概要

OneDrive は、ユーザーがファイルや Windows 設定などの個人データをすべての Windows PC に保存できるようにする Microsoft のクラウド ストレージ ソリューションです。 また、さまざまな種類のファイルを他のユーザーと、複数のデバイス間で保存、同期、共有するための簡単な方法も提供します。

OneDrive の主な利点は、Windows 10 や Office 365 などの Microsoft 製品とのシームレスな統合です。つまり、Word、Excel、または PowerPoint で作成されたファイルを OneDrive に直接保存し、どこからでもアクセスできます。 また、複数のプラットフォームもサポートしており、Web ブラウザー、Windows、Mac、iOS、Android で利用できます。

OneDrive は堅牢な共有およびコラボレーション機能を提供し、ユーザーが Microsoft アカウントを持っていない場合でもファイルやフォルダーを他のユーザーと共有できるようにします。 Google ドライブと同様に、共有ファイルをリアルタイムで共同作業できます。

Microsoft はセキュリティに多額の投資を行っており、OneDrive をファイルの安全な保存場所にしています。 保存中と転送中のデータの両方に暗号化を使用し、誤って削除したり悪意のある攻撃があった場合の回復オプションを提供します。

OneDrive で OCR とドキュメント データ抽出が必要な理由

光学式文字認識 (OCR) とドキュメント データ抽出は、OneDrive を使用する組織や企業にとって貴重なツールです。 これらのテクノロジは、生産性の向上、コンプライアンスの確保に役立ち、多くの組織が OneDrive 上に作成して保存している膨大な量の非構造化データから貴重な洞察を提供します。

生産性の向上: OneDrive での OCR とドキュメント データ抽出により、生産性が大幅に向上します。 たとえば、組織は毎日何千もの請求書、契約書、その他の文書を受け取ることがあります。 手動でのデータ入力は時間がかかり、エラーが発生しやすく、非効率的になる可能性があります。 ただし、OCR を使用すると、文書をスキャンして関連データを迅速に抽出できます。 たとえば、小売会社は OCR を使用してサプライヤーから送信された請求書からデータを抽出し、これらの文書の処理に必要な時間とリソースを大幅に削減できます。

検索性の向上: OCR がなければ、OneDrive 内のスキャンされたドキュメントや画像を検索することはほぼ不可能になる可能性があります。これは、システムによってコンテンツは基本的に検索可能なテキストではなく画像として認識されるためです。 OCR テクノロジーにより、スキャンされた文書や画像内のテキストが認識され、検索可能になります。 これは、人事会社が、OneDrive に保存されている数千件の履歴書、契約書、従業員記録の中から、各ファイルを手動で調べなくても、特定の情報を簡単に見つけられることを意味します。

コンプライアンスの確保: 規制要件により特定の文書を特定の期間保持する必要がある医療、金融、法務などの業界では、OCR と文書データ抽出が役立ちます。 OCR を通じて文書をデジタル化すると監査証跡が作成され、記録保持法の遵守を証明しやすくなります。 さらに、これらの文書から日付、署名、特定の条項などの特定のデータを抽出すると、法律および規制の遵守を確保するのに役立ちます。

アクセシビリティの強化: OCR を使用すると、企業はアクセスできないドキュメントをアクセス可能な形式に変換できます。 そうすることで、障害のある人を含むすべての人が情報を利用できるようになります。 たとえば、大学は、スキャンした書籍や OneDrive に保存されているリソースに OCR テクノロジを使用することで、視覚障害のある学生が学術リソースにアクセスしやすくすることができます。

データ分析と洞察: ドキュメント データ抽出により、非構造化データを分析可能な構造化データに変換できます。 企業はこのデータから洞察を得て、戦略的な決定を行うことができます。 たとえば、マーケティング代理店は、OCR とデータ抽出を使用して OneDrive に保存されている顧客フィードバック フォームを分析し、顧客の好みや満足度に関する傾向と洞察を特定できます。

コスト削減: 手動でデータを入力すると、エラーが発生する可能性が高く、潜在的な経済的損失につながります。 OCR とデータ抽出は、より正確なソリューションを提供し、そのような損失を軽減します。 会計事務所は、OCR テクノロジーを使用してデータを入力することで、財務諸表や税務申告におけるコストのかかるエラーを回避できます。

ビジネスの継続性: 物理的な災害が発生した場合、重要な文書がデジタル的に保存されていない場合、それらの文書が失われる可能性があります。 OCR を使用してドキュメントをデジタル化し、OneDrive に保存することで、いつでもどこからでも情報にアクセスできるため、企業は継続性を確保できます。 法律事務所は、物理的なオフィスにアクセスできない場合でも、この方法で重要な事件ファイルへの継続的なアクセスを維持できます。

結論として、OCR とドキュメント データ抽出は、企業や組織にとって OneDrive でドキュメントを保存および管理する価値を高める重要な機能を提供します。 これらのテクノロジーを採用することで、これらの企業は効率を向上させ、コンプライアンスを確保し、ビジネスに関する貴重な洞察などを得ることができます。

OneDrive での OCR ベースのドキュメント ワークフローの例

Nanonets を OneDrive と統合することで実装できるドキュメント ワークフローの例をいくつか示します。 ここでは、OneDrive の光学式文字認識 (OCR) ベースのドキュメント ワークフローの例をいくつか示します。 これらの各ワークフローは、OneDrive へのドキュメントのアップロードから始まり、Nanonets を使用して OCR テクノロジを使用して貴重なデータを抽出し、抽出されたデータをさらなるステップで使用して自動化されたワークフローを完了することで終了します。

請求書処理ワークフロー:

• 請求書はベンダーから受信され、OneDrive にアップロードされます。
• OCR システムは、特定の機能やレイアウトに基づいて文書の種類を認識します。
• 次に、ベンダー名、請求日、請求書番号、明細項目の詳細、合計金額などの重要なデータを請求書から抽出します。
• 次に、このデータは会社の発注システムと相互検証され、正確性が保証されます。
• 矛盾が見つかった場合、請求書には手動レビューのフラグが付けられます。 それ以外の場合は、支払い処理の準備ができています。

人事 (HR) 文書のワークフロー:

• 人事部門は、求職者の履歴書または応募フォームをスキャンするか、OneDrive にアップロードします。
• OCR システムは文書を読み取り、応募者の名前、連絡先情報、学歴、スキル、職歴などの関連情報を抽出します。
• 抽出されたデータは、応募者追跡システム (ATS) または人事管理システムを自動的に更新するために使用されます。

医療記録のワークフロー:

• 医療従事者は、患者の医療記録や検査レポートを OneDrive にアップロードします。
• OCR テクノロジーは文書をスキャンし、名前、年齢、病歴、診断、処方された治療法などの関連する患者情報を認識して抽出します。
• このデータは患者のデジタル医療記録システムにシームレスに統合され、迅速なアクセスが強化され、患者ケアが向上します。

契約管理ワークフロー:

• 署名された契約書がスキャンされ、OneDrive にアップロードされます。
• OCR システムは文書をスキャンし、それが契約であることを識別し、契約当事者、発効日、主要な条項、義務などの重要なデータを抽出します。
• この抽出されたデータは、重要な日付、義務、その他の関連詳細を追跡および管理するために契約管理システムに転送されます。

保険請求のワークフロー:

• 保険請求フォームはスキャンまたは写真撮影され、OneDrive にアップロードされます。
• OCR テクノロジーは請求フォームを処理し、保険証券番号、請求者の詳細、請求の種類、インシデントの詳細などの重要な情報を抽出します。
• その後、データが保険管理システムに取り込まれ、保険請求審査プロセスが開始されます。

これらの各ワークフローで OCR を使用すると、時間が節約され効率が向上するだけでなく、データ入力エラーのリスクも軽減されます。 これにより、企業は大量のドキュメントをより正確、効率的、かつコスト効率よく処理できるようになります。

OneDrive で Nanonets OCR をセットアップする方法

1. サインアップ/ログイン https://app.nanonets.com.

2. ドキュメントの種類に基づいて事前トレーニングされたモデルを選択し、数分以内に独自のドキュメント抽出ツールを作成します。

3. モデルを作成したら、モデルのワークフロー セクションに移動します。

4. [インポート] タブに移動します。

5. 「すべてのインポート オプションを参照」モーダルから OneDrive を選択します。

6. Microsoft OneDrive アカウントを認証します。

7. インポート元のフォルダーを選択します。

8. 「統合の追加」をクリックします。

統合は OneDrive アカウントに追加されます。 選択したフォルダーに基づいて、そのフォルダー内のすべての新規ファイルと受信ファイルが Nanonets にインポートされ、そこから構造化データを抽出するモデルによって処理されます。 後処理、検証/承認ルール、選択したソフトウェア/データベースへのエクスポートを追加して、ワークフローを拡張することもできます。

Nanonets の OneDrive 統合による自動ドキュメント ワークフロー

Nanonets の OneDrive 統合は、ドキュメント ワークフローを大幅に簡素化および改善し、時間がかかり、エラーが発生しやすい従来の手動プロセスを時代遅れにする革新的なツールとして機能します。 この注目すべきシステムは、Nanonets の高度な AI 機能と OneDrive のシンプルさと利便性をシームレスに組み合わせています。

この統合により、企業はドキュメント ワークフローを自動化でき、効率、正確さ、機敏性を求める現代の企業に最適です。 Nanonets を OneDrive に統合することで、企業はドキュメントのスキャン、データ抽出、分析を迅速かつ簡単に処理でき、デジタル変革の取り組みを合理化できます。

ドキュメントが OneDrive に保存されると、Nanonets の AI を活用したソリューションが、これらのドキュメントに含まれるデータを抽出、処理、分析します。 このシステムは、請求書、領収書、注文書、さらには手書きのメモなど、多数の文書形式を効果的に処理します。 柔軟で適応性のあるモデルは時間の経過とともに学習して改善され、複雑なドキュメントや低品質のドキュメントからでもデータを抽出できるようになります。

AI モデルはデータ抽出を簡素化するだけではありません。 また、コンテキストを理解し、それに応じて情報を分類するように設計されています。 領収書のデータに基づいて経費を分類する場合でも、スキャンした注文書から在庫の詳細を更新する場合でも、Nanonets のソリューションはデータ処理を合理化し、戦略的なビジネス活動により多くの時間を費やすことができます。 この統合を使用すると、面倒な手動データ入力プロセスを回避し、人的エラーを削減し、全体的な業務効率を向上させることができます。

さらに、Nanonets と OneDrive の統合には、アクセシビリティという別の重要な利点も伴います。 OneDrive の堅牢なクラウド ストレージ機能のおかげで、いつでもどこでも、処理および整理されたデータにアクセスできます。 これに、ドキュメント ワークフローを自動化する統合機能と組み合わせることで、データが安全であるだけでなく、必要なときに簡単に利用できるようになります。

ただし、Nanonets の OneDrive 統合の本当の美しさは、その自動化機能だけでなく、そのスケーラビリティにもあります。 ドキュメントのワークロードがどれだけ増加しても、システムはそれに応じて拡張でき、同じレベルの効率と精度を保証します。

最後に、これも同様に重要ですが、Nanonets の OneDrive 統合はデータ プライバシー標準に準拠しており、データのセキュリティを確保します。 このシステムは GDPR などのデータ プライバシー規制を厳格に遵守し、処理中のデータの機密性を維持します。

結論として、Nanonets の自動ドキュメント ワークフローのための OneDrive 統合は、ビジネスにとって大きな変革をもたらします。 ドキュメント ワークフローを自動化、加速、強化するための堅牢なソリューションを提供し、真のデジタル ワークスペースへの道を切り開きます。 この統合によってもたらされるシンプルさと効率は、ペースの速い現代のビジネス環境において非常に貴重です。 企業がデジタル変革の初期段階にあるか、すでにデジタル パイオニアであるかにかかわらず、Nanonets の OneDrive 統合はドキュメント ワークフローを大幅に合理化し、時間を節約し、コストを削減し、ビジネスの成長という本当に重要なことに集中できるようにします。 。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/ocr-and-pdf-data-extraction-for-onedrive/