Het hebben van een effectief, gebruiksvriendelijk offerteaanvraagproces is de eerste stap in het jongleren en beheren van een effectief offerteaanvraagproces inkoopproces. De offerteaanvraag is een van de gemakkelijkste inkoopworkflows om doorheen te navigeren, maar dat betekent niet dat u zich eenvoudigweg een weg door het proces kunt banen. 

Het goed uitvoeren van de simpele dingen is meestal een indicatie van hoe effectief uw algehele workflows zijn. Om de relatief eenvoudige offerteaanvraag zo goed mogelijk te beheren, is het van cruciaal belang dat u eerst de betekenis van de offerteaanvraag begrijpt.

Wat is een offerteaanvraag (RFQ)?

Een offerteaanvraag, meestal afgekort tot RFQ, is perfect als je het weet precies wat u nodig heeft en een marktontdekkingsproces wilt uitvoeren om kostenoffertes van potentiële leveranciers te vragen. Wanneer u een terugkerende fysieke productbehoefte heeft, zoals benodigdheden of specifieke grondstoffen, dient u doorgaans een offerteaanvraag in om offertes te vragen. 

Zodra u een offerteaanvraag aan specifieke leveranciers hebt verzonden (een offerteaanvraag bij inkoop is doorgaans geen open uitnodiging voor de hele markt), wacht u op reacties en maakt u een keuze op basis van de laagste prijs, de snelste levering of andere duidelijke objectieve criteria. Wanneer u een offerteaanvraag uitvoert binnen uw inkoopworkflow, vraagt ​​u leveranciers feitelijk om de beste prijs voor een vast, onveranderlijk product dat zo vaak wordt besteld dat een doorlopend contract gerechtvaardigd is.    

Houd er rekening mee dat de offerteaanvraag is niet meestal geschikt als u niet zeker weet welk type of bereik van het benodigde product u nodig heeft, of als u prijzen voor services probeert te achterhalen; een Request for Proposal (RFP) is in beide gevallen meestal beter. We zullen het verschil tussen RFQ en RFP zo bespreken. 

Informatievereisten voor offerteaanvragen (RFQ).

 Er wordt een offerteaanvraag verzonden naar een vaste, vooraf bepaalde reeks leveranciers (meestal al binnen uw inkoopecosysteem) en u krijgt alleen het exacte aantal biedingen terug dat u bij die leverancierspool aanvraagt. Maar aangezien u geen breed netwerk werpt, moet u zeer expliciet zijn in het definiëren van wat u nodig heeft en alle andere parameters. Specificiteit is de beste manier om ervoor te zorgen dat uw leveranciers uw unieke behoeften begrijpen en uiteindelijk de best mogelijke prijs bieden. in een competitieve poule.   

Als u automatiseringssoftware gebruikt binnen uw inkoopworkflow, beschikt u waarschijnlijk over een vooraf ingestelde reeks sjablonen die handig zijn voor het beheer van offerteaanvragen. Als dit niet het geval is, neemt u doorgaans het volgende op in uw offerteaanvraag:

Sollicitatiebrief voor offerteaanvragen en samenvatting (EXSUM)

De interne standaardwerkprocedures (SOP) van uw bedrijf bepalen hoe u uw offerteaanvraag opent, evenals andere documenten binnen het inkoopproces. Toch zullen de begeleidende brief en EXSUM over het algemeen een merkdocument zijn, gericht op de leverancier, waarin uw vereisten en inkoopdoel worden samengevat in een eenvoudig, begrijpelijk formaat om leveranciers voor te bereiden op de rest van het document.

Offerteaanvraagtype en hoeveelheid goederen en frequentie

Dit is de kern van uw offerteaanvraag en kan heel eenvoudig of behoorlijk complex zijn, afhankelijk van uw branche en specifieke behoeften. Hier zijn enkele voorbeelden:

Schoonmaakbenodigdheden: Als officemanager wordt u mogelijk belast met het gevuld houden van de badkamers en de schoonmaakkast. In dit geval kan een offerteaanvraag eenvoudigweg toiletpapier bevatten, elk tien dozen, te leveren op de eerste dag van elke derde maand vanaf januari 10.

Bewerken van metalen: Als u daarentegen een voorman van een machinewerkplaats bent die grondstoffen bestelt, kan het type en de hoeveelheid van uw offerteaanvraag zeer complex zijn en minieme specificaties, legeringstypen en meerdere bestelfrequenties omvatten, naast een ad-hocvoorziening voor herbevoorrading, afhankelijk van hoe betrouwbaar u kunt zijn. uw eigen functie-eisen in de loop van de tijd voorspellen. In dergelijke gevallen moet u mogelijk zelfs transportvereisten opgeven, zoals opvulmateriaal of veiligheidseisen, als u gevaarlijke materialen zoals lasgas bestelt.

Administratieve informatie over offerteaanvragen

Dit vertelt leveranciers de contractuele details, waaronder:

• Betalingsvoorwaarden (dwz netto-30).
• Hoe lang is het contract actief en de verlengingscriteria.
• Overige contractvoorwaarden.
• Unieke of speciale vereisten die u van leveranciers verwacht als onderdeel van hun offerte-inzending.
• Een contactpunt van het bedrijf (POC), meestal een contactfunctionaris, voor vragen en contractonderhoud voor de gekozen leverancier.

RFQ versus RFP

 Ik heb gezegd dat een offerteaanvraag een eenvoudig, vaststaand document is waarin duidelijk uw bekende behoeften worden uiteengezet en leveranciers worden gevraagd hun beste prijs te bieden. Wat als uw eisen complex zijn? 

Bijvoorbeeld:

1. U maakt een hoofdprijslijst voor veel materialen die deel uitmaken van een totaalproject dat uw bedrijf nog nooit eerder heeft uitgevoerd.
2. U heeft een speciale post-leveringsservice nodig, dat wil zeggen dat u nieuwe kantoorprinters koopt en een serviceprovider nodig heeft die u kan helpen bij het oplossen van problemen zodra deze zich voordoen, en een doorlopend contract voor toner die binnen 24 uur na gebruik wordt geleverd.  
3. U onderzoekt een contract dat voornamelijk op diensten is gebaseerd, of het nu gaat om een ​​eenvoudige wekelijkse groenvoorziening of om een ​​complexe opdracht als het inhuren van een consultant om de workflowautomatisering van uw bedrijf op te bouwen.

In deze gevallen – meestal op diensten gebaseerde contracten, materialen voor een groot project met vage vereisten of complexere op goederen gebaseerde contracten – moet u een Request for Proposal (RFP) in plaats van een offerteaanvraag.

Een RFP vraagt potentiële leveranciers om effectief een oplossing voor uw probleem te ‘pitchen’. U kunt bijvoorbeeld voorstellen aanvragen voor een machineproject van de volgende generatie of advies inwinnen om de activiteiten te stroomlijnen. In deze gevallen beschrijft de RFP de behoefte aan het 'grote geheel', en vertellen leveranciers u hoe zij het probleem zouden oplossen of voorzien ze u van materialen naast een ruwe schatting van de offerte. Deze verschillen van de offerteaanvraag doordat ze van uw kant minder prescriptief zijn en meer een heen-en-weer-samenwerking met leveranciers zijn.

Wanneer moet u offerteaanvragen in het bedrijfsleven gebruiken?

Hoewel offerteaanvragen niet voor elke aankoop nodig zijn, worden ze het meest gebruikt in bepaalde scenario's:

1. Voorgekwalificeerde leveranciers: Wanneer er al een vooraf gekwalificeerde lijst met vertrouwde leveranciers bestaat, kan een offerteaanvraag efficiënt worden gebruikt. Dit zijn leveranciers die aan bepaalde normen voldoen en bekend staan ​​om hun betrouwbaarheid.
2. Specifieke, gestandaardiseerde behoeften: Offerteaanvragen zijn geschikt als er specifieke producten of diensten nodig zijn en er weinig ruimte is voor innovatie of maatwerk. Bijvoorbeeld bij de inkoop van grote hoeveelheden gestandaardiseerde producten, zoals grondstoffen voor de constructie van meubels of gestandaardiseerde componenten zoals schroeven voor de productie.
3. Lopende bulkbestellingen: Offerteaanvragen zijn zeer geschikt voor situaties waarin een continue bulklevering van een product nodig is. Dit is vaak het geval in de productie, waar een gestage stroom materialen of componenten nodig is om de activiteiten soepel te laten verlopen.
4. Gebrek aan aanvullende services: Wanneer de aankoop uitsluitend voor het product zelf geldt, zonder dat er aanvullende diensten of langetermijnonderhoudscontracten nodig zijn, vereenvoudigt een RFQ het inkoopproces.

Het offerteaanvraagproces – Hoe werkt een offerteaanvraag?

Omdat het offerteaanvraagproces redelijk eenvoudig is, volgt u doorgaans een vergelijkbare reeks stappen, ongeacht uw branche of bedrijfsinterne SOP:

1. Breng uw documenten op orde: dit omvat het samenbrengen van de bovengenoemde details en reikwijdte-informatie en het samenwerken met uw werknemers of management om de details te verfijnen en ervoor te zorgen dat uw offerteaanvraag zo duidelijk mogelijk is om te faciliteren gestroomlijnde leverancier operaties.
2. Maak een boodschappenlijstje voor leveranciers: Houd er rekening mee dat het offerteaanvraagproces niet toegankelijk is voor het publiek en niet voor zoveel leveranciersaanvragen als er maar willen worden ingediend. In plaats daarvan bereidt u de leverancierslijst voor om de offerteaanvraag te distribueren. Zorg ervoor dat u voldoende due diligence doet bij de beste leveranciers die beschikbaar zijn, zelfs als u een paar favoriete keuzes in gedachten heeft.
3. Verzend de offerteaanvraag voor een verzoek: afhankelijk van uw bedrijf inkoopstrategie, kan dit net zo pijnlijk zijn als e-mailen naar een brede distributie of zo eenvoudig als posten op een ‘vacaturebank’ die is ontworpen om de inkoop te stroomlijnen.
4. Ontvangen en reageren: vervolgens wacht je tot leveranciers hun beste bod hebben ingediend, vervolgens werk je aan het verfijnen van een shortlist, interview je leveranciers indien nodig verder, selecteer je een winnaar, laat je alle anderen weten dat de aanbesteding is gesloten en begin je onboarding van leveranciers voor de winnaar.

Het offerteaanvraagproces is over het algemeen niet moeilijk, hoewel uw inkoopplatform keuzevrijheid (of het gebrek daaraan) drijft zeker het gebruiksgemak in het algemeen.

Andere documenten in het inkoopproces

We hebben RFQ en RFP besproken, maar onthoud dat er een hele reeks andere documenten zijn die u vaak tegenkomt als onderdeel van routinematige aanbestedingsprocedures. Het is niet altijd eenvoudig om ze op één lijn te houden, tenzij u over een robuuste SOP beschikt die gecentraliseerde inkoopprocessen omvat.

Twee van de meest voorkomende aanvullende aanbestedingsdocumenten zijn:

1. Verzoek om informatie: De RFI is een 'help mij uit'-verzoek aan leveranciers om de vereisten te helpen verfijnen voordat een volwaardige RFQ of RFP wordt ontwikkeld. De RFI is handig als u aan een nieuw project begint en er zeker van wilt zijn dat al uw gegevens op een rij staan ​​voordat u tijd besteedt aan het ontwikkelen van een documentpakket.
2. Aanvraag tot inschrijving: bij aanbestedingen, a offerte aanvraag vraagt ​​leveranciers om biedingen in te dienen voor een groot project. Het lijkt in principe op een offerteaanvraag, maar wordt gebruikt voor grotere of uitgebreidere projecten en omvat meestal op diensten gebaseerde contracten, maar ook grondstoffen en fysieke producten. 

Conclusie

Het effectief beheren van de materiaal- en productstroom begint met een goed ontwikkeld offerteaanvraagproces. De offerteaanvraag maakt de noodzaak van uitgebreide heen-en-weer- of repetitieve inkoopaanvragen overbodig, maar het opstellen van een goede offerteaanvraag vanaf het begin is noodzakelijk om het proces met minimale kopzorgen te stroomlijnen. 

Uiteindelijk kan een effectieve offerteaanvraag aangeven hoe effectief uw algehele inkoopproces is. Als u de eenvoudige dingen goed doet, kunt u doorgaans ook complexere taken, zoals RFP's en RFT's, aan. Aan de andere kant, als u moeite heeft met het voltooien van een offerteaanvraag en het verzamelen van biedingen, kunt u verderop in uw algehele inkoopecosysteem verdere problemen ondervinden.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/rfq-meaning/