多くの組織にとって、経費の管理は大変な作業であることがよくあります。従来の経費管理システムには多くの課題が伴います。手動でのデータ入力は時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。不正な請求がすり抜けてしまう可能性があります。会社のポリシーや税法へのコンプライアンスを確保することは、地雷原を進むような気分になる場合があります。これらの非効率性は貴重なリソースを浪費するだけでなく、中核となるビジネス活動から焦点をそらし、成長とイノベーションを阻害します。

今日、人工知能 (AI) は経費管理の分野で変革をもたらす力となっています。 AI テクノロジーは、日常的なタスクを自動化し、精度を高め、プロセスを合理化することで、これらの長年の問題に有望な解決策を提供します。

経費管理における AI の使用例

人工知能 (AI) の核心は、人間のように考え、人間の行動を模倣するようにプログラムされた機械における人間の知能のシミュレーションです。次の AI ソリューションは、経費管理のコンテキストに関連します。

経費管理ワークフローの自動化

1. 領収書と請求書の処理: AI アルゴリズムにより、領収書や請求書からデータが自動的に抽出され、手動でのデータ入力が削減されます。この機能により、経費報告と払い戻しのプロセスが合理化され、エラーや不正行為が最小限に抑えられます。

2. 経費の分類とGLコーディング: AI により経費が自動的に分類され、正しい総勘定元帳 (GL) コードに割り当てられるため、効率が向上します。これにより、手作業が軽減され、精度が向上し、財務報告の一貫性が確保されます。

3. 自動承認ワークフロー：AI は経費を自動的に分類し、適切な承認ワークフローにルーティングすることで、会社のポリシーを強制できます。これにより、ポリシーを一貫して遵守しながら、経費のレビューと承認がより迅速に行われるようになります。

4. 金融システムとの統合: AI は、経費管理システムを会計システムや ERP ソリューションなどの他の財務ソフトウェアとシームレスに統合できます。この統合により、リアルタイムの財務分析が容易になり、正確な財務記録の維持に役立ちます。

5. 不正行為の検出と防止: AI は経費報告書のパターンと異常を分析することで、潜在的な不正行為やポリシー違反を特定できます。このプロアクティブなアプローチは、組織がリスクを軽減し、より効果的にコンプライアンスを実施するのに役立ちます。

生成 AI の活用

6. 経費の問い合わせ用チャットボット: AI を活用したチャットボットは、経費ポリシー、提出プロセス、または払い戻しのステータスに関する質問に対して従業員を即座にサポートします。これにより、ユーザー エクスペリエンスが向上し、財務チームの作業負荷が軽減されます。

7. すぐに使える分類: GenAI を活用して、広範なトレーニング、カスタマイズ、手動介入を必要とせずに、金融取引を事前定義されたカテゴリに自動的に分類します。このアプローチは、経費を分類するための迅速かつ正確かつスケーラブルなソリューションを提供します。

経費管理に AI を導入する

AI を使用して解決できるユースケースを理解したところで、それをビジネスに実装する方法を検討してみましょう。

経費管理ワークフローの自動化

これは、経費をエンドツーエンドで管理するための適切な経費管理ソフトウェアを採用することで実現できます。

規模、経費量、必要な特定の機能 (OCR、承認セットアップ、モバイル アクセシビリティ、会計ソフトウェアとの統合など) などの要素を考慮して、組織の具体的なニーズを評価します。

次に、さまざまな経費管理ソフトウェアのオプションを検討し、機能、ユーザー レビュー、価格設定、既存システムとの統合の容易さを比較します。

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次のステップは、経費管理ソフトウェアでワークフローを設定することです。

その前に、AI や自動化を使用しない手動のワークフローがどのようなものかを簡単に振り返ってみましょう。

1. 経費の発生: 従業員は、旅費、食事など、あらゆる出費を積み上げます。彼らは貴重な工芸品のように領収書に固執しており、正直なところ、洗濯後に洗い流されてしまうことがよくあります。

2. 手動データ入力: 従業員は経費を手動で記録します。スプレッドシート、くしゃくしゃになったレシート、そして時折残るコーヒーのシミを考えてみましょう。これは骨の折れるプロセスであり、人的ミスが多く、片足競争とほぼ同じくらい効率的です。

3. 経費レポートの作成: これらのスプレッドシートを経費報告書に似たものに編集しようとするプロセス。

4. 面倒な承認: 次にマネージャーは、ポリシーの遵守と合理性を争う土俵に足を踏み入れます。このプロセスには、卓球の試合よりも多くのやりとりが含まれることがよくあります。

5. 払い戻しが遅い: 承認されると、従業員は払い戻しの待ち時間の段階に入ります。それは時が止まり、士気も低下することが多い宙ぶらりんの状態です。

6. ERP/会計ソフトウェアでのデータ入力: データ入力 – 財務チームの存在の悩みが再び戻ってきます。正しい分類とコーディングを行って会計システムにデータを手動で入力する作業は、絵の具が乾いていくのを見るのと同じくらいスリリングです。

7. 洞察?後知恵のようなもの: 定期的にレポートが生成され、多くの場合、昨日の新聞と同じくらいタイムリーな洞察が得られます。

自動化と人工知能は、この暗い状況を一変させました。

のような最新の経費管理ソフトウェア ナノネット はこれらの技術の進歩を採用して、経費管理をシームレスかつ効率的かつエラーのないものにしています。

次に、Nanonets を使用した自動経費管理ワークフローがどのようなものかを見てみましょう。

1. 経費の発生: 支出は以前と同じですが、ここで魔法が起こります。驚異のモバイルテクノロジーと、アプリやデータベースから領収書をインポートするシームレスな統合のおかげで、領収書はスピード違反の弾よりも早く取得されます。

2. 自動マジック録音: 光学式文字認識 (OCR) テクノロジーが介入し、「支出した」と言うよりも早く、領収書から構造化データをデジタル データに抽出します。

3. 経費の分類と GL コーディング: Nanonets は、特定のニーズに応じてルールとカテゴリをカスタマイズできる柔軟性を提供します。オンにすることができます インテリジェントな経費分類、ビジネス ニーズに基づいて経費のカテゴリとサブカテゴリをカスタマイズすると、Nanonets は経費を適切なカテゴリ、サブカテゴリに自動的に割り当て、異常を検出して詳細を確認します。さらに、この機能はトレーニング データを必要とせずにすぐに使用できます。

GL コードの割り当ては、次の方法で効果的に実行できます。

• 過去のデータを使ったトレーニング: Nanonets を使用すると、金融取引を認識して分類するための機械学習モデルをトレーニングできます。これには、歴史的に正しい GL コードでタグ付けされた過去の財務書類と取引をアップロードすることが含まれます。モデルはこれらの例から学習して、新しいトランザクションの GL コードを正確に予測します。

• すぐに使える Gen AI: Nanonets GenAI を使用することで、当社のソフトウェアは人間の理解を模倣した方法で財務書類のテキストを解釈できます。これにより、トランザクションの詳細があいまいまたはまばらな場合でも、複雑な推論を適用して GL コードを正確に割り当てるために、関連する情報、コンテキスト、およびセマンティクスを抽出できます。

4. リアルタイム レポート: ボタンをクリックするだけでレポートが生成されます。これは、コーヒーを飲むことを除いて、自分専用のパーソナル アシスタントを持つようなものです。リアルタイム データがシステム内に存在するため、遅れやエラーが発生することなくビジネス経費を完全に把握できます。

5. 簡単な承認: システム主導のコンプライアンス チェックが最初に開始され、異常値のみにフラグが付けられます。マネージャーは、レポートのたびにモグラたたきをするのではなく、実際の問題に集中できるようになります。その後、人間による関与を追加して、請求書が適切なタイミングで適切な担当者に送信されて承認されるようにすることができます。さらに、承認ポリシーとカスタム検証チェックを強制することができます。

6. コンプライアンスクルーズコントロール: 継続的な自動監査により作業が容易になります。異常は親指のように目立ち、ポリシーの施行はドラム缶よりも厳格です。

7. 光の速さの払い戻し: 償還は猛スピードで行われ、従業員の士気は成層圏まで高まります。

8. シンク・シンフォニー： 会計ソフトウェアや他のアプリとのシームレスな統合により、データ入力と調整が混沌とした不協和音ではなく調和のとれた交響曲に変わります。

9. 思考のスピードでの分析: リアルタイムの洞察がすぐに得られるので、支出パターンや節約の機会を知ることができます。

経費クエリ用のチャットボット

これには、経費ポリシーを取り込み、それに基づいて経費関連のクエリに答えるカスタム チャットボットの作成が含まれます。生成 AI の進歩のおかげで、これの実装は経費ポリシーをアップロードするのと同じくらい簡単です。

これを行うには、次のことができます –

• ワークスペース ChatGPT アカウントを使用します。
• 独自のチャットボットを導入します。
• このチャットボットを作成するチャットボット ソフトウェアを使用してください。

詳細については、以下の記事をご覧ください。

ChatGPT および GPT API を使用して PDF とチャットする

このコード チュートリアルでは、ChatGPT と OpenAI の GPT API を使用して、PDF とチャットする方法、PDF タスクを自動化する方法、PDF チャットボットを構築する方法を説明します。

経費管理における AI のメリット

人工知能 (AI) を経費管理システムに統合すると、組織の財務処理方法に革命をもたらす多くのメリットがもたらされます。

1. 効率と生産性の向上

AI は、データ入力、経費の分類、承認プロセスなどの退屈で時間のかかるタスクを自動化します。この自動化により従業員の時間が解放され、管理業務に追われることなく、より戦略的なタスクに集中できるようになります。経費と払い戻しの処理速度が大幅に向上し、申請から承認、支払いまでのサイクルタイムが短縮されます。

2. 精度の向上とエラーの減少

手動によるデータ入力は人為的ミスが発生しやすく、財務記録の不正確さにつながる可能性があります。 AI を活用したシステムは、光学文字認識 (OCR) と機械学習アルゴリズムを使用して、領収書や請求書から高精度でデータを抽出して処理します。これにより、エラーが最小限に抑えられ、経費報告書の正確性が確保され、財務データの整合性が維持されます。

3. コンプライアンスと不正行為の検出の向上

AI システムは、企業のポリシーと規制要件を自動的に理解して適用するようにプログラムできます。膨大な量のデータをリアルタイムで分析することで、異常、異常な支出パターン、潜在的な不正行為を検出できます。コンプライアンスと不正行為の検出に対するこの積極的なアプローチは、組織がリスクを軽減し、潜在的な経済的損失や法的問題を回避するのに役立ちます。

4. 従業員エクスペリエンスの向上

AI を活用したチャットボットと直感的なインターフェイスにより、従業員は経費の提出、保険契約の問い合わせ、償還ステータスの追跡が簡単になります。このユーザーフレンドリーなアプローチにより、従業員の全体的なエクスペリエンスが向上し、満足度が高まり、経費報告手順へのコンプライアンスが高まります。

5。 コスト削減

経費管理における AI の導入は、直接的および間接的なコスト削減につながります。定型業務を自動化することで人件費が削減され、精度と不正検出の向上により経済的損失が防止されます。さらに、AI によって提供される戦略的な洞察は、企業の支出の最適化に役立ち、より効果的な予算の使用につながります。

6. スケーラビリティと柔軟性

AI システムは、変化するビジネス ニーズに簡単に適応し、エラーや処理時間の増加を伴うことなく、増大する経費取引に対応できるようスケールアップできます。この拡張性により、ビジネスは経費管理プロセスに制約されることなく成長し、進化することができます。

手動の経費管理の導入から自動化された経費管理への飛躍は大きな飛躍のように見えるかもしれませんが、実際には、効率性、明確性、そして最終的には収益性の向上に向けた一連の小さく実践的なステップです。

ここでは、AI を使用した経費管理と自動化の導入に成功した企業の事例をいくつか紹介します。

1. SaltPay は Nanonets を使用して SAP と統合し、ベンダーの請求書を管理します.
2. In2 プロジェクト管理により、Nanonets AI を使用して Water Supply Corporation が 700,000 オーストラリアドルを節約.
3. SMB である Happy Jewellers が NanoNets からどのように恩恵を受けたか。
4. Nanonets AI は、ACM Services が経費書類からの抽出を自動化し、買掛金チームの時間を 90% 節約するのに役立ちます。
5. Tapi は Nanonets を使用して資産管理の請求書を自動化します.
6. Puma は、Zoho Expense を使用して経費管理プロセスを自動化しています。
7. SWISS は Rydoo を使用して経費処理効率を 80% 改善しました.
8. Suncommon は、Expensify カードを活用することで会社の支出を管理し、会社の時間を節約しています。

まとめ

AI テクノロジーは、プロセスの自動化、精度の向上、コンプライアンスの確保、戦略的な洞察の提供により、経費管理を管理上の負担ではなく戦略的な資産に変えます。

AI を活用した経費管理ソリューションを採用する組織は、業務効率の向上、財務管理、市場での競争上の優位性を確保できます。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/7-ways-ai-can-streamline-expense-management/