Tropeçou em uma retenção legal e não sabe por que isso aconteceu com você? Você descobrirá exatamente o porquê em breve.

Navegar no complexo terreno das questões jurídicas, especialmente face a litígios, investigações ou desafios internos, exige uma abordagem estratégica para salvaguardar provas cruciais. Na vanguarda desta estratégia está o conceito de retenção legal – uma directiva poderosa que garante a preservação de documentos, dados e provas pertinentes.

Esta medida proativa funciona como um sinal de stop, obrigando indivíduos e organizações a reter informações, evitando a sua destruição ou alteração inadvertida. Além da mera conformidade, uma retenção legal serve como um interveniente crítico na integridade dos dados, impactando a justiça nos processos judiciais, evitando a espoliação de provas e ajudando no cumprimento das obrigações legais.

Mas por que precisamos disso e por que é tão importante para a integridade e segurança dos dados? Deixe-nos explicar.

O que é uma retenção legal?

Uma retenção legal é uma ordem judicial ou diretiva legalmente obrigatória para preservar documentos específicos, dados,ou outras evidências que sejam relevantes para um caso ou investigação legal.

O objetivo de uma retenção legal é garantir que as provas relevantes não sejam destruídas ou alteradas durante a pendência de um processo legal e evitar a espoliação de provas.

O âmbito de uma retenção legal pode ser amplo ou restrito, dependendo das circunstâncias específicas do caso. Pode aplicar-se a todos os documentos e dados relacionados com um determinado assunto ou pode limitar-se a tipos específicos de provas que sejam relevantes para o caso. Por exemplo, pode ser emitido para preservar todos os e-mails e documentos relacionados a um determinado projeto, ou pode ser limitado a preservar apenas os documentos que são relevantes para um assunto ou evento específico.

A duração de uma retenção legal é normalmente a duração do processo judicial ou da investigação e pode ser levantada assim que o caso for resolvido ou a investigação for concluída. No entanto, a suspensão pode ser prorrogada ou renovada se necessário, dependendo do andamento do caso ou da investigação.

Seus dados podem ter uma impressão digital

Uma retenção legal pode ser emitida por um tribunal, uma agência governamental ou uma parte de um processo ou investigação legal. Pode ser verbal ou escrito e pode ser direcionado a indivíduos, organizações ou fornecedores terceirizados. Os destinatários de uma retenção legal devem cumprir seus termos, que podem incluir requisitos específicos para preservação de evidências, como salvar e-mails, documentos ou outros dados em sua forma original e não excluí-los ou modificá-los.

O monitoramento e a aplicação de uma retenção legal podem ser incluídos nos termos da retenção, para garantir a conformidade e evitar a espoliação de provas. Isto pode envolver relatórios ou auditorias regulares para garantir que todas as provas relevantes foram preservadas e que nenhuma prova foi alterada ou destruída. O não cumprimento pode resultar em sanções, incluindo multas, penalidadesou até mesmo arquivamento de um caso.

Além de preservar provas, uma retenção legal também pode incluir disposições para o tratamento e proteção de informações sensíveis ou confidenciais. Isto pode incluir requisitos de encriptação, controlos de acesso ou outras medidas de segurança para impedir o acesso não autorizado ou a divulgação das provas preservadas.

Como uma retenção legal é acionada?

Imagine que uma empresa se depara com problemas. Pode ser uma ação judicial, uma investigação governamental ou até mesmo um problema interno, como reclamações de funcionários. Isso é como um sinal de alerta de que algo não está certo.

É aí que entra uma retenção legal. como um grande sinal de STOP para obter informações. Ele diz a todos na empresa para guardarem quaisquer documentos, e-mails, mensagens ou qualquer outra coisa que possa estar relacionada ao problema.

porque nós fazemos isso? Porque quando as coisas ficam complicadas no tribunal, ter todas as informações relevantes é crucial. Ajuda a empresa a contar a sua versão da história e protege-a de acusações de ocultação de provas.

Mas nem todo solavanco precisa de proteção legal. Somente quando o problema parece sério e pode levar a uma briga é que levantamos o sinal de STOP. Também consideramos quanta informação precisa de proteção e se vale a pena o esforço.

Portanto, é como uma rede de segurança, que captura informações importantes antes que elas sejam perdidas ou destruídas. É uma precaução inteligente que ajuda as empresas a navegar em situações jurídicas complicadas e a evitar problemas maiores.

Qual é a diferença entre uma retenção judicial e uma retenção legal?

A retenção de litígio e a retenção legal são frequentemente usadas de forma intercambiável, mas há uma diferença sutil entre as duas.

A retenção de litígio refere-se especificamente a uma ordem ou diretiva judicial para preservar provas em um caso legal. É uma retenção ordenada pelo tribunal emitida durante o curso de uma ação judicial e normalmente é emitida por um juiz ou escrivão. O objetivo de uma retenção de litígio é garantir que todas as evidências relevantes sejam preservadas e estejam disponíveis para uso no caso.

A retenção legal, por outro lado, é um termo mais amplo que se refere a qualquer diretiva ou ordem para preservar provas num contexto jurídico. Pode incluir não apenas ordens judiciais, mas também diretivas ou políticas internas da empresa para preservar provas em antecipação a uma disputa legal ou investigação. Pode ser emitido por um tribunal, uma agência governamental ou uma parte de um processo judicial ou investigação.

Em outras palavras, uma retenção de litígio é um tipo específico de retenção legal emitida por um tribunal durante o curso de uma ação judicial. A retenção legal, por outro lado, é um termo mais geral que abrange todas as directivas ou ordens para preservar provas num contexto jurídico, independentemente de serem emitidas por um tribunal ou por outra parte.

Aqui estão algumas diferenças importantes entre retenções judiciais e retenções legais:

• Objetivo: Uma retenção de litígio é normalmente limitada ao caso específico ou processo legal em que é emitida, enquanto uma retenção legal pode ter um escopo mais amplo e aplicar-se a vários casos ou procedimentos legais.
• Propósito: O objetivo de uma retenção de litígio é garantir que todas as evidências relevantes sejam preservadas para uso em um caso jurídico específico, enquanto o objetivo de uma retenção legal pode ser preservar evidências para possíveis procedimentos legais futuros ou para cumprir requisitos legais ou regulamentares
• Autoridade emissora: Uma retenção de litígio normalmente é emitida por um tribunal, enquanto uma retenção legal pode ser emitida por um tribunal, uma agência governamental ou uma parte de um processo judicial ou investigação
• de duração: Uma retenção de litígio normalmente está em vigor durante o caso ou processo jurídico específico, enquanto uma retenção legal pode estar em vigor por um período de tempo mais longo, dependendo das circunstâncias específicas

Um ator importante na integridade de dados

A retenção legal desempenha um papel crítico para garantir a integridade e disponibilidade de dados potencialmente relevantes dentro de uma empresa, especialmente quando enfrenta litígios, investigações ou questões internas.

Veja por que é tão importante para a integridade dos dados:

Preservação de evidências para questões jurídicas

• Justiça e transparência: Uma retenção legal adequada garante que ambas as partes em uma disputa legal tenham acesso às mesmas informações potencialmente relevantes, promovendo um processo legal justo e transparente
• Prevenir a espoliação de provas: A destruição acidental ou intencional de dados relevantes pode ter consequências drásticas, incluindo penalidades financeiras, instruções adversas do júri ou até mesmo arquivamento do caso. A retenção legal evita tal espoliação, protegendo a empresa de problemas legais desnecessários
• Cumprindo obrigações legais: Várias leis e regulamentos, como as Regras Federais de Processo Civil ou regulamentos específicos do setor, exigem a preservação de dados em determinadas situações. Uma retenção legal ajuda as empresas a cumprir esses requisitos legais e evitar possíveis multas ou litígios

Melhorando a reputação da empresa

• Demonstrando boa fé: Ao implementar proativamente uma retenção legal e preservar diligentemente os dados relevantes, uma empresa demonstra boa fé e cooperação em questões jurídicas, potencialmente influenciando juízes e júris de forma favorável
• Mitigando riscos: O não cumprimento dos requisitos de retenção legal pode levar a consequências graves, incluindo sanções financeiras, danos à reputação e perda de confiança do investidor. Uma estratégia abrangente de retenção legal mitiga eficazmente estes riscos
• Protegendo funcionários e ativos: As retenções legais implementadas em resposta a questões internas, como reclamações de funcionários ou possível má conduta, podem ajudar a proteger a empresa de responsabilidades e garantir investigação e resolução justas

Simplificando a descoberta eletrônica e as investigações

• Acessibilidade de dados relevantes: Uma retenção legal bem organizada garante que informações relevantes estejam prontamente disponíveis e facilmente acessíveis para equipes jurídicas internas, advogados externos e investigadores forenses, simplificando o processo de eDiscovery e reduzindo os custos associados
• Manter a cadeia de custódia: Ao documentar e acompanhar cuidadosamente o processo de preservação, as retenções legais garantem a autenticidade e a admissibilidade das provas em tribunal, fortalecendo a posição jurídica da empresa
• Economizando tempo e recursos: Implementar uma abordagem sistemática para retenções legais por meio de tecnologia e protocolos eficientes pode economizar tempo e recursos valiosos para a empresa durante investigações e litígios

Portanto, a retenção legal vai além da mera conformidade. É uma estratégia proativa de gestão de riscos que protege as empresas de consequências jurídicas e de reputação dispendiosas, promove processos judiciais justos e protege provas cruciais para investigação e resolução. As empresas devem dar prioridade ao estabelecimento de procedimentos robustos de retenção legal e à formação dos funcionários para garantir a adesão, salvaguardando o seu futuro face a potenciais desafios legais.

O ouro da nossa era

A segurança dos dados é absolutamente crucial no mundo digital de hoje. Assim como você não deixaria sua carteira na calçada, você não pode permitir que seus dados fiquem desprotegidos.

Seus dados são como sua pegada digital: contêm informações confidenciais, como detalhes financeiros, registros médicos e até fotos embaraçosas. As violações podem levar ao roubo de identidade, perdas financeiras e danos à reputação.

As empresas possuem dados valiosos sobre clientes, funcionários e propriedade intelectual. Os vazamentos podem prejudicar a confiança do cliente, interromper as operações comerciais e dar uma vantagem aos concorrentes.

E graças a medidas proativas como esta, podemos viver em segurança, sem quaisquer pontos de interrogação nas nossas cabeças.

Crédito da imagem em destaque: kues1/Freepik.

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• Fonte: https://dataconomy.com/2024/01/02/what-is-legal-hold-vs-litigation-hold/