Een belangrijke activiteit in Accounts Payable (AP) processen is Invoice Matching. Traditionele benaderingen van deze belangrijke taak kunnen een bedrijf tijd, moeite en personeel kosten. Het gebruik van innovatieve technologieën en geautomatiseerde toolsets kan het matchen van facturen optimaliseren om extra hefboomwerking en waarde voor een bedrijf te bieden.

Dit artikel geeft een gedetailleerd inzicht in factuurmatching, de verschillende soorten, de behoefte aan contactloos factuurverwerking or factuurbeheer, en zijn gevarieerde voordelen.

Wat is factuurmatching?

Factuurmatching is een crediteurenproces dat valideert en vergelijkt informatie over de inkooporder (PO) met die van de leveranciersfactuur en productbonnen.

Wanneer een organisatie de goederen of diensten van een leverancier wil gebruiken, maakt ze een inkooporder met gedetailleerde vereisten. Bij levering van de aangevraagde goederen of diensten wordt door de inkooporganisatie een productontvangstbewijs afgegeven. De verkoper verhoogt vervolgens de factuur voor betalingsgoedkeuring. Dit is wanneer factuurmatching plaatsvindt.

Het matchen van facturen zorgt ervoor dat er geen fouten of inconsistenties zijn tussen de inkooporder en de factuur. Het vergemakkelijkt een snellere afwikkeling van leveranciersrechten en voorkomt het risico van leveranciersfraude & betaling voor frauduleuze facturen.

Wat is een afwijking?

Een afwijking, ook wel factuuruitzonderingen genoemd, treedt op wanneer er een verschil is tussen de factuurgegevens en de validerende documenten, zoals de inkooporder of de goederen-/productontvangstbon.

Afwijkingen kunnen van twee soorten zijn: hoeveelheid en prijs

• Hoeveelheid afwijking: verwijst naar het verschil tussen het aantal of het aantal items op de PO en de gefactureerde factuur
• Prijs afwijking: verwijst naar een discrepantie tussen de kosten vermeld in de PO en de waarde vermeld op de factuur.

Het identificeren en verzoenen van afwijkingen kan een ontmoedigende taak zijn voor de AP-afdeling. Afwijkingen moeten worden beoordeeld om te zien of ze binnen de tolerantiegrenzen vallen om verder te gaan factuurverwerking of de factuur terugsturen naar de leverancier voor correcties.

Tolerantieniveau verwijst naar kleine variaties die kunnen voorkomen in percentages of bedragen in een factuur. Facturen die tolerantieniveaus overschrijden, worden 'on hold' gezet en ter correctie naar de leverancier gestuurd.

Wilt u uw handmatige AP-processen automatiseren? Boek een live demo van 30 minuten om te zien hoe Nanonets uw team kan helpen bij de end-to-end implementatie AP automatisering.

Behoefte aan factuurmatching

Laten we eens kijken waarom het verifiëren of matchen van facturen zo belangrijk is voor een bedrijf.

Factuurmatching zorgt ervoor dat leveranciersfacturen kunnen worden geverifieerd aan de hand van ondersteunende documenten voordat betalingen worden vrijgegeven. Dit helpt bedrijven om:

• Bevestig dat betalingen alleen worden gedaan voor geldige goederen of diensten die van de leverancier zijn ontvangen
• Zorg voor snellere en nauwkeurige vrijgave van betalingen
• Zorg voor meer transparantie door fouten en dubbele betalingen te voorkomen
• Volg records van betalingen voor meerdere leveranciers
• Wees beter voorbereid op bedrijfsaudits

Verschillende bedrijven kunnen verschillende manieren van factuurmatching volgen, zoals uitgewerkt in het volgende gedeelte hieronder.

Manieren om facturen te matchen

Het factuurmatchingproces in organisaties wordt normaal gesproken op de volgende manieren uitgevoerd: 2-way matching, 3-way matching en tot slot 4-way matching.

Facturen worden gevalideerd tegen andere gerelateerde documentworkflows dat kan omvatten inkooporders, goederenontvangst en keuringsbonnen. Deze manieren van matchen controleren ook op factuurverschillen en tolerantieniveaus die moeten worden opgelost voordat de factuur wordt vrijgegeven voor betaling.

2-weg matching

2-weg matching is een eenvoudige en gebruikelijke manier om facturen te verifiëren. Het gaat om het matchen van facturen met inkooporders en het controleren op toleranties. Als de factuur aan de vereiste criteria voldoet, wordt deze ingepland voor betaling.

3-weg matching

3-weg matching is de meest populaire methode voor het matchen van facturen. Dit omvat een proces in drie stappen. De factuur wordt gecontroleerd op juistheid in de details die op de inkooporder staan ​​vermeld, evenals de ontvangst van goederen. Zodra de tolerantieniveaus in orde zijn, wordt de factuur klaargemaakt voor betaling.

4-weg matching

Complexer dan 2-way en 3-way matching, 4-way matching omvat nog een validatiestap. Het vereist ook het matchen van facturen met inkooporders, goederenontvangsten en keuringsbonnen.

Bij levering van goederen controleert de ontvangende afdeling de hoeveelheid en geeft een inspectiebon af die bevestigt dat de ontvangen hoeveelheid juist is. Daarom wordt alleen een factuur die overeenkomt met de bestelling, de goederenontvangst, de toleranties en de keuringsbon, geschikt geacht voor betaling.

Deze manieren van factuurmatching zorgen ervoor dat bedrijven alleen betalen voor de bestelde en ontvangen goederen/diensten. Het beschermt ook tegen valse facturen en betalingsfouten, waardoor bedrijven meer grip krijgen op hun transacties met derden.

Stel contactloze AP-workflows in en stroomlijnen van het crediteurenproces in seconden. Boek nu een live demo van 30 minuten.

Koppelen van facturen aan contracten

Afgezien van de methoden voor het matchen van facturen, kunnen bepaalde aankopen worden gedaan met behulp van een proces voor het matchen van contracten. Dit type factuur, ook wel niet-PO-facturering genoemd, wordt gebruikt voor terugkerende of nutsbetalingen die in een cyclus plaatsvinden.

Bij contractmatching wordt de factuur vergeleken en geverifieerd met een bestaand contract. Voorbeelden van dergelijke gecontracteerde aankopen zijn maandelijkse energierekeningen (elektriciteit, water, enz.), huur en onderhoudskosten, advertentiekosten, juridische of adviesdiensten en meer.

Dit type matching is onderworpen aan een intern factuurgoedkeuringsproces. Als het contract overeenkomt en goedkeuring wordt gegeven, wordt de niet-PO-factuur gepland voor betaling.

Het elimineert de noodzaak om facturen af ​​te stemmen op inkooporders en andere ondersteunende documenten. Het vergemakkelijkt ook de vroege vereffening van betalingen van repetitieve aard, waardoor tijd, moeite en kosten worden bespaard.

Wat is geautomatiseerde factuurmatching?

Geautomatiseerde factuurmatching verwijst naar het digitaliseren van het factuurmatchingproces van een bedrijf met behulp van geavanceerde tools en technologie; facturen worden automatisch verwerkt zonder tussenkomst van een mens.

Geautomatiseerde technologie voor het matchen van facturen kan de manier waarop AP-afdelingen werken veranderen. Ontvangen facturen worden gescand, geconverteerd naar een digitaal formulier, gematcht met behulp van algoritmen en gecontroleerd aan de hand van tolerantie-instellingen, en indien goedgekeurd, verwerkt voor betaling - allemaal zonder menselijke afhankelijkheid.

Het valideren of matchen van facturen en het verwerken ervan met behulp van automatisering kan tal van voordelen opleveren. AI-gestuurde automatiseringstechnologieën zoals OCR en RPA kunnen contactloze factuurverwerking verbeteren om efficiënt en foutloos te zijn.

Boek deze live demo van 30 minuten om ervoor te zorgen dat dit de laatste keer is dat u handmatig gegevens van facturen of ontvangstbewijzen in ERP-software hoeft in te voeren.

AI gebruiken bij geautomatiseerde factuurafstemming

Het gebruik van machine-intelligentie om processen af ​​te handelen kan complex, vervelend werk eenvoudig en gemakkelijk maken. AI-gestuurde technologieën zoals OCR en RPA kunnen effectieve hulpmiddelen zijn om AP-processen te automatiseren en de bedrijfsefficiëntie te verbeteren.

Optical Character Recognition

OCR is een technologie die informatie uit digitale documenten leest en extraheert voor bewerking. Handig voor industrieën die te maken hebben met een grote hoeveelheid gegevens, OCR-mogelijkheden met behulp van kunstmatige intelligentie zijn een zegen voor AP automatisering.

OCR kan effectief werken gegevens vastleggen, extractie door relevante gegevens eruit te halen. Vervolgens wordt deze doorgestuurd om de factuur automatisch aan de PO te koppelen. Na deze fase kan het factuurmatchingproces worden voltooid met behulp van 2-, 3- of 4-way matching. Dit alles vermindert handmatige taken, tijd en kosten en zorgt voor een betere procesefficiëntie.

Maar hoewel OCR een enorme bijdrage kan leveren aan het optimaliseren van de automatisering van AP-processen, is OCR alleen wellicht niet voldoende om het automatiseringsproces te voltooien. Het gebruik van een andere krachtige technologie in combinatie met OCR kan voordeliger blijken te zijn om volledige procesautomatisering te bereiken.

Automatisering van robotprocessen

Gerobotiseerde procesautomatisering is een populaire en nuttige softwaretechnologie die kan fungeren als een virtuele assistent in combinatie met OCR om digitale processen te automatiseren. Met de software kunnen gebruikers 'bots' maken die menselijke handelingen nabootsen.

Deze betrouwbare robots worden in veel industrieën gebruikt om 24/7 met hoge snelheid en precisie te werken. Door interactie met systeemapplicaties kunnen deze bots automatisch optreden cognitieve gegevensverzameling, extraheer en analyseer gegevens zoals mensen dat doen. Daarnaast kunnen ze de geëxtraheerde gegevens communiceren en routeren naar de juiste processen om binnen enkele seconden nauwkeurige actie te starten.

RPA met OCR kan een AP-factuurmatchingproces ondersteunen met snelheid, nauwkeurigheid en een verkort tijdsbestek vanaf het moment dat de factuur is ontvangen. Het uploadt, scant, presteert informatie-extractie, initieert 2-, 3- of 4-way matching, controleert op ingestelde toleranties en markeert facturen voor correctie of betalingsverwerking.

Voordelen van geautomatiseerde factuurmatching

Het automatiseren van factuurmatching helpt bij het eenvoudiger verwerken van facturen voor betalingen. Nu de noodzaak voor menselijke tussenkomst is geëlimineerd, zijn ook de complicaties van het bijhouden van papierwerk en handmatige validaties uitgesloten.

Enkele van de opmerkelijke voordelen van contactloze factuurverwerking zijn:

• Tijd besparen – Handmatige factuurmatching is vervelend en tijdrovend. Factuurgegevens individueel controleren en valideren met 2,3 of 4-weg processen kost veel tijd. Hierdoor kunnen werknemers van het bedrijf hun kostbare tijd besteden aan andere belangrijke taken en de algehele productiviteit verbeteren.
• Nauwkeurigheid – Automatisering van het AP-proces vermindert het aantal fouten en zorgt voor een soepele workflow tussen processen. Mismatches of discrepanties worden eenvoudig gedetecteerd en pas wanneer een factuur op alle niveaus is goedgekeurd, wordt deze gepland voor betaling.
• Bescherming tegen dubbele en frauduleuze facturen – Het automatiseren van het matchen van facturen zorgt voor een consistente validatie tussen facturen en ondersteunende documenten. Ook eventuele uitzonderingen worden gedetecteerd en gemarkeerd voor handmatige verificatie. Dit zorgt voor bescherming tegen frauduleuze of dubbele facturen en een betere bedrijfsvoering.
• Bevordert leveranciersrelaties – Automatisering van factuurverwerking kan facturen snel matchen met inkooporders en snellere betaling aan leveranciers versnellen om ze tevreden te houden. Op zijn beurt kan het bedrijf ook profiteren van betere contractaanbiedingen en kortingen voor vervroegde betaling voor een hogere winstgevendheid.
• Efficiënte kostenanalyse – Contactloze factuurverwerking biedt informatie over individuele regelitems die helpt bij het identificeren van degene die de hoogste waarde bieden. Deze betrouwbare gegevens helpen bij een betere kostenanalyse en selectie van relevante leveranciers om meer waarde voor het bedrijf te creëren.
• Goed voor audities – Facturen met andere ondersteunende documenten zijn verplicht voor audits. Het gebruik van geautomatiseerde factuurmatching zorgt ervoor dat inkooporders, goederenontvangsten, inspectiebonnen en facturen beschikbaar zijn op een digitaal gecentraliseerde locatie die gemakkelijk toegankelijk is tijdens audits om het proces te versnellen.

Conclusie

Het matchen en verwerken van crediteurenfacturen is een complex proces. Door AI ondersteunde technologie kan bedrijven een hefboomeffect bieden door middel van aanpasbare automatisering. Door te automatiseren kunnen bedrijven naadloos integreren workflow voor documentbeheer processen, creëer betere transparantie, onderhoud goede zakelijke relaties voor optimale zakelijke efficiëntie en groei.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoAiStream. Web3 gegevensintelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• De toekomst slaan met Adryenn Ashley. Toegang hier.
• Koop en verkoop aandelen in PRE-IPO-bedrijven met PREIPO®. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/