ビデオやテキスト メッセージのこの時代でも、投資家、ビジネス パートナー、さらには顧客とのスタートアップの夢を打ち砕く最も手っ取り早い方法は、恥ずかしいほど下手な文章を書くことです。 スタートアップ コミュニティで非常に目立つ存在であるにもかかわらず、私は今でも驚くほど多くの下手なメール、とりとめのない役員概要、XNUMX 章につき XNUMX 段落のビジネス プランを受け取ります。
ビジネスの競争の激しい領域では、優れた第一印象を与えるチャンスは一度しかありません。 ビジネス文書だけでなく、会話、プレゼンテーション、ビデオの制作など、あらゆる一般的な形式で効果的にコミュニケーションできなければなりません。 必要なスキルや規律が欠けていると、メッセージが検討される前に、ビジネスリスクが低いという烙印を押されてしまいます。
ビジネスライティングは誰もが生まれつき持っているスキルではありませんが、誰もが学ぶことができるスキルです。 素晴らしいアイデアを持った起業家がコミュニケーションの失敗によって足を引っ張られたら、誰もが負けてしまいます。そこで、ビジネスライティングの基本戦略について簡単にまとめたいと思います。 世界を変えるというあなたのアイデアをサポートしてくれる人を探すときは、次のことに留意してください。
1. 最初の文で要点を説明します。 データ過多のこの時代では、関連する目的をすぐに解読してメッセージに焦点を当てることができない場合は、誰もが無視することを学びました。 セールストークや背景ストーリーが意味を成す前に、そのコンテキストを設定する必要があります。 始める前に、自分自身の目的を必ず理解してください。
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2. 論理的な結論に至るまでのメッセージ フローを計画します。 ランダムな考えや事実のリストは、効果的なビジネス文書とはなりません。 最も一般的に、メッセージは情報提供であるか、説得を目的としているため、すべての要素がその意図と一致している必要があります。 冒頭、本文、結論という重要な文書要素を必ず含めてください。
3. 重要な点は強調され、ポジティブなものである必要があります。 アクション項目には下線を引くか、箇条書きに分けて、すばやく確認して視覚的に認識できるようにする必要があります。 ポジティブなメッセージの方が影響力が大きいため、ネガティブで感情的な発言は最小限に抑えてください。 花言葉や形容詞の過剰な使用は避けてください。 タイトな言葉遣いでメッセージが明確になります。
4. 最後に明確な行動喚起で終わります。 投資家、パートナー、顧客を探している場合は、次のステップが単なる暗示ではなく、明確に記載されていることを確認してください。 連絡先情報は常に含める必要があります。 「詳細について話し合うために、来週のスケジュールについて XNUMX 時間お時間をいただいてもよろしいでしょうか?」で終わります。 「この機会をお見逃しなく」よりも優れています。
5. 各受信者に個別に話しかけます。 人々のグループに向けた一般的なメッセージは、特に挨拶が具体的でなく、電子メールがアドレスの長いリストに送信されている場合には、良い第一印象を与えません。 賢いビジネスパーソンは、それぞれの受信者に合わせて会話を調整しており、書面によるメッセージにも同様の配慮を適用する必要があります。
6. 専門的なフォーマットを使用してください。 文書のフォーマットが不適切であったり、すべて大文字であったり、フォントが混在していたり、すべてが XNUMX つの段落であったりすると、たとえ最良のメッセージであっても台無しになってしまいます。 XNUMX万ドルを要求している場合は、スペルミスを無視して、スマートフォンやテキストメッセージの速記でメッセージを送信しないでください。 受信者に職業上の敬意を示せば、あなたも敬意を返されるでしょう。
7. フレンドリーかつ丁寧な口調で書きましょう。 あなたの文章の口調が怒っていたり、冷笑的であったり、傲慢だったりする場合は、読者があなたの言うことを素直に受け入れてくれるとは期待しないでください。 言葉の使い方は、受信者の読解レベル以下に調整してください。 専門用語や略語を使って読者に印象を与えたり、威圧したりしようとすることは、自信のある専門家にはうまくいきません。
原則として、スマートフォンからのテキスト メッセージや電子メールは、よく知らない相手とのビジネス目的で使用しないでください。 電子メールは、XNUMX ページにまとめられ、添付ファイルが最小限で、宛先が XNUMX 名で、関連する件名があり、専門的にフォーマットされている場合には受け入れられます。
ビジネス上の重要性が高い場合、または話題がデリケートな場合や誤解されやすい場合は、書面でのコミュニケーションを完全に省略し、電話での話し合いや個人的な会議を優先します。 書面によるコミュニケーションでは、感情やボディランゲージを効果的に伝えることはできません。
メッセージのパーセント以上。
すべての起業家は、自分のアイデアや資金要請を売り込む以上に、あらゆる書面コミュニケーションで自分自身を売り込んでいることを忘れてはなりません。 書式設定ツールやスペル チェッカーなど、一般に利用可能なライティング テクノロジを不適切に使用すると、配慮のない、または危険なパートナーシップとみなされてしまいます。 競争上の不利な点を許容することはできません。
私たちについて
Martin Zwilling は CEO 兼創設者です。 スタートアップの専門家、株式会社; 複数のスタートアップの諮問委員会メンバー。 Angels選考委員会の経験; エンブリー・リドル大学非常勤教授。 に公開 （株）, フォーブス, 起業家 & Huffington Postを. Twitterで私をフォローしてください @スタートアッププロ または私に接続してください LinkedIn.
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この記事は情報提供のみを目的としており、税務、会計、または法律上の助言を構成するものではありません。 状況は人それぞれです！ 独自の事情によるアドバイスについては、税理士、会計士、弁護士にご相談ください。
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- 情報源： https://gust.com/blog/7-tips-on-written-communication-to-startup-investors/
