2023 年には、デジタル アーカイブが企業の注目を集めるようになります。
消費されるデータ量は急速に増加しています 生活のあらゆる面で、そしてもちろん職場でも。 特に Covid-19 以降、企業が使用するプラットフォームやデジタル チャネルが急増し、膨大な量の情報が管理を難しくしている一方で、それを管理する規制はより厳しくなっています。 綱渡りはますます進むのが難しくなっています。
このような状況には慎重な適応が必要です。これは、アーカイブ分野、特に金融サービスで見られるものです。 現在発生している 4 つのデジタル アーカイブのトレンドを見ていき、それが 2023 年の残りの期間を形成するでしょう。
1. 記録保持の要件は引き続き厳しくなっています
証券取引委員会 (SEC) や商品先物取引委員会 (CTFC) などの政府機関は、ここ数か月で規則制定のペースを速めています。 これは、2022 年 XNUMX 月に SEC の新しいマーケティング ルールが導入された後のことです。これは、企業がデジタル コミュニケーションをどのように処理しなければならないかについての完全な再考につながりました。
このようなオーバーホールが間近に迫っているため、レギュレーターがガスから足を離すことを予想していたかもしれません。 それどころか、最近の報告によると、当局は規制案を起草していることを示しています 予定よりわずか数か月早い、すでに従業員の燃え尽き症候群に対する懸念を引き起こしていた規則制定のペースを加速させています。 2022 年 2021 月、企業がマーケティング ルールの順守を確実にするために奔走する中、委員会は XNUMX 年全体の XNUMX 倍の数の提案を発表しました。
2. はるかに多くのプラットフォームで、アーカイブが標準になります
新しいマーケティング ルールを参照すると、アップデートでは「広告」という用語がインパクトのある方法で再定義されています。 以前の時代錯誤的な「広告ルール」は、印刷メディア、テレビ、ラジオの時代である 1961 年に採用されて以来、ほとんど変わっていませんでした。 新しいマーケティング規則は、その後の技術的進歩に正式に対応するものであり、これは、かなりの数のデジタル コミュニケーション プラットフォーム (Web サイト、電子メール、ソーシャル メディア) が現在、規制の監視下に置かれていることを意味します。
WhatsApp、WeChat、Telegram などの一時的なメッセージング アプリでは、緊急性はさらに高まります。 XNUMX 月、SEC および CTFC
大手金融機関16社に罰金 (バークレイズ、ゴールドマン サックス、モルガン スタンレーを含む) デジタル記録管理の失敗で合計約 2 億ドル。 従業員は個人のデバイスを使用して、WhatsApp を通じてビジネス上の問題について話し合っていましたが、これらの通信はアーカイブされていませんでした。
それ以来、SEC はその範囲をブローカーディーラーや 登録投資顧問に (RIA)。 これらの小規模なRIAは、以前に罰せられた企業と同じ規制の対象であり、その違反はそれほど目立たないかもしれませんが、SECはこの広範な文化的問題に包括的に取り組むことを望んでいます.
デジタル プラットフォームは現在、ビジネス オペレーションの大きな部分を占めるだけでなく、コンプライアンスの目的でキャプチャおよびアーカイブする必要があるツールでもあります。 これは、金融サービスのデジタル チャネル全体に当てはまるため、一時的なメッセージの取り締まりと相まって、より多くの企業が緊急の問題としてポリシーを評価する必要があります。
3. より大きなデータ ストレージ要件
非常に多くのプラットフォームがアーカイブされるようになったため、デジタル データ ストレージの要件も劇的に増大しています。 これは、データの品質を考えると特に当てはまります。 たとえば、Web サイトの場合、動的要素は今やどこにでもあるため、コミュニケーションまたは「広告」がどのように提示されるかを正確に表現するには、動的要素をキャプチャする必要があります。 同様に、地理位置情報や CMS のパーソナライゼーションなど、よりオーダーメイドのアプローチに依存する企業が非常に多いため、キャプチャされる顧客の不測の事態の数 (したがってデータ量) は倍増しています。
コンプライアンス チームは手一杯になるため、監査や訴訟の要求にタイムリーに対応したい場合、高レベルのデータ処理と検索可能性がはるかに必要になります。 さらに、蓄積された大量のデータを手動で探索することは効率的ではない (またはおそらく可能でさえある) ため、高度な検索機能は、以前はそうであったかもしれない小規模な企業にとっても、より必要になるでしょう。贅沢品とされています。
データ量の拡大という課題に対応するために、クラウド アーカイブ ソリューションの人気が高まることが予想されます。 最小の RIA から WhatsApp の調査に悩まされている主要なブローカー ディーラーまで、すべての企業に必要なスケーラビリティだけでなく、明確な利点があります。 クラウド データ アーカイブにより、組織はセキュリティを犠牲にすることなく、オンサイト ソリューションの維持に関連する費用を回避できます。 クラウド プロバイダーは、信頼性の高いインフラストラクチャを維持するために多額の投資を行っており、クラウド データは転送中および保管中に暗号化されています。
4. 従業員満足度が最優先
2023 年に見られる技術の進歩と可能性の拡大に加えて、考慮すべき人間への影響もあります。 コンプライアンスの責任が大きくなるにつれて、コンプライアンス オフィサーの役割はより困難になり、責任を負っているルールの頻繁な再評価など、無数の要因により個人の責任が大きくなります。
昨年、Corporate Compliance Insights は、
調査 コンプライアンス担当者の労働条件、ストレス、メンタルヘルスの問題について。 結果を共有すると、まだやるべきことがたくさんあることが明らかになりました。 回答者の 59% が「燃え尽き症候群」を感じていると報告しており、最大の懸念事項 (69%) は規制の変化のペースです。 この記事の冒頭で述べたように、そのペースはここ数か月で加速しただけです。
ますます不安定で困難な状況が続く中、コンプライアンス担当者は、仕事を管理しやすくするだけでなく楽しいものにするツールを使用して、満足を維持し、サポートする必要があります。 コンプライアンス プロセスを簡素化し、個人の負担を軽減することで、企業は XNUMX 日の時間を解放し、ストレス レベルを削減し、人的ミスの可能性を最小限に抑え、最終的に従業員の満足度を向上させることができます。
来年をどう乗り切るか
デジタル アーカイブ スペースの最近の数年間と同様に、2023 年も上昇軌道をたどり続けるでしょう。
職場でのリモート コミュニケーションへの依存度の高まりは、デジタル メッセージング プラットフォームの急増につながり、それがデータ消費の急増につながり、企業の説明責任を確保するために規制当局によるより厳格なガバナンスにつながっています。
記録して保存する必要があるこの情報は、データ容量に負担をかけ、クラウドベースのインフラストラクチャへの依存度を高めます。 管理しなければならない大量のデータと、規制当局からの巨額の罰金により、コンプライアンスの担当者はストレスの多い時間を過ごしています。
これらの要因はすべて相互に関連しており、XNUMX つの目的地につながります。 人員の追加またはサードパーティのソリューションによるかどうかにかかわらず、規制対象のビジネスにおけるより多くのコンプライアンス リソースの必要性。 規制が厳しくなり続ける中、コンサルティングが重要であり、データ アーカイブの専門家は、これらの規制に最も適合する方法について最新のアドバイスを提供することで、多忙なスタッフの負担を軽減することができます。
規制の要求と執行措置はここ数か月で大幅に増加しましたが、徹底的な記録管理戦略により、2023 年に厄介な驚きが待ち受けていないことが保証されます。
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