Factuurverwerking of factuurverwerking is het hele scala aan bewerkingen die verband houden met het zakelijke einde (woordspeling onbedoeld) van het kopen van producten/diensten van een leverancier. Het omvat alle stappen vanaf het ontvangen van de factuur van een leverancier tot het vastleggen van de betaling na de juiste controles en goedkeuringen.

Hoe simpel het ook klinkt – factuur ontvangen, controleren op juistheid, factuur betalen, transactie afsluiten – factuurverwerking is geen simplistische workflow. Laten we eens kijken hoe facturen worden verwerkt en hoe automatisering helpt om te stroomlijnen factuurbeheer om bedrijven efficiënter te laten werken.

Hoe facturen verwerken?

In middelgrote en grote bedrijven maakt factuurverwerking deel uit van het Accounts Payable (AP) proces. Het proces van factuurbeheer is niet alleen belangrijk om de cashflow te organiseren, maar ook voor het afhandelen van verkopers en leveranciers om tijdige inkoop te garanderen.

Conventionele factuurverwerking omvat de volgende basisstappen:

• Beoordeling van de factuur die is ontvangen van de leverancier: er wordt eerst een factuur ontvangen van een leverancier voor een product of dienst die meestal is besteld via een inkooporder (PO). De medewerkers factuurverwerking van de crediteurenadministratie leggen de factuur vast in grootboeken met een identificerende code (Grootboek- of GB-code).
• Factuurvergelijking: De gegevens op de factuur, waaronder het type product/dienst dat is besteld, de overeengekomen prijs, de leveringsdatum, enz., worden vergeleken met de oorspronkelijke bestelling. In het geval dat de factuur wordt opgemaakt na de levering van het product/de dienst, worden de factuurgegevens ook gematcht met de gegevens op de ontvangstbon. Deze “tdrie-weg matching” gaat in op vragen als:

o Komen de betalingsvoorwaarden overeen?

o Zijn eventuele beloofde kortingen inbegrepen?

o Is de factuur gecodeerd naar de juiste onkostenrekeningen?

o Zijn er prestatieproblemen na ontvangst die inhouding van betaling rechtvaardigen?

• Controleren op verschillen: Elke discrepantie in de factuurgegevens wordt gemarkeerd als een uitzondering. Het AP-personeel neemt vervolgens contact op met de verkoper en de betrokken afdeling binnen het bedrijf om de fout/afwijking op te lossen. Zodra de uitzondering is opgelost, wordt de factuur opnieuw uitgegeven door de leverancier en wordt het proces voor het matchen van facturen herhaald.
• Ontvang de juiste autorisatie en goedkeuringen: Afhankelijk van het beleid van het bedrijf, wordt de factuur doorgestuurd naar verschillende managementniveaus voor verificatie en goedkeuring. Het aantal en de aard van de vereiste goedkeuringen is afhankelijk van het bedrijfsbeleid en de omvang. Andere factoren zijn onder meer afdelingen die betrokken zijn bij het sourcing- en inkoopproces, het producttype en het factuurbedrag. Sommige bedrijven kunnen bijvoorbeeld goedkeuringen op managementniveau verplicht stellen voor factuurwaarden die hoger zijn dan een bepaalde drempel.
• Factuurbetaling autoriseren: Na alle goedkeuringsniveaus wordt de factuur betaald in overeenstemming met de voorwaarden die met de leverancier zijn overeengekomen. De betaling kan de verantwoordelijkheid zijn van de AP-afdeling, de financiële afdeling of de inkoopafdeling, afhankelijk van de bedrijfsstructuur. De betaling wordt verwerkt als cheques, bankoverschrijvingen of andere methoden, volgens vooraf bepaalde voorwaarden.
• De transactie sluiten: zodra de betaling is uitgevoerd, wordt dat specifieke factuurtraject gesloten en wordt de transactie als voltooid geregistreerd. De factuur- en betalingsgegevens worden gearchiveerd in de GB voor toekomstige audits.

Wilt u uw handmatige AP-processen automatiseren? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij de end-to-end implementatie AP automatisering.

Uitdagingen bij het verwerken van facturen

1. Verloren of gemiste facturen

Dit is een probleem wanneer een bedrijf dagelijks met meerdere leveranciers en veel facturen te maken heeft. Het probleem wordt nog verergerd door het feit dat facturen in verschillende formaten kunnen worden ontvangen - als papieren versie, gescande pdf's, tekstverwerkingsbestanden, enz. Het wordt een uitdaging om deze verschillende soorten facturen te beheren, die op verschillende tijdstippen en vaak door verschillende medewerkers worden ontvangen .

Gemiste facturen leiden tot vertraagde betalingen en bijbehorende boetes, gespannen relaties met leveranciers, vertragingen in de werking en auditproblemen.

2. Niet-overeenkomende of ontbrekende gegevens

Een factuur bevat kritieke gegevens zoals bedrijfs-ID's, belastinginformatie, geleverde dienst/product, prijs, leveringsstatus enz. Als facturen verschillende formaten hebben, wordt het omslachtig, zo niet onmogelijk om alle geldige gegevens ervan te controleren. Enkele fouten die gemakkelijk over het hoofd worden gezien, zijn onder meer:

– Verkeerde naam van de klant gebruiken

– Producten/diensten niet duidelijk specificeren

– Komt niet overeen met het gevraagde merk

– Rekenfouten

– Niet de juiste valuta gebruiken

- Geen uitgerekende datum vermelden

– Geen melding maken van kortingen of boetes

– Belastingtarief fouten

Think Vurige Partners, wordt bijna een kwart van alle facturen gemarkeerd voor uitzonderingen die moeten worden aangepakt door het factuurverwerkingspersoneel van de crediteurenadministratie. Factuurfouten leiden tot zowel geld- als tijdverlies.

Het is gerapporteerd dat ziekenhuizen alleen al zo'n 68 miljard dollar per jaar verliezen door factureringsfouten. Fouten in papieren facturen zijn behoorlijk duur om te herstellen - het corrigeren van factuurgegevens kan hoge kosten met zich meebrengen $53.50 gemiddeld per factuur!

De problemen die gepaard gaan met handmatige factuurverwerking dragen bij tot meer dan 30% van de kosten van het AP-team. Het controleren op nauwkeurigheid kost ook buitensporige hoeveelheden tijd en als het ontoereikend of onjuist wordt bevonden, zou de gemelde uitzondering meer tijd kosten om op te lossen. Dergelijke vertragingen bij de verwerking van facturen zijn van invloed op betalingsschema's. Bijna 1 op de 5 bedrijven gunstige voorwaarden en kortingstarieven mislopen als gevolg van vertraagde leveranciersbetalingen.

3. Onbekende factuurstatus

De huidige status van een factuur in het verwerkingsschema is vaak onbekend, vooral als er veel belanghebbenden bij het proces betrokken zijn. Waar is het? Wie heeft het goedgekeurd? Wat heeft het nog meer nodig? Wanneer zal de betaling plaatsvinden? Dit zijn vragen die vaak ontstaan ​​door gebrek aan transparantie.

4. Factuurrouteringsfouten

Er kunnen meerdere leveranciers zijn die dagelijks veel facturen aan een bedrijf uitgeven. Na een voorlopige controle sorteert het factuurverwerkingsteam van AP elke factuur in de routeringswachtrij. Zelfs de meest efficiënte AP-specialist kan een fout maken bij het routeren van een factuur. Wanneer een factuur verkeerd wordt gerouteerd, doorloopt deze onnodige stappen, wat tijd en menselijke inspanning verspilt. Dit 'high-touch'-scenario is bijzonder stressvol, vooral wanneer het AP-team periodiek de boeken moet sluiten. Dus hoewel crediteurenteams zijn ontworpen om de sourcing en inkoop In werkelijkheid zouden ze buitensporig veel tijd kunnen besteden aan het najagen van facturen via het complexe goedkeuringstraject en het oplossen van de daaruit voortvloeiende fouten die in de keten optreden.

Praktische implicaties van factuurverwerkingsproblemen

De problemen van de traditionele proces van factuurbeheer, vermeld in de vorige sectie, kan ernstige gevolgen hebben voor de productiviteit en winstgevendheid van een bedrijf:

• Verlies aan efficiëntie en productiviteit: het controleren van een factuur, het afhandelen van fouten en uitzonderingen, het volgen van het verloop ervan, het verkrijgen van goedkeuringen en het betalen van de factuur zijn tijdrovende processen. De tijd die aan dergelijke taken wordt 'verspild', kan beter worden besteed aan taken die bijdragen aan de waarde van de onderneming. De repetitieve taken die gepaard gaan met het verwerken van rekeningen kunnen de productiviteit van een organisatie onderdrukken.
• Moreel en cultuur van werknemers: 60% van het AP-personeel naar verluidt vinden factuurverwerking het meest verafschuwde karwei van hun baan – ontevredenheid over meer dan de helft van hun baan leidt tot verlies van moreel en enthousiasme onder werknemers. Het is natuurlijk dat medewerkers vinden tijd besteed aan interessante aspecten van hun werk belonen. Het minimaliseren van alledaagse taken van het factuurverwerkingsproces en het vergroten van de tijd die wordt besteed aan uitdagende en interessante aspecten van het werk van een werknemer, kan dus de werktevredenheid en daarmee het behoud van werknemers vergroten.
• Escalerende aansprakelijkheden: Vertragingen veroorzaakt in de factuurverwerkingsworkflow kunnen resulteren in onbruikbare facturen. Dit kan in de loop van de tijd leiden tot opgebouwde verplichtingen, toenemende druk tijdens auditperiodes en niet-naleving. Dit alles heeft invloed op de bottomline.
• Kwetsbaarheid voor fraude: sommige vormen van fraude die zich voordoen tijdens het factuurproces zijn onder meer fraude door derden, het verkeerd in rekening brengen van arbeid, dubbele betalingen en andere interne fouten. Factuurfraude kan zich uiten in de vorm van een abnormaal factuurvolume, een discrepantie tussen het geleverde product/dienst en de factuurspecificaties, discrepanties tussen inkooporder en factuur en twijfelachtig gedrag van werknemers. Handmatige factuurverwerkingstaken kunnen saai zijn en resulteren in mentale lethargie. Hierdoor kunnen fraudeurs over het hoofd worden gezien bij het controleren van facturen op fouten en dataproblemen. Dat geldt zeker in tijden van crisis. Bijvoorbeeld de Covid-19-pandemie naar verluidt verhoogde de incidentie van factuurfraude in 2020. Factuurfraude is moeilijk handmatig op te sporen, vooral wanneer het zakenvolume hoog is.
• Gedecentraliseerde factuurverwerking: het ontbreken van een consistente of samenhangende workflow voor factuurbeheer kan leiden tot gefragmenteerde processen, wat op zijn beurt gecentraliseerde zichtbaarheid en governance kan belemmeren.
• Obstakels bij opschaling: Naarmate het bedrijf groeit, wordt handmatige factuurverwerking onpraktisch. Het vasthouden aan wat vermoedelijk werkt voor een kleine opstelling, belemmert dus uitbreiding en schaalbaarheid. Het uiteindelijke doel van elk bedrijf is niet om de status-quo te behouden, maar om te groeien!

Stel contactloze AP-workflows in en stroomlijnen van het crediteurenproces in seconden. Boek nu een live demo van 30 minuten.

Geautomatiseerde factuurverwerking

De automatisering van factuurverwerking biedt een duidelijke oplossing voor de meeste, zo niet alle, problemen die gepaard gaan met dit handmatige proces. Het voorbehoud van "zo niet alles" komt voort uit de kleine behoefte aan handmatige tussenkomst in sommige stadia. Desalniettemin kan het automatiseren van veel van de repetitieve taken van het proces tijd besparen, geld besparen, het moreel van de werknemers behouden en goede relaties met leveranciers onderhouden.

Volledig contactloze factuurrouting – het automatisch verwerken van facturen van ontvangst tot afsluiting, zonder handmatige tussenkomst – is nog zeldzaam. EEN klanttevredenheid uitgevoerd onder personeel dat betrokken is bij AP-processen, toont een overweldigende steun voor het automatiseren van de meeste handmatige taken.

Enkele specifieke voordelen van de automatisering van sommige of de meeste taken van de factuurverwerkingsworkflow zijn:

• Samenhang van gegevens: Geautomatiseerde tools voor factuurverwerking bevatten vaak tools voor geautomatiseerde gegevensextractie die relevante gegevens uit facturen kunnen extraheren en opslaan in een gestandaardiseerd formaat dat latere controles en goedkeuringen zou ondersteunen. Veel tools voor factuurverwerking worden geleverd met ingebouwde OCR-modules die relevante gegevens uit facturen kunnen halen. AI ingeschakeld hulpmiddelen voor factuurbeheer zoals Nanonets kunnen worden getraind om specifieke gegevens uit verschillende factuurformaten te extraheren.
• Snellere drieweg-matching: Geautomatiseerde drieweg-vergelijkingen van de factuur met de inkooporder en het ontvangstbewijs zijn sneller dan handmatige validaties, aangezien alle gegevens die relevant zijn voor de transactie digitaal op dezelfde plaats worden opgeslagen en eenvoudig visueel of via AI-gebaseerd kunnen worden vergeleken software. Geautomatiseerde factuurverwerkingsworkflows kunnen worden geïntegreerd met databases en andere boekhoudsystemen voor automatische matching zonder menselijke tussenkomst.
• Gestroomlijnde goedkeuringen: Automatische overgang van de factuur van de ene fase naar de volgende en het instellen van herinneringen voor goedkeuring kunnen vertragingen in de verwerking van de factuur voorkomen. Het opnemen van onvoorziene gebeurtenissen en herinneringen in de workflow kan knelpunten elimineren. De integratie van elektronische handtekeningen en digitale formulieren kan goedkeuringen van verschillende deelnemers aan het proces onderweg mogelijk maken, zodat fysieke afwezigheid op kantoor het goedkeuringsproces niet zou vertragen.
• Procestransparantie: Toegang tot gegevens op meerdere niveaus en gecentraliseerde gegevensopslag kunnen zorgen voor transparantie. De automatisering van factuurverwerking creëert ook een audittrail voor het volgen van de voortgang van de factuur langs de controlepunten.
• Gegevensbeveiliging: Digitalisering van factuurgegevens kan verlies van informatie voorkomen die vaak gepaard gaat met het fysiek verplaatsen van het document voor validatie en goedkeuring. Automatisering kan ook de integratie van de workflow voor factuurbeheer met die van het bedrijf mogelijk maken document management systeem en andere boekhoudtools voor audit- en archiveringsdoeleinden. Het helpt ook bij het naleven van de regelgeving.
• Betere bedrijfsinformatie: Geautomatiseerd factuurbeheer kan gemakkelijke toegang tot en beoordeling van aankoopgegevens en uitgaven mogelijk maken, waardoor betere analyses en besluitvorming mogelijk zijn.
• Onderhoud van leveranciersrelaties: de afwezigheid van vertragingen en georganiseerd beheer van facturen resulteert in tijdige betalingen, betere leverancierscommunicatie en dus productieve relaties met leveranciers.
• Eliminatie van fraude: het automatiseren van factuurgoedkeuringsworkflows kan fraude elimineren door controles in de workflow te plaatsen en de zichtbaarheid te vergroten. Onregelmatigheden kunnen automatisch worden gesignaleerd tijdens de geautomatiseerde driewegwedstrijd. En elektronische handtekeningverificatie kan zowel interne/externe fraude als de bijbehorende verliezen voorkomen.

AP-processen die goed passen bij automatisering

Enkele van de factuurverwerkingsstappen die baat zouden hebben bij automatisering zijn:

• Factuurontvangst: aangezien facturen van verschillende leveranciers in verschillende formaten worden ontvangen, zou automatische detectie van de verschillende relevante velden in de factuur helpen bij de digitalisering van de factuur en een beter beheer van gegevens. OCR-tools zijn hier handig.
• Factuurvalidatie: het is eenvoudig om regels op te stellen om te controleren op gegevensintegriteit en volledigheid van facturen. Het invullen van de verschillende op maat gemaakte velden in de factuurdatabase kan helpen bij het opsporen van onvolledige of ontbrekende informatie.
• Matching op drie manieren: Facturen worden vaak opgemaakt als reactie op een inkooporder en zijn vaak gekoppeld aan een ontvangstbewijs. Deze drie documenten zouden worden verbonden door een gemeenschappelijk PO-nummer. Geautomatiseerde matching van facturen, inkooporders en bonnen zal het validatieproces versnellen en de factuur zonder vertraging naar het volgende niveau brengen.
• Afhandeling van uitzonderingen: Uitzonderingen en randgevallen zijn niet ongewoon bij factuurbeheer. Er kunnen zich randgevallen voordoen als gevolg van tijdzonewijzigingen, meerdere terugkerende kosten, prijsaanpassingen met terugwerkende kracht en variabele maandlengtes. Sommige software, vooral die aangedreven door AI, zoals Nanonets, kan deze randgevallen aan, terwijl andere verschillende niveaus van menselijke tussenkomst vereisen.
• Het goedkeuringsproces: digitale facturen kunnen voor goedkeuring automatisch langs de beheerhiërarchie worden verplaatst. Het instellen van herinneringen kan ook helpen bij het versnellen van het factuurproces.
• Betaling: Digitale betalingen (overschrijving enz.) kunnen in de software worden ingebouwd om automatische betaling aan de leverancier mogelijk te maken zodra alle goedkeuringen zijn ontvangen.
• Analyse: automatisering kan beoordeling en analyse van uitgavenpatronen en leveranciersrelaties mogelijk maken, wat kan helpen bij koerscorrecties en productieve zakelijke beslissingen. Op AI gebaseerde systemen zouden betere analyses mogelijk maken met meer training met facturen.

Boek deze live demo van 30 minuten om ervoor te zorgen dat dit de laatste keer is dat u handmatig gegevens van facturen of ontvangstbewijzen in ERP-software hoeft in te voeren.

Nanonetten voor intelligente factuurverwerking

Nanonets is op AI gebaseerde software die kan worden gebruikt om de factuurverwerkingsstappen van uw bedrijf te automatiseren en te stroomlijnen.

Gegevens kunnen foutloos worden vastgelegd uit verschillende soorten factuurbestanden. De AI-engine van Nanonets kan worden getraind met daadwerkelijke facturen, zonder dat er codering nodig is, waardoor deze aanpasbaar is aan het bedrijf.  

Het heeft ook ingebouwde state-of-art algoritmen en een sterke infrastructuur voor meerstapsgoedkeuringen. De factuurverwerkingssoftware van Nanonets kan worden geïntegreerd met andere systemen zoals de Mysql-database, QuickBooks of Salesforce en is platformonafhankelijk. Het is nauwkeurig en schaalbaar, bespaart tijd en geld voor uw Accounts Payable Factuurverwerkingsteam en verhoogt de productiviteit.

Conclusie

De automatisering van factuurverwerking stroomlijnt het aankoopproces, verbetert de transparantie van het factuurtraject, bespaart tijd en geld, verhoogt de productiviteit van werknemers en verbetert de relaties met leveranciers. Door de automatisering van de factuurstroom kunnen menselijke werknemers zich concentreren op minder alledaagse activiteiten met een hogere waarde, zoals planning en strategieën. Deze kunnen op hun beurt leiden tot verbeterde algehele efficiëntie en winstgevendheid van het bedrijf.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoAiStream. Web3 gegevensintelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• De toekomst slaan met Adryenn Ashley. Toegang hier.
• Koop en verkoop aandelen in PRE-IPO-bedrijven met PREIPO®. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/invoice-processing/