Het beheren van de cashflow binnen uw bedrijf is van cruciaal belang voor financieel succes – dat is geen probleem. Terwijl u met de boekhouding op transactiebasis de statistieken kunt aanpassen en masseren om niet-contante uitgaven weer te geven, leven en sterven alle bedrijven met contante boekhouding: brengen uw producten of diensten meer geld op dan u uitgeeft?

 Terwijl de verkoop van een superieure dienst of product afhankelijk is van krachten waar u geen controle over heeft, zoals markt- en economische factoren wel beheer uw uitgaande geldstroom in behoorlijke mate. Maar zoals zakenlegende Peter Drucker zei: “Wat je niet meet, kun je niet managen.”

Om uw gelduitstroom op de juiste manier te beheren, is eerst begrip vereist die kost wat binnen uw organisatie. Het opstellen van duidelijke richtlijnen voor inkoopaanvragen en inkooporders is een belangrijke eerste stap bij het meten van wat u wilt beheren.  

Inkooporder versus inkoopaanvraag: wat is het verschil?

Een inkoopaanvraag (PR) en een inkooporder (PO) zijn beide belangrijke momenten binnen uw inkoopstrategie. Het verschil ligt in de volgorde binnen de inkoopworkflow van uw bedrijf. Het verschil tussen PO en PR is eenvoudig:

• Een inkoopaanvraag is voor intern gebruik en koppelt de eindgebruiker van het product of de dienst (werknemer) aan goedkeuringsinstanties via documentatie waarin de kosten gedetailleerd zijn. 
• Een inkooporder komt voort uit de aanvraag en gaat naar de leverancier of leverancier om aan de behoefte te voldoen. 

Beide vervullen cruciale functies, waaronder documentatiebeheer, budgetcontrole en het auditproof maken van de financiële functies van uw bedrijf. 

Wat is een aankoopaanvraag?

Een inkoopaanvraag kan zo complex of eenvoudig zijn als u wilt, waarbij grotere organisaties vaak grotere controles en processen binnen de PR-workflow nodig hebben dan kleinere winkels met slechts een handvol werknemers. In beide gevallen is de essentie van een PR echter hetzelfde: het doel ervan is om te dienen als een formeel verzoek van een werknemer om goederen of diensten te kopen of aan te schaffen die via uw workflow worden gerouteerd.

Waarom heeft u inkoopaanvragen nodig?

Bedenk dat u niet kunt beheren wat u niet meet, en het meten van uw uitgaven begint met een goed inzicht in de manier waarop geld naar buiten stroomt. Tenzij u elke aankoop binnen uw organisatie persoonlijk initieert zonder enige inbreng van medewerkers (onwaarschijnlijk), moet u de aankoop nauwlettend in de gaten houden die is aan het bestellen watvoor welk doelEn voor hoe veel. Een aankoopaanvraag voldoet aan al deze criteria en eindigt met een laatste controle door aangewezen personeel om financiële fraude, verspilling en misbruik binnen uw bedrijf te voorkomen.

U moet ook nauwkeurige onkostengegevens bijhouden voor uw financiële beheersystemen voor het geval de IRS aanklopt voor een audit. In beide gevallen bouwt en onderhoudt een goed geolied inkoopaanvraagproces automatisch een uitgebreid boekhoudsysteem voor bedrijfskosten. 

Hoe werkt een aankoopaanvraag?

Zoals ik al zei, variëren specifieke workflows tussen bedrijven. Voor deze workflow bekijken we hoe een middelgroot bedrijf met 100 werknemers een inkoopaanvraag kan routeren. Afhankelijk van uw omvang en reikwijdte kan uw workflow voor inkoopaanvragen gestroomlijnder of veel langer en complexer zijn.

Hier volgt een basisoverzicht van de typische volgorde van inkoopaanvragen:

1. De medewerker identificeert een behoefte – routinematig of speciaal – en dient een aanvraagformulier tot inkoop in. Het formulier omvat meestal:
   1. Naam van medewerker of afdeling
   2. Locatie (als de kantoren geografisch verschillend zijn of als u voornamelijk op afstand werkt)
   3. Aantal en soort gevraagde artikelen
   4. De bedrijfsnaam en het adres van de verkoper
   5. Exacte of geschatte prijs
   6. Vervaldatum/wanneer het artikel of de dienst nodig is
2. De eerste manager of goedkeuringsaanbevelingsautoriteit valideert dat het product of item nog geen deel uitmaakt van uw inventaris/niet voorhanden is en stuurt de aanvraag naar het financiële managementteam.
3. Financiën zorgt ervoor dat de leverancier voldoet aan de normen en praktijken van uw bedrijf, zorgt ervoor dat er een geldige behoefte bestaat die een uitgave rechtvaardigt, en dat de aanvraag aansluit bij uw budget.

Eenmaal gezegend door financiën, genereer je een bestelling om aan de vordering te voldoen.

Wat is een inkooporder?

Een inkooporder is een formeel verzoek dat naar de leverancier wordt gestuurd voor de goederen of diensten die in de aanvraag worden beschreven. De inkooporder is qua omvang vaak veel complexer dan de aankoop en bevat juridische taal om elke partij contractueel aan de transactie te binden. Het is ook georganiseerd volgens uw interne managementsystemen. Als de leverancier groot genoeg is of als u een lopende relatie heeft, is deze waarschijnlijk opgemaakt volgens hun CRM-tools.

Waarom heb je inkooporders nodig?

De inkooporder bestaat om formeel en juridisch goederen of diensten aan te vragen bij een leverancier. Deze juridische overeenkomst bindt elke partij bij de transactie en zorgt voor een gemeenschappelijk begrip van wat er wordt verwacht, voor hoeveel en wanneer het nodig is. Dit helpt verrassingen bij facturering te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen die betrokken is bij inkoop verantwoordelijk en eerlijk tegenover elkaar is, terwijl miscommunicatie of menselijke fouten worden vermeden die vaak voorkomen tijdens mondelinge transacties of handdrukovereenkomsten.

 En net als bij inkoopaanvragen bestaat er een inkooporder die dient als controleerbaar papieren spoor voor uw interne beheer of voor het geval een extern bureau u inspecteert.

Hoe werkt een inkooporder?

 Zodra de aanvraag is goedgekeurd, voltooit uw financiële afdeling de inkooporder en zet de inkoopworkflow voort.

1.  Het financiële team verzendt de inkooporder naar de leverancier en ontvangt de factuur. Van daaruit de verkoper wordt direct betaald, of de factuur wordt voor een bepaalde duur op de crediteurenlijst bewaard, of totdat de inkooporder is vervuld (afhankelijk van het artikel, uw interne processen en de leveranciersovereenkomst).
   1. Een belangrijk onderdeel van het due diligence-onderzoek van uw financiële team is three-way matching. Dit is een rekeningen betalen afdelingsfunctie die de inkooporder controleert, factuuren een ontvangstbewijs om te bevestigen dat er geen sprake is van fraude of menselijke fouten die onverwachte kosten kunnen veroorzaken.
2. Zodra het item is afgeleverd of de service is verleend, genereert een verantwoordelijke partij (de oorspronkelijke aanvrager of het financiële team) een ontvangstbewijs en archiveert dit bij de crediteuren om drievoudige matching mogelijk te maken en aan te tonen dat aan de inkooporder is voldaan.

Conclusie

 Dit was een zeer eenvoudige uitsplitsing van de workflows voor inkoopaanvragen en inkooporders. In werkelijkheid is het heen-en-weer-proces van het aanvragen en ontvangen van goederen bij een externe leverancier arbeidsintensief en kan het lang duren. Daarom is het creëren van een standaardprocedure voor inkoopaanvragen en inkooporders van cruciaal belang voor een soepele inkoop en kwaliteitsregistratie.

 En net als veel administratieve bedrijfsfuncties worden deze aspecten van inkoop in toenemende mate gedigitaliseerd of geautomatiseerd. Dat is geweldig nieuws voor bedrijfseigenaren en werknemers – hoewel geoptimaliseerde workflows de zaken kunnen versnellen, kunt u niet verder optimaliseren dan de snelheid van het heen en weer overhandigen van papierwerk, vooral als u op afstand werkt of als uw hoofdkantoor en kantoren zijn verplaatst.

 effectief automatisering van crediteuren Tot de tools behoren uitgebreid inkoopaanvragen- en inkooporderbeheer. Innovaties in de workflow zijn onder meer:

• Door AI aangedreven screeningtools om formele verzoeken te genereren op basis van e-mails van werknemers of Slack-berichten.
• Geautomatiseerde AP-goedkeuring voor bepaalde categorieën of aanvragen onder een bepaald bedrag in dollars waarvoor geen menselijke screening nodig is.
• Synchronisatie met uw boekhoudsoftware om aanvragen, facturen en ontvangstbewijzen te migreren, zodat driewegmatching en afstemming snel mogelijk zijn.
• Gegevensopslag op lange termijn in een veilige cloud zorgt ervoor dat u aan de regelgeving voldoet en klaar bent voor audits.

Dit zijn slechts enkele van de innovaties die de inkoop vormgeven, maar elk ervan stroomlijnt op unieke wijze uw workflows voor inkoopaanvragen en inkooporders. En hoe meer je je ontwikkelt en koestert inkoopbeheer en AP automatisering, hoe groter het ecosysteem dat u opbouwt – en hoe gemakkelijker u administratieve taken kunt beheren die anders afbreuk doen aan uw operationele focus.

Ongeacht uw niveau financiële automatiseringHet begrijpen van inkooporders versus inkoopaanvragen is de eerste stap om de uitgaven te beheren en ervoor te zorgen dat er geld binnenkomt – als u beheert wat u nu kunt meten.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/purchase-requisition-vs-purchase-order/