Năm 2023, tôi quyết định chạy bán marathon. Như bất kỳ vận động viên chạy đường dài nào cũng làm, tôi tìm ra một kế hoạch tập luyện và bắt đầu luyện tập vài dặm.

Nhưng bạn biết người ta nói gì về những kế hoạch được chuẩn bị tốt nhất phải không?

Cơ thể của tôi đã làm tôi thất bại và tôi bị gãy xương hông. Thật không may, điều đó đã khiến tôi phải nghỉ ốm vài ngày tại nơi làm việc. Làm thế nào tôi có thể giải thích điều này với sếp của tôi?

Với một email ngày ốm.

Email nghỉ ốm là những email ngắn, trực tiếp mà bạn gửi cho sếp để thông báo cho họ về sự vắng mặt của bạn. Điều quan trọng cần nhớ là bạn không xin nghỉ một ngày mà nói với sếp rằng bạn sẽ không tham gia vì lý do y tế ngoài tầm kiểm soát của bạn.

Cho dù bạn giống tôi và bị gãy xương, bạn đang bị bệnh về thể chất hay bạn cần một ngày chăm sóc sức khỏe tinh thần, bạn có thể sử dụng ChatGPT để viết email về ngày ốm.

Đây là cách.

(Gợi ý: Hãy sử dụng các lời nhắc ChatGPT bên dưới!)

Trò chuyện GPT đã viết gì cho tôi

ChatGPt là một trợ lý viết lách hữu ích — đặc biệt nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc viết lách và không biết cách viết một email trang trọng trong ngày nghỉ ốm.

Tôi đã yêu cầu ChatGPT viết năm email nghỉ ốm để sử dụng cho nhiều tình huống khác nhau.

Đây là những gì tôi nhận được.

Email “Tôi khá chắc chắn là tôi đã gãy xương”

Bắt đầu với ví dụ về việc tôi bị gãy xương hông, tôi đã yêu cầu ChatGPT viết email để báo cho sếp biết rằng tôi sẽ không đi làm do có khả năng bị gãy xương.

Đây là lời nhắc: “Tôi cần gửi email cho sếp của mình để báo cho ông ấy biết tôi bị ốm. Tôi nghĩ tôi đã bị gãy xương. Hãy viết một email.”

Và đây là email ngày nghỉ ốm gợi ý của ChatGPT.

Nguồn hình ảnh

Bản nháp email của ChatGPT mô tả tình huống mà không đi sâu vào chi tiết. Email nêu rõ rằng bạn sẽ đảm nhận trách nhiệm công việc đã bỏ lỡ khi quay lại văn phòng và gia hạn lời đề nghị làm việc từ xa nếu có thể.

Tuy nhiên, nó cũng giả định rằng bạn đã liên hệ với chuyên gia y tế và đã được bác sĩ đánh giá. Điều này không phải luôn luôn như vậy. Đôi khi, bạn có thể cần ngày nghỉ để có cuộc hẹn với phòng khám chỉnh hình.

Vì vậy, tùy theo hoàn cảnh của mình, bạn sẽ cần chỉnh sửa bản nháp sao cho trung thực nhất có thể. Theo kinh nghiệm của tôi, thành thật sẽ tốt hơn nhiều so với việc cố gắng che giấu điều gì đó.

Giọng điệu của ChatGPT rất trang trọng. Nếu môi trường làm việc của bạn trang trọng và nghiêm túc hơn, bản nháp email nghỉ ốm này sẽ hoạt động mà không cần chỉnh sửa quá nhiều.

Một số văn phòng và nhân viên thoải mái hơn. Nếu đây là không khí văn phòng của bạn, bạn nên chỉnh sửa bản nháp để phù hợp với giọng điệu của mình và mong đợi của sếp.

Pro tip: Luôn chỉnh sửa email nháp ChatGPT. Giọng điệu có lẽ không qua một vài thao tác đơn giản về bằng giọng nói, và rõ ràng là bạn đã sử dụng công cụ viết AI cho các email trong ngày nghỉ ốm của mình.

Email “Tôi bị bệnh dạ dày”

Nếu bạn bị bệnh dạ dày thì không có cách nào bạn có thể đi làm được. Với tư cách là đồng nghiệp, tôi không muốn bạn đến văn phòng, đặc biệt nếu bạn có nguy cơ lây nhiễm.

Vì vậy, điều tốt nhất bạn nên làm là sử dụng ChatGPT để viết email chúc mừng ngày ốm và giải thích lý do tại sao bạn không thể liên hệ với sếp của mình.

Tôi đã sử dụng lời nhắc này để viết email: “Tôi cần gửi email cho sếp của mình để giải thích rằng tôi bị ốm và không thể đến làm việc. Tôi bị đau dạ dày và dễ lây lan. Hãy viết email cho tôi.”

Đây là phản hồi của ChatGPT.

Nguồn hình ảnh

Bạn không cần phải đi sâu vào chi tiết đẫm máu về căn bệnh của mình để nói với sếp rằng bạn đang bị bệnh dạ dày. Chỉ cần nói: “Tôi bị bệnh dạ dày dễ lây lan” là đủ. Hãy tin tôi.

ChatGPT đã giải thích rất tốt một trong những lý do chính khiến bạn nên ở nhà– để ngăn chặn sự lây lan bệnh tật sang người khác. Và câu trả lời cũng lưu ý đến tác động mà sự vắng mặt của bạn sẽ gây ra đối với những người còn lại trong nhóm.

Một lần nữa, ChatGPT giả định rằng bạn đã gặp chuyên gia y tế về bệnh tình của mình. Nếu bạn chưa đến gặp bác sĩ hoặc không cảm thấy mình cần phải điều trị bệnh dạ dày kéo dài 24 giờ, bạn cần phải xóa phần này của email trước khi gửi.

Pro tip: Xóa mọi bản sao khỏi bản nháp ChatGPT không áp dụng cho trường hợp của bạn và loại bỏ các chi tiết tổng thể về trải nghiệm của bạn.

Email “Tôi bị cảm lạnh thông thường”

Cảm lạnh thông thường không nghiêm trọng như đôi khi bạn cảm thấy. Tuy nhiên, nếu chúng ta học được điều gì từ đại dịch thì tốt nhất là ở nhà nếu bạn cảm thấy ốm.

Nếu bạn bị cảm và cần phải nghỉ làm ở nhà, hãy sử dụng lời nhắc ChatGPT của tôi để viết email cho sếp của bạn.

Lời nhắc là: “Hôm nay tôi phải nghỉ làm ở nhà. Tôi bị bệnh cảm lạnh thông thường. Hãy viết email cho sếp của tôi để giải thích rằng tôi bị ốm và sẽ ở nhà hôm nay.”

Đây là phản hồi trông như thế nào.

Nguồn hình ảnh

Phản hồi của ChatGPT giải thích rõ ràng rằng bạn biết mình sẽ phải chịu trách nhiệm về việc thiếu công việc. Và nó thừa nhận rằng bằng cách ở nhà để nghỉ ngơi, bạn sẽ sớm đạt được thành công trong cuộc chơi của mình.

Câu trả lời cũng thừa nhận sức khỏe và hạnh phúc của đồng nghiệp của bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, các ông chủ đánh giá cao việc bạn ở nhà để hồi phục sức khỏe để không khiến những người còn lại trong nhóm bị ốm. Quá nhiều nhân viên nghỉ ốm có thể làm giảm năng suất trong tuần.

Tuy nhiên, có một điều tôi không thích về phản hồi của ChatGPT là “Tôi đánh giá cao sự hỗ trợ của bạn trong thời gian này” ở cuối email.

Đối với tôi, từ ngữ đã tắt. Phản ứng này khiến bạn có vẻ như cảm lạnh là một tình huống sinh tử. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ khỏi hoàn toàn sau cơn cảm lạnh chỉ trong vài ngày ngắn ngủi, vì vậy phần hỗ trợ là không cần thiết.

Pro tip: Hãy bỏ đi những câu khiến bệnh tình của bạn có vẻ trầm trọng hơn.

Email “Tôi có COVID”

Nếu bạn đã tiếp xúc với COVID hoặc cúm và đang có các dấu hiệu hoặc triệu chứng, bạn nhất thiết phải nghỉ ốm một ngày và ở nhà. Rất có thể, dù sao thì bạn cũng sẽ không cảm thấy muốn làm việc.

Và nếu bạn cảm thấy không đủ khỏe để viết email về ngày nghỉ ốm của mình, hãy sử dụng lời nhắc này: “Tôi đã có kết quả xét nghiệm dương tính với COVID. Bác sĩ yêu cầu tôi nghỉ làm trong năm ngày hoặc cho đến khi kết quả xét nghiệm của tôi âm tính. Hãy viết một email giải thích sự vắng mặt của tôi với sếp của tôi.”

Phản hồi của ChatGPT sẽ như sau:

Nguồn hình ảnh

Phản hồi của ChatGPT giải thích rõ ràng khi nào bạn sẽ quay lại làm việc sau 5 ngày hoặc khi nào bạn có kết quả xét nghiệm âm tính với vi-rút. Việc nêu rõ điều này sẽ giúp sếp của bạn biết khi nào bạn sẽ quay lại văn phòng.

Phản hồi cũng đề cập đến việc cung cấp tài liệu về chuyến thăm khám y tế. Theo kinh nghiệm của tôi, một số bộ phận nhân sự yêu cầu tài liệu ghi chú y tế từ nhà cung cấp của bạn, trong khi những bộ phận khác thì không. Nếu nơi làm việc của bạn cần có giấy của bác sĩ, bạn sẽ muốn giữ phần này trong email gửi cho sếp.

Pro tip: Trong truy vấn ChatGPT của bạn, hãy chỉ định những ngày bạn sẽ không làm việc. Điều này sẽ cung cấp cho bạn phản hồi chính xác mà không cần chỉnh sửa.

Email “Tôi cần một ngày sức khỏe tâm thần”

Bạn có biết khi nào bạn không đủ tinh thần để đi làm không? Bạn có cảm thấy hơi kiệt sức và bạn biết rằng nghỉ ngơi sẽ giúp ích cho bạn không?

Không sao đâu. Tất cả chúng ta đều đã từng ở đó và không có gì đáng xấu hổ khi dành một ngày chăm sóc sức khỏe tinh thần để hồi phục. Tuy nhiên, việc viết email để giải thích lý do bạn cần ngày nghỉ có thể khó khăn — đặc biệt nếu bạn muốn bị làm phiền bởi các cuộc gọi công việc khi bạn ra ngoài.

Dưới đây là cách viết lời nhắc ChatGPT để bạn nghỉ ốm vì sức khỏe tinh thần.

Lời nhắc: “Tôi cần có một ngày chăm sóc sức khỏe tâm thần. Tôi không bị bệnh về thể chất nhưng tôi kiệt sức về mặt tinh thần. Tôi phải tắt điện thoại và không nhận cuộc gọi công việc trong ngày. Xin hãy viết email cho sếp của tôi giải thích tại sao tôi sẽ bị mất việc.”

Đây là phản hồi của ChatGPT.

Nguồn hình ảnh

Phản hồi của ChatGPT đối với lời nhắc này là lịch sự nhưng trực tiếp. Nó giải thích rõ ràng lý do tại sao bạn cần ngày nghỉ mà không nói rõ ràng, "Tôi cần một ngày chăm sóc sức khỏe tâm thần!"

Thay vì đề nghị làm việc từ xa, phản hồi này cũng làm rõ rằng bạn sẽ hoàn thành nghĩa vụ công việc của mình trước hoặc sau khi trở lại văn phòng. Làm việc trong khi bạn ra ngoài để chăm sóc sức khỏe tâm thần sẽ làm mất đi mục đích của sự vắng mặt cần thiết của bạn.

Nhìn chung, phản hồi ChatGPT này là một email nghỉ ốm được viết rất hay. Tuy nhiên, như tôi đã nói trước đây, bạn sẽ cần chỉnh sửa bản nháp để đảm bảo nó phù hợp với giọng điệu của bạn.

Pro tip: Bạn phải thông báo với ChatGPT rằng bạn sẽ không nhận cuộc gọi công việc khi bạn ra ngoài. Nếu không, câu trả lời do bạn tạo ra sẽ có nội dung: “Tôi sẽ hoàn thành nhiệm vụ của mình trong thời gian tôi vắng mặt”, điều này có thể khiến sếp nghĩ rằng bạn đang sẵn sàng làm việc từ xa.

Mẫu email ngày nghỉ ốm hoàn hảo

ChatGPT là một nguồn tài nguyên viết tuyệt vời nhưng kết quả đầu ra của nó có thể giống như một phản hồi soạn sẵn. Bạn sẽ cần chỉnh sửa bản nháp trước khi gửi email cho sếp về lý do bạn cần nghỉ việc.

Hoặc bạn có thể sử dụng mẫu email ngày ốm để lưu lại và nhanh chóng chỉnh sửa khi cần.

Hãy cùng xem xét các yếu tố của một mẫu email ngày nghỉ ốm hoàn hảo.

Dòng tiêu đề

Không bao giờ để trống dòng tiêu đề email. Thay vào đó, dòng chủ đề của bạn phải nêu rõ nội dung email. Bằng cách đó, sếp của bạn sẽ không bỏ lỡ email trong hộp thư đến của họ.

Một dòng chủ đề hay có thể sử dụng là: [Tên của bạn] Yêu cầu nghỉ ốm.

Greeting

Trong phản hồi email ChatGPT, lời chào có nội dung: “Tôi hy vọng email này đến được với bạn”.

Đây là một cách tuyệt vời để bắt đầu gửi email cho sếp của bạn.

Giải thích

Email nghỉ ốm của bạn cần giải thích lý do tại sao bạn không thể làm việc được. Bao gồm những điều như “Tôi chỉ muốn thông báo với bạn rằng hôm nay tôi không khỏe và không thể làm việc được”.

Bạn không cần phải kể chi tiết về bệnh tình của mình nhưng bạn nên truyền đạt rõ ràng rằng bạn không khỏe. Nếu bạn dễ lây lan, bạn có thể muốn đề cập đến điều đó để sếp hiểu lý do tại sao bạn không có mặt ở văn phòng.

Quay trở lại với công việc

Sếp của bạn sẽ muốn biết khi nào bạn sẽ trở lại. Điều quan trọng là phải đưa vào email của bạn để sếp biết liệu có ai khác trong văn phòng cần hoàn thành các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao hay không. Chỉ cần nói đơn giản là “Tôi sẽ quay lại vào thứ Ba” là được.

Sự có sẵn

Nếu bạn cảm thấy đủ khỏe để làm việc ở nhà, hãy đưa điều đó vào email của bạn. Sếp của bạn sẽ đánh giá cao sự sẵn lòng giúp đỡ nhóm của bạn khi bạn không ở văn phòng.

Nhưng nếu bạn không khỏe đến mức không thể làm việc từ xa thì bạn nên nói như vậy. Bạn có thể nói: “Tôi sẽ thực hiện nghĩa vụ công việc của mình khi trở lại văn phòng”.

Tuyên bố đóng cửa

Bạn nên luôn kết thúc email nghỉ ốm bằng lời kết để cảm ơn sếp vì đã hiểu tình trạng khó khăn của bạn. Đơn giản chỉ cần nói, "Cảm ơn bạn đã hiểu!" để đóng email của bạn.

Mẫu email ngày ốm

Theo kinh nghiệm của mình, tôi nhận thấy việc lưu mẫu email nháp vào hộp thư đến hoặc Google Drive sẽ hữu ích trong trường hợp bệnh tật và trường hợp khẩn cấp.

Lưu một bản sao của mẫu email nghỉ ốm này để sử dụng và chỉnh sửa khi cần.

Dòng chủ đề: [Tên của bạn] Yêu cầu nghỉ ốm

Chào buổi sáng, [Tên Sếp].

Tôi hy vọng email này sẽ đến được với bạn. Thật không may, hôm nay tôi cảm thấy không khỏe và không thể làm việc được. Tôi sợ mình bị lây nhiễm và lo lắng về việc lây bệnh cho đồng nghiệp.

Tôi hy vọng sẽ trở lại văn phòng vào ngày mai!

Tôi cảm thấy đủ khỏe để hoàn thành một số nhiệm vụ công việc từ xa. Nếu hôm nay bạn có việc gì cần tôi làm ở nhà, vui lòng cho tôi biết. Tôi sẽ kiểm tra email của mình thường xuyên.

OR

Hôm nay tôi cảm thấy không đủ khỏe để làm việc từ xa. Tôi sẽ xử lý trách nhiệm công việc của mình khi tôi trở lại văn phòng.

Tôi sẽ quay lại làm việc sớm thôi. Cảm ơn bạn đa hiểu!

[Tên Bạn]

Nghỉ một ngày ốm

Gửi email cho sếp của bạn để xin nghỉ ốm, đặc biệt nếu cần thiết, không cần tạo thêm căng thẳng cho cơ thể bạn. Nếu bạn không chắc chắn nên nói gì trong email của mình, hãy sử dụng ChatGPT để hướng dẫn bạn.

Điều quan trọng cần lưu ý là chỉ nên sử dụng phản hồi của ChatGPT cho truy vấn của bạn dưới dạng bản nháp— nếu không, sếp của bạn có thể nghi ngờ bạn đã sử dụng công cụ AI để viết email và bạn có nguy cơ nghe có vẻ quá trang trọng.

Hoặc nếu bạn gặp khó khăn và ChatGPT không khả dụng, hãy sử dụng mẫu của tôi. Mẫu email ngày nghỉ ốm ngắn gọn, hấp dẫn và đi thẳng vào vấn đề. Ngoài ra, nó không đọc như robot, giống như phản hồi của ChatGPT đôi khi vẫn làm.

Sao chép, dán và lưu mẫu hoặc phản hồi ChatGPT khi bạn cần nghỉ ngơi, phục hồi và khỏe lại.

• Phân phối nội dung và PR được hỗ trợ bởi SEO. Được khuếch đại ngay hôm nay.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Trao quyền cho chính mình. Truy cập Tại đây.
• PlatoAiStream. Thông minh Web3. Kiến thức khuếch đại. Truy cập Tại đây.
• Trung tâmESG. Than đá, công nghệ sạch, Năng lượng, Môi trường Hệ mặt trời, Quản lý chất thải. Truy cập Tại đây.
• PlatoSức khỏe. Tình báo thử nghiệm lâm sàng và công nghệ sinh học. Truy cập Tại đây.
• nguồn: https://blog.hubspot.com/marketing/sick-email-examples