Maakt u zich zorgen over hoeveel geld uw bedrijf gedurende de maand of het hele jaar uitgeeft?

Laat ik beginnen met het definiëren van de onkostendeclaratie.

Er wordt een onkostendeclaratie gemaakt voor het vastleggen en rapporteren van alle uitgaven die het bedrijf gedurende de maand, het kwartaal of het jaar heeft gedaan. Dit rapport bevat echter ook alle aankopen en belastingen die tijdens de periode zijn betaald. De onkostendeclaratie helpt u rustig te blijven en u voelt zich ontspannen aan de onkostenkant doordat u alle uitgaven bijhoudt.

In deze korte handleiding informeren wij u over alle onkostendeclaraties die u kunt maken om al uw zakelijke uitgaven vast te leggen en uw onkostenbeheer op te lossen. Ook zullen we de stappen beschrijven voor het maken van een onkostendeclaratie, soorten onkostendeclaraties, categorieën onkostendeclaraties, en ten slotte bekijken hoe we het genereren van onkostendeclaraties kunnen automatiseren met behulp van automatisering en kunstmatige intelligentie.

Wat is een onkostendeclaratie?

Een onkostendeclaratie bevat een gecategoriseerde en gedetailleerde lijst van kosten die namens het bedrijf zijn gemaakt.

Onkostendeclaraties en aanvullende analyses helpen de supervisor of het financiële team bij het bepalen welk deel van de onkosten mag worden terugbetaald, hoe het geld wordt uitgegeven en welke items het bedrijf koopt.

Een onkostendeclaratie, op papier of elektronisch, vermeldt alle bedrijfskosten die een werknemer uit eigen zak heeft betaald en een compensatie heeft aangevraagd. Deze kosten worden vaak opgesplitst in kilometers, eten en kantoorbenodigdheden. Bovendien specificeren ze om verschillende leveranciers en hun afzonderlijke kosten bekend te maken. Het onkostendeclaratierapport maakt een grondigere audit tijdens het vergunningsproces mogelijk dan alleen het tonen van de totale uitgaven.

Wat moet u vermelden in uw onkostendeclaratie?

Omdat het een bedrijfsrapport is, bestaat de onkostendeclaratie uit verschillende informatie en vragen. De details en informatie zijn zoals onder:

Gegevens over de werknemer

Het eerste dat in een onkostendeclaratie wordt geschreven, is de basisinformatie van de medewerker die de rapport bijhoudt, zoals naam, contactnummer, afdeling, enz.

Informatie over de klant

Het volgende dat moet worden geschreven, zijn de gegevens van de klant die het product/de dienst heeft gekocht en van wie het bedrijf het artikel koopt.

Datum

Vervolgens moet de datum van elke uitgave worden geschreven. Ook moeten de datum van de kassabon en de onkostennota identiek zijn.

Type en andere details

Een ander ding dat een onkostendeclaratie nodig heeft, is een soort onkosten en andere details over de uitgaven.

Totaal en subtotaalbedrag

Het volgende dat in de onkostendeclaratie wordt opgenomen, is het totaal van alle uitgaven en de totale uitgaven (inclusief belasting die het bedrijf betaalt).

Maak professionele onkostendeclaraties met onze onkostendeclaratiesjabloon!

Voordelen van het gebruik van een onkostendeclaratie

Een onkostendeclaratie is een fundamenteel onderdeel van elke organisatie, omdat u eenvoudig de transacties en uitgaven kunt vastleggen die gedurende de maand, het kwartaal of het jaar hebben plaatsgevonden. Bovendien kan het genereren van een onkostendeclaratie u op de volgende manieren voordelen opleveren.

Controle en volgen van uitgaven

Het maken van een onkostendeclaratie is van cruciaal belang in een bedrijf, omdat het helpt de kosten onder controle te houden en de uitgaven bij te houden. Met behulp van onkostendeclaraties kunt u eenvoudig bijhouden hoeveel u binnen uw bedrijf heeft uitgegeven.

Houdt uw budget accuraat

Hoe nauwkeuriger uw budget is, hoe gemakkelijker het voor u zal zijn om uw bedrijf te runnen. De onkostendeclaratie is de meest fundamentele strategie voor het opstellen van de begroting van uw bedrijf. De onkostendeclaratie helpt u bij het opstellen van een nauwkeurig budget voor de organisatie, zodat u ontspannen kunt blijven en uw bedrijf snel kunt runnen.

U kunt zien welke afdelingen baat kunnen hebben bij grotere budgettaire toewijzingen. Om de financiën van uw bedrijf op koers te houden, kunt u de onkostendeclaratie ook gebruiken om te zien of de afdelingen de toegewezen budgetten volgen.

Begin met het bijhouden van de personeelskosten met een onkostendeclaratiesjabloon.

Standaardiseer het proces voor werknemersvergoedingen

Werknemers zijn zich ervan bewust of kosten wel of niet in aanmerking komen voor vergoeding, aangezien uitgavenrapportage een gestandaardiseerde praktijk is geworden het beheren van de kosten. De onkostendeclaratie vergemakkelijkt echter de tijdige indiening van uitgavendeclaraties met een nauwkeurige terugbetaling.

Omdat werknemers elk aspect van hun uitgaven samen met de facturen documenteren, is het bovendien voor financiële managers eenvoudiger om te bepalen of de uitgaven al dan niet accuraat zijn. We kunnen dus zeggen dat onkostendeclaraties altijd helpen de terugbetaling in stand te houden.

Belastingonderhoud

Het centrale onderdeel van het runnen van een bedrijf is het onderhouden van belastingaftrek en vullingen. Het maken van een aparte aangifte voor belastingen kan echter hectisch zijn.

Bedrijven genereren onkostendeclaraties omdat dit helpt bij het op de juiste wijze bewaren van de rapporten en belastingbedragen. Op dezelfde manier schrijven de managers, met solide bewijs van de belastinguitgaven die gedurende de hele periode zijn gedaan, dit in de onkostendeclaratie, wat voordelig is voor een bedrijf.

Soorten onkostendeclaraties

Er zijn verschillende soorten uitgavenrapporten, zoals T&E, Maandelijkse uitgaven, enz. Alle kostenrapporten zijn over het algemeen bedoeld om het bedrijf te helpen de uitgaven beter bij te houden en te analyseren. Rapporten over T&E-uitgaven, waarvan sommige cruciaal zijn voor belastingdoeleinden, kunnen helpen bij het lokaliseren van gebieden waar organisaties mogelijk te veel betalen.

Werknemers stellen vaak wekelijkse uitgavenoverzichten op T&E die informatie bevatten over hun eigen geld dat is uitgegeven aan zaken als klantdiners of reizen naar klantenlocaties. Bedrijven kunnen rapporten maken met behulp van het juiste uitgavenbeheersysteem dat de gecombineerde gegevens van de werknemersuitgaven evalueert om de kosten bij te houden en het creëren van een reisbeheerstrategie te ondersteunen.

Bedrijven gebruiken verschillende vormen van uitgavenrapporten om andere uitgaventerreinen te monitoren, met name overheadkosten zoals lonen en huur. Laten we eens kijken naar de volgende soorten kosten;

Maandelijks onkostenrapport

Een bedrijf kan alle bedrijfskosten monitoren en evalueren met behulp van maandelijkse uitgavenrapporten. Het maandelijkse rapport helpt het bedrijf bij het volgen van uitgavenpatronen, het beoordelen of de totale uitgaven in lijn zijn met de projecties en het identificeren van mogelijkheden voor kostenbesparingen.

Kostenrapporten op lange termijn

Langetermijnuitgavenrapporten, die vaak een kwartaal of een jaar omvatten, bieden een ander perspectief op hoeveel geld een bedrijf uitgeeft. Jaarlijkse kostenrapporten kunnen door bedrijven worden gebruikt om belastingaftrekposten te vinden die kunnen worden opgenomen in hun jaarlijkse belastingaangiften.

Terugkerende kostenrapport

Reguliere uitgaven die het bedrijf maandelijks moet betalen, zoals huur, salaris en nutsvoorzieningen, worden vaak onderzocht in terugkerende uitgavenrapporten. Elke significante stijging van deze uitgaven die heimelijk het bedrijfsresultaat kan schaden, kan met hun hulp gemakkelijker worden opgespoord.

Wilt u repetitieve handmatige taken automatiseren?

Bekijk de workflowgebaseerde documentverwerkingssoftware van Nanonets. Extraheer gegevens uit terugbetalingsformulieren voor werknemers, contracten, bonnen en meer op de automatische piloot!

Hoe ziet een onkostendeclaratie eruit?

Een onkostendeclaratie is een soort formulier met alle uitgaven die door het bedrijf zijn gedaan. Een uitgavenrapport kan qua complexiteit variëren van een eenvoudig spreadsheet met een paar sleutelvelden tot meerdere documenten met verschillende secties. Het bevat een datum, naam van de leverancier, naam van de klant, rekeninggegevens, totaalbedrag, afgetrokken bedrag, enz.

Hier is een voorbeeld van een onkostendeclaratie:

Download nu ons gratis onkostendeclaratiesjabloon. Maak nu professionele expertrapportsjablonen.

Hoe vult u een onkostendeclaratie in?

Er zijn grofweg twee manieren om een ​​onkostendeclaratie in te vullen

• Handmatige onkostendeclaratie
• Elektronische onkostendeclaratie

Hoe kan ik onkostendeclaraties handmatig invullen?

Veel organisaties hebben het verouderde handmatige proces van het maken van onkostendeclaraties overgenomen, waarbij gebruik wordt gemaakt van maatwerk sjablonen voor onkostendeclaraties voor het opstellen van rapporten in PDF- of bladvorm.

Zo kunt u de onkostendeclaratie handmatig invullen:

• Gebruik een onkostendeclaratiesjabloon in Excel.
• Elke werknemer moet al zijn uitgaven van zijn bonnen, rekeningen en facturen in de Excel-sjabloon invullen.
• Werknemers moeten hun dienstverbandgegevens, subtotalen, totalen en andere opmerkingen invullen ter beoordeling door hun manager.
• De medewerker voegt vervolgens de onkostennota in een e-mail en alle betalingsbewijzen ter beoordeling aan de manager.
• De manager ontvangt de melding en controleert deze op juistheid en eventuele beleidsovertredingen of valse claims.
• Het rapport wordt na toestemming naar de boekhoudafdeling gestuurd voor terugbetaling.

Hoe kan ik onkostendeclaraties automatisch invullen?

In plaats van handmatig onkostendeclaraties in te vullen, kunt u dit allemaal voor uw werknemers automatiseren met behulp van onkostenbeheersoftware zoals Nanonets. Hier is slechts één voorbeeld van hoe een geautomatiseerd proces voor onkostendeclaraties en onkostenvergoedingen eruit ziet met Nanonets:

• Uw medewerkers sturen alle facturen, bonnen en rekeningen door naar een specifiek e-mailadres.
• Nanonets parseert de e-mailinbox en neemt gegevens op uit uw e-mailinhoud en bijlagen. Het sorteert automatisch alle documenten en extraheert informatie zoals datum, totaalbedrag, naam van de werknemer, onkostengegevens en meer.
• Op basis van onkostengegevens kan Nanonets de uitgaven automatisch categoriseren op basis van bestaand beleid en gegevens een onkostendeclaratiesjabloon in Google Spreadsheets, Excel of andere software naar keuze.
• De verzamelde gegevens gaan ter goedkeuring naar de betreffende manager. Zodra de uitgave volledig is goedgekeurd, worden de gegevens geëxporteerd naar het gewenste systeem, zoals Xero, NetSuite, Google Spreadsheets of andere databases. Bekijk integraties.
• In het geval van vlaggen ontvangt een groep belanghebbenden een melding om de uitgave goed te keuren, of de uitgave te beoordelen en de nodige wijzigingen aan te brengen.
• Hierna kunt u de betalingen ook direct versturen via Nanonetten gebruik Nanonetten stromen. Met meerdere ACH betaling en overboekingsopties, stuur het bedrag naar werknemers of pas het aan in hun loonstroken.

Automatiseer onkostenvergoedingen met de onkostenbeheersoftware van Nanonets. Probeer het gratis. Start uw gratis proefperiode.

Nanonetten voor onkostenautomatisering

Automatisering en kunstmatige intelligentie hebben dit sombere landschap getransformeerd en de automatisering van onkostendeclaraties een fluitje van een cent gemaakt. Laten we eens kijken hoe moderne software voor onkostenbeheer zoals Nanonets deze technologische ontwikkelingen gebruikt om de automatisering van onkosten naadloos, efficiënt en foutloos te maken.

1. Kostenontwikkeling: Dezelfde oude uitgaven, maar hier gebeurt de magie. Ontvangstbewijzen worden sneller vastgelegd dan een vliegende kogel, dankzij de wonderen van mobiele technologie en naadloze integraties om bonnen uit uw apps en databases te importeren.

2. Automatische magische opname: Optical Character Recognition (OCR)-technologie komt tussenbeide en haalt gestructureerde gegevens uit bonnen sneller naar digitale gegevens dan u kunt zeggen ‘kosten’.

3. Realtime rapportage: Rapporten worden met één klik op de knop gegenereerd – het is alsof u uw eigen persoonlijke assistent heeft, zonder de koffierondes.

4. Gemakkelijke goedkeuringen: Systeemgestuurde nalevingscontroles treden als eerste in werking en signaleren alleen de uitschieters. Managers kunnen zich concentreren op echte problemen in plaats van bij elke melding Whack-a-Mole te spelen. U kunt vervolgens mensen op de hoogte toevoegen om ervoor te zorgen dat facturen op het juiste moment ter goedkeuring naar de juiste persoon worden verzonden. Bovendien kunt u uw goedkeuringsbeleid en aangepaste validatiecontroles afdwingen.

5. De compliance-cruisecontrol: Continue, geautomatiseerde audits maken het leven gemakkelijker. Anomalieën steken uit als een zere duim, en de handhaving van het beleid is strenger dan een trommel.

6. De snelheid van het licht-vergoedingen: Terugbetalingen gebeuren razendsnel, waardoor het moreel van de werknemers een boost krijgt in de stratosfeer.

7. De Sync-symfonie: Dankzij de naadloze integratie met uw boekhoudsoftware en andere apps wordt gegevensinvoer en -afstemming eerder een harmonieuze symfonie dan een chaotische kakofonie.

8. Analyse met de snelheid van denken: Realtime inzichten zijn binnen handbereik en bieden een kristallen bol in bestedingspatronen en besparingsmogelijkheden.

Concluderend: hoewel de sprong van het implementeren van handmatig naar geautomatiseerd onkostenbeheer misschien een gigantische sprong lijkt, is het in werkelijkheid een reeks kleine, praktische stappen richting efficiëntie, duidelijkheid en uiteindelijk een grotere winstgevendheid.

Hier zijn enkele casestudies van bedrijven die met succes onkostenbeheer en automatisering hebben geïmplementeerd:

1. SaltPay gebruikt nanonetten om te integreren met SAP om leveranciersfacturen te beheren.
2. In2 Project Management helpt Water Supply Corporation 700,000 AUD te besparen met Nanonets AI.
3. Hoe Happy Jewellers, een MKB, profiteerde van NanoNets.
4. Nanonets AI helpt ACM Services bij het automatiseren van de extractie van kostene-documenten, waardoor het Accounts Payable-team 90% tijd bespaart.
5. Tapi automatiseert de onderhoudsfacturen van onroerend goed met behulp van Nanonets.
6. Puma automatiseert hun onkostenbeheerproces met Zoho Expense.
7. SWISS verbeterde de efficiëntie van de onkostenverwerking met 80% met Rydoo.
8. Suncommon beheert de bedrijfsuitgaven en bespaart bedrijfstijd door gebruik te maken van de Expensify Card.

Conclusie

Onkostendeclaraties geven een overzicht van de personeelskosten voor een bepaalde periode. Ze zijn een effectief hulpmiddel om de personeelskosten onder controle te houden. Bedrijven moeten onkostendeclaraties adopteren als onderdeel van hun terugbetalingsprocessen en eraan werken deze terugbetalingsprocessen te automatiseren om ze foutloos te maken.

Veelgestelde vragen

Waar wordt een onkostendeclaratie voor gebruikt?

De onkostennota wordt gebruikt voor het vermelden van alle uitgaven die het bedrijf maakt, alle artikelen die het bedrijf koopt en de registratie van belastingen.

Wat zijn de verschillende categorieën bedrijfskosten?

De onkostendeclaratie valt in de volgende categorieën;

Honoraria en provisies, Advertenties, Autokosten, Rentekosten, Hypotheekkosten, Verzekeringsuitgaven, Professionele en juridische diensten, Kantoorkosten, Winstdelingsplannen en pensioenen, Huur, Reparaties en onderhoud, en nog veel meer.

Wat is een maandelijks onkostendeclaratie?

In het maandelijkse uitgaven-/kostenrapport worden alle aankopen en uitgaven van een bedrijf vermeld die de manager gedurende de maand schrijft, wat essentieel is voor de bedrijfsvoering.

Wat wordt als een uitgave beschouwd?

Een uitgave is de hoeveelheid geld die een bedrijf heeft uitgegeven en de uitgaven die het heeft gedaan om inkomsten te genereren. Bijvoorbeeld de aanschaf van nieuwe apparatuur, de kosten van de auto van het bedrijf, oninbare schulden en salarissen van werknemers, enz.

Waarom heeft u een onkostendeclaratie nodig?

We moeten de onkostendeclaratie genereren omdat elke uitgavendeclaratie over het algemeen bedoeld is om het bedrijf te helpen bij het volgen, analyseren en monitoren van de uitgaven en aankopen van het bedrijf.

Wie komt in aanmerking voor het indienen van een uitgavenrapport?

Op basis van het bedrijfsbeleid en de manier waarop de administratie wordt gebruikt, kunnen verschillende mensen uitgavenrapporten indienen op basis van de behoefte van organisaties.

Meestal mogen alleen supervisors onkostendeclaraties indienen, maar af en toe mag iedereen die kosten maakt voor geautoriseerde bedrijfskosten en om terugbetaling vraagt, dit doen.

Iedereen kan wel eens een melding doen, maar dan moet de beheerder wel akkoord gaan.

Lees meer boekhoudkundige artikelen:

Automatiseer de boekhouding met gratis boekhoudsjablonen

Vind de beste software voor uw bedrijf

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/expense-report/