De verantwoordelijkheid van een supply chain-team voor de meeste items begint bij het ontvangstdok van het ziekenhuis. Het is een gebied dat vaak over het hoofd wordt gezien voor operationele verbeteringen; daarom zult u waarschijnlijk zeer handmatige, overdreven complexe processen tegenkomen die een aanzienlijk risico op menselijke fouten inhouden.

Nu het tekort aan arbeidskrachten samen met de lonen toeneemt, is het tijd om de ziekenhuisontvangst te stroomlijnen via één enkele, geautomatiseerde oplossing die is geïntegreerd met uw ERP-systeem (Enterprise Resource Planning). Leg tegelijkertijd de gegevens vast die u nodig hebt om slimme leveringskeuzes te maken, te voldoen aan regelgeving en de patiëntveiligheid te beschermen.

Laten we eens kijken naar de uitdagingen in de ziekenhuisopname van vandaag en hoe een enkele oplossing deze kan oplossen.

Vind de zwakste schakel in uw toeleveringsketen

Uw ontvangende ziekenhuisteam is belast met het beheer van een zeer breed scala aan artikelen - van alledaagse benodigdheden die door uw primaire distributeur worden geleverd tot tijd- en temperatuurgevoelige medicijnen en biologische geneesmiddelen. Zelfs contracten voor juridische toetsing en pakketten gericht aan personen die op de campus werken, verschijnen op de kade en moeten op het juiste moment naar de juiste plaats worden geleid.

Uw ziekenhuis heeft waarschijnlijk meerdere systemen voor het documenteren van de ontvangst van alles wat het dok oversteekt... en het is niet altijd duidelijk welk item in welk systeem terechtkomt. Stelt u zich eens voor dat ontvangend personeel scanapparatuur voor elk van deze systemen aan hun riem heeft - het is complex en verwarrend.

Bij algemene medische/chirurgische producten die in het ERP-systeem zijn opgenomen, is het doorgaans duidelijk welk systeem moet worden gebruikt en voert het ERP een drievoudige match uit van het ontvangen artikel, de inkooporder (PO) en de factuur.

Het zijn de items die buiten het ERP-systeem vallen die voor de meeste verwarring en complexiteit zorgen.

Neem bijvoorbeeld gereguleerde stoffen. Apotheekinventarisatie vereist geïntegreerde track- en trace-mogelijkheden vanwege de toegenomen traceerbaarheidsregelgeving. Zonder een manier om zijn pad te registreren, draagt ​​het ontvangende team van het ziekenhuis de last om ervoor te zorgen dat geneesmiddelen naar de centrale apotheek worden geleid zonder het risico van omleiding.

Een ander voorbeeld is menselijk weefsel dat volgens de Gezamenlijke Commissie moet worden gevolgd om nalevingsredenen. Wanneer er weefsel op het dok verschijnt, hoe en waar documenteert het ontvangende team de aankomst ervan? Is de verpakking heel of beschadigd? Onder welke omstandigheden werd het opgeslagen voordat het de behandelkamer bereikte?

De risico's en kosten van verlopen en teruggeroepen artikelen 

Veel van de items die het ontvangende dok passeren, moeten worden gecontroleerd door middel van partij- en serienummers en vervaldatum, die het ziekenhuis moet volgen vanaf ontvangst tot en met punt van gebruik (POE).

Onderzoek heeft alleen gevonden 50% van de ziekenhuizen kunnen verlopen benodigdheden identificeren en beheren via hun huidige systemen. Aangezien ERP-systemen doorgaans geen vervaldata bijhouden, loopt het ziekenhuis het risico producten te accepteren die verlopen voordat ze kunnen worden gebruikt. De gevolgen zijn tweeledig: verspild geld aan onbruikbare voorraden en de mogelijkheid dat verlopen artikelen voor patiënten worden gebruikt.

Een enkele oplossing om alles op te lossen

Vervang ongelijksoortige ziekenhuisontvangstsystemen door één enkele applicatie die alle leveringen binnen het ziekenhuisnetwerk kan registreren en beheren via één enkel toegangspunt. Eén systeem, één scan en de vereiste gegevens voor alle productcategorieën worden vastgelegd voor documentatie ter ondersteuning van downstreamprocessen.

De ontvangende applicatie als een geïntegreerd onderdeel van uw voorraadketenbeheer (SCM)-platform vormt een aanvulling op het ERP-systeem door gegevens te verzamelen die van cruciaal belang zijn voor de operationele prestaties en veiligheid van de toeleveringsketen die verder gaat dan wat is opgenomen in de artikelstam.

De kenmerken van de applicatie die het Tecsys-ziekenhuis ontvangt, zijn onder meer:

• Procure-to-pay: Naadloze integratie met uw ERP-systeem betekent dat u nog steeds de drievoudige match van het ontvangen artikel, de bestelling en de factuur kunt uitvoeren om de betaling van de leverancier te activeren voor artikelen in uw artikelstam.
• Van dock naar document: U kunt de volledige levenscyclus volgen van elk item dat uw deuren binnenkomt ("dock"), hoe het werd opgeslagen, waar en wanneer het werd verplaatst en wanneer het werd gebruikt door clinici ("doc"), tot aan de specifieke partij en serienummer, dat een volledig auditspoor biedt voor naleving door de Joint Commission.
• Volgen en volgen: Slimme bedieningselementen om het vastleggen van gegevens voor specifieke producten en use-cases te vergemakkelijken, inclusief unieke apparaat-ID's (UDI) voor implantaten en andere FDA Klasse 3-apparaten.
• Proactieve waarschuwingen: Als een gebruiker bij ontvangst een item scant met een vervaldatum die niet acceptabel is voor het ziekenhuis of een item dat is teruggeroepen, wordt hij op de hoogte gebracht van het probleem en kan hij stappen ondernemen om de levering te weigeren om verspilling te voorkomen en de veiligheid van de patiënt te beschermen .
• Vertrouwde ontvangst: De ontvangende applicatie kan worden geprogrammeerd om gebruikers te laten weten wanneer de zending afkomstig is van een "vertrouwde leverancier", zodat de ontvangst het tijdrovende en arbeidsintensieve auditproces bij aankomst in het dok kan omzeilen.

Vind het ontbrekende stukje van uw supply chain-puzzel

Geconfronteerd met strengere vereisten voor het volgen van leveringen en de druk om kosten en verspilling te beheersen in een tijd waarin arbeid schaars en duur is, zoeken ziekenhuizen naar nieuwe mogelijkheden om operaties te vereenvoudigen en te automatiseren, terwijl ze toegang krijgen tot inzichten om continue verbetering te stimuleren.

Ziekenhuisopname lijkt misschien een klein stukje van uw enorme supply chain-puzzel, maar het is een belangrijk stuk als het gaat om de operationele, klinische en financiële prestaties van uw ziekenhuis.

Ruim de verwarring op uw dock op en stroomlijn het ziekenhuisontvangstproces door uw team een ​​enkele, allesomvattende oplossing te bieden voor documentatie, gegevensverzameling en bedrijfsbrede zichtbaarheid van voorraden.