Wat is tweerichtingsmatching?

Boekhouding in elk bedrijf houdt in dat u elke maand facturen moet afhandelen.

Een van de meest uitdagende taken bij het omgaan met deze facturen is de verificatie van deze facturen.

Alle facturen die een bedrijf ontvangt voor producten of diensten die bij een leverancier zijn gekocht, moeten op juistheid worden gecontroleerd voordat de betaling wordt gestart.

Hiervoor worden alle gegevens van de aankoop zoals vermeld op de factuur gematcht met de bijbehorende inkooporder om er zeker van te zijn dat het bestelde product/dienst correct en tegen de overeengekomen prijs werd geleverd. Dit verificatieproces wordt 2-way matching genoemd.

Laten we snel begrijpen hoe dit werkt.

Samenvatting van het inkoopproces

Voordat we tweerichtingsmatching begrijpen, zullen we kort samenvatten hoe inkoop werkt in een zakelijke omgeving.

Inkooporder (PO) is een juridisch bindende overeenkomst tussen de koper en de verkoper, waarin het type product/dienst dat wordt besteld en de overeengekomen hoeveelheid en prijzen worden vermeld.

Factuur is een juridisch bindend document dat door de verkoper aan de koper wordt afgegeven samen met of na de levering van het product/dienst aan de klant. Het bevat alle details van de leverancier, klant, geleverde product/dienst, prijs en betalingswijze.

👏

Grote bedrijven kunnen dat ook hebben Goederenontvangsten en Vouchers, die de volledigheid van het goedkeuringsproces aangeven - het dient als boekhouding voor ondersteunende documenten zoals inkooporder, factuur, ontvangstbewijs enz. en bevat informatie over goedkeuringen, zaaknummers en andere informatie met betrekking tot die specifieke aankoop.

Laten we zeggen dat de IT-afdeling van een bedrijf ABC 10 draaibare directiestoelen nodig heeft voor haar IT-managers.

De IT-afdeling kan (afhankelijk van het bedrijfsbeleid) een inkoopaanvraag uitschrijven voor de juiste managementhiërarchie.
Er wordt een aankoopverzoek verzonden naar de inkoopafdeling (of vergelijkbare afdeling) in het bedrijf om geschikte leveranciers van het product/de dienst te vinden.
Zodra een leverancier is geïdentificeerd, wordt het noodzakelijke basiswerk gedaan om het product en de prijs te identificeren. XYZ, een leverancier van kantoormeubilair, kan bijvoorbeeld draaibare directiestoelen leveren tegen een prijs van $250 per stoel, te leveren binnen vijf dagen.
Zodra leverancier XYZ definitief is, wordt de bestelling wordt gegenereerd door de inkoopafdeling van ABC, onder vermelding van het product en de overeengekomen prijs.
Eén exemplaar van de PO wordt naar XYZ gestuurd, één wordt bewaard door de afdeling Inkoop van ABC, één naar de afdeling Crediteuren.
Wanneer XYZ de stoelen levert, is de factuur wordt bij of na de levering aan ABC verstrekt.

Nu de factuur binnen is, wordt het matchingproces uitgevoerd door het crediteurenteam van ABC.

Wat is 2-wegmatching?

Tweezijdig matchen, ook wel inkoopordermatching genoemd, is een proces om te verifiëren dat de gegevens op de inkooporders en de bijbehorende facturen overeenkomen zodat de factuur betaald kan worden.

Meestal wordt er een match gemaakt tussen het gefactureerde aantal en de factuurprijs. Er moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

De factuurhoeveelheid is kleiner dan of gelijk aan het bestelde bedrag in de bestelling.
De factuurprijs is lager dan of gelijk aan de prijs vermeld in de PO.

Een succesvolle match kan verwijzen naar een 100% exacte match, of kan worden gedefinieerd met behulp van een matchingtolerantie (bijvoorbeeld >=95% match vereist) op basis van de bedrijfsomgeving.

Pas zodra de match succesvol is na verificatie door het AP-team, wordt de betaling gestart.

Bij een mislukte match wordt de factuurverwerking en betaling gepauzeerd. Een crediteurenbeheerder controleert de factuur handmatig en keurt de factuurbetaling goed of wijst de factuur af.

Dit is 2-weg-matching.

Laten we het 2-weg-matchingproces samenvatten in een stroomdiagram, zodat het eenvoudig te begrijpen is.

grafiek TB
A[Behoefte aan een aankoop] –> C[Verzend een aankoopverzoek naar de inkoopafdeling]
C –> D[Inkoopafdeling vindt geschikte leverancier]
D –> E[leverancier XYZ finaliseren]
E –> F[Inkoopafdeling genereert de inkooporder]
F –> G[Stuur één kopie van de inkooporder naar XYZ, bewaar er één op de inkoopafdeling, stuur één naar de crediteurenafdeling]
G –> H[Leverancier XYZ levert de stoelen en zorgt voor factuur]
H –> I[Matchproces door het Crediteurenteam]
I –> J{Controleer de voorwaarden:
1. Factuurhoeveelheid ≤ PO-hoeveelheid
2. Factuurprijs ≤ PO-prijs}
J –> |Overeenkomen met ≥ 95%| K[Succesvolle match, betaling starten]
J –> |Overeenkomen met 95%| L[Mislukte match, pauzeer factuurverwerking en betaling]
L –> M[Accounts Payable Manager controleert de factuur handmatig]
M –> |Keurt goed| K
M –> |Weigert| N[De factuur afwijzen]

Stel dat ABC zich in het bovenstaande voorbeeld niet hield aan tweerichtingsmatching.

Na kortingsgesprekken geven ze een inkooporder uit voor 10 stoelen tegen een gereduceerde totale prijs van $ 2000 ($ 200/stoel in plaats van $ 250/stoel), zoals overeengekomen met XYZ.

Na het controleren en accepteren van de inkooporder en het leveren van de 10 stoelen, stuurt XYZ een factuur voor de oorspronkelijke prijs van $2500 ($250/stoel). De maker van de factuur bij XYZ was mogelijk niet op de hoogte van de korting die de marketingmedewerker van XYZ aan de inkoopafdeling van ABC bood voor de bulkaankoop. Of het kan een opzettelijke slechte bedrijfspraktijk zijn.

Als de factuurgegevens niet worden vergeleken en overeenkomen met de PO-gegevens, kan het AP-team (Accounts Payable) bij ABC de extra $ 500 betalen die oorspronkelijk was kwijtgescholden.

Een matchproces in twee richtingen kan helpen deze fout op te sporen voordat er een betaling wordt gedaan. Het proces zorgt ervoor dat alleen facturen voor het juiste bedrag en de juiste hoeveelheid worden betaald.

Het belang van tweerichtingsmatching

Tweerichtingsmatching is van cruciaal belang voor het behouden van de nauwkeurigheid en financiële controle van de crediteurenadministratie.

Nauwkeurigheidsgarantie: Tweerichtingsmatching zorgt ervoor dat facturen accuraat zijn door ze te verifiëren aan de hand van overeenkomstige inkooporders, waardoor overbetaling of betaling voor niet-geleverde goederen/diensten wordt voorkomen.
Financiële controle: Het verbetert de financiële controle en vermindert het risico op fouten of fraude in het crediteurenproces.
Leveranciersrelatie: Effectieve implementatie bevordert de transparantie en het vertrouwen in de relaties met leveranciers, omdat discrepanties snel worden aangepakt en opgelost.
Nakoming: Het zorgt voor naleving van het interne inkoopbeleid en externe regelgeving, waardoor financiële risico's en auditproblemen worden geminimaliseerd.
Kostenbesparingen: Door te hoge betalingen te vermijden en discrepanties efficiënt op te lossen, kunnen bedrijven op de lange termijn aanzienlijke kosten besparen.

Hoe handmatige 2-way matching werkt

Handmatige tweerichtingsmatching wordt doorgaans alleen geprefereerd door bedrijven met zeer lage transactievolumes of bedrijven met specifieke vereisten die menselijk toezicht vereisen.

Hier ziet u hoe het proces eruit ziet.

Laten we het voorbeeld van XYZ Inc. nemen en onderzoeken hoe zij handmatige tweerichtingsmatching implementeren. XYZ Inc. gebruikt Quickbooks voor de boekhouding. Zo ziet hun inkoopproces eruit met 2-way matching.

1. Genereren van een inkooporder (PO):

Quickbooks biedt een module voor het aanmaken en beheren van inkooporders.
XYZ Inc. creëert/ontvangt een inkooporder voor de leverancier rechtstreeks in Quickbooks, met details over bestelde artikelen, hoeveelheden, prijzen en leveringsdata.

2. Ontvangst van leveranciersfactuur:

Bij ontvangst van de zending ontvangt XYZ Inc. een factuur van de leverancier, ook ingelogd in Quickbooks.
Het gegevensinvoerteam vult handmatig de artikeldetails, hoeveelheden, prijzen, belastingen en kortingen in voor elke factuur.

3. Handmatig matchingproces:

Het crediteurenteam vergelijkt factuurgegevens handmatig met de bijbehorende inkooporder in Quickbooks, zodat hoeveelheden en prijzen op één lijn liggen.

4. Verificatie en goedkeuring:

Geverifieerde facturen worden binnen Quickbooks goedgekeurd voor betaling, terwijl afwijkingen ter beoordeling worden gemarkeerd.
Beoordelaars verwerken de facturen die niet in twee richtingen kunnen matchen handmatig.

5. Betalingsinitiatie:

Met behulp van Quickbooks initieert XYZ Inc. de betaling voor goedgekeurde facturen, volgens hun betalingsprocedures.

Hoewel nauwgezet, legt dit proces een basis voor financiële integriteit.

Uitdagingen bij tweerichtingsmatching

Hoewel handmatige tweerichtingsmatching een praktische aanpak garandeert bij het verifiëren van facturen aan inkooporders, brengt dit verschillende uitdagingen met zich mee:

Uitdagingen voor niet-matching van gegevens: Het crediteurenteam moet inkooporders afstemmen op facturen door ze handmatig te controleren, wat leidt tot gemiste details en trage handelingen, waardoor de productiviteit en zakelijke relaties in gevaar komen.

Lange verwerkingstijden: De crediteurenadministratie kampt vaak met onnauwkeurigheden in de gegevens in tot wel 20% van de facturen, waarbij zij ongeveer 25% van hun tijd besteden aan het oplossen van dergelijke problemen, wat processen vertraagt en de operationele risico's vergroot.

Fraude- en diefstalrisico's: De Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) constateert dat organisaties doorgaans jaarlijks 5% van hun omzet verliezen door fraude, waarbij criminelen vaak de rekeningen bedriegen via overtuigende frauduleuze facturen, wat een aanzienlijk risico inhoudt voor de waakzaamheid en de financiële integriteit.

Meerdere factuurformaten beheren: Grote organisaties verwerken inkooporders en facturen uit verschillende bronnen in verschillende formaten, zoals Word-documenten, spreadsheets, XML-documenten voor EDI, PDF's, afbeeldingen en papieren documenten. Handmatige consolidatie is gevoelig voor fouten, wat leidt tot problemen als te veel betalen, onjuiste betalingen en dubbele facturen, wat uiteindelijk leidt tot verlies aan productiviteit en vertrouwen.

Kostenimplicaties van handmatige verwerking: Het traditionele matchen van facturen en inkooporders brengt aanzienlijke kosten met zich mee als gevolg van arbeid, materialen en verzendkosten, met extra financiële gevolgen van boetes, late vergoedingen en verloren omzet als gevolg van verwerkingsfouten. Het is bekend dat de kosten voor handmatige factuurverwerking kunnen oplopen tot $15-50/factuur.

Hoe 2-way matching automatiseren?

Geautomatiseerde tweerichtingsmatching is alsof u een behulpzame robot heeft voor uw boekhoudtaken.

Vandaag de dag, AP-automatisering tools kunnen automatisch controleren of de gegevens op facturen overeenkomen met wat er in uw inkooporders staat, waardoor u tijd bespaart en fouten wordt verminderd.

Deze tools kunnen met andere boekhoudsystemen werken; veel systemen beschikken over kant-en-klare integratieopties of API/middleware om een naadloze gegevensoverdracht tussen de verschillende systemen mogelijk te maken.

Met deze integraties kunnen bedrijven geautomatiseerde tweerichtingsmatching naadloos integreren in hun AP-workflows, terwijl ze nog steeds de boekhoudsoftware gebruiken waarmee ze vertrouwd zijn.

AP-automatiseringssoftware van Nanonetskan bijvoorbeeld worden geïntegreerd met andere boekhoudsystemen, zoals QuickBooks en Sage. Hier ziet u een vereenvoudigde weergave van de geautomatiseerde workflow voor tweerichtingsmatching.

Hoe werkt het?

Laten we eens kijken hoe AP Automation-software zoals Nanonets het tweerichtingsmatchingproces volledig automatiseert.

1. Geautomatiseerde factuurinning

Nanonets vereenvoudigt dit proces door facturen en inkooporders automatisch te importeren uit e-mails, schijven, boekhoudsoftware en databases zodra ze binnenkomen, zodat elk stukje gegevens zijn plaats vindt in een gecentraliseerde, digitale opslagplaats.

Nanonets kunnen automatisch per e-mail verzonden facturen en inkooporders rechtstreeks uit uw inbox ophalen, waarbij relevante informatie naadloos uit zowel e-mailteksten als bijlagen wordt gehaald.

Alle handgeschreven en afgedrukte facturen kunnen eenvoudig worden gescand met een smartphone of direct worden geüpload naar het platform.

Facturen en inkooporders kunnen ook vanuit uw mail, apps en databases in Nanonets worden geïmporteerd.

2. Geautomatiseerde gegevensinvoer

Zeg vaarwel tegen urenlange handmatige gegevensinvoer. Met Nanonets AI worden facturen gelezen met een nauwkeurigheid van meer dan 99%, waardoor de tijd die aan vervelende taken wordt besteed drastisch wordt verminderd.

Dit betekent dat uw team zich kan concentreren op zinvoller werk, terwijl Nanonets zorgt voor de gegevensextractie en rechtstreekse invoer in uw boekhoudsoftware/ERP, zonder enige handmatige tussenkomst.

3. Intelligente tweerichtingsmatching

Met behulp van AI voert Nanonets automatisch twee-, drie- of vierweg-matching uit door de geëxtraheerde factuurgegevens te lezen en te vergelijken met inkooporders, ontvangstrapporten en inspectierapporten die uit verschillende bronnen zijn geïmporteerd.

4. Goedkeuringsroutering

Het systeem signaleert eventuele discrepanties voor menselijke beoordeling, maar voor het overige worden facturen die aan de bedrijfscriteria voldoen automatisch ter goedkeuring doorgestuurd of direct goedgekeurd op basis van vooraf ingestelde regels.

5. Keurmerken

Goedkeuringen met Nanonetten zijn niet langer een knelpunt. Ze worden flexibel en leven daar waar uw organisatie dat doet, of dat nu via e-mail, Slack of Teams is. Dit elimineert de noodzaak van storende telefoongesprekken en het maar al te bekende spervuur van herinneringen.

6. ERP-integraties

Kant-en-klare integraties zorgen ervoor dat facturen en inkooporders automatisch worden vastgelegd in uw boekhoudsoftware / ERP zodra ze zich voordoen.

Goedgekeurde facturen worden automatisch in uw boekhoudsoftware in de wachtrij geplaatst voor betaling.

7. Realtime analyse

Nanonetten gaan verder dan louter transactieverwerking door geavanceerde analysemogelijkheden en realtime gegevensrapportage aan te bieden.

Hierdoor krijgt u realtime inzicht in uw crediteurenproces, waardoor u bestedingspatronen kunt monitoren, kostenbesparende mogelijkheden kunt identificeren en financiële prognoses kunt verbeteren.

PO → Factuur

Match inkooporders met facturen

Het selecteren van de juiste software voor 2-way matching

Het kiezen van de juiste software voor het automatiseren van 2-way matching hangt af van de grootte en het type van uw bedrijf.

Sommige opties werken als zelfstandige oplossingen of als onderdeel van een groter boekhoudsysteem, afhankelijk van wat u al gebruikt. Voor sommige tools is bijvoorbeeld integratie met bestaande systemen, zoals ERP, noodzakelijk.

Nanonets maakt de afhandeling van facturen en inkooporders eenvoudig door het matchingproces te automatiseren. Het importeert facturen en inkooporders automatisch, gebruikt AI voor nauwkeurige gegevensinvoer en matching, signaleert mismatches voor eenvoudige en naadloze handmatige beoordelingen, en werkt gegevens in uw boekhoudsoftware/ERP in realtime bij.
De Payables-tool van Oracle koppelt facturen automatisch aan inkooporders, controleert de naleving van vastgestelde tolerantieniveaus en werkt de gefactureerde hoeveelheden en bedragen bij op basis van de factuurgegevens.
Sage Intacct stroomlijnt de inkoop met vaste workflows voor transacties en goedkeuringen. MineralTree automatiseert het matchen van facturen met inkooporders of ontvangstbewijzen voor Sage Intacct, waarbij details van facturen automatisch worden vastgelegd en in goedkeurings- en betalingsprocessen worden ingevoegd. Het zorgt ervoor dat alles consistent blijft met de ERP van het bedrijf.
Nexonia Expenses biedt flexibel, cloudgebaseerd onkostenbeheer met diepe integratie in uw systemen.
Tipalti vereenvoudigt de factuurverwerking met OCR en gegevensextractie, stelt regels in voor het matchen van facturen met inkooporders en het voorbereiden ervan voor betaling.
DocuWare gebruikt AI om belangrijke factuurgegevens te extraheren, te controleren op geldige leveranciers en duplicaten, en facturen te matchen met inkooporders en leveringsbonnen, zodat nauwkeurige bedragen worden gegarandeerd.

Er zijn veel 2-weg-matchingtools beschikbaar, elk met functies die zijn ontworpen voor verschillende behoeften.

Waarom u 2-way matching zou moeten automatiseren

Het automatiseren van het tweerichtingsmatchingproces biedt meerdere voordelen.

Papierloze verwerking

Wanneer documenten zoals facturen en inkooporders allemaal digitaal zijn, zorgt de papierloze afhandeling ervoor dat er geen papier meer nodig is en dat er minder handmatig werk nodig is. Dit betekent dat dingen sneller werken, gemakkelijk kunnen groeien en flexibeler zijn. Documenten worden verzonden, in digitale vorm omgezet, gesorteerd, gecontroleerd, goedgekeurd en verwerkt zonder dat iemand papier hoeft te verplaatsen. Dit is hoe het werkt:

Het systeem zoekt naar nieuwe e-mails.
Er zijn bijlagen van de e-mails nodig om eraan te werken.
Het systeem leest de bijlagen om de benodigde informatie te verkrijgen.
Het controleert de gegevens op facturen of inkooporders aan de hand van vaste regels.
Er wordt een factuur samengesteld, volgens regels gematcht met inkooporders en bonnen, zodat er geen herhalingen plaatsvinden.
Het laat gebruikers weten of facturen goed zijn afgehandeld.

AI helpt het systeem in de loop van de tijd beter te worden, door te leren van de gebruikers en hun unieke behoeften.

Snel matchen

Het matchen van inkooporders kan door het systeem supersnel worden gedaan, een klus die voor mensen heel moeilijk zou zijn om alleen te doen.

Veel documenten op schaal verwerken

Als er veel inkooporders en facturen zijn, maakt automatisering het veel gemakkelijker en sneller om ze allemaal te sorteren.

Altijd klaar voor audits

Het systeem houdt alles bij en zorgt ervoor dat alles correct en snel verloopt. Omdat documenten al zijn goedgekeurd en georganiseerd, verlopen auditprocessen soepeler.

Minder werk, meer productiviteit

De AI gebruikt complexe algoritmen om gegevens te begrijpen zoals het menselijk brein, maar dan sneller. Het leert en wordt beter, waardoor er minder handmatige controle nodig is.

Met minder routinematig werk kan het financiële team zich concentreren op belangrijkere taken zoals planning en analyse, wat de winst van het bedrijf ten goede kan komen.

Minder fouten

AI-systemen kunnen fouten in een vroeg stadium onderkennen en grotere problemen later voorkomen. Als er iets mis is, laat het IT-team het snel weten om het te repareren.

bespaart geld

Hoewel er initiële kosten zijn, kan het runnen van deze AI-systemen veel goedkoper zijn dan het betalen van een volledig salaris.

Veilig en in staat om te groeien

Het systeem kan, in tegenstelling tot mensen, altijd werken, waardoor de bedrijfsvoering efficiënter en veiliger wordt.

Een onderzoek door Onderzoek naar niveau laat zien dat snellere goedkeuring van facturen en verhoogde productiviteit van medewerkers zijn de twee belangrijkste voordelen van een overstap naar AI-enabled 2-weg en 3-manier overeenkomend processen, samen met tal van andere tastbare voordelen die worden gerapporteerd door bedrijven die de factuurverwerking en tweerichtingsmatching automatiseren.

Het is absoluut noodzakelijk om te weten dat het automatiseren van factuurverwerking en het matchen van inkooporders meerdere functies in uw bedrijf ten goede komt:

Financiële managers kunnen de kosten verlagen en middelen opnieuw toewijzen om het bedrijfsresultaat te verbeteren en strategische en bedrijfsexpansie te ondersteunen.
Bedrijfsleiders krijgen inzicht in het prestatie- en cashflowbeheer via dashboardanalyses die worden aangeboden door talloze automatiseringstools.
Accounts Payable Teams kunnen de noodzaak van papieren facturen en handmatige processen wegnemen door gebruik te maken van geautomatiseerde routering, codering en matching van leveranciersfacturen volgens gevestigde boekhoudprincipes.
Accountants en onderzoekspersoneel krijgen onmiddellijke en uitgebreide toegang tot inkooporders en facturen, wat helpt bij toekomstige planningsactiviteiten.

Voordelen van factuurverwerking en 2-way matching automatisering

Conclusie

Het concept van tweerichtingsmatching is een essentieel proces op het gebied van de boekhouding binnen elk bedrijf, dat primair gericht is op het waarborgen van de nauwkeurigheid en integriteit van transacties tussen een bedrijf en zijn leveranciers.

Het gaat om een nauwgezette verificatieprocedure waarbij de gegevens op inkooporders (PO's) worden vergeleken met die op de bijbehorende facturen om te bevestigen dat de bestelde producten of diensten correct en tegen de overeengekomen prijzen zijn geleverd.

Dit proces beschermt niet alleen tegen te hoge betalingen of het betalen voor niet-geleverde goederen, maar versterkt ook de financiële controle, bevordert het vertrouwen in de relaties met leveranciers en voldoet aan de nalevingsnormen.

Hoewel handmatige tweerichtingsmatching precisie biedt door middel van menselijk toezicht, gaat het gepaard met uitdagingen zoals gegevensmismatches, tijdinefficiëntie, frauderisico's en de hoge kosten van handmatige verwerking.

Met de komst van automatisering wordt tweerichtingsmatching een soepel en foutbestendig proces. Platforms zoals Nanonets automatiseren tweerichtingsmatching en integreren naadloos met boekhoudsystemen. Deze automatisering stroomlijnt de factuurverwerking, verbetert de nauwkeurigheid van gegevens en maakt realtime analyses mogelijk, wat uiteindelijk bijdraagt aan een robuuster financieel beheer en operationele efficiëntie.