Introductie

Zapier is een webgebaseerde automatiseringstool die applicaties verbindt en de workflow vereenvoudigt. Het stelt gebruikers in staat repetitieve taken te automatiseren door informatie tussen verschillende online services te "zappen" zonder dat ze de acties handmatig hoeven uit te voeren.

Via een concept dat bekend staat als "Zaps", maakt de software naadloze gegevensintegratie mogelijk op meerdere platforms zoals Gmail, Slack, Dropbox en nog veel meer. Een "Zap" is in wezen een instructie die een specifieke actie in de ene applicatie activeert wanneer een gebeurtenis plaatsvindt in een andere.

Een belangrijk voordeel van Zapier is dat er geen codeerkennis voor nodig is. Gebruikers kunnen aangepaste workflows maken met eenvoudige "als dit, dan dat"-logica. Als er bijvoorbeeld een e-mail in je Gmail-inbox terechtkomt, kan er automatisch een taak worden aangemaakt in Trello.

Bovendien ondersteunt Zapier meer dan 3000 apps, wat een enorme flexibiliteit biedt bij het automatiseren van taken in verschillende zakelijke domeinen. Deze domeinen omvatten marketing, verkoop, projectbeheer en klantenservice.

In een digitale omgeving waar efficiëntie en productiviteit hoog in het vaandel staan, is Zapier een onmisbare tool die zowel individuen als bedrijven in staat stelt hun processen te stroomlijnen en hun tijd te optimaliseren.

Waarom OCR en documentgegevensextractie nodig zijn in Zapier

Optical Character Recognition (OCR) en Document Data Extraction zijn fundamentele technologieën die verschillende soorten gegevens omzetten in bewerkbare en doorzoekbare informatie. Deze technologie kan zeer nuttig zijn in een tool als Zapier, een online automatiseringsplatform dat verschillende apps met elkaar verbindt om workflows te stroomlijnen. De mogelijkheid om gegevens uit documenten te extraheren en te manipuleren zou de mogelijkheden van Zapier uitbreiden, waardoor complexere en ingewikkeldere workflows mogelijk worden.

OCR-technologie heeft het potentieel om de manier waarop gegevens binnen Zapier worden verwerkt, te transformeren. Overweeg het volgende scenario: een bedrijf ontvangt facturen van leveranciers via e-mail, die ze handmatig verwerken. Dit is tijdrovend en foutgevoelig. Met een OCR-oplossing kunnen de ontvangen facturen automatisch worden gelezen en de relevante gegevens worden geëxtraheerd en verzonden naar boekhoudsoftware, zoals QuickBooks. Dit kan worden geautomatiseerd met behulp van Zapier, waardoor kostbare tijd wordt bespaard en fouten worden geminimaliseerd.

Document Data Extraction gaat op zijn beurt een stap verder door de geëxtraheerde data te structureren en te categoriseren. Stel dat hetzelfde bedrijf ook verschillende formulieren ontvangt, zoals formulieren voor feedback van klanten of formulieren voor serviceverzoeken, in verschillende formaten. Handmatige extractie van gegevens uit deze formulieren kan een moeizaam proces zijn. Als Zapier de mogelijkheid had om documentgegevens te extraheren, zouden deze formulieren automatisch kunnen worden verwerkt, de gegevens kunnen worden gecategoriseerd (bijv. klanttevredenheid, type gevraagde service) en vervolgens naar de relevante teams kunnen worden gestuurd of in een database kunnen worden opgeslagen voor verdere analyse.

Deze technologieën kunnen ook de klantenservice stroomlijnen. Stel je een situatie voor waarin een bedrijf een groot aantal vragen van klanten via e-mail ontvangt. Zonder een geautomatiseerd proces zou elke e-mail afzonderlijk moeten worden gelezen, een arbeidsintensieve en tijdrovende taak. Met OCR en Document Data Extraction kan de inhoud van de e-mails echter automatisch worden gelezen en gecategoriseerd, wat het sorteer- en responsproces vereenvoudigt.

OCR en extractie van documentgegevens kunnen ook nuttig zijn bij het beheer van nalevingsdocumenten. In een bank- of verzekeringsomgeving kunnen bijvoorbeeld documenten met kritieke informatie voor nalevingscontroles, zoals een identiteitsbewijs of verblijfsvergunning, automatisch worden verwerkt en gevalideerd, waardoor het onboardingproces wordt versneld en er geen belangrijke gegevens worden gemist.

Het toevoegen van OCR en documentgegevensextractie aan Zapier zou ook het maken van digitale archieven kunnen vergemakkelijken. Bedrijven moeten vaak papieren documenten omzetten in digitale documenten. Zapier zou dit proces kunnen automatiseren door gegevens te extraheren en te categoriseren en naar een documentbeheersysteem zoals Google Drive of SharePoint te sturen.

Concluderend kan worden gesteld dat de integratie van OCR en Document Data Extraction in Zapier talloze uren aan gegevensinvoer kan besparen, menselijke fouten kan verminderen en een effectiever gegevensbeheer mogelijk kan maken. Dergelijke functies kunnen Zapier naar een geheel nieuw niveau van efficiëntie brengen en nieuwe wegen openen voor workflowautomatisering. Bedrijven zouden verder kunnen profiteren van de golf van digitale transformatie en de productiviteit en prestaties kunnen verbeteren.

Voorbeelden van op OCR gebaseerde documentworkflows in Zapier

Hier zijn enkele praktische praktijkvoorbeelden van op OCR gebaseerde documentworkflows in Zapier, gemaakt met behulp van de Nanonets-app.

Factuurverwerking: Gebruik Nanonets OCR om inkomende facturen in pdf- of afbeeldingsformaat te lezen en belangrijke details te extraheren, zoals de naam van de leverancier, de factuurdatum, het totale bedrag, enz. Stuur deze informatie vervolgens via Zapier naar uw boekhoudsoftware zoals QuickBooks, waardoor de volledige factuur wordt geautomatiseerd verwerkingswerkstroom.

Digitale introductie: Scan nieuwe huurdocumenten zoals identificatie, licenties, enz., met behulp van Nanonets OCR. Extraheer de nodige details en stuur deze informatie met behulp van Zapier naar uw HR-beheersysteem zoals BambooHR, waardoor het onboardingproces efficiënt en papierloos wordt.

Beoordeling van vastgoedcontracten: Gebruik Nanonets om kritieke informatie uit huur-/huurovereenkomsten of koopcontracten te scannen en extraheren, zoals betrokken partijen, contractduur, betalingsvoorwaarden, enz. Verplaats deze gegevens vervolgens met behulp van Zapier naar uw CRM zoals Salesforce of een projectbeheertool zoals Asana, ervoor te zorgen dat kritieke voorwaarden worden gevolgd en nageleefd.

Verwerking van medische documenten: Scan medische dossiers van patiënten, extraheer relevante gegevens zoals patiëntnaam, diagnose, medicijnen, enz., met behulp van Nanonets. Integreer vervolgens met uw Electronic Health Record (EHR) -systeem zoals Epic, Cerner of een cloudopslag zoals Google Drive, Dropbox via Zapier, waardoor het beheer van patiëntendossiers efficiënter wordt.

Onkostenbeheer: Scan ontvangstbewijzen met behulp van Nanonets om details zoals datum, bedrag, belasting, leverancier, etc. te extraheren en gebruik vervolgens Zapier om deze informatie naar een onkostenbeheersysteem zoals Expensify of Concur te sturen. Dit stroomlijnt het bijhouden en vergoeden van onkosten voor bedrijven.

Verwerking van verzekeringsclaims: Scan en extraheer gegevens uit claimdocumenten met behulp van Nanonets. Gebruik vervolgens Zapier om deze informatie in uw claimbeheersysteem of CRM zoals HubSpot in te voeren, waardoor claimverwerking wordt versneld en fouten worden verminderd.

Verificatie van het onderwijscertificaat: Scan studentcertificaten of transcripties met behulp van Nanonets OCR om studentdetails, scores, etc. te extraheren. Met behulp van Zapier kunnen deze gegevens worden verplaatst naar uw studenteninformatiesysteem (SIS) zoals PowerSchool of naar een database zoals Airtable voor gemakkelijke toegang en verificatie.

Orderverwerking: Scan en extraheer details van inkooporders met Nanonets. Voer deze gegevens vervolgens via Zapier in uw voorraadbeheersysteem zoals Zoho Inventory of een e-commerceplatform zoals Shopify, waardoor de orderverwerking sneller gaat en menselijke fouten worden verminderd.

Hoe Nanonets OCR in te stellen met Zapier

Nanonets OCR als trigger

• Kies een vooraf getraind model op basis van uw documenttype / maak binnen enkele minuten uw eigen documentextractor.

• Voeg Nanonets OCR toe als trigger-app en kies de triggergebeurtenis die u wilt gebruiken.

• Verifieer Nanonets OCR in Zapier met behulp van uw API-sleutel.

• Kies het Nanonets-gegevensextractiemodel dat u wilt gebruiken.

• Nu Nanonets OCR is ingesteld op Zapier, kunt u de rest van uw workflow instellen op basis van uw specifieke gebruikssituatie en vereisten.

Nanonets OCR als actie

Om Nanonets OCR als een actie te gebruiken, kunt u dezelfde instructies volgen als hierboven, behalve het toevoegen van Nanonets OCR als trigger tijdens het maken van de zap. In plaats daarvan kunt u een andere trigger selecteren op basis van uw vereisten en Nanonets OCR toevoegen als tussenstap in de Zap-workflow.

Zapier-integratie van Nanonets voor geautomatiseerde documentworkflows

In het tijdperk van digitalisering biedt de integratie van Nanonets met Zapier een robuuste oplossing voor het automatiseren van documentworkflows. Deze samensmelting van geavanceerde technologieën ontsluit een opmerkelijk potentieel voor bedrijven in verschillende sectoren, stroomlijnt operaties en optimaliseert de toewijzing van middelen. Door gebruik te maken van de robuuste OCR-mogelijkheden (optical character recognition) van Nanonets en het uitgebreide app-ecosysteem van Zapier, kunnen organisaties traditionele, handmatige processen opnieuw vormgeven en automatiseren.

Wat Nanonets onderscheidt, is de krachtige OCR-engine die niet alleen gedrukte tekst van digitale afbeeldingen of gescande documenten leest, maar ook op intelligente wijze de context begrijpt. Het kan met hoge nauwkeurigheid gegevens extraheren uit complexe documenten zoals facturen, contracten, identiteitsbewijzen, kwitanties en medische dossiers. Dit vermindert de handmatige inspanning en het risico op fouten aanzienlijk, waardoor de efficiëntie en productiviteit bij het extraheren en interpreteren van gegevens wordt verbeterd.

Aan de andere kant kan Zapier, een toonaangevende automatiseringstool, Nanonets verbinden met meer dan 3000+ applicaties. Hierdoor kunnen gegevens die door Nanonets worden geëxtraheerd naadloos worden ingevoerd in een groot aantal verschillende systemen, zoals CRM-platforms, boekhoudsoftware, HR-systemen, cloudopslag en meer. Of het nu gaat om het vullen van Salesforce met contractgegevens, het invoeren van factuurgegevens in QuickBooks of het pushen van patiëntgegevens naar een elektronisch patiëntendossiersysteem, het kan allemaal worden geautomatiseerd.

De combinatie van Nanonets en Zapier zorgt ook voor opmerkelijke flexibiliteit. De workflows kunnen worden aangepast aan elk bedrijfsproces. Als u een unieke workflow voor documentverwerking heeft, kan deze waarschijnlijk met dit duo worden geautomatiseerd. Bovendien vereist het opzetten van deze workflows geen sterke technische achtergrond of uitgebreide codeerkennis. Dit democratiseert de kracht van automatisering, waardoor bedrijven van elke omvang en uit elke sector kunnen profiteren.

De impact van dergelijke automatisering zit niet alleen in de besparing van tijd en middelen, maar ook in verbeterde bedrijfsresultaten. Door alledaagse taken te automatiseren, kunnen bedrijven hun personeel richten op meer strategische en beslissingsgerichte rollen. De vermindering van fouten kan de klanttevredenheid en naleving verbeteren. Het leidt ook tot snellere verwerkingstijden - een zegen in sectoren waar snelheid een concurrentievoordeel kan zijn.

Kortom, de integratie van de OCR-mogelijkheden van Nanonets met het automatiseringsplatform van Zapier is een doorbraak voor bedrijven die documentworkflows willen stroomlijnen en automatiseren. Het is een belichaming van hoe kunstmatige intelligentie en automatisering traditionele bedrijfsprocessen opnieuw kunnen ontwerpen, wat leidt tot meer efficiëntie, kostenbesparingen en betere resultaten. Naarmate we ons dieper in het digitale tijdperk begeven, zal het omarmen van dergelijke slimme oplossingen van groot belang zijn voor bedrijven om concurrerend en flexibel te blijven.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• EVM Financiën. Uniforme interface voor gedecentraliseerde financiën. Toegang hier.
• Quantum Media Groep. IR/PR versterkt. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3 gegevensintelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/ocr-and-pdf-data-extraction-in-zapier/