Na een jaar thuiswerken, raken werknemers in heel het VK eraan gewend om naar kantoor te reizen. Het woon-werkverkeer in de ochtend is niet langer een korte rit van de slaapkamer naar de keukentafel, het thuiskantoor of het tuinhuisje. We zijn weer twee of drie dagen per week op kantoor en velen van ons reizen weer met het openbaar vervoer.
Transport for London (TFL) heeft onlangs grote wekelijkse stijgingen gemeld van het aantal passagiers dat gebruikmaakt van zijn diensten tijdens piekuren, met een stijging tot 17% in treinen en 39% in bussen. Met drukke bussen en overvolle treinen, en beperkingen rond het versoepelen van thuiswerken, zal het risico van het achterlaten van werkeigendommen zoals laptops of geheugensticks onder stoelen of zittend op stations waarschijnlijk toenemen.
Phil Parkinson, hoofd handelsrecht bij Blacks Solicitors, heeft alles opgesomd wat werkgevers moeten weten in het geval dat een werknemer zijn eigendom verliest tijdens het woon-werkverkeer.
De risico's
Documenten en communicatie die zijn opgeslagen op bedrijfseigendommen, zoals laptops, kunnen gevoelige informatie bevatten met betrekking tot klanten, patiënten of werknemers, terwijl een verloren toegangskaart of sleutelhanger het risico kan lopen op ongeoorloofde toegang tot uw pand.
Onverantwoorde eigendommen kunnen grote risico's op datalekken inhouden, waardoor de kans groter wordt dat onbevoegden toegang hebben tot de vertrouwelijke informatie van een organisatie. Datalekken kunnen leiden tot juridische claims en reputatieschade, maar verschillende beproefde methoden kunnen risico's verminderen en ervoor zorgen dat werknemers veilig op afstand kunnen werken.
Als minimale beveiligingsmaatregel moeten hardware zoals laptops en verwisselbare media zoals geheugensticks correct worden gecodeerd om het risico in geval van misplaatsing te minimaliseren. Dit zorgt ervoor dat vertrouwelijke informatie niet toegankelijk is voor een onbevoegd persoon die toegang heeft tot verloren bedrijfseigendommen. Sommige organisaties kunnen echter een cyberverzekering overwegen om de bescherming extra te versterken.
Cyber security
Voor elke organisatie is robuuste cyberbeveiliging van vitaal belang om ervoor te zorgen dat werknemers veilig en zonder risico toegang hebben tot en werken met gevoelige gegevens. Maar met massaal werken op afstand en hybride kantoordagen die wijdverbreid zijn dan ooit, moeten beveiligingsmaatregelen rekening houden met bedrijfseigendommen die buiten de locatie worden gehouden zonder de betrouwbaarheid van een beveiligd kantoor.
Overstappen naar een cloudgebaseerd systeem of het gebruik van een VPN zijn veelvoorkomende manieren voor organisaties om veiligere off-site systeemtoegang te bieden. Het is nuttig op te merken dat het Information Commissioner's Office (ICO) een aantal inzichtelijke richtlijnen heeft gepubliceerd over waar organisaties rekening mee moeten houden, waarin specifiek kwesties worden onderzocht die verband houden met het snel invoeren van systemen voor werken op afstand.
Als u geen passende beveiliging voor uw organisatie tot stand brengt, kan dit niet alleen leiden tot aanzienlijke boetes van de ICO, maar kunnen verantwoordelijke partijen ook worden blootgesteld aan directe claims van betrokkenen van wie de persoonlijke gegevens zijn gecompromitteerd, en loopt u het risico op reputatieschade.
Juridische implicaties voor werknemers
Afhankelijk van de omstandigheden kan de werknemer worden onderworpen aan zowel strafrechtelijke als civiele procedures, aangezien zowel individuen als organisaties verantwoordelijkheden hebben op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming. Het is daarom absoluut noodzakelijk dat werkgevers ervoor zorgen dat werknemers de relevante training hebben gevolgd, zowel voor nieuwe starters als jaarlijks daarna, en logboeken hebben om dit aan te tonen.
Werkgevers moeten ervoor zorgen dat ze een passend beleid hebben dat scenario's voor verlies van bedrijfseigendommen of datalekken dekt, en dat ze gestroomlijnde procedures voor het melden van inbreuken voor alle werknemers doorlopen. Passende disciplinaire maatregelen moeten ook worden opgenomen in arbeidsovereenkomsten om werkgevers in staat te stellen passende maatregelen te nemen wanneer eigendommen van het werk verloren gaan.
Samengevat
Ondanks de vele voordelen van werken op afstand en hybride kantoorwerk, heeft de aanzienlijke groei tijdens de pandemie organisaties blootgesteld aan verhoogde beveiligingsrisico's, hetzij door het potentieel van verloren bedrijfseigendommen of door onjuiste praktijken op het gebied van gegevensbeveiliging door werknemers die thuis inloggen. Door ervoor te zorgen dat uw hardware correct is versleuteld, door passende en actuele veiligheidstrainingen aan werknemers te geven en door geschikte cyberbeveiligingsmaatregelen te treffen, kunnen de risico's voor uw organisatie worden verminderd en werkgevers zo goed mogelijk worden voorbereid op het worstcasescenario.
Als je met iemand wilt praten over gegevensbescherming, ga dan naar https://www.lawblacks.com/business/commercial-law/.
PlatoAi. Web3 opnieuw uitgevonden. Gegevensintelligentie versterkt.
Klik hier om toegang te krijgen.
Bron: http://hrnews.co.uk/lost-work-property-everything-you-need-to-know/
