Các sáng kiến chuyển đổi tài chính thành công không thể đạt được trong môi trường chân không. Ngoài việc xây dựng các giải pháp có khả năng mang lại giá trị cho toàn doanh nghiệp, các giám đốc tài chính (CFO) cũng phải thu hút sự tham gia của các trưởng bộ phận khác, các đối tác liên minh và các bên liên quan chính trong việc lập kế hoạch phạm vi để khuyến khích sự liên kết trên một tầm nhìn chung.
Các bộ phận tài chính thường sử dụng dữ liệu hoạt động trong bộ phận kinh doanh của chính họ, nhưng họ đang ngày càng sử dụng dữ liệu phi tài chính từ bên trong công ty của họ và dữ liệu phi cấu trúc từ các nguồn bên ngoài. Một ví dụ về sáng kiến chuyển đổi tài chính quan trọng có thể là nhúng trí tuệ nhân tạo (AI) vào dự báo doanh thu. Các hệ thống hiện đại sẽ dựa trên những hiểu biết do AI cung cấp. Mặc dù các báo cáo này có thể chính xác và do CFO cung cấp với mức độ tin cậy cao, nhưng các đồng nghiệp của CFO (những người trước đây dựa vào các báo cáo thủ công khác mang lại khoản thanh toán cao hơn) có thể phản đối thay đổi này. Trong kịch bản chuyển đổi tài chính này, các CFO phải xem xét quan điểm của các đồng nghiệp ở các bộ phận khác để giảm thiểu sự phản đối.
Tích hợp hiệu quả giữa dữ liệu tài chính và phi tài chính là rất quan trọng đối với bối cảnh công nghệ không ngừng phát triển. Giám đốc tài chính chiến lược là người quản lý chuyển đổi có phong cách quản lý thay đổi cho phép hoạt động xuất sắc.
Rủi ro thất bại trong quản lý thay đổi
Tiền được để lại trên bàn. Nếu không hiểu những cách làm việc mới thông qua các chương trình quản lý thay đổi, doanh nghiệp sẽ không nhận ra giá trị đầy đủ của bất kỳ chuyển đổi tài chính nào. Nó giống như mua một chiếc xe dẫn động 4 bánh, nhưng không bao giờ sử dụng tính năng này—bạn sẽ tiếp tục bị mắc kẹt trong tuyết. Trong quá trình chuyển đổi tài chính, chúng ta đã thấy những cạm bẫy hoạt động tương tự. Chúng tôi đã thấy các nhóm tiếp tục tùy chỉnh các báo cáo trong Excel sau khi doanh nghiệp của họ triển khai ERP mới hoặc hệ thống báo cáo khác. Chúng tôi đã thấy nhân viên kiểm tra kỹ công việc giao dịch ngay cả sau khi công ty giao nhiệm vụ cho một trung tâm dịch vụ dùng chung mới để thực hiện các giao dịch này và quản lý chất lượng.
Hiệu suất mất một mũi. Trừ khi tập trung vào quan hệ đối tác kinh doanh, tạo ra cái nhìn sâu sắc, cải tiến liên tục và các hoạt động tư vấn, các đơn vị kinh doanh sẽ không được hưởng lợi đầy đủ từ những nỗ lực chuyển đổi tài chính. Luôn có một đường cong học tập trong quá trình chuyển đổi, nhưng nếu CFO không sử dụng phương pháp quản lý thay đổi hiệu quả nhất để giảm thiểu đường cong này, thì hiệu suất của chức năng tài chính như số liệu quy trình hoạt động hoặc thời gian dành cho quan hệ đối tác kinh doanh, có thể sẽ dẫn đến tăng tổng chi phí triển khai và quyền sở hữu hệ thống, điều này có thể tác động tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
Các siêu sao ra đi. Những tài năng hàng đầu trong một tổ chức có nhiều lựa chọn nghề nghiệp dành cho họ. Những cá nhân đó mong đợi được làm việc trong các chương trình được quản lý tốt với những kỳ vọng rõ ràng. Nhân viên cần biết sự thay đổi sẽ làm cho cuộc sống của họ tốt hơn và thăng tiến trong sự nghiệp như thế nào. Nếu họ phải nỗ lực nhiều hơn trong quá trình chuyển đổi mà không có cái nhìn rõ ràng về lợi ích, họ có thể sẽ tìm kiếm những cơ hội khác hấp dẫn hơn. Các chương trình thay đổi mạnh mẽ làm nổi bật và ủng hộ các lợi ích cá nhân, đồng thời cho phép các nhân viên lành nghề tham gia và đóng góp sẽ giúp giảm thiểu tình trạng tiêu hao nhân tài hàng đầu và có tác động kinh doanh rộng lớn.
Thành công trong chuyển đổi tài chính hợp tác với tài năng chiến lược
Cách tiếp cận sẽ khác nhau tùy thuộc vào doanh nghiệp, mức độ trưởng thành của tổ chức tài chính và kế hoạch mở rộng hệ thống mới của bạn như thế nào. Có những điểm khởi đầu và chất xúc tác khác nhau thúc đẩy chương trình chuyển đổi tài chính trong các tổ chức tài chính.
Chuyển đổi là liên tục và cần thiết, nhưng một trong những thách thức lớn nhất cần vượt qua là chuyển đổi tài năng. Trọng tâm của CFO đã chuyển từ công việc giao dịch sang giá trị quan hệ tạo ra các đối tác kinh doanh.
Cấu trúc tổ chức đang phát triển, đặc biệt là sau đại dịch. Giờ đây, các CFO nên bớt tập trung vào việc thu hút nhân tài có năng lực tài chính truyền thống và tập trung hơn vào nhân tài có thể lập chiến lược và quan tâm đến các hành vi và kết quả.
Chiến lược giành chiến thắng để quản lý thay đổi giữa các nhóm tài chính và phi tài chính
Khi làm việc để hợp nhất các nhóm tài chính và phi tài chính, đây là một số chiến lược chính:
Nghĩ lớn, bắt đầu nhỏ, hành động nhanh. Chuyển đổi tài chính nên cảm thấy được trao quyền và thực tế. Tư duy big-bang là tuyệt vời, nhưng mục tiêu phải đạt được. Điều này có thể thực hiện được trong các giai đoạn nhỏ, nhịp độ nhanh, nơi giá trị và lợi ích được tạo ra nhanh chóng và được tái đầu tư. Một giám đốc tài chính nên cảm thấy như nhóm của mình cuối cùng đã được kích hoạt để đạt được hiệu quả hoạt động hỗ trợ doanh nghiệp và làm cho cuộc sống dễ dàng hơn. Đã qua lâu rồi những ngày cảm thấy mệt mỏi với sự thay đổi trong bối cảnh một sự chuyển đổi lớn cũng đòi hỏi phải loại bỏ chi phí lớn.
Thu hút toàn bộ lực lượng lao động của bạn. Chi 100 triệu USD trở lên cho giải pháp ERP sẽ không mang lại lợi ích nếu lực lượng lao động không biết cách sử dụng nó. Các CFO cần cho phép lực lượng lao động hoạt động trong môi trường mới của họ và sử dụng các công cụ và công nghệ mới để làm cho vai trò của họ hiệu quả hơn.
Đừng săn lùng kỳ lân. Không thể tìm được một người trong tổ chức tài chính có tất cả các kỹ năng cần thiết cho mọi vai trò cần thiết trong một sáng kiến hiện đại hóa. Nhưng bằng cách đào tạo và trang bị cho mọi người trong toàn doanh nghiệp những kỹ năng đa dạng và bằng cách tạo ra một nền văn hóa dễ tiếp thu thay đổi, các nhóm có thể hoạt động một cách tổng thể để tạo ra hiệu ứng kỳ lân mà họ đang cố gắng đạt được. Khi làm việc với CFO và các khách hàng điều hành tài chính cấp cao, Tư vấn IBM không chỉ quy tụ các chuyên gia tài chính kế toán mà còn cả các nhà khoa học dữ liệu, các nhà lãnh đạo ngành và công nghệ.
Để đạt được sự áp dụng rộng rãi các sáng kiến chuyển đổi, CFO phải đảm bảo rằng các bên liên quan có mục đích và vị trí trong việc lập kế hoạch nỗ lực và nguyên tắc thiết kế. Trao quyền cho nhân viên bằng những cách làm việc mới để nhận ra đầy đủ lợi ích của sáng kiến mà bạn, với tư cách là Giám đốc tài chính, đang bảo vệ.
