従来のメールルームは労働集約的で時間がかかり、率直に言って、時代遅れになりつつあります。 同様に、コストを削減し、ハイブリッドおよびリモート ワーク モデルに適応するというプレッシャーの高まりにより、企業はワークフローを最適化し、手動プロセスを排除する新しい方法を模索することを余儀なくされています。
デジタル メールルーム自動化技術の台頭により、企業はメール プロセスを合理化し、効率を高め、コストを削減できます。 しかし、多くの組織はどこから始めればよいかわかりません。
このガイドを読んで、ビジネスが自動化されたメールルームを活用して業務を改善し、生産性を高める方法について詳しく学んでください。
メールルームの自動化とは?
簡単に言えば、郵便室の自動化 受信メール (物理的およびデジタルの両方) およびその他の通信を、構造化されたビジネス データに変換することによって自動化するプロセスです。 その後、関連する個人に送信されるか、組織内のプロセスやシステムに供給されます。
メールルームの自動化により、電子メール、添付ファイル、郵便物、またはスキャンされたドキュメント内にロックされた重要なデータを取得し、ERP、CRM、会計ソフトウェアなどのビジネス アプリケーションに直接送信するなどのプロセスを合理化できます。
メールルームの自動化はどのように機能しますか?
メールルームの自動化には XNUMX つのフェーズがあります。 入力, Classification, 処理, ビジネス プロセス.
出典：お客様提供。
各段階で何が起こるか見てみましょう。
入力
メールルームの自動化の第 XNUMX 段階には、メール、電子メール、モバイル、MFP などのさまざまな入力チャネルを通じて取得された受信ドキュメントの収集が含まれます。
自動スキャナーおよびその他の高度なテクノロジー 光学式文字認識 (OCR) は、通常、郵便を処理し、ドキュメントを正確に読み取って変換するために使用されます。 これにより、手動でデータを入力する必要がなくなり、エラーの可能性が減り、効率が向上します。
Classification
受信した通信が収集されると、郵便室の自動化の次の段階は、視覚的および内容ベースの特性に従って各アイテムを分類することです。 これは通常、受信メールの各タイプを分析して適切な宛先を決定する高度なアルゴリズムを使用して行われます。
たとえば、自然言語処理 (NLR) テクノロジを使用して、メールのテキストや添付ファイルからデータを抽出できます。 同様に、物理的な郵便物は、宛先の部門または人に従って分類できます。
処理
次は、通信の各部分を処理する処理フェーズです。
ここでは、人工知能 (AI) と機械学習 (ML) テクノロジが、スキャンされたドキュメント、PDF、または電子メールのパターンを認識するのに役立ちます。 その後、このデータは既知の文字と比較して検証され、最終的に下流のビジネス プロセス用に編集可能なテキストに変換されます。
ビジネス プロセス
メールルームの自動化の最終段階では、組織のプロセスとビジネス アプリケーションに情報をフィードします。 これには通常、適切なスタッフ メンバーへの情報の転送、中央データベースと ERP システムの更新、または単にアーカイブが含まれます。
何よりも、情報が実用的になり、関連する利害関係者が簡単にアクセスできるようになり、ワークフローが高速化され、生産性が向上します。
メールルーム自動化の利点は何ですか?
メールルームの自動化にはメリットが満載です。 メールルームの自動化を採用する利点は次のとおりです。
ビジネスプロセスの自動化
ペースの速い今日のビジネス環境では、プロセスの自動化はもはやオプションではなく、一歩先を行く組織にとって必要不可欠です。 によると Camudaによる調査, 組織の 97% が、プロセスの自動化が重要な要素であると考えています。 デジタル変換.
メールルームの自動化の主な利点の XNUMX つは、ドキュメントの並べ替え、スキャン、ルーティングなどの日常的なタスクを自動化できることです。 これにより、手作業による処理が不要になり、エラーが最小限に抑えられ、最も重要なこととして、生産性が向上します。
とはいえ、従業員は手動のデータ入力と処理に集中する必要がなくなり、戦略的な活動により多くの時間を割くことができます。
アジリティ
アジャイル ビジネスはデータ駆動型のビジネスです。 しかし、重要なデータが紙の文書や電子メールに保存されている場合、そこから分析価値を引き出すことはできません。
2022年には、 333.2億通のメール 世界中で送受信された、意思決定を促進するために、重要なビジネス プロセスにどれだけの価値のある情報を提供できたかを考えてみてください。 データがすぐに利用できない場合、苦情を申し立てる顧客への対応やベンダーの請求書の処理など、迅速に行動することはできません。
Zapier ことが明らかになった 従業員の 73% が、情報または特定のドキュメントを探すのに 1 ～ 3 時間を費やしています。. さらに、オフィス ワーカーの 76% が手動データ入力に最大 3 時間を費やしています。
情報源： Zapier.
ただし、自動化されたドキュメントの分類とルーティングにより、ドキュメントを適切な部門または個人に迅速かつ正確に送信して、対処することができます。 同様に、組織は受信ドキュメントのステータスと処理をリアルタイムで可視化できます。 これにより、チームは作業に優先順位を付け、より適切な意思決定を行うことができ、機敏性と応答性が向上します。
コスト削減
メールルームの自動化は、手動処理の必要性をなくし、エラーの可能性を減らすことで、コストを削減するのにも役立ちます。
自動化により、費用と時間がかかる紙ベースのプロセスへの依存を減らすことができます。 自動化は、郵便室のプロセスを管理する必要がある従業員が少なくなるため、人件費の削減にも役立ちます。 さらに、ストレージスペースを解放できます。
幅広いユースケース
メールルームを自動化すると、次のような業界全体で運用を合理化し、効率を高めることができる幅広いユースケースが提供されます ヘルスケア、金融、法律サービス、人事、教育、および政府。
情報源： Unsplash.
さらに、次のような標準的なビジネス プロセスを支援できます。 買掛金勘定、顧客コミュニケーション、コンプライアンス、および記録管理。
各業界や部門は、独自の方法で自動化の恩恵を受けることができます。 たとえば、医療提供者は患者情報を合理化でき、採用担当者は自動化できます 処理を再開します. これらの利点を理解することで、組織は郵便室の自動化を活用して最大の効果を得ることができます。
最後に、2023 年に事業を運営するということは、 より環境に配慮した慣行の採用—これは、メールの自動化が役立つ場所でもあります. このテクノロジーにより、企業は紙への依存を減らすことで二酸化炭素排出量を最小限に抑えることができ、最終的にはより持続可能な運営が可能になります。
メールルームの自動化をどのように実装しますか?
すぐに使用できるメールルーム自動化ソフトウェアを購入するだけでは、実装を成功させるには十分ではありません。 テクノロジを活用して最大の効果を得るには、固有のビジネス要件を慎重に評価する必要があります。
ここにある シンプルな XNUMX ステップのプロセス:
- 現在のメールルームを監査する: 受信メールの量、ドキュメントの種類、手作業によるドキュメント管理など、メールルームの手順を評価します。
- メールルームの自動化の目標を設定します。 何を達成したいですか？ 処理時間の短縮、精度の向上、または俊敏性の向上?
- 適切なソリューションを選択してください: さまざまなメールルーム自動化ベンダーを調べて、ビジネスに適したソリューションを見つけてください。
- スタッフの同意を得る: 新しいテクノロジーを導入するのは大変なことです。 選択したツールについてスタッフを教育し、適切なトレーニングを提供します。
- 新しいシステムを実装します。
- モニター： 新しいシステムに注目し、必要に応じて調整して、目標の達成に役立つようにしてください。
メールルーム自動化システムの主な機能は何ですか?
メールルーム自動化システムに関して言えば、すべてのソリューションが同じように作られているわけではありません。 次の機能に注意する必要があります。
- 高度な OCR およびディープ ラーニング機能。
- さまざまなデバイスからのさまざまなドキュメントの自動キャプチャ。
- 複雑な文書処理。
- インテリジェントなデータ抽出。
- 情報を適切な部門や担当者にルーティングするための事前定義されたルールによるワークフローの自動化。
- より迅速な実装のためのローコードまたはノーコード プラットフォーム。
- 統一されたエコシステムのための他のビジネス システムとの堅牢な統合。
- 安全な保管。
- 組織内での採用を容易にするユーザーフレンドリーなインターフェース。
2023 年のメールルーム自動化ソリューションのトップ
ナノネット
ナノネット 受信メールから非構造化データを数秒で抽出できる AI 搭載の OCR API です。 世界中の企業から信頼されており、最新のメールルームに大幅なコストと時間の節約をもたらします。 すべてのオペレーティング システムと互換性があるため、ユーザーは API と Zapier の統合により、5,000 以上のアプリと簡単に統合できます。
このソリューションはトレーニング データをほとんどまたはまったく必要とせず、複数のエクスポート オプションを提供するため、ドキュメント処理ワークフローの合理化を検討している組織にとって理想的です。 さらに、Nanonets は無料プラン、年中無休 24 時間体制のカスタマー サポート、無料の移行支援などを提供しています。
全体として、Nanonets は効率を改善し、手作業によるデータ入力に関連するコストを削減しようとしている組織にとって優れたソリューションです。 AI を活用した OCR 機能、広範な統合オプション、および複数のエクスポート オプションを備えた Nanonets は、世界中の最新のメールルームにとって最高の選択肢です。
デモを予約して、メールルームの自動化を開始してください。
G2スコア：4.9 / 5
エフェソフト
Ephesoft はカリフォルニアに本拠を置くソフトウェア会社で、AI と ML を使用して企業がメールルーム プロセスを自動化するのを支援しています。 以下を含む自動化されたドキュメント処理を提供します。
- 分類;
- 抽出;
- さまざまなドキュメント タイプからデータをルーティングします。
ベンダーは、自社のソリューションがさまざまな規模の企業の特定のニーズを満たすために拡張可能で適応性があると主張しています。
G2 スコア: 4.5/5
アビー
ABBYY FlexiCapture は、構造、言語、またはコンテンツに関係なく、ドキュメントを使用可能でアクセス可能なビジネス データに変換するデータ抽出ソフトウェアです。
FlexiCapture for Mailrooms は、ドキュメントのスキャンからデータ抽出までのプロセス全体を自動化することで、請求書、注文書、顧客とのやり取りなどの受信ドキュメントの高速、正確、かつ安全な処理を保証します。
高度にカスタマイズ可能なソリューションにより、組織はシステムをニーズに合わせて調整し、既存のワークフローやシステムと統合できます。
G2 スコア: 4.3/5
ロッサム
Rossum は、インテリジェントなドキュメント処理機能を提供するクラウドベースのソリューションです。 メールやドキュメントの複雑な取り込みを複数のチャネルで自動化し、データを最終宛先に送信する前に正確にキャプチャして検証することで、ドキュメント処理のライフサイクルを合理化できます。
ユーザーは、ソフトウェアが請求書や注文書などのさまざまなドキュメントから重要なデータをすばやくスキャンして抽出できると報告しています。 抽出されたデータは検証され、手動でデータを入力する必要なく、ERP システムなどの他のビジネス システムに自動的に入力されます。
ただし、一部のユーザーは、このソリューションには費用がかかる可能性があると述べており、小規模なビジネスには適していない可能性があります.
G2スコア：4.4 / 5
まとめ
絶えず進化するビジネス環境では、情報を迅速に取得、処理、分析することが重要です。
最新のデジタル メールルームは、コストを削減し、顧客と従業員のエクスペリエンスを向上させながら、運用効率、コンプライアンス、およびセキュリティを向上させることができます。 最も重要なことは、収益を大幅に改善できることです。今すぐ行動してください。
ナノネット は AI ベースの OCR ソリューションであり、95% 以上の精度で着信通信から情報を取得および抽出でき、1000 以上のパートナーから信頼され、数えられています。 低速のメール タスクによってビジネスが妨げられることはありません。最大限の効果を得るためにメールルームを自動化しましょう。
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- 情報源： https://nanonets.com/blog/digital-mailroom-automation/
