フォーム オートメーションとは
フォームの自動化とは、専用のソフトウェアまたはツールを使用して、フォームの作成、入力、および送信を自動化するプロセスを指します。 フォームは、顧客のオンボーディングから従業員のパフォーマンス レビューまで、ほとんどのビジネス プロセスに不可欠な要素です。 フォーム入力プロセスを自動化することで、企業は時間を節約し、エラーを減らし、全体的な効率を向上させることができます。
通常、フォームの自動化は、既存のデータベースやスプレッドシートなどのさまざまなソースからデータを抽出してデータ入力プロセスを自動化する専用のソフトウェア ツールを使用して実現されます。 このデータは、PDF やオンライン フォームなどの電子フォームのフィールドに入力するために使用され、手動でデータを入力する必要がなくなります。
フォームの自動化には、ビジネスにとっていくつかのメリットがあります。 主なメリットの XNUMX つは、効率の向上です。 フォーム入力プロセスを自動化することで、企業は時間を節約し、手作業によるデータ入力に伴うエラーを減らすことができます。 これにより、生産性が向上し、フォームの入力と処理に関連するコストが削減されます。
フォーム自動化のもう XNUMX つの利点は、精度の向上です。 自動化されたフォーム入力により、すべてのフィールドが正確に入力され、手動のデータ入力で発生する可能性のあるエラーのリスクが軽減されます。 これは、財務データや医療データなどの機密情報を扱う企業にとって特に重要です。
さらに、フォームの自動化により、データの品質と一貫性が向上します。 データ入力プロセスを自動化することで、企業はすべてのフォームでデータが一貫して入力されるようにし、エラーや不一致のリスクを軽減できます。
全体として、フォームの自動化は、企業が時間を節約し、エラーを減らし、効率を向上させるのに役立つ強力なツールです。 適切なソフトウェア ツールを使用すると、企業はフォーム入力プロセスを自動化し、顧客へのサービスやビジネスの成長など、より重要なタスクに集中できます。 これをさらに調べてみましょう。
OCRとは何ですか？
OCR (光学式文字認識) テクノロジは、印刷されたテキストまたは手書きのテキストをコンピューターで読み取って処理できる機械でエンコードされたテキストに変換するコンピューター化されたプロセスです。 OCR は、ドキュメント処理、データ入力、記録管理などのさまざまなタスクのために、金融、医療、法律、政府、教育などのさまざまな業界で広く使用されています。 さまざまなフォント、スタイル、言語を認識できるため、物理的なドキュメントをデジタル形式に変換するための多用途のツールになります。
OCR テクノロジは、企業がフォームを処理する方法に革命をもたらしました。 フォーム処理には、請求書、領収書、アンケートなど、さまざまな種類のフォームからのデータの収集、抽出、および分析が含まれます。 フォームの手動処理は時間がかかり、エラーが発生しやすいため、企業はより効率的で正確なプロセスのために OCR テクノロジにますます注目しています。
手動フォーム処理には多くの欠点があります –
- 時間がかかる: 手動のフォーム処理は、特に多数のフォームを処理する場合に、時間がかかる作業になる可能性があります。 OCR テクノロジは、プロセスを自動化し、データ入力に必要な時間を短縮できます。
- エラーを起こしやすい: 手動でデータを入力すると、タイプミス、情報の欠落、不正確なデータなどのエラーが発生しやすくなります。 OCR テクノロジは、フォームからデータを正確に抽出することでエラーを減らすことができます。
- 不一致: 手動でデータを入力すると、異なるオペレータが異なるフォーマットを使用したり、異なる方法でデータを入力したりして、データの一貫性が失われる可能性があります。 OCR テクノロジは、一貫性のある標準化されたデータ入力を提供できます。
- 高価: 手作業によるデータ入力には人的資源が必要であり、費用と時間がかかる可能性があります。 OCR技術により、データ入力にかかるコストと時間を削減できます。
- スケーラビリティが制限されている: 手作業によるデータ入力はスケーラブルではなく、企業はフォームの増加に対応するのに苦労する可能性があります。 OCR テクノロジは大量のフォームを効率的に処理できるため、スケーラブルなソリューションになります。
- セキュリティリスク: 手動のフォーム処理には、紛失、盗難、破損の可能性がある物理的なドキュメントが含まれます。 OCR テクノロジは、物理的なドキュメントをデジタル形式に変換できるため、保存、管理、保護が容易になります。
- 統合の欠如: 手作業によるデータ入力は、データベースや CRM などの他のシステムとの統合が難しい場合があります。 OCR テクノロジは他のシステムとシームレスに統合できるため、自動データ入力が可能になり、エラーのリスクが軽減されます。
要約すると、OCR テクノロジは、時間、コスト、およびエラーを削減し、一貫性のある正確なデータを提供し、スケーラビリティとデータ セキュリティを向上させることにより、企業が手動フォーム処理の課題を克服するのに役立ちます。
フォーム自動化ワークフロー
フォーム自動化ワークフローの各ステップを XNUMX つずつ見てみましょう。
フォームの作成
最初のステップは、ユーザーから情報を収集するために使用できるフォームを作成することです。 これには、連絡フォーム、アンケート、注文フォームなどが含まれます。
- ジョットフォーム (https://www.jotform.com/) – ドラッグ アンド ドロップ インターフェイスと 10,000 を超えるフォーム テンプレートを提供する人気のあるオンライン フォーム ビルダー。
- タイプフォーム (https://www.typeform.com/) – ユーザーフレンドリーで魅力的なフォームデザインで知られるフォームビルダー.
データ収集
フォームが作成されたら、ユーザーがフォームに入力して必要な情報を提供できるように、フォームをユーザーと共有する必要があります。
データが収集されたら、フォームから抽出し、さらに処理するために使用可能な形式で保存する必要があります。 多くのフォームはハード コピーであり、OCR とディープ ラーニングを使用して処理し、構造化データを抽出する必要があることに注意してください。
- ナノネット (https://nanonets.com/) – ユーザーが自動化されたワークフローを使用して PDF、電子メール、およびその他のドキュメントからデータを抽出できるようにするデータ抽出ツール。
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- パースハブ (https://www.parsehub.com/) – ユーザーが Web サイトやフォームからデータをスクレイピングし、さまざまな形式で保存できるようにするデータ抽出ツール。
データの検証と検証
データが収集された後、データが正確かつ完全であることを確認するために検証および検証する必要があります。
- ナノネット (https://nanonets.com/) – 手動または自動の承認プロセスを構成し、条件に基づいて検証ルールを設定する機能を備えたデータ抽出ツール。
- Zapier（https://zapier.com/) – ワークフローを自動化し、さまざまなアプリを統合してデータの検証と検証を支援するツール。
- フォームスタック (https://www.formstack.com/) – データ検証、条件ロジック、電子署名などの機能を提供するデータ収集ツール。
データ統合
データを収集して検証したら、さらに処理または分析するために、他のシステムまたはアプリと統合する必要がある場合があります。
- ナノネット (https://nanonets.com/) – 選択した ERP / ソフトウェア / データベースにデータをエクスポートする機能を提供するデータ抽出およびワークフロー自動化ソリューション。
- Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com/) – ユーザーがさまざまなアプリやサービスと統合する自動化されたワークフローを作成できるようにするクラウドベースのサービス。
- インテグロマット (https://www.integromat.com/en/) – さまざまなアプリを接続してワークフローを自動化し、データの統合と処理を可能にするツール。
データの保存と管理
データを収集して統合した後は、安全かつ体系的な方法で保存および管理する必要があります。
- Google スプレッドシート (https://www.google.com/sheets/about/) – データの保存と管理に使用できるクラウドベースのスプレッドシート ツール。
- エアテーブル（https://airtable.com/) – カスタマイズ可能なフィールド、リアルタイム コラボレーション、アプリ統合などの機能を提供するデータベース管理ツール。
データ分析とレポート
データが保存および管理されると、分析およびレポートを作成して洞察を得て、十分な情報に基づいた意思決定を行うことができます。
シミュレーションプロセス管理
最後に、ワークフローを自動化して、プロセスを合理化し、時間を節約できます。
- ナノネット (https://nanonets.com/) – 複数のインポート、フォーム処理、フォーム データ抽出、承認プロセスの設定、検証ルール、およびエクスポート オプションを使用したフォーム自動化のワークフロー自動化。
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- キスフロー (https://kissflow.com/) – ユーザーがカスタム ワークフローを作成し、さまざまなアプリやサービスと統合できるようにするワークフロー自動化ツール。
- ニンテックス (https://www.nintex.com/) – ドラッグ アンド ドロップ ワークフロー設計、一般的なアプリとの統合、分析などの機能を提供するワークフロー自動化ツール。
OCR を使用したフォーム処理ワークフロー
OCR とその他の相乗的なソフトウェアが、フォーム処理ワークフローの複数のステップを自動化するのにどのように役立つかを見てみましょう –
- フォームキャプチャ: 最初のステップは、フォームをデジタル形式でキャプチャすることです。 これは、スキャナまたはデジタル カメラを使用して行うことができます。 OCR を使用すると、フォーム上のテキストを自動的に認識し、コンピューターで簡単に処理できるデジタル形式に変換できます。
- 画像前処理: キャプチャされた画像は、画像の品質を向上させ、OCR で読みやすくするために、前処理が必要になる場合があります。 これには、コントラスト調整、ノイズ削減、画像の傾き補正などの画像強調技術が含まれる場合があります。
- OCR認識: キャプチャされた画像は OCR ソフトウェアによって分析され、フォームからテキストが抽出されます。 OCR テクノロジは、印刷されたテキストや手書きのテキストを認識でき、チェックボックス、ラジオ ボタン、およびその他のフォーム要素も識別できます。
- データ抽出: テキストを抽出した後、関連データを抽出し、XML や CSV などの構造化された形式にフォーマットする必要があります。 OCR テクノロジを使用して、名前、住所、日付などの特定のデータ フィールドを抽出できます。
- データ検証: 正確性と完全性を確保するために、抽出されたデータを検証する必要があります。 OCR テクノロジを使用して、スペルミス、日付の誤り、フィールドの欠落などのエラーをチェックできます。
- データ統合: 抽出されたデータは、他のシステムまたはデータベースと統合する必要があります。 OCR テクノロジを使用してデータを他のソフトウェア システムに自動的にインポートできるため、手動でデータを入力する必要がなくなります。
- 各種レポート作成: 抽出されたデータを使用して、レポートと分析を生成できます。 OCR テクノロジを使用して、特定のデータ フィールドまたは基準に基づいてレポートを生成できます。
各業界向けのソリューション
OCR ソフトウェアを使用した自動化されたフォーム処理には、複数の業界での使用例があります。 これは、ルールベースのテンプレート化されたアプローチではなく、深層学習を使用してデータ抽出を実行する OCR フォーム処理ソフトウェアにより可能になります。
Nanonets OCR は、幅広い業界にわたるクライアントの OCR を使用してフォーム処理を自動化するのに役立っていることに注意してください。
- ヘルスケア産業: ヘルスケア業界では、OCR ソフトウェアを使用して、請求書、処方箋、患者情報フォームなどのさまざまなフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、患者名、生年月日、保険の詳細、投薬の詳細、医師のメモなどのフィールドを抽出できます。
- 金融業界: 金融業界では、OCR ソフトウェアを使用して、請求書、発注書、領収書、税務書類などのフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、ベンダー名、請求書番号、日付、合計金額、項目の詳細などのフィールドを抽出できます。
- 法務業界: 法律業界では、OCR ソフトウェアを使用して、法的契約、裁判所への提出書類、訴訟ファイルなどのさまざまなフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、当事者名、日付、事件番号、法的引用などのフィールドを抽出できます。
- 教育産業: 教育業界では、OCR ソフトウェアを使用して、入学願書、成績表、出席記録などのフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、学生名、ロール番号、科目の成績、出席率、学年などのフィールドを抽出できます。
- 政府機関: 政府機関は OCR ソフトウェアを使用して、納税申告書、入国フォーム、パスポート申請書などのさまざまなフォームを処理します。 Nanonets OCR は、申請者の名前、パスポート番号、ビザの種類、旅行日などのフィールドを抽出できます。
- 人事: 人事業界では、OCR ソフトウェアを使用して、求人応募、履歴書、従業員情報フォームなどのフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、候補者の名前、電子メール アドレス、連絡先番号、学歴、職歴などのフィールドを抽出できます。
- 小売業: 小売業界では、OCR ソフトウェアを使用して、注文書、配送ラベル、請求書などのフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、顧客名、配送先住所、製品名、数量、価格などのフィールドを抽出できます。
- 不動産業界: 不動産業界では、OCR ソフトウェアを使用して、賃貸契約書、不動産証書、住宅ローンの書類などのフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、物件の住所、所有者の名前、住宅ローンの金額、支払い期日などのフィールドを抽出できます。
- 保険業: 保険業界では、OCR ソフトウェアを使用して、請求フォーム、ポリシー ドキュメント、保険申請などのフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、保険証券番号、請求額、事故日、保険契約者情報などのフィールドを抽出できます。
- 製造業: 製造業では、OCR ソフトウェアを使用して、発注書、船荷証券、作業指示書などのフォームの処理を自動化できます。 Nanonets OCR は、製品名、部品番号、数量、納期などのフィールドを抽出できます。
Nanonets OCR は、上記の業界のさまざまな種類のフォームからさまざまなフィールドを抽出し、データ処理の自動化、効率化、正確性を提供します。
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フォームの自動化にナノネットを試す
Nanonets にサインアップして数分で開始し、ユースケースとニーズに基づいてパーソナライズされた自動フォーム処理ワークフローをセットアップできます。 手順を以下に示します。
また、 通話をスケジュールする ユースケースを理解し、製品のデモを行い、パーソナライズされたフォーム処理ワークフローを設定できる AI の専門家の XNUMX 人に相談してください。
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- 独自のモデルを作成します。
- インポート オプションを設定します。
ファイルを手動でアップロードして、選択した ERP/ソフトウェア/データベースからの自動インポートをテストまたは設定できます。
- Nanonets OCR がファイルを処理します。
Nanonets はファイルを即座に処理し、構造化データをフィールド、項目、テーブルとして抽出します。
- 承認および検証ルールの設定
条件ルールに基づいて手動/自動承認プロセスを設定し、抽出されたデータに基づいて検証ルールを設定することもできます。
- エクスポート オプションを設定する
選択した形式でデータをダウンロードするか、使いやすい既製の統合を使用してデータをエクスポートすることができます。 選択したERP /ソフトウェア/データベースとのすぐに使用できる統合を提供します。
企業が業務の合理化と生産性の向上に努めるにつれて、フォームの自動化はますます重要なツールになっています。 データ入力などの反復的で時間のかかるタスクを自動化することで、企業は貴重な時間とリソースを節約し、エラーを減らし、全体的な効率を向上させることができます。
フォームの自動化には、ソフトウェアを使用して、フォームへの入力と処理のプロセスをデジタル化および自動化することが含まれます。 これには、従業員のオンボーディング フォームから顧客のインテーク フォーム、請求書など、あらゆるものを含めることができます。 フォームの自動化により、企業は手作業によるデータ入力の必要性を排除し、エラーのリスクを軽減し、重要なドキュメントの処理を高速化できます。
Nanonets は、あらゆる規模の企業が業務を合理化し、効率を向上させるのに役立つ強力なフォーム自動化プラットフォームです。 Nanonets は、AI を活用した高度なテクノロジを使用して、最も複雑なフォームやプロセスでも簡単に自動化できるようにし、従業員の負担を軽減し、より重要なタスクに時間を割くことができるようにします。
Nanonets をフォームの自動化に使用する主な利点の XNUMX つは、幅広いビジネス アプリケーションやソフトウェア プラットフォームと統合できることです。 これは、コストと時間のかかる手動の統合プロセスを必要とせずに、企業がフォームの自動化を既存のワークフローに簡単に統合できることを意味します。
Nanonets のもう XNUMX つの重要な利点は、その使いやすさです。 直感的なユーザー インターフェイスと強力なドラッグ アンド ドロップ フォーム ビルダーにより、技術者ではないユーザーでも、複雑なフォームをすばやく簡単に作成および自動化できます。 また、高度な AI アルゴリズムにより、Nanonets は、最も乱雑で構造化されていないフォームからでもデータを正確に抽出して処理できるため、エラーのリスクが軽減され、全体的な効率が向上します。
高度なフォーム自動化機能に加えて、Nanonets は、企業が業務を最適化し、生産性を向上させるのに役立つ、他のさまざまな強力な機能とツールも提供します。 これらには、データ視覚化ツール、カスタム レポート機能などが含まれます。これらはすべて、企業がデータ主導の意思決定を行い、全体的なパフォーマンスを向上させるのに役立つように設計されています。
全体として、フォームの自動化は、業務の合理化と生産性の向上に努めているため、あらゆる規模の企業にとって急速に不可欠なツールになりつつあります。 また、強力な AI 搭載プラットフォームと直感的なユーザー インターフェイスを備えた Nanonets は、フォーム プロセスの自動化と効率の向上を目指す企業にとって理想的なソリューションです。 時間とリソースを節約しようとしている中小企業のオーナーであろうと、運用を最適化しようとしている大企業であろうと、Nanonets には、今日のペースの速いビジネスの世界で成功するために必要なツールと機能があります。
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- 情報源： https://nanonets.com/blog/what-is-form-automation/
