経費請求プロセスの合理化は、ビジネスの効率性と正確性の向上に優れているだけでなく、収益にとっても大きな変化をもたらします。
考えてみてください。より迅速な償還、正確な財務記録、会社法や税法の遵守が容易になります。 しかし、それは依然として苦痛な練習であることに変わりはない。 これによれば Global Business Travel Associationレポート、処理 経費報告書 58 泊のホテル滞在の平均料金は 20 ドル、所要時間は XNUMX 分です。
あなたのビジネス モデルがどれほど優れていても、売上高がどれほど優れていても、漏れのある経費請求プロセスは時間がかかり、財務にとって静かなる殺人者になる可能性があります。 そして、あなたが新しいビジネスや成長中のビジネスであれば、それは手が出せない大ヒットです。
幸いなことに、経費請求プロセスを自動化すると、より速く、より正確に、そしてよりコストを削減できるようになります。 財務を迅速かつ効果的に強化したい場合は、この分野に焦点を当てる必要があります。
この記事では、経費請求をより適切に自動化および管理する方法について説明します。
経費請求とは何ですか?
経費請求は、会社を代表して発生した経費の払い戻しを求める従業員による正式な要求です。 これには、従業員が自己負担した旅費、食事、事務用品、その他の費用が含まれます。
経費請求のさまざまな生成方法
チームメンバーが出張中に交通切符を切られたとしても、それは経費にはなりません。 しかし、顧客に豪華なディナーをご馳走になったり、ホテルを予約したりした場合には、その対価を請求することができます。
IRS には、何が正当なビジネス経費としてみなされるかについての簡単なルールがあります。 それは普通であり、必要なものでなければなりません。 「普通」とは、あなたの業務において一般的であることを意味し、「必要」とは、それがあなたのビジネスに役立ち、適切であることを意味します。
経費の請求はさまざまな場所から行われます。 旅行、事務用品、または顧客関係の構築。
それを分解しよう：
1. 旅費： 従業員が出張中の航空券、ホテル、レンタカー、ガソリン代を考えてみましょう。
2. 食事とエンターテイメント: これには、営業チームが潜在的な顧客と会って食事したり、ネットワーキング イベントのチケットを入手したりすることが含まれる可能性があります。
3. 事務費： 日常の事務用品からインターネット料金まで、あらゆるものがこのカテゴリに当てはまります。
4.宿泊施設： ホテルの部屋や賃貸アパートなど、一晩の滞在にかかる費用はすべてここにカウントされます。
5. 予期せぬ関連費用: これらには、緊急修理や訴訟費用など、通常の業務には含まれないがビジネスに必要な、従業員が負担する予期せぬ費用が含まれます。
経費請求を生成するにはいくつかの方法があります。
領収書: 最も伝統的な方法では、従業員はビジネス関連の買い物の領収書を保存し、経費請求レポートと一緒に提出します。
クレジットカードの明細書: 会社が法人用クレジット カードを提供している場合は、カードの明細から経費を直接追跡できます。
モバイルアプリ: 現在、多くの企業が使用しています 経費管理 従業員が領収書の写真を撮って即座に提出できるアプリ。
日当手当: 場合によっては、企業が経費をカバーするために従業員に日当を支給する場合があります。 この許容範囲を超える支出については、別途請求する必要があります。
これらすべての方法には長所と短所があり、最良の選択は多くの場合、ビジネスの規模とニーズによって異なります。
企業が経費請求を追跡および管理する方法
従来、企業は経費請求の追跡と管理を手動プロセスに依存してきました。 これには通常、従業員が紙の経費報告書に記入し、物理的な領収書を添付して、マネージャーまたは管理者に提出することが含まれます。
その後、マネージャーが申請を検討して承認します。 その後、 レポート さらなる処理のために会計部門に転送されます。 会計チームはデータを会計システムに入力し、経費を確認し、従業員に払い戻しを行います。
とても大変な仕事だと思いませんか? そして、そうです。 しかし、それは最悪の部分ではありません。 あらゆる面倒なことや、起こり得る潜在的なエラーについて考えてみましょう。
- 従業員は自分のすべての情報を追跡する必要があります 領収書 そして期限内に提出してください。
- マネージャーは各請求を個別に検討して承認する必要があり、他の場所に費やしたほうがよい貴重な時間を無駄にしています。
- 虚偽の請求や水増し請求がすり抜け、経済的損失を引き起こす可能性があります。
- データを手動で入力すると会計エラーが発生し、財務記録の不一致につながる可能性があります。
- 処理の遅れは払い戻しの遅れにつながり、従業員の不満を引き起こす可能性があります。
- 会計チームは税務上の目的でデータを抽出して分類する必要がありますが、これには時間がかかり、エラーが発生しやすくなります。
- 不正確なデータは財務計画や予算編成を妨げ、ビジネス上の不適切な意思決定につながる可能性があります。
これらすべてのハードルがあるため、多くの企業が自動経費管理ソリューションを採用しているのも不思議ではありません。 これらのツールは、提出から承認、払い戻しまでのプロセス全体を合理化します。 また、会計システムと統合できるため、経費の追跡と分類が容易になります。
経費請求プロセスの自動化を検討する必要があるのはなぜですか?
これを想像してみてください。従業員が領収書を撮影し、オンライン プラットフォームにアップロードします。 データを自動的に抽出し、経費を分類し、請求を提出します。 その後、申請は承認のために適切なマネージャーに自動的に送られ、続いて会計部門が処理します。 従業員は払い戻され、経費データは自動的に記録され、会計システムに分類されます。
次のような自動化ソリューションを使用すると、 ナノネット経費請求 OCR、これは仮定のシナリオではなく現実です。 手動でのデータ入力の必要性を排除し、エラーのリスクを軽減し、経費請求プロセス全体を高速化できます。
経費請求プロセスの自動化を検討すべき理由はいくつかあります。
1. 処理速度の向上: 自動化により手動データ入力が不要になり、承認時間が短縮され、より迅速な償還が保証されます。 チームは事務処理に追われることなく、より重要なタスクに集中できます。
2. 手動介入を削減します。 ルールとワークフローは最初に設定されるため、マネージャーや会計チームは各請求の確認と承認にそれほど多くの時間を費やす必要がありません。 これにより、人的エラーのリスクが軽減され、プロセスの一貫性が確保されます。
3. 不正確さを軽減します。 無効なデータ、重複入力、不正な請求には自動的にフラグが付けられ、すぐに対処できます。 これにより、財務記録が正確で信頼性があり、準拠していることが保証されます。
4. 視認性の向上: 自動化により、経費をリアルタイムで把握できます。 支出の傾向を追跡し、支出の多い分野を特定し、情報に基づいた意思決定を行ってコストを管理できます。
5. コンプライアンスの確保: 自動化システムは、会社の経費ポリシーや IRS 規制に合わせてプログラムできます。 これにより、すべての申し立てが準拠していることが保証され、監査や罰則のリスクが軽減されます。
6. レポートの簡素化: 自動ツールは詳細なレポートを生成するため、データの分析や支出パターンの洞察が容易になります。 これは予算編成や財務計画に役立ちます。
7. 従業員満足度の向上: 従業員は、何百件もの経費報告書を提出したり、払い戻しを受けるまでに何週間も待ったりすることを望んでいません。 自動システムを使用すると、経費を簡単に提出し、すぐに払い戻されることができます。 承認を追いかけたり、領収書の紛失を心配したりする必要はもうありません。
8.環境に優しい： プリンターやコピー機を使用する必要がなくなります。 デジタル化することで、二酸化炭素排出量を削減し、 持続可能な 環境。
9.スケーラブル： ビジネスが成長するにつれて、経費も増加します。 手動処理とは異なり、自動システムはより多くのユーザーやトランザクションに対応できるように簡単に拡張でき、会社の拡大に合わせてスムーズな運用を保証します。
10. お金の節約: 確かに、システムの自動化にはコストがかかりますが、次のことを考慮してください。紙、インク、その他の日用品にかかる費用が不要になります。 面倒な手動データ入力と処理に費やす時間の費用を支払う必要はもうありません。 さらに、精度を向上させ、重複した不正請求を減らすことで、長期的にはさらに多くの費用を節約できます。
経費請求プロセスを自動化する方法
あなたのビジネスには独自のニーズや要件があるかもしれません。 中小企業では、領収書データをキャプチャするための OCR ツールのみが必要な場合があります。 残りはスプレッドシートを使用して管理できます。
一方、中規模企業には、より包括的なソリューションが必要になる場合があります。 データのキャプチャから承認ワークフロー、会計ソフトウェアとの統合まで、あらゆるものを処理します。
自動化について考える前に、要件を明確に理解してください。
経費請求プロセスを自動化するために実行できる手順の簡単な概要は次のとおりです。
1.ニーズを特定する
自動化によって何を達成したいかを決定します。 これには、処理時間の短縮、エラーの削減、コンプライアンスの向上、または上記のすべてが含まれる可能性があります。
また、次のような要素も考慮してください。
- あなたの会社の規模
- 経費ポリシー
- 処理する経費請求の量
- チームの技術力
- ご予算
- 既存のワークフローのハードル
2. 利用可能なソリューションを評価する
利用可能な経費管理ソリューションの市場を調査します。 ニーズに合った機能を探してください。
- データのキャプチャと処理のための OCR
- ルールベースの承認による迅速な処理
- AI を活用した異常フラグ通知
- 支出を分類するための自己学習アルゴリズム
- 会計ソフトウェアとの統合
- 外出先での経費提出
- カスタマイズ可能な承認ワークフロー
- コンプライアンスのチェックとアラート
- 詳細なレポートと分析
3. 経費管理ソリューションを選択して実装する
ソリューションを選択する際は、使いやすさ、必要なトレーニング、拡張性、セキュリティ対策、コスト、カスタマー サポートなどの要素を考慮してください。
選択肢を絞り込みます。 デモまたは試用期間をリクエストしてください。 これにより、ソフトウェアを実際に使用して、それがビジネスに適しているかどうかを判断することができます。
適切なソリューションを見つけたら、それを組織に実装できます。 これには次のことが関係する可能性があります。
- 従業員のトレーニング
- 対象経費、承認者、承認制限、ワークフローの定義
- 経費ポリシーと規制に準拠するための役割とシステムを設定する
- 既存のシステム（会計、給与、人事など）との統合
4. パフォーマンスを監視して最適化する
データ収集の正確さ、承認時間、償還時間を確認します。 手動による介入がどのくらいの頻度で必要か、またシステムが異常を正しく警告するかどうかを調べます。 必要に応じてロールとルールを更新します。
ユーザーからのフィードバックを追跡します。 従業員はシステムが使いやすいと感じていますか? 彼らは経費を提出し、すぐに払い戻しを受けることができますか? フィードバックを活用して改善を図ることができます。
また、システムが収益に与える影響も監視してください。 時間とお金を節約していますか? このツールはコストの管理と不正行為の削減に役立ちますか?
Nanonets が経費請求プロセスの自動化にどのように役立つか
経費請求の処理がはるかに簡単になります ナノネット。 領収書の取得から経費の承認、支払い処理に至るまで、経費請求プロセス全体を自動化できます。
ナノネットがどのように役立つかについて簡単に概要を示します。
1. データキャプチャを自動化します。 従業員は領収書を一括アップロードして、すべての情報を自動的に抽出して分類することができます。 フォーマットや手動データ入力エラーを心配する必要はありません。
2. 経費管理を一元化する: すべての経費請求は XNUMX か所に保存されるため、追跡、管理、支払い、監査が簡単になります。 解析されたデータは CSV として簡単にエクスポートできます。 Excel さらなる分析またはレポート用のファイル。
3. インテリジェントなモデルを操作します。 当社の経費請求処理モデルは、時間の経過とともにお客様の行動から学習します。 これにより、データの抽出と分類の精度が向上し、時間の経過とともにプロセスの効率が向上します。
4. ワークフローをカスタマイズします。 会社のポリシーに合わせた承認ワークフローを設定できます。 これにより、承認前にすべての経費請求が必要なチェックとバランスを経ることが保証されます。
5. 異常に自動的にフラグを立てます。 過去のデータに基づいて異常な経費請求を特定し、審査のためにフラグを立てます。 これは、不正行為を防止し、会社のポリシーへのコンプライアンスを維持するのに役立ちます。
6. 既存のシステムと統合します。 Google Drive、Zapier、Xero、Sage、Gmail、QuickBooks などのツールとシームレスに統合します。 終わりのないデータ移行のことは忘れて、スムーズな移行をお楽しみください。
7. リアルタイム分析にアクセスします。 支出パターンを把握し、傾向を特定し、データに基づいた意思決定を行います。 経費請求をリアルタイムで監視し、必要に応じて迅速に対応します。
8. コンプライアンスの徹底: コンプライアンスチェックとアラートが組み込まれているため、すべての経費請求が会社のポリシーと規制に準拠していることを確認できます。 監査証跡の維持が容易になり、潜在的な法的問題を回避できます。
最終的な考え
経費請求をしっかりと抑制することは、ビジネスを成功させるために非常に重要です。 成長と拡大の喧騒の中で、支出を見失いがちです。
ソリューション？ 経費請求処理を自動化します。 この簡単な手順により、時間、お金、そして短期的には多くの悩みを軽減できます。
手動エラーを減らし、コンプライアンスを確保し、会社の支出を明確に把握できるようにします。 これは単なるコスト管理ではなく、情報に基づいたインテリジェントなビジネス上の意思決定が重要です。
Nanonets は、経費請求を管理するためのスマートで信頼性が高く、安全で効率的なソリューションを提供して、この取り組みを支援します。 当社のプラットフォームはお客様のビジネス ニーズに適応するように設計されており、自動経費管理への移行がスムーズかつスムーズに行えます。
ナノネットを使用すると、経費精算プロセスのあらゆる部分を自動化できます。
- 請求書、領収書、電子メール、Web サイトなどのさまざまな文書からデータを取得します。
- 経費のタグ付けを合理化する
- ワークフローの自動化により総勘定元帳のコーディングを簡素化
- 承認プロセスを自動化する
- データ入力、文書の照合、分類などの面倒なタスクを処理することで、時間を 90% 節約します。
- 人件費と会計経費の面でコストを 80% 削減します。
- SEO を活用したコンテンツと PR 配信。 今日増幅されます。
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- プラトアイストリーム。 Web3 インテリジェンス。 知識増幅。 こちらからアクセスしてください。
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- チャートプライム。 ChartPrime でトレーディング ゲームをレベルアップしましょう。 こちらからアクセスしてください。
- ブロックオフセット。 環境オフセット所有権の近代化。 こちらからアクセスしてください。
- 情報源： https://nanonets.com/blog/expense-claim-processing-automation/
