賢い起業家は、特に財務の透明性に関しては、細部に悪魔が潜んでいることを知っています。このような明確さの中心となるのは、事業経費を分類する戦略的なステップです。これは、支出されたすべてのドルを明確に定義されたバケツに細心の注意を払って分類し、資金がどこに流れているかを鳥瞰できるようにすることを意味します。このブログでは、ビジネス経費を分類する理由とその方法について詳しく説明します。

なぜ事業経費を分類するのか?

ビジネスの財務を管理する場合、基本的な手順の 1 つは経費を分類することです。これには、一般的なビジネス経費カテゴリの包括的なリストを作成し、会社が行う各取引が適切な場所にきちんと割り当てられるようにすることが含まれます。なぜこれが重要なのでしょうか?答えは、この実践がもたらす多くの利点にあります。

まず、経費を分類することは、社内の組織の一貫性を維持するために重要です。資金流出を追跡するプロセスが簡素化され、お金の行き先が簡単に確認できるようになります。この明確さは、日常の管理だけでなく、戦略的な予算編成の目的でも非常に貴重です。支出パターンを明確に把握することで、最適な成長を実現するためにリソースをどこに割り当てるかについて情報に基づいた決定を下すことができます。

さらに、納税の際には、どの経費がどのカテゴリに分類されるのかを理解することが不可欠です。特定の経費は税額控除の対象となっており、課税対象となる総所得から差し引くことができ、実質的に支払うべき税額を減らすことができます。ここで、分類の魔法が真に輝きます。各経費を正しいカテゴリに注意深く割り当てることで、控除額を最大化し、課税所得を下げることができます。結果？ビジネスに再投資できるキャッシュ フローが増加し、さらなる開発と拡大が促進されます。

さて、ここでの問題は、財務記録を整理するだけでなく、税控除を最適化する方法で支出をどのように分類するかということです。次のセクションでは、会計ソフトウェアで追跡する必要があるいくつかの一般的なビジネス経費のカテゴリについて詳しく説明します。また、テクノロジーを使用して経費の分類を自動化する方法についても検討します。

経費をどのように分類するか?

ビジネス経費の分類のニュアンスを詳しく見てみましょう。

1. カテゴリを作成する

ビジネスの財務状況を把握するための最初のステップは、経費の明確かつ包括的なカテゴリを確立することです。この基本的なタスクは、単なる組織の練習ではありません。これは、財務業務に関する実用的な洞察を得るための戦略的な動きです。すべての中小企業が考慮すべき重要なカテゴリは次のとおりです。

• 営業経費: これらは、ビジネスが機能するために必要な日々の経費です。これには、事業スペースの家賃や住宅ローン、光熱費、事務用品、事業施設の維持に関連する費用が含まれます。
• 人件費: 給与、賃金、福利厚生、給与税がこのカテゴリに分類されます。これらの出費は総支出のかなりの部分を占めることが多いため、常に注意を払うことが重要です。
• テクノロジーとソフトウェア：今日のデジタル時代では、テクノロジーとソフトウェアへの投資が不可欠です。このカテゴリには、ソフトウェアのサブスクリプション、ハードウェアの購入、メンテナンス、IT サポート サービスに関連する費用が含まれます。
• マーケティングや広告: 広告、マーケティング資料、デジタル マーケティング キャンペーンなど、ビジネスの宣伝に関連する費用はすべてここに含まれます。成長には効果的なマーケティングが不可欠であり、これらの費用を綿密に追跡することが不可欠です。
• 旅行と娯楽: 多くの企業にとって、クライアントとの会議、業界イベントへの参加、その他の旅行関連の活動が必要です。このカテゴリには、出張および顧客の接待に関連するすべての費用が含まれます。
• 専門家費用: 法律相談、会計、コンサルティングなどの専門サービスをアウトソーシングすることは、ビジネスの成功にとって非常に重要です。投資から十分な利益を確実に得るために、これらの費用を追跡してください。
• 保険: ビジネスを保護するために、適切な保険の補償は交渉の余地がありません。このカテゴリには、賠償責任保険、財産保険、その他のビジネス保険契約の保険料が含まれます。
• 税金とライセンス: 税金は、所得税、売上税、固定資産税のいずれであっても、営業許可や許可に関連する手数料は、このカテゴリに注意深く記録する必要があります。
• 研究開発（R＆D）: イノベーションに重点を置いている企業にとって、研究と製品開発に関連する費用は将来の成長と競争力にとって非常に重要です。

2. サブカテゴリー

サブカテゴリーにドリルダウンすることで、経費のより正確な追跡と分析が可能になり、お金がどこに使われているかについてより深い洞察が得られ、コスト削減の可能性がある領域が特定されます。上記のカテゴリをさらに絞り込んでみましょう。

• 営業経費
  • 公共料金（電気、水道、インターネット）
  • 家賃または住宅ローン
  • メンテナンスと修理
  • 事務用品および事務用品
• 人件費
  • 給料・賃金
  • 福利厚生（健康保険、退職金制度）
  • 給与税
• テクノロジーとソフトウェア
  • ソフトウェアサブスクリプション
  • ハードウェアの購入
  • ITサポートサービス
• マーケティングや広告
  • デジタルマーケティング
  • 印刷広告
  • 宣伝用の資料
• 旅行と娯楽
  • 交通機関（航空券、レンタカー）
  • 宿泊
  • 食事とエンターテイメント
• 専門家費用
  • 法務サービス
  • 会計サービス
  • コンサルティング手数料
• 保険
  • 損害賠償保険
  • 損害保険
  • 労災補償
• 税金とライセンス
  • 所得税
  • 売上税
  • ライセンスと許可
• 研究開発（R＆D）
  • 製品開発
  • 市場調査
  • 特許料と商標料

3. 経費を追跡する

堅実な財務管理の基礎は、ビジネスに出入りするすべてのお金を細心の注意を払って追跡することです。今日のデジタル世界では、テクノロジーを活用してこのプロセスを自動化することは単なる便利さではありません。それは競争力を維持し、情報を得るために必要です。効果的に行う方法は次のとおりです。

• 会計ソフトを使う: ビジネスのニーズに合った信頼性の高い会計ソフトウェア ソリューションを導入します。 Nanonets、QuickBooks、Xero、FreshBooks などのプラットフォームは、経費の追跡、請求書発行、給与計算を自動化し、人的ミスの可能性を大幅に減らし、時間を節約できます。
• デジタル領収書と請求書: 領収書や請求書のスキャンや写真を保存することで、デジタル記録の保管を奨励します。この実践により、環境がサポートされるだけでなく、取得および監査プロセスも簡素化されます。
• 銀行口座とクレジットカードを統合する: 多くの会計ソフトウェア ソリューションは、企業の銀行口座とクレジット カードを直接リンクする機能を提供し、経費のリアルタイム追跡とシームレスな調整を可能にします。
• トランザクションを即座に分類する: 発生した各支出を分類する習慣をつけましょう。このタスクが遅れると、不正確な結果が生じたり、経費が見落とされたりする可能性があります。

4. 定期的なレビュー

ビジネスはダイナミックな性質を持っているため、財務活動を定期的に見直すことが必要です。この実践は、傾向の特定、キャッシュ フローの管理、情報に基づいた意思決定に役立ちます。

• マンスリーレビュー: 毎月時間を割いて、分類された支出を確認します。特定のカテゴリでの予期せぬ増加などの傾向を探し、異常がないか調査します。
• 四半期財務会議: 単独でレビューするだけでなく、四半期ごとにチームまたは財務アドバイザーと協力して、ビジネスの財務健全性について話し合います。これらの会議は、戦略的な計画と調整を行うために非常に重要です。
• ベンチマーク: 経費率を業界標準または類似のビジネスと比較します。このベンチマークにより、効率性や懸念事項の領域が強調され、将来の財務戦略の指針となります。

5. 必要に応じてカテゴリを調整します

財務管理アプローチの柔軟性により、ビジネスは変化や予期せぬ課題に適応できます。

• 進化するビジネスニーズ: ビジネスの成長や方向転換に伴い、財務分類システムも適応する必要があるかもしれません。現在の業務をより適切に反映するために、新しいカテゴリを追加したり、既存のカテゴリを統合したりすることに積極的に取り組んでください。
• 季節調整: 季節変動のある企業の場合、これらの変化を反映するようにカテゴリや予算を調整することで、より正確な財務予測と計画を提供できます。
• テクノロジーと市場の変化: 経費カテゴリに影響を与える可能性のある技術の進歩と市場の動向を常に把握してください。たとえば、リモートワークへの移行により、オフィススペースの必要性は減りますが、テクノロジーやソフトウェアの費用は増加する可能性があります。

7. 税金への影響を考慮する

事業経費の税金への影響を理解し、計画を立てることが重要です。税法ではすべての経費が平等に扱われるわけではないため、適切に分類することで大幅な節税につながる可能性があります。

• 税法の最新情報を入手する: 税法は頻繁に変更されるため、常に最新の情報を入手することで控除や控除を最大限に活用できます。コンプライアンスを確保し、税制上の優遇措置を最適化するために、税務の専門家に相談することを検討してください。
• ビジネス経費と個人経費を区別する: ビジネスと個人の財務を分離して、税金の準備を簡素化し、事業経費の請求をサポートします。
• すべてを文書化: 領収書や請求書など、すべての支出を綿密に記録してください。文書は控除を立証するために非常に重要であり、監査の際に非常に貴重なものとなります。
• 控除の計画: どの費用が全額控除可能か、部分的に控除可能か、またはまったく控除できないかを積極的に理解してください。この知識は、年間を通じて支出の決定や税務戦略に影響を与える可能性があります。

8.一貫性を保つ

経費の分類と管理方法の一貫性と正確性は、信頼できる財務記録を維持するための鍵となります。

• 明確なガイドラインを確立する: 経費を分類するための一連のルールを作成し、それらが一貫して遵守されていることを確認します。この標準化により混乱や間違いが減り、財務分析がより簡単になります。
• 財務記録を定期的に更新する: 財務記録を定期的に更新して確認することを習慣にしてください。一貫した更新によりバックログが防止され、傾向を特定して問題に迅速に対処することが容易になります。
• チームをトレーニングする: 他のチームメンバーが財務管理に関与している場合は、彼らがトレーニングを受けており、経費の追跡と分類における一貫性の重要性を理解していることを確認してください。
• プロセスのレビューと改良: ビジネスが進化するにつれて、財務管理の実践も進化する必要があります。プロセスの効率と正確性を定期的に見直し、プロセスを改善するための調整を積極的に行ってください。

税制上の優遇措置が適用される経費カテゴリ

IRS ガイドラインに従ってビジネスの経費と資産を分類する方法を理解することは、財務管理への戦略的なアプローチであり、収益に大きな影響を与える可能性があります。適切に分類することで、よりスムーズな納税シーズンに備えるだけでなく、キャッシュ フロー管理の戦略的計画も可能になります。特に中小企業の場合、誤差の許容範囲が狭く、5 年を超えても存続率がコイン投げのようなものであるため、経費追跡の技術を習得し、税制上の優遇措置を活用することが重要です。

事業経費には、収益を生み出すために発生するあらゆるコストが含まれます。 IRS は、税額控除の対象となるためには、支出が「通常かつ必要な」ものである必要があると規定しています。 この広い定義には、スタッフに支払う給与からオフィス スペースの家賃に至るまで、あらゆるものが含まれます。

ここで、税控除の機会を簡単に検討してみましょう。これらを経費管理フレームワークに組み込んで、税務効率を最大化します。

マーケティングおよび広告費: 名刺、Web サイト開発、デジタルまたは従来のメディア広告の費用など、ビジネスのマーケティングと広告にかかる費用は、通常、税金控除の対象となります。このカテゴリは幅広く、ビジネスの宣伝を目的としている場合に限り、広告資料の作成からビジネス ネットワークや業界団体の会費に至るまで、あらゆるものを含みます。

交通費および交通費: 事業目的で自家用車を使用する事業主に対して、IRS はリース、保険、修理、燃料、ガレージの家賃に関連する費用の一部を控除することを認めています。標準走行距離率を使用するか、車両の業務使用率に基づいて実費を計算するかを選択できます。さらに、交通費、宿泊費、食事代（一部制限あり）を含む出張費も控除の対象となり、これらがビジネスに直接関係する必要性が強調されています。

保険料: 賠償責任、財産、労働災害補償、健康保険料など、ビジネスを保護するための保険費用は、多くの場合、全額控除の対象となります。これは、事業活動や従業員の福利厚生に関連する特定の範囲にまで拡張できます。

従業員の報酬と福利厚生: 従業員の給与、賃金、賞与、その他の報酬は損金の対象となります。これには、従業員の利益のためであり、特定の基準を満たしている場合に限り、給与税や健康保険、退職金制度の拠出金、教育援助などの福利厚生が含まれます。

プロフェッショナルサービス: 事業運営に必要かつ通常の法務、会計、コンサルティング、IT サービスに支払った料金を控除できます。これにより、企業が完全な財務負担を負うことなく外部の専門知識を活用できるようになります。

ビジネスミール: 食事をしながらネットワーキングやビジネスについて話し合いますか?これらの費用の 100% は控除の対象となります。ただし、遅くまで働いている場合やオフィスでのパーティーなど、特定の条件下で従業員に食事を提供する場合は、XNUMX% の控除が適用されます。

機器とソフトウェア: 機械、車両、オフィス家具、ソフトウェアなどのビジネス機器の購入またはリースには、控除が適用される場合があります。具体的な処理は、資産の性質とビジネス内での使用によって異なります。 IRS は、耐用年数にわたる機器の減価償却を認めています。また、場合によっては、特定の基準値を下回る品目については即​​時に 100% 償却することも認めています。

光熱費・事務費: 公共料金 (電気、水道、インターネット) や事業用不動産の家賃や住宅ローン利息などの通常の事業費は、全額控除の対象となります。これは、事業所の稼働を維持するために必要なメンテナンスや修理にも適用されます。

家賃: ビジネススペースのリース費用は控除の対象となります。ビジネスで機器のレンタルも必要な場合は、それらの費用も控除のリストに追加されます。

慈善寄付: 慈善活動に取り組むと、特定の条件下で税制優遇が得られ、企業の社会的責任の取り組みに財政的責任が加わります。

扶養家族の介護費用: 育児や扶養家族の介護に支払った金額の一部は控除の対象となり、家族と事業の両立を図る事業主に負担を軽減します。

退職金: 退職金制度を通じてあなたとあなたの従業員の将来に投資することは、長期的な幸福を確保するだけでなく、すぐに税制面でも有利になります。

不良債権: ビジネスの世界では、従業員へのローンや顧客への信用販売の未払いが実際に控除の機会になる可能性があるのが現実です。注意点は？これらは真にビジネス関連の負債である必要があり、これは文書化とデューデリジェンスの重要性を強調する規定です。

立ち上げと組織のコスト: 事業の開始に関連する費用は、数年間にわたって償却および控除できます。

銀行手数料と利息: ビジネス銀行口座に関連する料金は控除の対象となります。 Aまた、ローンであろうとクレジットであろうと、借入コストは本質的にビジネスの一部であることを考慮して、IRS は、企業が不当なペナルティーなしで成長のためのツールとしてクレジットを活用することを奨励するために、利息費用の控除を認めています。

契約労働：フリーランサーや請負業者への依存度が高まっている経済では、この柔軟な労働力に関連する費用は控除の対象となります。この人員配置の適応性は、税制上の優遇措置に反映されており、現代のビジネス運営の進化する性質を強調しています。

教育とトレーニング： 従業員のスキル向上や専門能力開発にかかる費用は、お客様のビジネスに関連する場合に限り、控除の対象となります。

ホームオフィス: 自宅で帝国を運営している人は、そのスペースがビジネス専用に使用されている場合に限り、自宅関連の出費の一部をビジネス控除に変えることができます。

死傷者の損失: 自然災害や予期せぬ大惨事は、重大な財政的負担を引き起こす可能性があります。しかし、IRS は、保険で補償されない場合に限り、発生した損失に対する控除を通じて生命線を提供しています。このカテゴリーは、リスク管理のより広範な原則とその財政への影響について述べています。

Nanonets による自動経費分類

今日の急速に進化するビジネス環境では、競争力と効率性を維持するために自動化が必要となっています。これは、経費の分類という細心の注意を払う作業に特に当てはまります。このプロセスは重要ではありますが、時間がかかり、人的ミスが発生しやすいものです。 Nanonets は、経費管理プロセスを合理化するために設計された最先端の AP オートメーション プラットフォームであり、ビジネスの組織化を維持し、税務上のメリットを最大化し、不正行為を防止し、最小限の労力で経費を洞察に富んだ可視化することを保証します。

1. 経費の自動化:

驚くべきモバイル テクノロジーと、メールの受信箱、アプリ、データベースから領収書をインポートするシームレスな統合のおかげで、領収書はスピード違反の弾丸よりも早く取得されます。

2. 自動データキャプチャ:

Nanonets は、高度な光学式文字認識 (OCR) テクノロジーを使用して、領収書、請求書、その他の財務書類からデータを自動的に抽出します。この機能は、文書がシステムに入った瞬間に、Nanonets がベンダー名、日付、金額などの重要な情報を識別して経費の分類を開始することを意味します。この自動化により手動入力の必要性が減り、費やす時間とエラーのリスクが大幅に削減されます。

3. インテリジェントな分類:

各企業には独自の財務慣行があることを理解しているため、Nanonets は、特定のニーズに応じてルールとカテゴリをカスタマイズする柔軟性を提供します。新しい経費カテゴリを追加する必要がある場合でも、既存の経費カテゴリを変更する必要がある場合でも、自動分類のための特定のルールを設定する必要がある場合でも、Nanonets はそれを実現するためのツールを提供します。このカスタマイズにより、経費管理プロセスが事業運営および税務計画戦略と確実に一致します。

オンにすることもできます インテリジェントな経費分類、ビジネス ニーズに基づいて経費のカテゴリとサブカテゴリをカスタマイズすると、Nanonets は経費を適切なカテゴリ、サブカテゴリに自動的に割り当て、異常を検出して詳細を確認します。さらに、この機能はトレーニング データを必要とせずにすぐに使用できます。

4. 簡単な承認: 

システム主導のコンプライアンス チェックが最初に開始され、異常値のみにフラグが付けられます。マネージャーは、レポートのたびにモグラたたきをするのではなく、実際の問題に集中できるようになります。その後、人間による関与を追加して、請求書が適切なタイミングで適切な担当者に送信されて承認されるようにすることができます。さらに、承認ポリシーとカスタム検証チェックを強制することができます。

5. 会計ソフトウェアおよびその他のアプリとの統合:

Nanonets は、QuickBooks、Xero、FreshBooks などの人気の会計ソフトウェアとのシームレスな統合機能を誇ります。つまり、経費を取得して分類したら、それらを会計ソフトウェアに直接インポートして、財務データの信頼できる単一の情報源を維持できることを意味します。

6. 支出と予算のリアルタイムの可視性

Nanonets を使用すると、リアルタイムのレポート作成と経費データの分析的洞察にアクセスできるようになります。この機能により、支出パターンを監視し、コスト削減の機会を特定し、最新の財務情報に基づいて情報に基づいた意思決定を行うことができます。さらに、分類された経費を即座に把握できるため、より適切な予算編成、予測、税金の準備が容易になります。

7. コンプライアンスと監査の準備を強化する:

継続的な自動監査により作業が容易になります。異常は親指のように目立ち、ポリシーの施行はドラム缶よりも厳格です。

まとめ

結論として、経費分類の技術を習得することは、単なる財務衛生の問題ではありません。これは、業務効率、税金の最適化、ビジネス全体の成長軌道を強化する戦略的な取り組みです。勤勉な分類とナノネットのような自動化テクノロジーの活用により、企業は以前は達成できなかったレベルの財務の透明性と効率性を達成できます。

包括的な経費カテゴリの確立から最先端の経費管理ツールの統合まで、このブログで概説されている実践を採用することで、起業家は財務業務について貴重な洞察を得ることができます。これは、日々の意思決定に役立つだけでなく、変化する市場力学に直面した際のビジネスの持続可能な成長と回復力を確保します。

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• 情報源： https://nanonets.com/blog/how-to-categorize-business-expenses/