どの会社でも経理には毎月の請求書の処理が伴います。
それらに対処する際に最も困難なタスクの 1 つは、これらの請求書の検証です。
ベンダーから購入した製品またはサービスに関して企業が受け取るすべての請求書は、支払いが開始される前に正確であるかどうかをチェックする必要があります。
このため、請求書に記載されている購入の詳細はすべて、対応する発注書と照合され、注文された製品/サービスが正しく、合意された価格で配達されたことが保証されます。 この検証プロセスは 2 方向マッチングと呼ばれます。
これがどのように機能するかを簡単に理解しましょう。
調達プロセスの概要
双方向マッチングを理解する前に、ビジネス環境における調達の仕組みを簡単にまとめてみましょう。
注文書 (PO) 購入者がベンダーに対して発行する法的拘束力のある契約書であり、注文した製品/サービスの種類、合意された数量と価格を通知します。
送り状 顧客への製品/サービスの納品と同時に、または納品後にベンダーから購入者に発行される法的拘束力のある文書です。ベンダー、顧客、提供される製品/サービス、価格設定、支払い方法に関するすべての詳細が含まれます。
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大企業にもあるかもしれません 入庫 & バウチャー、承認プロセスの完了を示します。これは、PO、請求書、領収書などのサポート文書の簿記として機能し、承認に関する情報、ケース番号、およびその特定の購入に関連するその他の情報が含まれています。
ABC 社の IT 部門が、IT 幹部用に 10 台の回転式エグゼクティブ チェアを必要としているとします。
- IT 部門は、(会社のポリシーに応じて) 適切な管理階層全体に購入要求を発行する場合があります。
- 製品/サービスの適切なベンダーを見つけるために、購入要求が会社の購入 (または同等の) 部門に送信されます。
- ベンダーが特定されたら、製品と価格を特定するために必要な基礎作業が行われます。たとえば、オフィス家具のサプライヤーである XYZ は、回転エグゼクティブ チェアを 250 脚あたり XNUMX ドルの価格で XNUMX 日以内に納品できます。
- サプライヤー XYZ が決定したら、 発注書 製品と合意された価格を引用して、ABC の購買部門によって作成されます。
- PO の XNUMX 通は XYZ に送られ、XNUMX 通は ABC の購買部門が保持し、XNUMX 通は買掛金部門に保管されます。
- XYZ が椅子を供給すると、 請求書 ABC への納品と同時に、または納品後に提供されます。
請求書を取得したので、ABC の買掛金チームによって照合プロセスが実行されます。
双方向マッチングとは何ですか?
双方向マッチングは発注書の照合とも呼ばれ、発注書の詳細が正しいかどうかを確認するプロセスです。 注文書および関連する請求書 請求書を支払うことができるように一致します。
通常、請求数量と請求書の価格が一致します。次の条件を満たす必要があります。
- 請求書の数量が PO で注文された金額以下です。
- 請求書の価格が PO で見積もられた価格以下です。
成功した一致は、100% の完全一致を指すことも、ビジネス設定に基づいた一致許容値 (例: >=95% の一致が必要) を使用して定義することもできます。
AP チームによる検証で試合が成功した場合にのみ、支払いが開始されます。
一致が失敗した場合、請求書の処理と支払いは一時停止されます。買掛金管理者は手動で請求書を確認し、請求書の支払いを承認するか請求書を拒否します。
これは双方向マッチングです。
理解しやすいように、双方向マッチングのプロセスをフローチャートにまとめてみましょう。
グラフTB
A[購入の必要性] –> C[購入部門に購入リクエストを送信]
C –> D[購買部門が適切なベンダーを見つける]
D –> E[ベンダー XYZ をファイナライズ]
E –> F[購買部門が発注書を生成します]
F –> G[発注書のコピーを 1 部 XYZ に送信、1 部を購買部門に保管、1 部を買掛部門に送信]
G –> H[ベンダー XYZ が椅子を供給し、請求書を発行します]
H –> I[買掛金チームによる照合プロセス]
I –> J{条件を確認します:
1. 請求書数量 ≤ PO 数量
2. 請求価格 ≤ PO 価格}
J –> |一致 ≥ 95%| K[マッチング成功、支払い開始]
J –> |一致 95%| L[一致が失敗したため、請求書の処理と支払いを一時停止します]
L –> M[買掛金管理者が手動で請求書を確認します]
M –> |承認| K
M –> |拒否| N[請求書を拒否する]
上の例では、ABC が双方向マッチングに準拠していないと仮定します。
割引に関する話し合いの結果、XYZ との合意に従って、割引総額 10 ドル (2000 脚あたり 200 ドルではなく 250 脚あたり XNUMX ドル) の割引価格で椅子 XNUMX 脚の発注書を発行します。
注文書を確認して受け入れ、10 脚の椅子を納品した後、XYZ は元の価格 2500 ドル (椅子 250 脚あたり XNUMX ドル) の請求書を送信します。 XYZ の請求書作成者は、XYZ のマーケティング担当者が ABC の購買部門に一括購入に対して提示した割引を知らなかった可能性があります。あるいは、意図的に悪いビジネス慣行である可能性もあります。
請求書の詳細が PO の詳細と比較および照合されない場合、ABC の AP (Accounts Payable) チームは、最初に放棄された追加の 500 ドルを支払う場合があります。
双方向の照合プロセスは、支払いが行われる前にこの間違いを見つけるのに役立ちます。 このプロセスにより、正しい金額と数量の請求書のみが支払われるようになります。
双方向マッチングの重要性
双方向照合は、買掛金の正確性と財務管理を維持するために非常に重要です。
- 精度保証: 双方向照合により、対応する発注書と照合することで請求書が正確であることが保証され、過払いや未配達の商品/サービスに対する支払いが防止されます。
- 財務管理： これにより財務管理が強化され、買掛金処理におけるエラーや不正のリスクが軽減されます。
- ベンダーとの関係: 効果的な実装により、不一致が即座に対処され解決されるため、ベンダーとの関係における透明性と信頼が促進されます。
- コンプライアンス： これにより、内部調達ポリシーと外部規制へのコンプライアンスが確保され、財務リスクと監査の問題が最小限に抑えられます。
- コスト削減： 過剰支払いを回避し、不一致を効率的に解決することで、企業は長期的に大幅なコストを節約できます。
手動双方向マッチングの仕組み
手動の双方向マッチングは通常、取引量が非常に少ない企業、または人間の監視が必要な特定の要件を持つ企業にのみ好まれます。
プロセスは次のようになります。
XYZ Inc. の例を取り上げ、手動の双方向マッチングをどのように実装しているかを見てみましょう。 XYZ Inc. は会計に Quickbooks を使用しています。双方向マッチングによる調達プロセスは次のようになります。
1. 注文書 (PO) の作成:
- Quickbooks は、PO の作成および管理モジュールを提供します。
- XYZ Inc. は、注文した商品、数量、価格、納期の詳細を記載したベンダーへの PO を Quickbooks で直接作成/受信します。
2. ベンダー請求書の受領:
- XYZ Inc. は荷物を受け取ると、ベンダーから請求書を受け取り、Quickbooks にもログインします。
- データ入力チームは、各請求書に対して品目の詳細、数量、価格、税金、割引を手動で入力します。
3. 手動マッチングプロセス:
- 買掛金チームは請求書の詳細を Quickbooks の対応する発注書と手動で照合し、数量と価格が一致していることを確認します。
4. 検証と承認:
- 確認済みの請求書は Quickbooks 内での支払いが承認され、不一致がある場合はレビューのためにフラグが立てられます。
- レビュー担当者は、双方向照合に失敗した請求書を手動で処理します。
5. 支払いの開始:
- XYZ Inc. は、Quickbooks を使用して、支払い手順に従って、承認された請求書の支払いを開始します。
このプロセスは細心の注意を払って行われますが、財務健全性の基盤を確立します。
双方向マッチングの課題
手動の双方向照合により、請求書と発注書を照合する実践的なアプローチが保証されますが、次のようないくつかの課題が生じます。
データの不一致の課題: 買掛金チームは注文書と請求書を手動でチェックして整合させる必要がありますが、これにより詳細の欠落や業務の遅延が生じ、生産性やビジネス関係が危険にさらされます。
長い処理時間: 買掛金担当者は、多くの場合、最大 20% の請求書のデータの不正確さに対処しており、そのような問題の解決に約 25% の時間を費やしており、これによりプロセスが遅れ、運用リスクが増大します。
詐欺と盗難のリスク: 認定不正検査士協会 (ACFE) によると、組織は通常、不正行為により収益の 5% を年間で失っており、犯罪者は詐欺的な請求書を信じさせて買掛金をだまし取ることが多く、警戒心と財務健全性にとって重大なリスクとなっています。
複数の請求書フォーマットの管理: 大規模な組織では、さまざまなソースからの発注書や請求書を、Word 文書、スプレッドシート、EDI 用の XML 文書、PDF、画像、紙文書などの多様な形式で処理しています。手動による統合ではエラーが発生しやすく、過払い、誤った支払い、請求書の重複などの問題が発生し、最終的には生産性や信頼性の損失につながります。
手動処理によるコストへの影響: 従来の請求書と発注書を照合するには、人件費、材料費、郵送費などの多大なコストがかかり、さらに罰金、延滞料金、処理エラーによるビジネスの損失などの追加の財務的影響も伴います。手動による請求書処理コストは、請求書あたり 15 ～ 50 ドルに達することが知られています。
双方向マッチングを自動化するにはどうすればよいですか?
自動化された双方向マッチングは、会計業務に役立つロボットを用意するようなものです。
今日、 APオートメーション ツールを使用すると、請求書の詳細が注文書の内容と一致するかどうかを自動的にチェックできるため、時間を節約し、エラーを減らすことができます。
これらのツールは他の会計システムと連携できます。多くのシステムには、異なるシステム間でシームレスなデータ転送を提供するための統合オプションまたは API / ミドルウェアをすぐに使用できるようになっています。
これらの統合により、企業は使い慣れた会計ソフトウェアを使用しながら、自動化された双方向マッチングを AP ワークフローにシームレスに統合できます。
Nanonets の AP 自動化ソフトウェアたとえば、QuickBooks や Sage などの他の会計システムと統合できます。以下に、自動化された双方向マッチングのワークフローを簡略化して示します。
システムを教えてください。
Nanonets のような AP 自動化ソフトウェアがどのように双方向マッチング プロセスを完全に自動化するかを見てみましょう。
1. 請求書の自動収集
Nanonets は、請求書や注文書が到着次第、電子メール、ドライブ、会計ソフトウェア、データベースから自動的にインポートすることでこのプロセスを簡素化し、すべてのデータが集中化されたデジタル リポジトリに確実に配置されるようにします。
Nanonets は、電子メールで送信された請求書や発注書を受信箱から直接自動的に取得し、電子メールの本文と添付ファイルの両方から関連情報をシームレスに抽出できます。
すべての手書きおよび印刷された請求書は、スマートフォンを使用して簡単にスキャンしたり、プラットフォームに直接アップロードしたりできます。
請求書と発注書は、メール、アプリ、データベースから Nanonets にインポートすることもできます。
2.自動データ入力
何時間もの手動データ入力に別れを告げましょう。 Nanonets AI を使用すると、請求書は 99% 以上の精度で読み取られ、退屈な作業に費やす時間が大幅に削減されます。
これは、Nanonets が手動介入なしでデータ抽出と会計ソフトウェア / ERP への直接入力を担当している間、チームはより有意義な作業に集中できることを意味します。
3. インテリジェントな双方向マッチング
Nanonets は、AI を活用して、抽出された請求書データを読み取って、さまざまなソースからインポートされた発注書、受領報告書、および検査報告書と相互参照することにより、二方向、三方向、または四方向の照合を自動的に実行します。
4. 承認ルーティング
システムは人間によるレビューのために矛盾がある場合はフラグを立てますが、それ以外の場合、会社の基準に一致する請求書は承認のために自動的に転送されるか、事前に設定されたルールに基づいて直接承認されます。
5 承認
ナノネットの承認はもはやボトルネックではありません。これらは柔軟になり、電子メール、Slack、Teams など、組織のどこにでも配置できるようになります。これにより、中断を伴う電話や、よくあるリマインダーの集中砲火が不要になります。
6. ERPの統合
すぐに使用できる統合により、請求書と注文書が発生するとすぐに会計ソフトウェア/ERP に自動的に記録されます。
承認された請求書は、会計ソフトウェアの支払いキューに自動的に追加されます。
7. リアルタイム分析
Nanonets は、高度な分析機能とリアルタイムのデータ レポートを提供することで、単なるトランザクション処理を超えています。
これにより、買掛金プロセスに関するリアルタイムの洞察が得られ、支出パターンを監視し、コスト削減の機会を特定し、財務予測を強化できるようになります。
双方向マッチングに適したソフトウェアの選択
双方向マッチングを自動化するための適切なソフトウェアの選択は、ビジネスの規模と種類によって異なります。
一部のオプションは、すでに使用しているものに応じて、スタンドアロン ソリューションとして、または大規模な会計システムの一部として機能します。たとえば、一部のツールでは ERP などの既存システムとの統合が必要です。
- Nanonets では、照合プロセスを自動化することで、請求書や注文書の処理が簡単になります。請求書と発注書を自動インポートし、AI を使用して正確なデータ入力と照合を行い、不一致にフラグを立てて簡単かつシームレスな手動レビューを行い、会計ソフトウェア/ERP のデータをリアルタイムで更新します。
- Oracle Payables ツールは、請求書と発注書を自動的に照合し、設定された許容レベルの遵守をチェックし、請求書の詳細に基づいて数量と請求金額を更新します。
- Sage Intacct は、取引と承認のための設定されたワークフローにより購入を合理化します。 MineralTree は、Sage Intacct の請求書と PO または領収書との照合を自動化し、請求書から詳細を自動的に取得し、承認および支払いプロセスに挿入します。これにより、会社の ERP とすべての一貫性が保たれます。
- Nexonia Expenses は、システムに深く統合された、柔軟なクラウドベースの経費管理を提供します。
- Tipalti は、OCR とデータ抽出により請求書処理を簡素化し、請求書と PO を照合して支払いの準備をするためのルールを設定します。
- DocuWare は AI を使用して主要な請求書データを抽出し、有効なベンダーと重複をチェックし、請求書と PO および納品書を照合して、正確な金額を保証します。
多くの双方向マッチング ツールが利用可能であり、それぞれにさまざまなニーズに合わせて設計された機能が備わっています。
双方向マッチングを自動化する必要がある理由
双方向マッチングプロセスを自動化すると、複数の利点が得られます。
ペーパーレス対応
請求書や注文書などの文書がすべてデジタル化されている場合、ペーパーレス処理により紙の必要性がなくなり、必要な手作業の量が削減されます。これは、物事がより速く動作し、容易に拡張でき、より柔軟であることを意味します。誰も紙を移動させることなく、文書の送信、デジタル形式への変換、分類、チェック、承認、処理が行われます。仕組みは次のとおりです。
- システムは新しいメールを探します。
- 作業には電子メールの添付ファイルが必要です。
- システムは添付ファイルを読み取り、必要な情報を取得します。
- 請求書または注文書の詳細を、設定されたルールと照合してチェックします。
- 請求書はまとめられ、ルールに従って注文書や領収書と照合され、重複がないことを確認します。
- これにより、請求書が正しく処理されたかどうかをユーザーに知らせることができます。
AI は、ユーザーとユーザー固有のニーズから学習し、時間の経過とともにシステムが改善されるように支援します。
クイックマッチング
発注書の照合はシステムによって非常に迅速に実行できますが、これは人間が一人で行うのは非常に難しい作業です。
大量のドキュメントを大規模に処理する
大量の注文書や請求書がある場合、自動化によりすべてを簡単かつ迅速に分類できるようになります。
いつでも監査の準備ができています
システムはすべてを追跡し、すべてが正確かつ迅速であることを確認します。文書がすでに承認され、整理されているため、監査プロセスがよりスムーズになります。
仕事を減らして生産性を向上
AI は複雑なアルゴリズムを使用して、人間の脳と同じように、より速くデータを理解します。学習して改善されるため、手動によるチェックの必要性が減ります。
日常業務が減ることで、財務チームは計画や分析などのより重要なタスクに集中できるようになり、会社の利益に貢献できます。
エラーの減少
AI システムは早い段階で間違いを発見し、後の大きな問題を防ぐことができます。何か問題がある場合は、IT チームに修正するようすぐに通知します。
お金を保存します。
初期費用はかかりますが、これらの AI システムの実行は、給与を全額支払うよりもはるかに安くなる可能性があります。
安全かつ成長可能
人間とは異なり、システムは常時稼働できるため、運用がより効率的かつ安全になります。
による調査 レヴベル研究 ことを示している 請求書の承認が迅速化され、従業員の生産性が向上します。 AI 対応への切り替えによって得られるメリットのトップ XNUMX は次のとおりです 2ウェイ および3-ウェイマッチング 請求書処理と双方向照合を自動化する企業から報告されているその他の具体的なメリットも数多くあります。
請求書処理と発注書の照合を自動化すると、ビジネスのさまざまな機能にメリットがもたらされることに留意することが不可欠です。
- 財務責任者は経費を削減し、リソースを再配分して収益を向上させ、戦略的および企業の拡大をサポートできます。
- 企業経営者は、多数の自動化ツールが提供するダッシュボード分析を通じて、パフォーマンスとキャッシュ フローの管理に関する洞察を得ることができます。
- 買掛金チームは、確立された会計原則に従って自動化されたルーティング、コーディング、サプライヤー請求書の照合を活用することで、紙の請求書や手動プロセスの必要性を排除できます。
- 会計士と研究スタッフは、注文書と請求書に即座に包括的にアクセスできるようになり、将来の計画活動に役立ちます。
まとめ
双方向マッチングの概念は、あらゆるビジネスの会計分野において重要なプロセスであり、主に企業とそのベンダー間の取引の正確性と完全性を確保することに重点が置かれています。
これには、注文書 (PO) の詳細が対応する請求書の詳細と照合され、注文された製品またはサービスが正しく、合意された価格で配送されたことを確認する、綿密な検証手順が含まれます。
このプロセスは、過払いや未納品商品の支払いを防ぐだけでなく、財務管理を強化し、ベンダーとの信頼関係を育み、コンプライアンス基準を遵守します。
手動の双方向マッチングは人間の監視によって精度を実現しますが、データの不一致、時間の非効率、不正行為のリスク、手動処理のコストの高さなどの課題を伴います。
自動化の出現により、双方向のマッチングはスムーズでエラーのないプロセスになりました。 Nanonets のようなプラットフォームは双方向のマッチングを自動化し、会計システムとシームレスに統合します。この自動化により、請求書処理が合理化され、データの精度が向上し、リアルタイム分析が可能になり、最終的にはより堅牢な財務管理と業務効率に貢献します。
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- 情報源： https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/
