Zorg voor een gezonde cashflow met tijdige betalingsherinneringen, gestroomlijnde inning van betalingen en bijgewerkte financiële gegevens met Nanonets' Accounts Receivable-workflowsjabloon.

Over de debiteuren workflow-sjabloon

Werkt u uw financiële gegevens bij elke keer dat u op krediet verkoopt? Heeft u een gestroomlijnd proces om al uw vorderingen in één keer vast te leggen?

Zo niet, dan is het tijd om dit te veranderen. Automatiseer, verbeter de zichtbaarheid en elimineer fouten in het debiteurenproces met behulp van een geautomatiseerde debiteurenworkflowsjabloon in enkele minuten. Versnel debiteurenadministratie met periodieke facturering en tijdige herinneringen. Ontvang real-time AR-rapporten met naadloze gegevensuitwisseling met uw boekhoudsoftware. Weet altijd waar uw cashflows zijn met de Nanonets AR-workflowsjabloon.

Stappen in Nanonets Accounts Receivable Workflow-sjabloon

Om de Nanonets-workflowsjabloon voor debiteuren te gebruiken, Log in naar uw Nanonets-account of maak een gratis account als je dat nog niet hebt gedaan.

Facturering

Maak en verzend automatisch facturen zodra een klant een aankoop heeft gedaan met behulp van integraties van derden. Gebruik workflows om te bepalen of de aankoop terugkerend, eenmalig, kredietwaardig of riskant is.

Payment Processing

Pas de nodige financieringskosten, belastingen of kortingen voor vervroegde betaling toe op basis van uw criteria. Stuur de factuur of het overzicht van de financiële kosten naar de klant met alle details.

Financiële administratie bijwerken

Synchroniseer de betalingsgegevens met uw boekhoudsoftware zoals Sage, Xero, QuickBooks, NetSuite en meer met behulp van naadloze integraties.

Voordelen van het gebruik van Nanonets Accounts Receivable Workflow-sjabloon

Lopende debiteuren kunnen rimpeleffecten hebben op kasstromen. Beheer uw debiteuren, volg uw cashflow en versnel uw betalingen met Nanonets. Met de debiteurenworkflowsjabloon van Nanonets kan dat

Minimaliseer menselijke fouten

Synchroniseer automatisch gegevens met uw boekhoudsoftware met naadloze integraties. Verminder handmatige gegevensinvoerfouten tot 0.

Geautomatiseerde workflows

Stel met een paar klikken geautomatiseerde workflows in. Gebruik workflowsjablonen, pas uw workflows aan of laat ons team ze voor u instellen.

Spot knelpunten in contant geld

Krijg een volledig overzicht van cashflows met real-time gegevens over uw boekhoudsoftware zonder spreadsheets of documenten.

Automatische herinneringen

Versnel betalingen, goedkeuringen en financiële rapportage met automatische herinneringen aan relevante belanghebbenden.

Integreer, automatiseer en krijg altijd op tijd betaald

Automatiseer elke stap van de factuur-naar-cash-cyclus met intelligente workflows. Nanonets integreert met alle belangrijke boekhoudsoftware om op de hoogte te blijven van uw debiteuren met inzichtelijke tracking, geautomatiseerde herinneringen en volledige zichtbaarheid.

Versnel uw cashflows vandaag nog met AR-workflows!

Automatiseer uw debiteurenworkflows zonder code intelligent automatiseringsplatform. Optimaliseer uw bedrijfsprestaties, bespaar kosten en stimuleer groei met Nanonets.

Neem contact op met onze automatiseringsexpertsof probeer zelf een workflow voor debiteuren te maken.

Lees meer boekhoudkundige artikelen:

Automatiseer de boekhouding met gratis boekhoudsjablonen

Vind de beste software voor uw bedrijf

Wat is debiteuren?

AR, ook wel debiteuren genoemd, is het geld dat het bedrijf van zijn klanten ontvangt na hun diensten. Laten we voor een beter begrip een voorbeeld uit het echte leven nemen. Stel je voor dat je geld leende van je collega om de bestelling te betalen omdat je toen geen geld had. Dit kan debiteuren worden genoemd, omdat u hem later terugbetaalt. Nu terug naar zaken, debiteuren is het krediet dat door het bedrijf wordt gegeven, dat kan variëren van een paar dagen tot zelfs een jaar, en is de 'IOU'.

Nadat het bedrijf hetzelfde heeft gemaakt of de diensten heeft verleend en het geld nog niet van de klant heeft ontvangen, wordt dit de vorderingen van het bedrijf genoemd. Veel bedrijven bieden deze service aan voor het gemak van de klanten om ze later te betalen. Een serviesfabrikant levert bijvoorbeeld het bestek aan de winkel. Na het factureren van de winkel voor de dingen, wordt de betaling direct geboekt op debiteuren. En wanneer de winkel de artikelen ontvangt, betaalt hij ervoor.

AR-processen kunnen gecompliceerd zijn als ze handmatig worden afgehandeld, dus een bedrijf moet een automatisch AR-proces hebben. Het helpt het bedrijf om de inkomstenstroom efficiënt te beheren en laat het bedrijf groeien. Bovendien worden de ontvangen en resterende betalingen duidelijk weergegeven op de rekening, zodat het voor de medewerkers gemakkelijk wordt om het bedrag bij te houden.

Wat is het debiteurenproces?

De meeste bedrijven hebben hun debiteurenproces. Dit helpt hen om de betaling gemakkelijk te beheren en te volgen. Daarom stelt het creëren en gebruiken van een automatische boekhoudoplossing voor het beheren en volgen van het debiteurenproces het bedrijf in staat om de transacties soepel te laten verlopen. De stappen van het debiteurenproces zijn als volgt:

Opzetten van kredietpraktijken

Het creëren van een kredietaanvraagprocedure in het bedrijf is de eerste stap in het debiteurenproces. Op basis van de reputatie van een organisatie of individuele klanten, zal het bedrijf beslissen of ze hun goederen op krediet zullen leveren. Bovendien moet het bedrijf de voorwaarden voor het aanbieden van krediet vaststellen op basis van de behoeften en vereisten van de klant. Het document vermeldt de rentetarieven en kredietvoorwaarden duidelijk in detail zodat er geen discrepantie ontstaat.

Het volgende in het kredietproces omvat de periode waarvoor een organisatie krediet leent aan de klant. Grote bedrijven kunnen voor langere tijd kredieten uitlenen, terwijl kleine bedrijven meer liquide middelen nodig hebben.

Facturatie klanten

De volgende stap in het debiteurenproces omvat het sturen van een factuur naar de klanten. Een factuur is een document waarop de productgegevens, kosten, betalingsdatum en andere bankgegevens staan ​​vermeld. Het kan direct na verzending van de goederen worden verzonden, zodat de betaling zo snel mogelijk kan worden uitgevoerd.

Debiteuren volgen

Een Accounts Receivables Officer volgt de betaling van de bestelling. De rol van een AR-functionaris is om het op de bankrekening gestorte bedrag te controleren, de gegevens in het AR-systeem in te voeren en het toe te wijzen aan een factuur. Bovendien moet hij het debiteurenboek afstemmen om ervoor te zorgen dat alle betalingen correct worden geboekt en moet hij maandelijkse overzichten aan klanten verstrekken.

Er is een verschil tussen het volgproces voor grote en kleine organisaties. Grote organisaties huren een team van AR-officieren in die een geavanceerd volgsoftwaresysteem gebruiken. Dit vermindert de tijd en inspanning en levert nauwkeurige resultaten op. Aan de andere kant hebben kleine organisaties meestal een geavanceerd systeem nodig, dus voeren ze het trackingproces handmatig uit. Dit kan worden uitgevoerd door een professionele accountant of een team van hen.

Boekhouding van debiteuren

De volgende stap is dat de incassomedewerker de vervaldatum van de betaling vaststelt. Vervolgens moeten ze een dagboek bijhouden voor het vastleggen van de bestellingen nadat ze de gegevens voor onbetaalde schulden hebben georganiseerd. Dit proces wordt gebruikt voor het boeken van onbetaalde schulden en het identificeren van kortingen voor vervroegde betaling.

Waarom is debiteurenadministratie zo belangrijk?

De standaardprocedure om het geld terug te sturen is slechts een mythe. Mensen moeten de ideale procedure volgen, daarom wordt het debiteurenproces essentieel. Als de betaling wordt uitgesteld, kan dit leiden tot de ondergang van de organisatie en kan het hele cashflowsysteem tot stilstand komen. Bovendien zou het kunnen leiden tot een schaarste aan contanten om te investeren voor verdere productie en betaling aan aandeelhouders. Debiteurenprocedure is dus essentieel voor de goede werking van elke organisatie. Het laat zien hoeveel contant geld u moet ontvangen en de tijdlijn om een ​​gezonde cashflow te behouden.

Hoe debiteuren automatiseren?

Procurement

De inkoopafdeling zet de eerste stap in het automatiseringsproces. Het plaatst de bestelling en stuurt een kopie van de inkooporder naar de debiteurenafdeling. Vervolgens stuurt de organisatie na ontvangst van de bestelling een factuur met daarop de betaling en andere details.

Factuurverwerking

Factuurverwerking kan zowel handmatig als elektronisch gebeuren. Handmatige verwerking is echter een uiterst tijdrovende procedure, dus wordt aangeraden om voor automatische gegevensverwerking te gaan. Dit helpt om de fouten te verminderen en nauwkeurigheid te bieden, wat op zijn beurt helpt om het hele can flow-proces soepel te laten verlopen.

Factuur Goedkeuring

Net als bij factuurverwerking kan de goedkeuring van facturen handmatig en elektronisch worden uitgevoerd. Dit omvat het matchen van de informatie met de inkooporder, zodat de ontvangen betaling nauwkeurig overeenkomt met de bestelling. Vervolgens worden documenten opgesteld over de kosten, het tijdstip van levering, het aantal keren en andere essentiële details.

Betaling

Dan komt de betaling, die contant kan worden ontvangen, en een cheque kan automatisch worden verwerkt. Een debiteurenbeheerder moet de betaling goedkeuren en alle formaliteiten vervullen zodat de betaling vlot kan worden ontvangen.

Dealerbeheer

Het is noodzakelijk om contact op te nemen met de klant als hij wordt geconfronteerd met een probleem met betrekking tot de betaling. Het is de taak van de afdeling debiteuren om te controleren of de factuur nog in het goedkeuringsproces zit of de betaling is ontvangen.

Systeemupgrades

Om het debiteurenproces te automatiseren, is het van essentieel belang om het ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) geüpgraded te houden door nieuwe softwareversies te installeren, zoals vereist door het team om het betalingsproces soepel te laten verlopen.

Rapporteren en analyseren

De laatste stap in het automatiseringsproces voor debiteuren is het rapporteren van de voorbereide fiches voor verzonden bestellingen en ontvangen betalingen door de afdeling AP. Analyseer daarna de transacties en onderzoek de prestaties van de afdeling, zodat ze wijzigingen kunnen aanbrengen als er iets achter zit. Nogmaals, dit helpt om de organisatie soepel te laten verlopen.

Tips om debiteuren te verbeteren

Gedetailleerde consumentengegevens bijhouden

Stel dat een organisatie handmatige gegevensinvoer gebruikt; het kan leiden tot fouten die de factureringsprocedure beïnvloeden. Het automatische debiteurensysteem moet dus alle essentiële details laden, met name betalings- en kredietvoorwaarden. Geautomatiseerd AR-proces helpt de nauwkeurigheid te behouden bij het regelmatig controleren van de database, het informeren van de deadlines en het trainen van personeel om de details correct te beheren, zodat de cashflow soepel verloopt.

Bied positieve en negatieve prikkels aan

Incentives kunnen wonderen doen voor de algehele cashflowprocedure. Het is hetzelfde als het echte voorbeeld van het kopen van goederen; wanneer kortingen worden aangeboden, stijgen de verkopen. Op dezelfde manier werken positieve en negatieve prikkels voor het weigeren van contant geld van bedrijven en individuen. Een voorbeeld van een positieve stimulans is het aanbieden van cadeaupakketten als de betaling vroegtijdig wordt ontvangen. Een voorbeeld van een negatieve stimulans zou kunnen zijn om hen te bestraffen met extra kosten als ze te laat betalen. Dit kan enige angst inboezemen en ze gaan betalingen serieus nemen, wat uw organisatie ten goede kan komen.

Zorg ervoor dat uw kredietbeleid duidelijk en beknopt is

Voordat u geld leent voor goederen en diensten, moet u ervoor zorgen dat uw organisatie een robuust kredietbeleid heeft. Dit is belangrijk om de kredietstroom goed op peil te houden. Het is de taak van het financiële en verkoopteam om kredietlimieten en boetes vast te stellen als de datum wordt verlengd. Het personeel moet ook vergaderingen plannen om ervoor te zorgen dat het beleid aansluit bij de veranderende economische omstandigheden.

Blijf in contact met uw klanten

Het komt vaak voor dat klanten moeten onthouden dat ze voor de bestelling moeten betalen, omdat dit een algemeen menselijk instinct is. Of soms hebben ze echte redenen om de rekeningen niet op tijd te betalen. Wat de reden ook is, het kan worden opgelost met gezonde communicatie. Met behulp van het debiteurenproces zou dit opgelost kunnen worden. U kunt herinneringen sturen, zodat ze de betaling onthouden of u kunt ze direct bellen om de oplossing te vinden.

Gebruik reguliere maandelijkse kosten in plaats van standaardfacturen

Het is altijd aan te raden om maandelijkse rekeningen te sturen als de bestelling enorm is of als er een regelmatige transactie tussen bedrijven is. In tegenstelling tot onregelmatige facturen zijn maandelijkse facturen productiever voor elke organisatie. Het helpt het bedrijf de cashflow te reguleren, het productieproces te verbeteren en het bedrijf te laten groeien. Bovendien kunnen klanten dankzij maandelijkse rekeningen betalen met automatische incasso, wat de hele betalingsprocedure vereenvoudigt.

Vereenvoudig uw factureringsworkflow

Om het debiteurenproces soepel te laten verlopen, is het essentieel om foutloos te zijn. Fouten kunnen variëren van spelfouten tot geheel onjuiste details. Het is dus aan te raden om factuursjablonen te gebruiken die een formaat bevatten zodat u kunt onthouden wat u moet opnemen en wat niet. Dit versnelt op zijn beurt het hele debiteurenproces en helpt bij het soepel functioneren van elke organisatie.

Bied betalingskeuzes aan uw klanten

Een organisatie moet haar klant betalingsmogelijkheden bieden om het geld tijdig te ontvangen. Het stelt ze op hun gemak bij het tijdig betalen van betalingen op de manier die ze willen. De patentopties omvatten cheques, contant geld, debetkaarten, creditcards, automatische incasso en bankoverschrijvingen. Van deze opties is automatische incasso het meest effectief, omdat het een pull-betaling is in plaats van een push-betaling. Dit houdt in dat het vooraf is goedgekeurd en dat de klant geen gedrag hoeft te vertonen om de betaling te bekrachtigen.

• Coinsmart. Europa's beste Bitcoin- en crypto-uitwisseling.Klik Hier
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/accounts-receivable-workflow-template/