忙しいビジネスの世界では、買掛金と請求書処理を手動で管理することがますます困難になってきています。
課題は数多くあります。
- 手動でのデータ入力が非常に遅い
- 人的ミスのリスクが常に存在する
- 承認プロセスの効率の欠如
企業は、これらの重要な業務を合理化する方法を常に模索しています。現在、AP 自動化テクノロジーにより、かつては手間のかかるプロセスであったプロセスを自動化できます。市販の Sage 会計ソフトウェア スイートと組み合わせると、効率と正確性を目指す企業にとって AP オートメーション ソフトウェアの統合が不可欠になります。 Nanonets と Sage の統合は、金融取引の管理における飛躍的な進歩を表し、デジタル時代における業務効率の新たな基準を設定します。これがどのように機能するのか、そしてチーム向けにこれを設定する方法を見てみましょう。
請求書処理の進化
請求書処理の伝統的な手動ルーツからデジタルフロンティアまでの道のりは、テクノロジーの進化の物語です。
1980 年代以前: 手動買掛金
買掛金のプロセスは完全に手動であり、物理的な請求書、紙の小切手、台帳が含まれていました。
1980 年代から 1990 年代: デジタル台帳
初期のソフトウェア ソリューションは、基本的なデジタル台帳機能を提供し、プロセスの一部を合理化しました。
2000年代: 電子請求書発行のロックが解除される
インターネットは買掛金に革命をもたらし、電子請求書発行、オンライン取引、電子メール通信を導入しました。この時代には、紙ベースのプロセスが大幅に削減されました。
2010年代：使いやすいクラウドソリューション
クラウドベースのソリューションにより、より拡張性、柔軟性、アクセスしやすい財務業務が可能になり、モバイル テクノロジーにより外出先での請求書の管理と承認が可能になりました。
2010 年代後半から現在: 自動買掛金ソリューション
最新の進化には、自動化と人工知能を使用して、以下を含むプロセス全体を自動化することが含まれています。
- アカウンティングと AP インテリジェンス: AI ベースの会計システムの出現により、効率性の新時代が到来しました。これらのシステムは、データ入力、請求書の照合、トランザクション処理などの反復的なタスクを実行でき、人間の能力を超えた速度と正確さで動作します。
- アプリ間で接続されたワークフロー: 今日の相互接続されたデジタル環境では、アプリケーション間のシームレスな通信が非常に重要です。電子メール、AP ツール、会計ソフトウェア、ERP、その他のデータベースが連携して動作し、プラットフォーム間でのデータのキャプチャと同期が自動化されています。
- インテリジェントデータキャプチャ： 自然言語処理や光学式文字認識 (OCR) などの AI テクノロジーを活用することで、今日のシステムはさまざまな請求書フォーマットからのデータの抽出と解釈を自動化します。これには、非構造化データやスキャンされたデータを前例のない効率で処理することが含まれ、買掛金のプロセスがこれまでよりスムーズかつ正確になります。
請求書スキャン用の OCR テクノロジー
OCR (光学式文字認識) は、企業によるドキュメントの処理方法を簡素化します。私たちの使用例では、OCR が請求書やその他の紙文書をスキャンし、デジタル テキストに変換します。デジタル テキストは AI を使用して解釈され、請求書の詳細が抽出されます –
- フィールド (請求日、請求書番号、金額、販売者の詳細、購入者の詳細など)
- 品目 (販売された商品およびサービスの説明とコスト)。
- GLコード（過去データを基にAIが自動付与）
- コンテキストに基づくその他の側面 (経費の分類など)
OCR と請求書スキャン ソフトウェアはどのような影響を与えますか?
報告されたさまざまな統計は、自動化ソフトウェアの影響を強調しています。これらの数字は、あなたとあなたのチームが経験することを楽しみにしている成功の物語を表しています。
加工コストの大幅削減
まずはあなたの部門の財務状況から始めましょう。 AP オートメーションにより、処理コストが 70% も削減されることが実証されています。 これは単にペニーを節約することだけではありません。それは、成長、トレーニング、そしておそらく誰もが注目しているオフィス用エスプレッソマシンに予算を再配分することです。これは、チームの効率と幸福の両方への投資であると考えてください。
時間は本質です
今、 請求書の処理時間が 384% 削減されることを想像してみてください。 この劇的な減少は、チームがより多くの請求書をこれまでよりも迅速に処理できるようになり、真に重要な戦略的取り組みに集中できる時間を確保できることを意味します。 AP オートメーションを使用すると、「そんなことをする時間がない」ということが「次の議題は何ですか?」という質問になります。
安心のためのエラー削減
私たちは、エラーが単に煩わしいだけでなく、コストがかかる可能性があることを知っています。 請求書処理エラーが 37% 減少, AP オートメーションは運用に安心感をもたらします。エラーが減るということは、修正サイクルに費やす時間が減り、データの整合性に対する信頼性が高まることを意味します。これにより、ベンダーや関係者との摩擦が減り、よりスムーズな関係と運営が可能になります。
ベンダーとの関係を築く
関係といえば、 76% の組織がベンダー満足度の向上を報告していることについて話しましょう。 これが鍵です。ベンダーが満足しているということは、信頼できるサプライ チェーンと、将来の交渉や割引の機会を意味します。ベンダーは、AP オートメーションのおかげで、支払いの時間厳守と正確さに気づき、高く評価するでしょう。
早期支払割引によるキャッシュフローの最適化
早期支払い割引により 3% 割引 組織の財務面を改善し、キャッシュ フローを強化し、財務業務の活用力と柔軟性を高めます。
複雑さを伴わないコンプライアンス
最後に、AP オートメーションの最大の特徴は、100% ストレスのないコンプライアンスです。規制要求が増え続ける時代において、ストレスなく完全なコンプライアンスを達成することは奇跡としか言いようがありません。
Sage での OCR および請求書スキャン用の Nanonet
会計ニーズに Sage を利用している企業にとって、請求書を処理する手動プロセスは忍耐力を試されるだけでなく、リソースを大幅に消耗します。 Sage 用の OCR および請求書スキャン ソフトウェアは、この重要だが面倒なプロセスを合理化された効率的なワークフローに変換します。
会計チームが Nanonets のような OCR ベースの AP 自動化ソフトウェアを使用し、Sage と統合して会計ワークフローを合理化する方法を見てみましょう。
Sage の手動 AP ワークフロー
Sage を使用する企業の典型的な手動 AP プロセスを見てみましょう。
請求書受領: 請求書は紙やデジタルなどさまざまな形式で届きます。スタッフはこれらの文書を手動で収集して整理する必要があります。
手動ソートとGLコーディング：各請求書はベンダー、金額、期日などの基準に基づいて並べ替えられるため、多大な時間と労力がかかります。次に、各請求書を適切な総勘定元帳勘定科目にコード化する必要があります。
データ入力: ベンダーの詳細、金額、日付などの各請求書の重要な情報は、Sage に手動で入力されます。
請求書の確認: 会社のポリシーに応じて、請求書は 2 方向 (請求書と PO)、3 方向 (請求書、PO、受領報告書)、または 4 方向 (請求書、PO、受領報告書、検査報告書) で照合される場合があります。トランザクションを確認します。
承認: 確認が完了すると、請求書は承認のために送られ、多くの場合、複数の部門またはレベルの権限が関与します。
支払処理: 承認された請求書は、条件とキャッシュ フローの考慮事項に基づいて支払いがスケジュールされます。
和解: 最後に、支払いは Sage で調整され、すべての取引が財務記録に正確に反映されるようになります。
ナノネットによる自動化された AP ワークフロー
ここで、Sage に統合された Nanonet を使用してこのワークフローを再考してみましょう。
請求書受領: これを想像してみてください。企業が受け取るすべての請求書は、その出所に関係なく、デジタル 1 か所にきちんとまとめられます。請求書は到着するとすぐに、混乱した電子メール、ドライブ、データベースから自動的にインポートされるため、時間を節約し、間違いを減らすことができます。
Nanonets は、電子メールで送信された請求書を電子メールの本文と添付ファイルから自動的に読み取ります。
すべての手書きおよび印刷された請求書は、スマートフォンを使用して簡単にスキャンしたり、プラットフォームに直接アップロードしたりできます。
デジタル レシートは、Nanonets プラットフォームを使用して直接作成および印刷することも、メール、アプリ、データベースから Nanonets にインポートすることもできます。
このプロセスにより、すべてのデータは、その発信元に関係なく、一元化されたデジタル リポジトリに確実に配置され、さらなるアクションに備えられるようになります。
自動データ入力: Nanonets AI は 99% 以上の精度で請求書を読み取り、時間をほんの一瞬に短縮します。この変更は、チームが単調な仕事を捨てて、本当に重要な仕事に取り掛かることができることを意味します。その後、データが抽出され、Sage に直接入力されます。手動でのデータ入力は必要ありません。
自動ソートとGLコーディング: Nanonets は OCR を使用して、ベンダー、日付、金額、その他の関連基準ごとに請求書を自動的に認識して分類します。 GL コードの割り当ては、次の方法で自動化できます。
- 過去のデータを使ったトレーニング: これには、歴史的に正しい GL コードでタグ付けされた過去の財務書類と取引をアップロードすることが含まれます。モデルはこれらの例から学習して、新しいトランザクションの GL コードを正確に予測します。
- すぐに使える Gen AI: Nanonets GenAI を使用することで、当社のソフトウェアは人間の理解を模倣した方法で財務書類のテキストを解釈できます。これにより、トランザクションの詳細があいまいまたはまばらな場合でも、複雑な推論を適用して GL コードを正確に割り当てるために、関連する情報、コンテキスト、およびセマンティクスを抽出できます。
インテリジェントな請求書検証: Nanonets は、AI を活用して、抽出された請求書データを読み取り、Sage に存在する発注書、受領報告書、および検査報告書と相互参照することにより、二方向、三方向、または四方向の照合を自動的に実行します。
検証: システムは人間によるレビューのために不一致にフラグを立てますが、それ以外の場合、会社の基準に一致する請求書は承認のために自動的に転送されるか、事前に設定されたルールに基づいて直接承認されます。
承認: ナノネットの承認はもはやボトルネックではありません。これらは柔軟になり、電子メール、Slack、Teams など、組織のどこにでも配置できるようになります。これにより、中断を伴う電話や、よくあるリマインダーの集中砲火が不要になります。
支払処理: 承認された請求書は、条件に従って自動的に支払いのキューに入れられ、キャッシュ フロー管理が最適化されます。
和解: 銀行取引明細書をインポートすると、Nanonets が Sage で支払いを自動的に照合し、財務諸表が最新かつ正確であることを保証し、帳簿を 90% 早く締めることができます。
OCR と Sage の請求書スキャン ソフトウェアを使用する具体的な利点については、以前に説明しました。しかしそれに加えて、手動から自動化された AP プロセスへの移行は、タスクの実行方法の変化だけでなく、財務部門の役割の根本的な変化を表しています。 Nanonets のようなツールを使用すると、財務チームはバックオフィス機能から戦略的貢献者に移行し、リアルタイムのデータと分析を活用してビジネス上の意思決定を推進します。これは金融の未来であり、Nanonets による自動化の力を通じて Sage ユーザーが利用できるようになりました。
これまで検討してきたように、Nanonets と Sage 会計ソフトウェアの統合は、手動による請求書処理の非効率性によって行き詰まっている企業にとって大きな変革をもたらします。買掛金プロセスの手動から自動化への進化は、単なる前進ではありません。それは、財務業務が合理化され、エラー率が大幅に低下し、リアルタイムのデータ分析によって戦略的意思決定が強化される未来への飛躍です。適切な自動化ツールを備えた財務チームは、手動の単調な作業から戦略的な洞察に移行することで、デジタル時代における企業の収益性、機敏性、競争上の優位性を高めることができます。
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- 情報源： https://nanonets.com/blog/ocr-and-invoice-scanning-software-for-sage/
