- en verliesrekening, de balans en het kasstroomoverzicht geven een volledig beeld van de financiële gezondheid van uw bedrijf.
Een inkomensverklaring, ook wel een winst-en-verliesrekening (P&L) genoemd, laat zien wat uw bedrijf verdient, wat het uitgeeft en of het winst maakt over een bepaalde periode. Een resultatenrekening laat het volgende zien:
- Inkomsten
- Kosten van verkochte goederen/kosten van verkopen
- Brutowinst of contributiemarge
- Bedrijfskosten of verkoop-, algemene en administratieve kosten (SG&A)
- Bedrijfsresultaat
- Niet-werkende artikelen
- Winst voor belastingen (EBT)
- netto-inkomen
De balans toont de activa die uw bedrijf bezit en het bedrag dat u op een bepaald moment aan schuldeisers verschuldigd bent. Een balans laat het volgende zien:
- Vlottende activa
- Vaste activa
- Kortlopende schulden
- Langlopende schulden
- Eigen vermogen
Ten slotte, de cash flow verklaring is cruciaal, vooral voor op voorraad gebaseerde bedrijven, omdat het u vertelt hoeveel contant geld u gedurende een bepaalde periode hebt gewonnen of verloren. Een kasstroomoverzicht houdt het volgende bij:
- Ontvangsten uit de verkoop van goederen en diensten
- Rentebetaling
- Betalingen inkomstenbelasting
- Betalingen aan leveranciers van goederen en diensten
- Salaris en loonbetalingen
- Huurbetalingen
- Andere uitgaven
Met deze financiële rapporten kunt u belangrijke waarschuwingssignalen identificeren en de prestaties van uw bedrijf volgen.
Voor degenen die graag meer kennis willen opdoen over deze documenten, is een aanbevolen bron van de eCommerceFuel-gemeenschap het boek "Financiële inlichtingen voor ondernemers.” 📚
Stap 2: doe uw eigen boekhouding
De tweede stap is om een paar maanden zelf de boekhouding te doen. Het kan tijdrovend zijn en niet noodzakelijkerwijs de activiteit met de meeste toegevoegde waarde voor de meeste e-commerce-ondernemers, maar dit proces stelt u in staat te begrijpen hoe deze financiële documenten samenkomen en hoe echte aspecten van uw bedrijf in deze financiële documenten verschijnen.
Zodra u deze documenten goed begrijpt, is het tijd om een boekhouder in te huren om deze maandelijks te genereren. Als iemand dit voor u doet, kunt u zich meer richten op marketing, bedrijfsvoering, productontwikkeling en andere kritieke aspecten van uw e-commercebedrijf.
Heeft u een accountant of boekhouder nodig?
Jij niet genoodzaakt bent of accountant of boekhouder. Het is echter gebruikelijk om een boekhouder in te huren, in ieder geval parttime, naarmate uw bedrijf groeit.
Hoewel een accountant en een boekhouder beide een belangrijke rol spelen bij het beheer van uw eCommerce-financiën, verschillen hun verantwoordelijkheden.
Wat doet een boekhouder?
Een boekhouder verzamelt al uw financiële documenten (zoals bankrekeningen en creditcardafschriften), zorgt voor de juistheid en volledigheid ervan en ordent ze vervolgens systematisch in e-commerce boekhoudsoftware zoals Xero of QuickBooks (meer over software hieronder).
Als ze uw verklaringen bekijken, genereren ze financiële documenten zoals:
- Resultatenrekening
- Balansen
- Kasstroomoverzichten
In wezen zijn boekhouders financiële organisatoren.
Wat doet een accountant?
In plaats van simpelweg financiële informatie te verzamelen, helpen accountants u deze te interpreteren. Ze helpen vaak bij belastingplanning, cashflowbeheer en belastingstrategie.
Een goede accountant helpt u uw financiën en uitgaven te structureren om uw belastingaanslag te minimaliseren. Ze kunnen u begeleiden bij het doen van investeringen of het profiteren van belastingprogramma's of aftrekposten die uw belastingschuld kunnen verminderen.
Accountants zijn in wezen financiële adviseurs.
Begin met je eigen boekhouding te doen
Veel eigenaren van kleine bedrijven kiezen ervoor om hun eigen boekhouding te doen en deze vervolgens tijdens belastingtijd over te dragen aan een accountant.
Naarmate uw bedrijf groeit en u meer en meer financiële transacties heeft, wilt u dat iemand de boekhouding voor u regelt. Een parttime boekhouder is heel gebruikelijk in de eCommerceFuel-gemeenschap.
Plannen voor groei met een accountant
Naarmate uw bedrijf blijft groeien, wilt u een accountant inschakelen om u te helpen belangrijkere financiële beslissingen te nemen, zoals welke leningen u wilt afsluiten en wanneer.
Een van de grootste uitdagingen voor groeiende e-commercebedrijven is het beheren van de cashflow. Een goede accountant kan mogelijke kastekorten helpen voorspellen en adviseren financiële opties om de groei te ondersteunen.
Hoe een accountant uw e-commercebedrijf kan helpen
Wat is kasboekhouding en hoe verschilt het van boekhouding op transactiebasis?
Boekhouding op kasbasis is het eenvoudigste type boekhouding en is waar de meeste e-commerce-eigenaren beginnen. Het houdt alleen het geld bij dat uw bedrijf binnenkomt en verlaat.
Deze eenvoud heeft echter een keerzijde: het is het minst nauwkeurig.
Een nauwkeuriger beeld van de financiële gezondheid van een bedrijf kan worden verkregen door gebruik te maken van boekhouding op transactiebasis, die de timing van de verkoop afstemt op de gerelateerde kosten, rekening houdend met voorraadkosten op het moment van verkoop in plaats van op het moment van aankoop.
💡Tip: Boekhouding op transactiebasis is bijna verplicht als je je bedrijf gaat verkopen. Een van de leden binnen ECF deelde dit daarna haar bedrijf verkopen (link alleen voor ECF-leden):
Als uw financiële gegevens niet kloppen, bereid u dan voor op een wereld van pijn. Dit kan van invloed zijn op uw multiple, het geld dat u verwacht van een verkoop, uw inventarisnummers, de tijd die nodig is om te sluiten, enz. Het is zo belangrijk om ervoor te zorgen dat uw boeken op transactiebasis zijn en nauwkeurige COGS hebben.
Kan een accountant grote uitgaven voorspellen? AKA Cashflowbeheer
Het voorspellen van grote uitgaven is een cruciaal aspect van e-commerce boekhouding. Eigenaren willen vaak grote hoeveelheden voorraad bestellen voor betere bulkprijzen en efficiënte verzendkosten. Maar het kan moeilijk zijn om precies te weten hoeveel u zich kunt veroorloven om te proberen die kortingen op bulkprijzen te behalen.
Accountants kunnen financiële projecties maken om u te helpen de financiële breekpunten te visualiseren, hoeveel schulden u zou aangaan en hoeveel u elke maand zou moeten betalen voor deze grote voorraadaankopen.
[ingesloten inhoud][ingesloten inhoud]
Accountants kunnen u ook helpen bij het opzetten van aparte zakelijke bankrekeningen voor verschillende soorten aankopen. Het is gebruikelijk om een aparte rekening te hebben om te sparen voor grote kapitaaluitgaven. Dit helpt fondsen georganiseerd te houden en maakt het gemakkelijker om noodzakelijke bedragen te herkennen.
Kan een accountant belasting schatten en betalen?
Als u een succesvolle e-commerce winkel runt, zou u al driemaandelijkse belastingramingen aan de overheid moeten betalen. Om dat nauwkeurig te doen, hebt u een globaal idee nodig van uw omzetbelastingtarief, hoe snel uw inkomsten en uitgaven groeien en hoeveel u aan belastingen verschuldigd bent.
U kunt hiervoor rond belastingtijd een accountant inhuren, of een parttime accountant in uw team kan uw geschatte betalingen gedurende het jaar bijwerken.
Het vinden van de juiste e-commerce boekhoudkundige ondersteuning voor uw bedrijf
Het vinden van de juiste accountant of boekhouder kan een lastige onderneming zijn. Mond-tot-mondreclame van collega's in vergelijkbare bedrijven kan in dit opzicht een fantastische hulpbron zijn.
Verder zijn er communities van gelijkgestemde leden, zoals eCommerceFuel of andere eCommerce-verenigingen, kunnen ook aanbevelingen doen op basis van persoonlijke ervaringen.
Het is cruciaal om te onthouden dat de beste pasvorm voor uw bedrijf in de loop van de tijd kan veranderen naarmate uw bedrijf groeit en evolueert. Als u merkt dat uw huidige accountant niet zo proactief of deskundig is als uw groeiende bedrijf vereist, aarzel dan niet om andere opties te zoeken, zelfs als dit betekent dat u iets meer moet uitgeven.
Gespecialiseerde e-commerceboekhouding: een waardevolle investering?
Gezien de vele nuances in e-commerce is het nuttig om een accountant in te schakelen die gespecialiseerd is in dit domein. Het hebben van een accountant met een goed begrip van boekhouding op transactiebasis kan een game-changer zijn voor op voorraad gebaseerde bedrijven zoals e-commerce-verkopers.
e-commerce boekhoudsoftware
Om de essentiële financiële documenten te kunnen begrijpen, heeft u in de eerste plaats boekhoudsoftware nodig om u te helpen de juiste financiële rapporten te genereren.
Het selecteren van de beste boekhoudsoftware voor uw e-commercebedrijf hangt grotendeels af van uw specifieke behoeften. Enkele populaire opties zijn A2X Accounting, QuickBooks, Xero en andere.
A2X Boekhouding dient als een brug tussen uw e-commerceplatform (zoals Amazon of Shopify) en uw boekhoudsoftware, zodat uw gegevens schoon en georganiseerd zijn.
QuickBooks en Xero zijn uitgebreide cloudgebaseerde boekhoudplatforms, die beide robuuste functies bieden om uw boeken effectief te beheren.
Belastingpot is een andere handige tool voor het automatiseren van aangifte en aangifte omzetbelasting, terwijl tools zoals Finale inventaris en Voorraadplanner kan uw voorraadbeheer aanzienlijk stroomlijnen.
In het tijdperk van automatisering kunnen platforms zoals deze essentiële onderdelen van uw financiële stapel blijken te zijn.
De eCommerceFuel-community neemt beoordelingen serieus. We beoordelen software specifiek met de lens om andere e-commerce-eigenaren te helpen de beste beslissingen te nemen. Hier is een voorproefje van onze beoordelingslijst met de beste resultaten voor boekhoudsoftware.
🙋♂️Als u de beoordelingen wilt lezen en de sites wilt bekijken die deze services gebruiken solliciteer vandaag nog om lid te worden van de eCommerceFuel-community.
Laatste gedachten: e-commerce boekhouding
Strategisch financieel beheer is geen luxe maar een noodzaak voor elk e-commercebedrijf. U moet iemand in uw team hebben die geld kan toewijzen waar uw bedrijf snel kan groeien zonder al te veel schulden aan te gaan.
Als eigenaar kan dat uw taak zijn, al kan een accountant u daar ook bij helpen. Een boekhouder helpt u uw financiële documenten georganiseerd en nauwkeurig te houden.
Met de juiste begeleiding, regelmatige financiële beoordelingen en geschikte softwaretools kan uw bedrijf niet alleen zichzelf onderhouden, maar ook gedijen in het competitieve e-commercelandschap.
Post door Patrick Rauland
Patrick houdt van ondernemerschap en geeft cursussen e-commerce, marketing en WordPress bij LinkedIn Learning. Hij heeft ook zowel e-commerce- als lidmaatschapssoftware ontwikkeld. Als hij niet voor een scherm zit, schildert hij graag kleine speelgoedminiaturen.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. Automotive / EV's, carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- BlockOffsets. Eigendom voor milieucompensatie moderniseren. Toegang hier.
- Bron: https://www.ecommercefuel.com/ecommerce-accounting-guide/?utm_source=rss&utm_medium=rss&utm_campaign=ecommerce-accounting-guide
