概要
ペースの速い現代のビジネスの世界では、文書の承認プロセスが最も重要です。 文書のレビュー、修正、完成を含むこれらのプロセスは、業務を円滑に進め、必要なコンプライアンス基準を遵守するために重要です。 これらのプロセスは、内部コミュニケーションや契約交渉から財務報告やプロジェクト管理に至るまで、あらゆるものに影響を与えます。
従来、文書の承認には時間のかかる一連の手動の引き渡しが必要であり、物理的な文書が関係者間で回覧され、レビューと承認が行われていました。 この方法は単純ではありますが、非効率性をはらんでいました。伝達ミスによる遅延、書類の紛失、追跡可能性の欠如がよくある問題でした。 スピードと正確さが不可欠な今日のデジタルファースト環境では、これらの手動プロセスはますます維持できなくなりました。
Nanonets Workflows などのプラットフォームに代表される、ワークフロー自動化の時代が到来します。 これらのツールは、事前定義されたプロセスによる文書の流れを自動化し、企業が自動化されたほぼタッチレスの文書承認を処理する方法に革命をもたらしています。
上記のすべてについてはブログで説明しますが、まず、これらの文書の承認プロセスとそれに伴う内容を理解しましょう。
文書承認プロセスを理解する
文書の承認は、文書が完成して発効する前に、文書のレビュー、検証、承認を行う重要なビジネス プロセスです。 このプロセスは、契約書、提案書、財務報告書、政策文書など、さまざまな分野および多数の種類の文書にとって基本的なものです。 文書承認の主な目的は、すべての文書が正確で完全であり、確立された基準と規制に準拠していることを確認することです。
それらはさまざまな目的に役立ちます –
- これは品質管理メカニズムとして機能し、文書の内容が正しく、組織が設定した必要な承認基準を満たしていることを保証します。
- 文書承認プロセスは、運用の完全性を維持し、法律および規制要件へのコンプライアンスを確保し、経済的損失や法的責任につながる可能性のあるエラーを防ぐために不可欠です。
- また、組織内および組織間の効果的なコミュニケーションとコラボレーションを促進する上でも重要な役割を果たします。
手動による文書承認プロセス
文書承認への従来のアプローチは手動であり、多くの場合、ある承認者から別の承認者に物理的な文書が渡されます。
多くの組織で手動で実施されることが多いワークフローの典型的な例は、従業員のオンボーディング プロセスです。 このプロセスには、新入社員を会社に統合するためのいくつかの手順が含まれます。 各ステップの詳細な内訳は次のとおりです。
- 求人と採用
- アクション： 人事部は候補者に求人を送ります。
- プロセス： オファーは通常、電子メールまたは郵送で送信され、ポジション、給与、開始日に関する詳細が含まれます。
- 応答： 候補者は内定を受け入れ、内定通知書の署名入りコピーを人事部に送り返します。
- オンボーディング書類の準備
- アクション： 人事部は、契約書、会社方針、納税フォームなどの入社書類を作成します。
- プロセス： これらのドキュメントは印刷され、オンボーディング パックにまとめられることがよくあります。
- 応答： 新入社員はこれらの書類を読んで署名し、返送する必要があります。
- ワークステーションのセットアップ
- アクション： IT 部門は新入社員のためにワークステーションをセットアップします。
- プロセス： これには、コンピュータの割り当て、電子メール アカウントの設定、必要なソフトウェアとネットワークへのアクセスの提供が含まれます。
- 応答： 新入社員のワークスペースは、入社日より前に準備が整います。
- チームの紹介
- アクション： 人事または採用マネージャーが新入社員をチームに紹介します。
- プロセス： これは、予定された会議または非公式のチームの集まりを通じて行われる可能性があります。
- 応答： チームメンバーは新入社員を歓迎し、進行中のプロジェクトの概要を提供する場合があります。
- オリエンテーションとトレーニング
- アクション： 人事担当者または指定されたトレーナーがオリエンテーションセッションを実施します。
- プロセス： これらのセッションには、会社の歴史、文化、ポリシー、職種別のトレーニングが含まれます。
- 応答： 新入社員は自分の役割と会社についてより深く理解するためにこれらのセッションに参加します。
- 試用期間の見直し
- アクション： 人事部と従業員の直属の上司が従業員のパフォーマンスを評価します。
- プロセス： これは通常、一定の期間 (3 か月または 6 か月など) 後に行われ、正式な会議とフィードバック セッションが含まれます。
- 応答： 従業員にフィードバックが行われ、雇用継続が決定されます。
- オンボーディングの完了
- アクション： オンボーディングプロセスが正式に完了します。
- プロセス： 多くの場合、すべての書類が完了し、未解決の問題が解決されていることを確認するために、人事部との最終会議が行われます。
- 応答： その従業員は現在、会社に完全に溶け込んでいます。
手動のオンボーディング プロセスでは、物理的な文書の準備と処理から、対面会議のスケジュール設定と実施に至るまで、各ステップで大幅な人間の介入が必要になります。 効果的ではありますが、時間がかかり、文書処理の遅れや伝達ミスなどのエラーが発生しやすい可能性があります。 このようなプロセスを自動化すると、これらのタスクが大幅に合理化され、より効率的になり、エラーが発生しにくくなります。
自動化された文書承認プロセス
自動化された文書承認ワークフローは、手動アプローチからのパラダイム シフトを表します。 テクノロジーを活用することで、企業は従来の方法の限界を克服し、効率、精度、セキュリティを強化できます。
Nanonets ワークフローを使用して手動の従業員オンボーディング プロセスを自動ワークフローに変換すると、効率と精度が大幅に向上します。 このシナリオでは、さまざまなアプリが Zaps (Zapier の自動ワークフロー) に統合され、各ステップが効率化されます。 構造化する方法は次のとおりです。
- 求人と採用
- トリガー： HR は、Workable のステータスを「オファー受理済み」に更新します。
- アクション： Gmail は、求人情報と DocuSign を使用したデジタル署名手順を記載した自動電子メールを送信します。
- オンボーディング書類の準備
- トリガー： 候補者は Docusign でオファーレターに署名します。
- アクション： Google ドライブ フォルダーが作成され、編集されたオンボーディング ドキュメントが自動的に送信されます。 また、開始日を入力するための Google フォームも一緒に送信されます。
- ワークステーションのセットアップ
- トリガー： Google フォーム送信による開始日の確認。
- アクション： ワークステーションをセットアップするために IT 部門に Slack 通知を送信します。
- チームの紹介
- トリガー： 開始日のXNUMX週間前まで。
- アクション： Google カレンダーは、カレンダー上でチーム紹介会議をスケジュールします。
- オリエンテーションとトレーニング
- トリガー： 社員の初日。
- アクション： Gmail は、職務に基づいて Notion から取得したオリエンテーション スケジュールと関連トレーニング リソースを記載した電子メールを送信します。
- 試用期間の見直し
- トリガー： 試用期間終了。
- アクション： Google カレンダーはパフォーマンス レビュー ミーティングをスケジュールし、リマインダーを送信します。 代わりに、BambooHR などの HR ツールを使用して同じことを行うこともできます。
- オンボーディングの完了
- トリガー： 試用期間審査終了を承認しました。
- アクション： Gmail は、オンボーディングの完了の確認とフィードバック用の SurveyMonkey リンクを送信します。
この自動化されたワークフローでは、オンボーディング プロセスの各ステップが、さまざまなアプリにわたるトリガーとアクションを通じてリンクされています。 これにより、手動介入なしでタスクが非接触で実行され、エラーや遅延の可能性が軽減されます。 これらのプロセスを自動化すると、時間が節約されるだけでなく、タイムリーで一貫したコミュニケーションとリソースが提供されるため、新入社員のエクスペリエンスも向上します。
Nanonets を使用して自動化された文書承認ワークフローを作成し、手動タスクを削減します。
効率的な文書承認ワークフローの必要性
文書承認プロセスの非効率性は、業務運営に重大なボトルネックを引き起こす可能性があります。 承認の遅れはプロジェクトの停滞や機会の逸失につながり、顧客との関係に悪影響を与える可能性があります。 財務や法務などの重要な分野では、遅延が規制違反や罰金につながる可能性があります。 さらに、非効率的なワークフローは、繰り返し作業、運用コストの増加、従業員の不満を引き起こし、全体的な生産性や士気に影響を与えることがよくあります。
こうした非効率性はさまざまな業界で発生しています。
構造：プロジェクト計画や建築図面の承認が遅れると、建設スケジュールが遅れ、納期やコストに影響を与える可能性があります。ヘルスケア: 患者ケア計画や医療報告書には、迅速な治療と医療規制の順守を確保するために適時の承認が必要です。ファイナンス: 銀行業界では、市場機会を活かして顧客の期待に応えるために、融資や投資の承認を迅速に行う必要があります。教育: カリキュラムの変更や助成金の承認は、学業日程や資金調達サイクルに合わせて効率的に処理する必要があります。政府・公共機関: 政策文書や規制当局の承認は、立法スケジュールや公共サービスの取り組みに合わせて迅速に処理する必要があります。
文書承認ワークフローの重要な要素
堅牢な文書承認ワークフローを確立するには、スムーズな運用と効果的なコミュニケーションを確保するためのいくつかの主要なコンポーネントを考慮することが不可欠です。 包括的な Nanonets 文書承認ワークフローでは、以下にリストされているコンポーネントが必要になります。 ワークフローの大まかな設計を念頭に置いたら、新しい Nanonets ワークフローを開始し、自動化されたトリガーとアクションを使用してアプリの接続を開始できます。
書類の提出と収集ツール: 情報収集用の Google Forms、JotForm、または Microsoft Forms。プロセス: 文書提出用の安全でアクセスしやすいポータル。一貫した形式とコンテンツが保証されます。承認者と役割の割り当てツール: タスクの割り当てには Trello、Asana、または Monday.com を使用します。プロセス: 各承認者の役割と責任を明確に定義し、説明責任と効率性を確保します。許可レベルの設定ツール: ドキュメント ストレージ用の SharePoint または Google Drive。プロセス: 機密情報を保護し、文書の整合性を維持するために、さまざまなレベルのアクセスを確立します。期日の設定ツール: 期限を追跡するための Asana、Trello、または Microsoft Project。プロセス: 現実的な期限を設定して、タイムリーな承認を確保しながら、徹底的なレビューに十分な時間を確保します。フィードバックと改訂の追跡ツール: リアルタイムのコラボレーションのための Google ドキュメントまたは Microsoft Word。プロセス: 明確で追跡可能なフィードバック メカニズムを有効にして、効率的な改訂と更新を実現します。通知とアラートツール: Slack、Microsoft Teams、または Mailchimp などの電子メール自動化ツール。プロセス: 自動アラートにより、すべての関係者にドキュメントのステータスと保留中のアクションに関する情報が提供されます。最終的な承認とサインオフツール: デジタル署名用の DocuSign、Adobe Sign。プロセス: 法的および手続きの順守を確保するための、最終承認のための安全で検証可能な方法。レポートと分析ツール: データの視覚化とレポート作成のための Power BI、Tableau。プロセス: ワークフローの効率を監視し、改善の余地がある領域を特定するための定期的なレポート。
Nanonets を使用して自動化された文書承認ワークフローを作成し、手動タスクを削減します。
効果的な文書承認ワークフローの設計
合理化された文書承認ワークフローを作成するには、次の手順に従い、適切なツールを統合して効率と精度を高めます。
文書の草案作成ツール: Google ドキュメント、Microsoft Word。プロセス: 一貫性を確保するために、標準化されたテンプレートを使用してドキュメントを作成します。審査のために送信するツール: Outlook、Gmail などの電子メール プラットフォーム。 Asana や Trello などのプロジェクト管理ツール。プロセス: 審査のために書類を提出するシステムを導入し、必要な情報がすべて含まれていることを確認します。文書の確認ツール: PDF の場合は Adobe Acrobat、共同編集の場合は Microsoft Word。プロセス: レビュー担当者は、透明性を確保するために変更の追跡とコメント機能を使用して、変更に対するフィードバックと提案を提供します。フィードバックを取り入れるツール: 製図ツールと同じです。プロセス: オリジナルの作成者はフィードバックに基づいて必要な変更を加え、複数のレビュー サイクルを経る可能性があります。最終承認ツール: 電子署名用の DocuSign、Adobe Sign。プロセス: 最終承認者は文書を確認し、電子的に署名して正式な承認を示します。アーカイブと記録保持ツール: Dropbox、Google Drive などのクラウド ストレージ ソリューション。プロセス: 承認された文書を安全かつ整理された方法で保管し、簡単に取得してコンプライアンスを遵守できるようにします。ワークフローの監視と評価ツール: Zapier の組み込み分析、Google Analytics などのワークフロー分析ツール。プロセス: ワークフローのパフォーマンスを継続的に監視し、必要に応じて調整を行って効率を向上させます。
各ステップを慎重に設計し、適切なツールを統合することで、企業はスムーズで効率的かつ透明性のある文書承認プロセスを確保できます。 このアプローチにより、時間とリソースが節約されるだけでなく、全体的な運用効率も向上します。
結論: Nanonets ワークフローによる文書承認の革命
現代のビジネス運営の領域では、文書承認ワークフローの効率と正確さが非常に重要です。 Nanonets ワークフローは、ワークフロー自動化の力を活用してこれらのプロセスを合理化し、強化する革新的なソリューションとして登場します。 Nanonets は、高度な AI とラージ言語モデル (LLM) を統合することにより、ワークフローの作成を簡素化するだけでなく、複雑なドキュメント関連のタスクを管理する機能も向上します。 この進歩は単なるアップグレードではありません。 これは、企業が文書承認を処理し、コンプライアンスを確保し、シームレスなコラボレーションを促進する方法を再構築する戦略的革命です。
Nanonets による自動文書承認
現代のビジネス運営の領域では、文書承認ワークフローの効率と正確さが非常に重要です。 Nanonets ワークフローは、ワークフロー自動化の力を利用してこれらのプロセスを合理化し、強化する革新的なソリューションとして登場します。
さらに、高度な AI と大規模言語モデル (LLM) を統合することにより、Nanonets はワークフローの作成を簡素化するだけでなく、複雑なドキュメント関連のタスクを管理する機能も向上します。 この進歩は単なるアップグレードではありません。 これは、企業が文書承認を処理し、コンプライアンスを確保し、シームレスなコラボレーションを促進する方法を再構築する戦略的革命です。
法務部門における契約管理書類提出: 法務チームは Google フォームを使用して契約書を提出します。課題のレビュー: Trello は、主題に基づいてレビュー対象の契約を自動的に割り当てます。自動レビュー: Nanonets AI は初期レビューを実施し、LLM を使用して潜在的な問題にフラグを立てます。フィードバックと改訂: Google ドキュメントを使用した共同編集とフィードバック。最終承認: 法的コンプライアンスのための DocuSign によるデジタル署名。アーカイブ： 完成した契約書を SharePoint に安全に保存します。政府機関における政策開発初期の製図: ポリシーは、Microsoft Word の標準化されたテンプレートを使用して草案されます。利害関係者との協議: Asana は相談プロセスを管理し、さまざまな部門からのフィードバックを追跡します。リビジョンの組み込み: 作成者は、Microsoft Word で追跡されたフィードバックに基づいてポリシーを更新します。承認と公開: Adobe Sign を通じて最終承認され、その後代理店の Web サイトに公開されます。企業財務における財務報告レポート生成： レポートは Excel を使用して生成され、電子メールで共有されます。データ検証: Nanonets AI は財務データを内部データベースと照合します。マネジメントレビュー: 上級管理職は共同ツールを使用してレビューし、フィードバックを提供します。コンプライアンスチェック: カスタム LLM を使用した規制遵守の自動チェック。ファイナライズ: レポートは電子的に署名され、記録保持のために Google ドライブに保存されます。学術機関における研究提案の承認提案書の提出: 研究者は JotForm を通じて提案を提出します。ピアレビューの調整: Microsoft Projectを使用したピアレビューの自動調整。フィードバックの統合: 研究者は同僚のコメントに基づいて提案を修正します。倫理委員会の承認: 提案は倫理委員会に送られ、DocuSign 経由で最終承認を受けます。資金配分： 承認された提案は、カスタム Nanonets 統合を使用して資金源に自動的にリンクされます。
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- 情報源： https://nanonets.com/blog/document-approval/
