Orderingångsautomatisering kan vara en livräddare för företag.
Tänk dig det här: Det är slutet av säsongsrean och din webbplats är översvämmad med beställningar. Men istället för kaos är det lugnt eftersom beställningar automatiskt fångas upp, detaljer valideras och inventering kontrolleras med minimala manuella ingrepp.
Denna typ av sömlös hantering av försäljningsorder arbetsflöde är ingen fantasi. Det kan uppnås genom automatiserad orderhantering. I den här artikeln kommer vi att diskutera vad orderingångsautomatisering är, hur det fungerar och hur man implementerar det. Vi kommer också att utforska exempel på orderautomatisering som kan påskynda din orderhanteringsprocess.
Vad är orderingångsautomatisering?
Orderingångsautomatisering är en teknik som automatiserar mottagning, inmatning och bearbetning av kundorder. Det optimerar beställning till kontant cykel, Som börjar med orderfångst från olika försäljningskanaler som e-post, sociala plattformar, onlinebutiker, mobilappar, EDI, aggregatorer och webbplatser.
När en kundorder har validerats identifieras och korrigeras felen och orderinformationen exporteras till CRM-systemet (Customer Relationship Management) eller ERP-systemet (Enterprise Resource Planning). De orderhanteringssystem uppdaterar automatiskt inventeringen, genererar försäljningsorder och fakturoroch förbereder och spårar försändelser.
En 2020 McKinsey-undersökning fann att automatisering minskade kostnaderna med 10-15 % och minskade orderhanteringstiden från 2-3 dagar till 1-2 timmar. Automatiserade orderhanteringssystem effektiviserar nu orderprocessen, minimerar manuella uppgifter och optimerar effektiviteten.
Hur fungerar orderinmatningsautomatisering?
Automatiserade orderbehandlingssystem kombinerar optisk teckenigenkänning (OCR), artificiell intelligens (AI) och integrerad automatisering av arbetsflöden för att helt automatisera orderinmatning och bearbetning, vilket avsevärt underlättar och effektiviserar din arbetsbelastning.
Du behöver inte vara en teknisk expert för att förstå eller implementera denna automatisering av arbetsflödet. Låt oss bryta ner försäljningsorderbehandling och analysera den potentiella effekten av att implementera ett bearbetningssystem:
1. Orderfångst
Varje gång du får en kundorder fångas den upp av det automatiska orderhanteringssystemet. Detta kan vara från olika kanaler som e-post, EDI, onlinebutik, Instagram eller en Typeform-post. Allt du behöver se till är att systemet är korrekt integrerat med dina orderinflödeskanaler.
2. Beställningsvalidering
Använd fördefinierade villkor för att validera kundorder. Till exempel kommer alla beställningar över en specifik gräns eller med kreditbetalningar att dirigeras för manuell granskning. Detta hjälper till att förhindra förseningar i orderhanteringen. Orderautomatiseringssystemet kan också flagga fel — från felaktiga SKU:er och felaktiga kvantiteter till felaktiga kunduppgifter.
3. Orderbehandling
Efter validering och felkorrigering behandlar systemet ordern, genererar en försäljningsorder, uppdaterar lager, genererar fakturor, och initierar leverans vid behov. Hela processen är automatiserad, vilket säkerställer effektivitet och noggrannhet.
4. Orderplockning
Automatiserad orderplockning, driven av robotik och artificiell intelligens, påskyndar och förfinar produktval och leverans, ökar effektiviteten, snabbar upp leveranser och minskar fel för att ge bättre kundupplevelser.
5. Spårning av försändelser
Vissa orderhanteringssystem kan också hantera leveransspårning och uppdatera orderstatusen i realtid. Du kan hålla dina kunder informerade om deras orderstatus utan att manuellt spåra varje försändelse.
6. Dataexport
Alla orderdata, såsom begärd kvantitet, artikelnamn, fakturainformation och ITN-nummer, kan skickas och synkroniseras automatiskt till dina orderhanterings- eller affärssystem för att säkerställa korrekta och uppdaterade uppgifter.
Orderautomatisering kan involvera flera plattformar – mjukvara för automatisering av arbetsflöden, ERP-system, CRM:er och lagersystem – för omfattande processhantering, eller så kan det vara ett specialiserat fristående verktyg som är skräddarsytt för specifika branscher eller företagsstorlekar. Den exakta inställningen kommer att variera beroende på din valda programvara och affärskrav.
Problemen med manuell orderinmatning
Försörjningskedjans noggrannhet för USA:s detaljhandelsverksamhet är endast 63% i genomsnitt. Dålig noggrannhet som denna beror ofta på manuell orderinmatning. Det kan fungera för nystartade företag med få beställningar, men när ditt företag expanderar kan manuell inmatning orsaka betydande problem som data- och kommunikationsfel, skada kundupplevelsen och din framgång.
Låt oss gå igenom de viktigaste utmaningarna som följer med manuell orderinmatning:
| Utmaningen | Inverkan | Negativa konsekvenser |
|---|---|---|
| Arbetsflödesavbrott | Manuell inmatning kräver konstant paus för godkännanden och orderverifiering. | Leder till förseningar och missade deadlines, vilket hindrar övergripande effektivitet och genomströmning. |
| Personalutbrändhet | Lag blir överväldigade av höga ordervolymer, vilket leder till utmattning. | Dåligt välbefinnande för personalen, ökade felfrekvenser och minskad kundservicekvalitet och intäkter. |
| Förlängda handläggningstider | Varje manuellt steg, från mottagande till leverans, är långsamt och arbetskrävande. | Flaskhalsar under högbelastningsperioder, försenad uppfyllelse och potentiell förlust av affärer. |
| Godkännande och routing förseningar | Manuell sign-off och brist på tydlig routing skapar långsamma nedfarter. | Ineffektivitet i orderlivscykeln, förlängda betalningscykler och ansträngd leveranskedja. |
| Datafel | Mänskligt inträde är känsligt för misstag från enkla stavfel till allvarliga datafel. | Leder till faktureringsproblem, leveransfel och missnöjda kunder på grund av felaktig orderhantering. |
| Utmaningar i orderspårning | Att manuellt spåra beställningar kan vara kaotiskt och kräver navigering genom pappersarbete eller system. | Resulterar i ogenomskinliga orderstatusar, ökade kundförfrågningar och missnöje på grund av förseningar. |
Affärstillväxt kräver effektiva processer – manuell orderinmatning är inte det. Det är tidskrävande, felbenäget och erbjuder inte den nivå av synlighet och kontroll som moderna företag kräver för framgångsrik orderutförande.
Fördelarna med orderautomatisering
Ditt orderhanteringsteam kommer att tacka dig för att du byter till automatiserad orderhantering. Med 67.4 % av leverantörskedjecheferna fortfarande använder Excel-kalkylblad som ett hanteringsverktyg, är det lätt att tro att det räcker.
Men det kunde vara bättre. Orderautomatisering erbjuder många fördelar som vida uppväger komforten och förtrogenhet med manuella system.
1. Förbättrar kundnöjdheten: Tidiga användare av automatisering upplevde en 10-15 % ökning av effektiviteten och upp till 10 % ökning av försäljningen, tillsammans med förbättrad kundinteraktion och tillfredsställelse. Automatisering låter företag hantera beställningar snabbare och mer exakt, vilket leder till bättre försäljning och kundframgång.
2. Minskar felfrekvensen: 50 % av orderhanteringsuppgifterna är mycket automatiserbara, vilket minskar risken för mänskliga fel. Detta kan resultera i korrekta och aktuella beställningar, vilket leder till bättre kundservice och färre returer.
3. Förbättrar företagets skalbarhet: Automatiserad orderingång gör det möjligt för företag att hantera fler order med befintlig personal, vilket underlättar tillväxt utan att öka kostnaderna. Dessutom säkerställer automatisering av orderuppfyllelse snabb och korrekt leverans, vilket ökar kundnöjdheten och förtroendet för ditt varumärke.
4. Hjälper till vid lagerhantering: 43 % av småföretagen spårar inte inventering. Med automatiserad orderinmatning kan lageruppdateringar i realtid göras, vilket minskar risken för att över- eller undersälja varor och förbättra den övergripande lagerhanteringen.
5. Sparar tid och förbättrar orderhastigheten: Automatisering resulterade i en kostnadsminskning på 10 till 15 procent och en minskning av handläggningstider — från två eller tre dagar till en eller två timmar. Detta innebär att företag kan optimera sin order-till-kontant-cykel och säkerställa snabbare leveranstider och nöjdare kunder.
Datakällor: McKinsey och Zippia.
Vem kan dra nytta av att automatisera orderingången?
Orderingångsautomatisering kan gynna olika roller inom ett företag, oavsett bransch. Om ditt arbete innebär att hantera beställningar oavsett kapacitet, kan automatisering av orderinmatning förbättra din effektivitet och precision avsevärt.
Här är några exempel på hur olika jobbroller kan dra nytta av automatisering av orderinmatning:
| Roll | Hur tjänar de på det? |
|---|---|
| Sales Team | – Automatisera orderinmatning – Spåra orderstatus – Uppdatering av kunduppgifter – Uppföljning av ej uppfyllda beställningar |
| Redovisning | – Automatisera fakturering i samband med beställningar – Uppdatering av CRM med betalningsstatus – Spåra och stämma av försäljningsintäkter |
| Lagerchef | – Automatisera lageruppdateringar baserat på beställningar – Spåra lagernivåer och varningar om lagerpåfyllning – Hantera orderreturer och återbetalningar |
| Kundservice | – Övervakning av orderstatus för kundförfrågningar – Automatisera kommunikation för orderuppdateringar – Hantera kundfeedback angående beställningar |
| e-handelschef | – Automatisera orderhantering – Spåra försäljning – Hantera kundrecensioner – Hantera misslyckade debiteringar och returer |
| Supply Chain Manager | – Automatisera orderspårning från leverantör till kund – Hantera leverantörsrelationer och beställningar – Spåra leveranstider |
| Anskaffningsansvarig | – Automatisera inköpsorder baserat på lagerbehov – Spåra leverantörsprestanda – Hantera leverantörsrelationer och säkerställa leverans i tid av varor |
????
Orderhanteringsautomatisering säkerställer en sömlös övergång mellan försäljning, leverans och kundservice, vilket skapar ett enhetligt operativt arbetsflöde.
Exempel och idéer för beställningsautomatisering
Att börja med orderautomatisering kan vara skrämmande. Du kan tänka dig flera frågor, till exempel om kodningserfarenhet är nödvändig, om det kan störa befintliga arbetsflöden och om det kan integreras med andra system som redan finns på plats.
Låt oss skingra dessa farhågor och titta på några praktiska exempel på hur du kan implementera automatisering av orderinmatning:
| Specifik smärtpunkt | Verktyg att använda | Hur det löser problemet | Slutresultat |
|---|---|---|---|
| Tid bortkastad på att lägga in beställningar i systemet | OCR och AI-driven dataextraktion | Extraherar och matar in data automatiskt | Snabb, exakt orderingång och frigjord personaltid |
| Felaktiga lagerräkningar från manuella uppdateringar | Lagerhanteringssystem med automation | Synkroniserar orderdata för att justera lager i realtid | Exakta lagernivåer, färre lageravvikelser |
| Försenad ordervalidering som leder till flaskhalsar | Automatiserade valideringsprotokoll i ERP | Kontrollerar och verifierar omedelbart beställningar mot lager | Effektiviserad ordervalidering, minskade flaskhalsar |
| Långsam manuell dirigering av beställningar för genomförande | Regelbaserad automatisering av arbetsflöden | Omdirigerar automatiskt beställningar till lämpliga kanaler | Effektiv uppfyllelseprocess |
| Kunder oinformerade om orderstatus | Automatiserade SMS/e-postaviseringssystem | Uppdaterar proaktivt kunder om orderförlopp | Högre kundnöjdhet, färre servicesamtal |
| Tråkig manuell hantering av returer | Programvara för automatisk returbehandling | Standardiserar och påskyndar hanteringen av returer | Snabbare upplösning av returer, förbättrat kundförtroende |
| Inkonsekventa data över försäljning och redovisning | Integrerad CRM/ERP med datasynkronisering i realtid | Säkerställer enhetlig data över alla affärsområden | Konsekvent, pålitlig information för beslutsfattande |
| Felaktigt manuellt skapande av fraktetiketter | Fraktprogramvara med etikettautomatisering | Genererar fraktetiketter baserat på verifierad orderdata | Felfria försändelser, lägre returpriser |
| Manuell fakturering benägen för fel och brister | Automatiserat fakturering och ekonomisystem | Extraherar information från beställningar automatiskt och genererar korrekta fakturor | Snabb och exakt fakturering, bättre kassaflödeshantering |
| Förbisett beställningsproblem på grund av spårningsfel | Integrerad orderspårning och biljetthantering | Upptäcker problem och skapar automatiskt supportärenden | Snabbt supportsvar, förbättrad kundupplevelse |
E-post, Google Drive, Dropbox, Sharepoint – alla dessa plattformar kan vara en källa för inkommande beställningar i PDF-filer, bilder eller skannade beställningar. Med Nanonets kan du extrahera automatiskt kritiska detaljer som ordernummer, kundnamn, produktdetaljer och kvantiteter direkt från dessa dokument.
Du behöver ingen erfarenhet av kodning eller en examen i datavetenskap för att ställa in detta. Allt du behöver göra är att välja källan, träna AI-modellen med några provbeställningar och låta den göra resten. Du kan sedan exportera dessa data till ditt CRM- eller orderhanteringssystem, vilket gör det lättare att spåra och hantera beställningar.
2. Automatisera datavalidering och godkännande routing
Att säkerställa beställningsnoggrannhet är avgörande, men manuell dataverifiering kan vara långsam och felbenägen. Nanonets intelligenta dokumentbearbetning kan automatiskt validera orderdetaljer mot ditt lager och kundinformation, och flagga avvikelser för vidare undersökning.
Du kan också ställa in fördefinierade regler för att hantera beställningar som innehåller ogiltig eller ofullständig information och automatiskt dirigera dem till lämpligt team eller person för granskning och godkännande.
När de väl har validerats kan beställningar automatiskt dirigeras till lämpliga avdelningar eller personal för godkännande. Om det finns mer än en godkännare kan systemet hantera flera nivåer av godkännanden baserat på förinställda regler och eskalera vid behov. Detta eliminerar manuella uppföljningar, minskar förseningar och säkerställer en smidig och effektiv orderuppföljningsprocess.
3. Underlätta ett sömlöst dataflöde mellan affärssystem
Data i silos saktar ner processer och gör det svårare att få en helhetssyn på verksamheten. Med Nanonets kan du automatisera dataflödet mellan olika affärssystem som ditt CRM-, ERP- och orderhanteringssystem. Detta säkerställer synlighet och kontroll i realtid över orderdetaljer, lagernivåer och kundinformation, vilket förbättrar beslutsfattande och operativ effektivitet.
Till exempel, när en ny beställning kommer, kan Nanonets automatiskt extrahera alla relevanta detaljer, validera informationen och sedan skicka beställningen till ditt ERP, CRM och orderhanteringssystem via API. Den kan också bifoga stöddokument till orderregistret i systemet, vilket ger alla inblandade parter fullständig insyn i orderns status och detaljer.
4. Förvandla formulärinlämningar till automatiserade orderinmatningar
Oavsett om du använder Webflow, WordPress, Shopify eller någon annan plattform kan du använda Nanonets för att förvandla vilket formulär som helst till en automatiserad orderingång. Nanonets integreras med Zapier, ett kraftfullt verktyg för att automatisera uppgifter mellan olika webbappar, så att du kan skapa arbetsflöden som automatiskt extraherar och bearbetar data från formulärinlämningar.
Zapier erbjuder över 6,000 XNUMX integrationer, vilket gör att du kan automatisera arbetsflöden mellan Nanonets och praktiskt taget vilken annan plattform du använder. Till exempel, när en kund skickar in ett beställningsformulär på din Webflow-webbplats, kan Nanonets automatiskt extrahera beställningsdetaljerna och skicka dem till ditt CRM- eller orderhanteringssystem. Detta effektiviserar orderinmatningsprocessen, säkerställer datanoggrannhet och minskar manuell datainmatning.
Försäljningskvitton, vare sig de är fysiska eller digitala, är en annan datakälla som Nanonets kan hjälpa till att automatisera. Detta kan vara särskilt användbart för företag med online- och offlineförsäljningskanaler.
Genom att använda Nanonets OCR kan du automatiskt extrahera data som produktkoder, kvantiteter, datum och totala belopp från försäljningskvitton. Denna information kan sedan automatiskt matas in i ditt orderhanterings- eller redovisningssystem, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning och minskar risken för fel.
Dessutom kan du ställa in arbetsflöden som matchar dessa försäljningskvitton med motsvarande order i dina system, vilket säkerställer att all försäljning bokförs korrekt.
6. Automatisera orderspårning och uppdateringar
Att hålla kunderna informerade om deras orderstatus förbättrar kundupplevelsen och minskar kundserviceförfrågningar. Med Nanonets och Zapier kan du automatisera orderspårning och uppdateringsmeddelanden.
Till exempel, när en beställning görs kan Nanonets extrahera nödvändiga detaljer och skapa en beställning i ditt orderhanteringssystem. När beställningen är markerad som skickad eller levererad i ditt system kan du använda Zapier för att utlösa ett e-post- eller SMS-meddelande till kunden med den uppdaterade statusen. Detta säkerställer att dina kunder alltid är informerade om sin orderstatus.
7. Effektivisera leveransschemaläggning och uppgiftsskapande
Om leverans är en del av din orderuppfyllelseprocess kan du dra nytta av att integrera din e-handelsplattform med ett leveranshanteringsverktyg. På så sätt kan du automatisera skapandet av leveransuppgifter baserat på nya beställningar och schemalägga dem optimalt baserat på plats, leveransbelastning och tillgänglig leveranspersonal.
Låt oss ta ett exempel på orderingång i en detaljhandelskonfiguration. Närhelst en ny beställning kommer in, med hjälp av Zapier, kan du skapa ett arbetsflöde som triggar Nanonets att extrahera alla nödvändiga leveransdetaljer. Dessa detaljer kan sedan automatiskt skjutas in i ditt leveranshanteringsverktyg och skapa en ny uppgift. Verktyget kan sedan optimera leveransvägar baserat på den aktuella orderbelastningen och platserna för andra väntande leveranser, vilket avsevärt förbättrar din leveranseffektivitet.
8. Förenkla fakturaskapande och hantering av fordringar
Att hantera fakturor och kundfordringar är en viktig del av beställningsprocessen, speciellt om du erbjuder kredit till dina kunder. Med automatisering av arbetsflöden kan du automatisera skapandet av fakturor baserat på orderdetaljer och även spåra status för betalningar.
Till exempel, när betalning för en beställning tas emot, kan Nanonets extrahera viktiga detaljer som produktlista, pris och kundinformation; sedan kan du ställa in ett Zapier-arbetsflöde för att skapa en faktura i QuickBooks. Detta sparar inte bara tid utan säkerställer också noggrannhet i dina finansiella poster. Dessutom kan du automatisera betalningspåminnelser till kunder, vilket hjälper dig att hantera ditt kassaflöde effektivt.
9. Öka ordernoggrannheten och minska returer
Fel i orderhanteringen kan leda till felaktiga leveranser och följaktligen kunders returer. Du kan minska antalet fel avsevärt genom att utnyttja arbetsflödesautomatisering och integrera Nanonets med ditt orderhanteringssystem.
Till exempel kan Nanonets extrahera orderdetaljer från ett beställningsformulär och validera denna information innan de genererar en försäljningsorder eller matar in informationen i ditt system. Med detta kan eventuella avvikelser eller fel identifieras och korrigeras tidigt, vilket förhindrar att felaktiga beställningar behandlas. Detta minskar möjligheten för returer på grund av fel, vilket sparar tid och resurser.
10. Skapa nya supportärenden för misslyckade orderprocesser
I händelse av en misslyckad orderprocess är snabb lösning avgörande för att säkerställa kundnöjdhet. Detta skulle kräva omedelbart meddelande till supportteamet. Med Zapier kan du automatisera denna process.
Till exempel, när en beställning misslyckas med att behandlas korrekt, kan Shopify eller Webflow ställas in för att höja en trigger. Detta kan aktivera ett Zapier-arbetsflöde och instruera Nanonets att extrahera detaljerna från den misslyckade beställningen. Dessa uppgifter kan användas för att automatiskt skapa en ny biljett i din kundtjänstplattform, såsom Zendesk eller Intercom. Biljetten kan innehålla kundens information, beställningsdetaljer och en beskrivning av problemet, vilket gör det möjligt för supportteamet att snabbt identifiera och lösa problemet.
Det finns många fler sätt som företag kan använda automatisering av orderinmatning för att förbättra effektiviteten, noggrannheten och kundnöjdheten. Nyckeln här är att ansluta rätt plattformar och ställa in lämpliga arbetsflöden. Med rätt kombination kan praktiskt taget vilken del av orderprocessen som helst automatiseras, vilket gör att ditt team kan fokusera på mer strategiska uppgifter som driver affärstillväxt.
Avslutande tankar
Orderingångsautomatisering är transformativ. Det kanske inte verkar banbrytande, men dess inverkan på försäljningsorderhantering och order-till-kontant-cykeln är betydande. Förhoppningsvis har den här guiden belyst dess potential.
Börja smått och skala sedan upp. Möjligheterna är verkligen oändliga, särskilt med affärssystem som kan integreras sömlöst genom verktyg som Nanonets och Zapier.
Det är värt att notera att anpassning är avgörande – den bästa lösningen för ditt företag beror på dina specifika behov och verksamhet. Dra inte undan för att experimentera med olika arbetsflöden och verktyg; prioritera alltid de som gynnar ditt företag mest.
Upptäck ett enklare sätt att hantera dina affärsorder med precision och snabbhet.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/order-entry-automation/
