「注文入力の自動化」と聞いて何を思い浮かべますか? 大量のロボットが倉庫内を走り回り、データベースにデータを入力しているでしょうか? これは注文入力の自動化にかなり近いものですが、考慮すべきニュアンスがいくつかあります。
あなたが小規模なキッチン用品ビジネスを経営しており、そのほとんどが 受注 全国の小売店から届きます。 ここで、顧客が注文してから製品が届くまでのすべてのステップを考えてみましょう。
在庫の確認、確認、請求書の作成、帳簿の更新、出荷の準備と追跡をすべて XNUMX つの注文で行う必要があります。 何千倍にもなると、潜在的なエラーや非効率性によってワークロードが膨大になる可能性があります。
ここで注文入力の自動化が役に立ちます。
この記事では、注文入力の自動化とその仕組み、そしてビジネスに導入する方法について説明します。 飛び込んでみましょう。
注文入力の自動化とは何ですか?
オーダーエントリー自動化は、注文の受信、入力、処理を自動化するテクノロジーです。 これには、電子メールなどのさまざまなチャネルからの注文の取得から始まる、いくつかのタスクが含まれています。 EDI、アグリゲータ、およびウェブサイト。
次に、注文が検証され、エラーが特定および修正され、注文の詳細が CRM (顧客関係管理) または ERP (エンタープライズ リソース プランニング) システムにエクスポートされます。 システムは自動的に在庫を更新し、 請求書、出荷の準備と追跡を行います。
2020 マッキンゼー調査 自動化によりコストが 10 ～ 15% 削減され、注文処理時間が 2 ～ 3 日から 1 ～ 2 時間に短縮されたことがわかりました。
注文入力の自動化はどのように機能しますか?
注文入力の自動化では、OCR、AI、API と統合、および事前定義されたワークフローを組み合わせて、注文入力プロセス全体を自動化します。 かなり技術的に聞こえますよね？ そうかもしれませんが、心配しないでください。 面倒な作業のほとんどはソフトウェアが実行します。
これを理解したり実装したりするのに技術的な専門家である必要はありません。 プロセスをより管理しやすいステップに分割してみましょう。
注文の取り込み: 注文を受け取るたびに、システムによって自動的に取り込まれます。 これは、電子メール、EDI、Web サイト、または手動注文などのさまざまなチャネルから行うことができます。 確認する必要があるのは、システムが注文流入チャネルと適切に統合されていることだけです。
注文の検証: 注文を検証するためにシステムに事前定義された条件を設定できます。 たとえば、特定の制限を超える数量のすべての注文に承認が必要な場合や、クレジット支払いのあるすべての注文に審査のフラグを付けることができます。 システムはこれらの注文をそれに応じてルーティングし、注文パイプラインが滞らないようにします。
エラーの検出と修正: システムは受信した注文にエラーがないか自動的にチェックします。 これには、SKU の不一致や数量の誤りから、顧客の詳細の誤りまで、さまざまなことが考えられます。 ソフトウェアは、注文がさらに処理される前に、修正のためにこれらのエラーにフラグを立てます。
注文処理： 注文が検証され、エラーが修正されると、システムは注文の処理に進みます。 在庫を更新し、請求書を生成し、必要に応じて出荷プロセスを開始します。 すべてが手動介入なしで行われるため、効率的でエラーのないプロセスが保証されます。
出荷追跡: 一部のシステムは出荷追跡を処理し、注文のステータスをリアルタイムで更新する場合もあります。 各出荷を手動で追跡しなくても、顧客の注文ステータスを更新できます。
データのエクスポート: 取得から請求書の生成、発送に至るまで、注文の詳細はすべて注文管理システムまたは ERP にエクスポートされ、記録が最新かつ正確に保たれます。
これは、注文入力の自動化がどのように機能するかの概要にすぎません。 場合によっては、注文入力プロセスを完全に自動化するために、ワークフロー自動化ソフトウェア、ERP、CRM、会計ソフトウェア、在庫管理システムなどの複数のツールを使用する必要があります。
最終的に、正確なプロセスは、実装するために選択した特定のソフトウェアと独自のビジネス ニーズによって異なる場合があります。 重要なのは、ビジネス プロセスに適応できる柔軟なソフトウェアを選択することです。 ビジネスですでに使用しているあらゆるシステムとの統合機能を提供する必要があります。
手動注文入力の問題
米国の小売業務のサプライ チェーンの精度は平均でわずか 63% です。 このように正確性が低いのは、手動による注文入力が原因であることがよくあります。 一見単純そうに見えますが、手動入力にはいくつかの問題が生じます。
始めたばかりで、処理する注文がいくつかある場合は問題ありません。 しかし、ビジネスが成長するにつれて、手動による注文入力は成功と顧客満足への道においてバナナの皮になる可能性があります。
データ入力エラー、コミュニケーションミスなど、これらの問題のいくつかはすでにご存知かもしれません。しかし、明らかになるまでに時間がかかる可能性のある他の問題もあります。 手動注文入力プロセスに関する問題のいくつかを見てみましょう。
手動注文入力プロセスに関する問題のいくつかを見てみましょう。
流れの中断: 手動入力が必要な場合、継続的な作業の流れがありません。 承認を待ったり、注文の詳細を確認したりするなど、中断が発生します。これらの中断により、プロセスが遅くなるだけでなく、締め切りに間に合わない可能性もあります。
過重労働のスタッフ: あなたのチームは最も細心の注意を払っているかもしれませんが、手作業で処理する注文が増えるほど、疲労や燃え尽き症候群による人的ミスが発生する可能性が高くなります。 これは顧客満足度と収益に影響を与える可能性があります。 さらに、顧客関係管理などのより戦略的な活動に集中せず、反復的なタスクの実行に追われるため、チームの能力が十分に活用されていません。
時間がかかる： 注文を手動で処理すると、時間がかかることがあります。 注文の受領、検証、エラー修正、データ入力、在庫チェック、出荷の各ステップには、チームの時間と注意が必要です。 さらに、これらのタスクに費やす時間は注文の量に応じて増加するため、販売のピーク時には特に困難になる可能性があります。
承認を追いかける非効率なルーティング: 特定の注文に承認が必要な場合、特に大規模なチームで作業している場合、責任者を追跡するのは困難な場合があります。 また、承認またはさらなる処理のために注文を手動でルーティングすることは非効率的であり、エラーが発生しやすい可能性があります。 これにより、大幅な遅延や注文の損失が発生する可能性があります。
データの不一致とエラー: 手動入力では、間違ったデータや一貫性のないデータを入力するリスクが常にあります。 これは、タイプミス、誤解、見落としが原因である可能性があります。 このようなエラーは、請求書の間違い、返品、顧客の不満など、将来的にさまざまな問題を引き起こす可能性があります。
視認性の低下: 自動化がなければ、注文、在庫、出荷の追跡は困難な作業になります。 注文に関する最新情報を顧客にリアルタイムで提供することは困難になり、顧客の満足度やビジネスに対する信頼に影響を与える可能性があります。
注文の追跡が難しい: 手動システムでは、注文の追跡が面倒になることがあり、多くの場合、書類の束や複数のソフトウェア アプリケーションをふるいにかけなければなりません。 この透明性の欠如により、納期の遅れや顧客からの苦情が発生する可能性があります。
手動注文入力に関連する問題はさらに多くありますが、これらは企業が自動化システムに移行している主な理由を浮き彫りにしています。
ビジネスの成長には効率的なプロセスが必要ですが、手動による注文入力ではうまく拡張できません。 これは時間がかかり、エラーが発生しやすいため、現代の企業が注文を正常に処理するために必要なレベルの可視性と制御を提供する必要があります。
自動注文入力のメリット
注文管理チームは、自動注文入力に切り替えてくれたことに感謝します。 サプライチェーン管理者の 67.4% が依然として Excel スプレッドシートを管理ツールとして使用しているため、これで十分だと考えるのは簡単です。
しかし、それはもっと良いかもしれません。 注文入力プロセスを自動化すると、手動システムの快適さと使いやすさをはるかに上回る多くのメリットが得られます。 これらの利点のいくつかを詳しく見てみましょう。
1. 顧客満足度の向上: 自動化を早期に導入した企業は、顧客対応時間の増加、満足度の向上、効率の 10 ～ 15% 向上、最大 10% の売上増加を実感しています。 これは、企業が顧客の注文により速く、より正確に対応できるようになり、その結果、顧客の満足度が高まり、売上が増加することを意味します。
2. エラー率を削減します。 注文管理タスクの 50% は高度に自動化可能であり、人的エラーのリスクが軽減されます。 これにより、正確かつタイムリーな注文が得られ、顧客サービスの向上と返品の減少につながります。
3. ビジネスの拡張性を強化します。 自動注文入力を使用すると、企業はスタッフを増やすことなく大量の注文を処理できます。 これにより、コストを比例的に増加させることなく成長が可能になります。
4. 在庫管理の補助: 中小企業の 43% は在庫を追跡していません。 自動注文入力を使用すると、在庫をリアルタイムで更新できるため、商品の過剰販売または過小販売の可能性が減り、全体的な在庫管理が向上します。
5. 時間を節約し、注文速度を向上させます。 自動化の結果、コストが 10 ～ 15% 削減され、注文の確認から配送の確認までの注文処理時間が XNUMX ～ XNUMX 日から XNUMX ～ XNUMX 時間に短縮されました。 これは、企業が注文をより迅速に処理できるようになり、配達時間が短縮され、顧客の満足度が向上することを意味します。
肝心なのは、自動化を利用すれば、業務の正確さと効率を確保しながら、ビジネスのスピードを今日の急速に変化する市場のペースに合わせることができるということです。
注文入力を自動化することで誰が利益を得られるのでしょうか?
注文入力の自動化は、業界に関係なく、企業内のさまざまな役割にメリットをもたらします。 業務に何らかの形で注文の管理が含まれる場合、注文入力の自動化により効率と精度が大幅に向上します。
以下に、さまざまな職務が注文入力の自動化からどのようなメリットを得ることができるかを示す例をいくつか示します。
セールスチーム
注文入力の自動化、注文ステータスの追跡、顧客詳細の更新、未履行注文のフォローアップ
会計
注文に関連する請求書発行の自動化、支払いステータスによる CRM の更新、売上収益の追跡と調整
在庫管理者
注文に基づいた在庫更新の自動化、在庫レベルの追跡とアラートの補充、注文の返品と返金の管理
カスタマーサービス
顧客からの問い合わせに対する注文ステータスの監視、注文更新のためのコミュニケーションの自動化、注文に関する顧客からのフィードバックの管理
eコマースマネージャー
注文処理の自動化、売上の追跡、顧客レビューの管理、請求失敗と返品の処理
サプライチェーン管理
サプライヤーから顧客への注文追跡の自動化、サプライヤーとの関係と注文の管理、納期の追跡
調達マネージャー
在庫ニーズに基づいた発注書の自動化、サプライヤーのパフォーマンスの追跡、サプライヤーとの関係の管理、商品の納期厳守の確保
注文入力の自動化の導入は、業務効率化への単なる一歩ではなく、戦略的な成長と顧客満足度の向上への飛躍です。 注文入力を自動化するメリットは、初期コストや実装の労力をはるかに上回ります。 また、適切なツールを使用すれば、手動から自動への移行をスムーズかつシームレスに行うことができます。
注文入力の自動化の例とアイデア
注文入力の自動化から始めるのは気が遠くなるかもしれません。 コーディング経験が必要かどうか、既存のワークフローを混乱させる可能性があるかどうか、既存の他のシステムと統合できるかどうかなど、いくつかの疑問が頭に浮かぶかもしれません。
これらの懸念のいくつかを払拭し、ビジネスで注文入力自動化の実装を開始する方法のいくつかの実践的な例を見てみましょう。
電子メール、Google ドライブ、Dropbox、Sharepoint — これらすべてのプラットフォームは、PDF、画像、またはスキャンした文書での注文のソースとなる可能性があります。 Nanonets を使用すると、注文番号、顧客名、製品の詳細、数量などの重要な詳細をこれらの文書から直接自動的に抽出できます。
これを設定するには、コーディングの経験やコンピューター サイエンスの学位は必要ありません。 あなたがしなければならないのは、ソースを選択し、いくつかのサンプル注文で AI モデルをトレーニングし、あとは AI モデルに任せるだけです。 このデータを CRM または注文管理システムにエクスポートすると、注文の追跡と管理が容易になります。
2. データ検証と承認ルーティングを自動化する
注文の正確性を確保することは重要ですが、手動によるデータ検証は時間がかかり、エラーが発生しやすい可能性があります。 Nanonets のインテリジェントな文書処理により、注文の詳細を在庫や顧客情報と照合して自動的に検証し、さらなる調査のために異常のフラグを立てることができます。
また、無効または不完全な情報を含む注文に対処する事前定義ルールを設定し、レビューと承認のために適切なチームまたは担当者に自動的に転送することもできます。
検証が完了すると、注文は承認を受けるために適切な部門または担当者に自動的に転送されます。 複数の承認者がいる場合、システムは事前に設定されたルールに基づいて複数レベルの承認を管理し、必要に応じてエスカレーションできます。 これにより、手動によるフォローアップが不要になり、遅延が軽減され、スムーズで効率的な注文処理プロセスが保証されます。
3. ビジネス システム間のシームレスなデータ フローを促進する
データがサイロ化するとプロセスが遅くなり、運用の全体像を把握することが難しくなります。 Nanonets を使用すると、CRM、ERP、注文管理システムなどのさまざまなビジネス システム間のデータ フローを自動化できます。 これにより、注文の詳細、在庫レベル、顧客情報のリアルタイムの可視性と管理が確保され、意思決定と業務効率が向上します。
たとえば、新しい注文が届くと、Nanonets は関連するすべての詳細を自動的に抽出し、情報を検証して、API 経由で ERP、CRM、および注文管理システムに注文をプッシュできます。 また、システム内の注文記録に補足文書を添付することもできるため、関係者全員が注文のステータスと詳細を完全に把握できるようになります。
4. フォーム送信を自動注文入力に変える
WebFlow、WordPress、Shopify、またはその他のプラットフォームを使用しているかどうかに関係なく、Nanonets を使用してフォーム送信を自動注文入力に変えることができます。 Nanonets は、さまざまな Web アプリ間のタスクを自動化する強力なツールである Zapier と統合されており、フォーム送信からデータを自動的に抽出して処理するワークフローを作成できます。
Zapier には統合できるアプリが 6000 以上あるため、Nanonet と使用する他のほぼすべてのプラットフォーム間のワークフローを自動化できます。 たとえば、顧客が WebFlow Web サイトで注文フォームを送信すると、Nanonets は注文の詳細を自動的に抽出し、CRM または注文管理システムにプッシュできます。 これにより、注文入力プロセスが合理化され、データの正確性が確保され、手動でのデータ入力が削減されます。
販売レシートは、物理的であれデジタルであれ、Nanonets が自動化に役立つもう XNUMX つのデータ ソースです。 これは、オンラインおよびオフラインの販売チャネルを持つ企業にとって特に役立つ可能性があります。
Nanonets OCR を使用すると、レシートから商品コード、数量、日付、合計金額などのデータを自動的に抽出できます。 この情報は注文管理システムまたは会計システムに自動的に入力されるため、手動でデータを入力する必要がなくなり、エラーのリスクが軽減されます。
さらに、これらの売上受領書をシステム内の対応する注文と照合するワークフローを設定して、すべての売上が正しく計上されるようにすることができます。
6. 注文の追跡と更新を自動化する
顧客に注文状況を常に知らせることで、顧客エクスペリエンスが向上し、顧客サービスへの問い合わせが減ります。 Nanonets と Zapier を使用すると、注文追跡と更新通知を自動化できます。
たとえば、注文が行われると、Nanonets は必要な詳細を抽出し、注文管理システムで注文を作成できます。 システム内で注文が出荷済みまたは配達済みとしてマークされると、Zapier を使用して、更新されたステータスを示す電子メールまたは SMS 通知を顧客に送信できます。 これにより、顧客は注文ステータスを常に把握できるようになります。
7. 配信スケジュールとタスク作成を合理化する
配送が注文処理プロセスの一部である場合、e コマース プラットフォームを配送管理ツールと統合するとメリットが得られます。 このようにして、新しい注文に基づいて配送タスクの作成を自動化し、場所、配送量、利用可能な配送担当者に基づいて最適にスケジュールを設定できます。
たとえば、新しい注文が入るたびに、Zapier を使用して、Nanonets をトリガーして必要な配達の詳細をすべて抽出するワークフローを作成できます。 これらの詳細は配信管理ツールに自動的にプッシュされ、新しいタスクが作成されます。 このツールは、現在の注文量と他の保留中の配送の場所に基づいて配送ルートを最適化し、配送効率を大幅に向上させます。
8. 請求書の作成と売掛金の管理を簡素化する
請求書と売掛金の管理は、特に顧客にクレジットを提供する場合、注文プロセスの重要な部分です。 ワークフローの自動化を使用すると、注文の詳細に基づいて請求書の作成を自動化し、支払いステータスを追跡することもできます。
たとえば、注文の支払いを受け取ると、Nanonets は製品リスト、価格、顧客情報などの重要な詳細を抽出できます。 その後、Zapier ワークフローを設定して、QuickBooks で請求書を作成できます。 これにより、時間が節約されるだけでなく、財務記録の正確性も保証されます。 さらに、顧客への支払いリマインダーを自動化できるため、キャッシュ フローを効率的に管理できます。
9. 注文の精度を高め、返品を減らす
注文処理におけるエラーは、誤った出荷につながり、その結果、顧客の返品につながる可能性があります。 ワークフローの自動化を活用し、Nanonets を注文管理システムと統合することで、このようなエラーを大幅に減らすことができます。
たとえば、Nanonets は注文フォームから注文の詳細を抽出し、システムに入力する前にこの情報を検証できます。 これにより、不一致やエラーを早期に特定して修正できるため、誤った注文が処理されるのを防ぐことができます。 これにより、注文ミスによる返品の可能性が減り、時間とリソースの両方が節約されます。
10. 失敗した注文プロセスに対する新しいサポート チケットを作成する
注文プロセスに失敗した場合、顧客満足度を確保するには迅速な解決が重要です。 これには、サポート チームへの即時の通知が必要になります。 Zapier を使用すると、このプロセスを自動化できます。
たとえば、注文が正しく処理されなかった場合、Shopify または WebFlow を設定してトリガーを発生させることができます。 これにより、Zapier ワークフローがアクティブになり、Nanonets に失敗した注文から詳細を抽出するよう指示できます。 これらの詳細を使用して、Zendesk や Intercom などのカスタマー サービス プラットフォームで新しいサポート チケットを自動的に作成できます。 チケットには顧客の情報、注文の詳細、問題の説明を含めることができるため、サポート チームは問題を迅速に特定して解決できます。
企業が注文入力の自動化を使用して効率、精度、顧客満足度を向上させる方法は他にもたくさんあります。 ここで重要なのは、適切なプラットフォームを接続し、適切なワークフローを設定することです。 適切に組み合わせれば、注文プロセスのほぼすべての部分を自動化でき、チームはビジネスの成長を促進する、より戦略的なタスクに集中できるようになります。
最終的な考え
注文入力の自動化は変革をもたらします。 画期的ではないように思えるかもしれませんが、その影響は非常に大きいです。 このガイドがその可能性を明らかにしていただければ幸いです。
小規模から始めて、その後スケールアップしてください。 特にビジネス システムが Nanonets や Zapier などのツールを通じてシームレスに統合できる場合、その可能性は本当に無限です。
カスタマイズが重要であることは注目に値します。ビジネスに最適なソリューションは、特定のニーズと業務によって異なります。 さまざまなワークフローやツールを試してみることを躊躇せず、ビジネスに最も利益をもたらすものを常に優先してください。
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- 情報源： https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
