De rol van inkoop reikt verder dan transactionele activiteiten. Een inkoopstrategie stelt een organisatie in staat om door een steeds complexere mondiale toeleveringsketen te navigeren, zich snel aan te passen aan marktschommelingen en kostenoptimalisatie, operationele efficiëntie en groei te realiseren.

Door het beoordelen en proactief beheren van de risico's die inherent zijn aan de toeleveringsketenkunnen organisaties zichzelf beschermen tegen verstoringen en de veerkracht van hun activiteiten versterken. Bovendien bevordert een goed ontworpen aanbestedingskader innovatie en duurzaamheid. Het kan samenwerkingsverbanden met leveranciers bevorderen en ethische en ecologische (groene inkoop)overwegingen integreren in de inkoopstrategie.

Een inkoopstrategie is niet slechts een reeks stappen voor het verwerven van goederen en diensten. Het moet een strategische routekaart zijn die, wanneer deze effectief wordt ontworpen en geïmplementeerd, aansluit bij de missie van de organisatie en in grote mate bijdraagt ​​aan het succes ervan.

Wat is een inkoopstrategie?

Een inkoopstrategie is een gestructureerd plan dat een organisatie ontwikkelt om het inkoopproces te begeleiden op een manier die aansluit bij de zakelijke behoeften. Het doel van een inkoopstrategie is het garanderen van de efficiënte, kosteneffectieve en duurzame verwerving van goederen of diensten die essentieel zijn voor de activiteiten van de organisatie. De strategie moet specifieke richtlijnen schetsen en bieden voor het uitvoeren van de stappen van het aanbestedingsproces, die vaak het volgende omvatten:

• Het identificeren van de behoeften van het bedrijf
• Het sourcen van potentiële leveranciers
• Onderhandelen over contracten
• Het beheren van relaties met de leveranciers
• Het bijhouden van gegevens van elke stap

De strategie die wordt gebruikt om deze stappen te begeleiden kan van organisatie tot organisatie verschillen, afhankelijk van de branche en behoeften. Voorbeelden van doelen die veel inkoopstrategieën gemeen hebben, zijn onder meer het elimineren van buitensporige uitgaven, het verhogen van de leveringsefficiëntie, het minimaliseren van fouten en het voldoen aan de toepasselijke regelgeving. Het opbouwen van sterke leveranciersrelaties om gunstige contracten en service aan te moedigen is ook een gemeenschappelijk doel.

Er is een evenwicht nodig tussen talent, technologie, compliance, ethiek en duurzaamheid om inkoopactiviteiten af ​​te stemmen op bedrijfsdoelstellingen. Een effectieve inkoopstrategie moet openstaan ​​voor nieuwe benaderingen en ideeën aanmoedigen die waarde, efficiëntie en voortdurende procesverbetering voor de organisatie opleveren. Dit maakt een effectieve en adaptieve benadering van sourcing mogelijk die waarde creëert en risico's minimaliseert.

Indien geïmplementeerd met duidelijke doelstellingen, zal de inkoopstrategie een routekaart bieden die inkoopmanagers kunnen volgen. Het zal hun doel, verantwoordelijkheden en doelstellingen schetsen en de cruciale rol die zij spelen in het algehele succes van de organisatie.

Stappen naar een succesvolle inkoopstrategie

De belangrijkste stappen om een ​​effectieve inkoopstrategie te ontwikkelen zijn onder meer:

1. Voer een huidige toestandsanalyse (CSA) uit

Beoordeel de efficiëntie en effectiviteit van het huidige kader voor inkoopstrategieën (als die er is) en bepaal of het aan de huidige en toekomstige behoeften zal voldoen. Voer een bestedingsanalyse uit; sterke en zwakke punten en kansen identificeren. Evalueer en categoriseer de componenten van inkoopkosten, van directe kosten (zoals de kosten van goederen en diensten) tot indirecte kosten (zoals administratieve kosten en overhead). Onderzoek de kosten die verband houden met specifieke leveranciers, kostenvariabelen en trends, en de totale kosten van het inkoopproces om duidelijk te begrijpen wat er wordt uitgegeven en waar.

2. Bepaal de behoeften van de organisatie

Bedrijven willen altijd het bedrijfsresultaat verbeteren; maar hoe specifiek? Begrijp de behoeften van de organisatie – of het nu gaat om hogere verkopen, het beheren van de cashflow, kortere tijdsbestekken, verbeterde prognoses, kwaliteitsmanagement of duurzaamheid – en hoe deze aansluiten bij de algemene bedrijfsstrategie en het langetermijnplan. Een inkoopstrategie die met deze behoeften is geïntegreerd, zorgt ervoor dat het inkoopproces rechtstreeks bijdraagt ​​aan de winstgevendheid en het succes van de organisatie. 

3. Betrek belanghebbenden

Identificeer en werk samen met interne afdelingen, leveranciers en iedereen die mogelijk door het plan wordt beïnvloed. Sommigen zijn het misschien niet eens met de voorgestelde wijzigingen. Verzamel uiteenlopende inzichten, begrijp de behoeften en beheer de verwachtingen. Het betrekken van belanghebbenden is essentieel om ervoor te zorgen dat de strategie goed gepland is en door de hele organisatie wordt ondersteund.

4. Bepaal zakelijke doelstellingen

Definieer specifieke meetbare, haalbare, relevante en tijdige (SMART) doelstellingen voor de inkoopfunctie. Deze doelstellingen moeten de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen rechtstreeks ondersteunen en een duidelijk raamwerk bieden voor de inkoopstrategie. Als kostenbesparingen bijvoorbeeld een doel zijn, zou een overeenkomstige inkoopdoelstelling het bereiken van een niveau van kostenbesparingen kunnen zijn. Bijkomende doelstellingen kunnen risicobeheer en -beperking, leveranciersrelatiebeheer en duurzaamheidsoverwegingen zijn.

5. Definieer het inkoopbeleid

Vaststellen en overeenstemming bereiken over duidelijk inkoopbeleid, procedures en operationele modellen die aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Dit is een goed moment om de huidige processen te herzien en aan te passen aan de nieuwe aanpak. Taken zoals selectiecriteria voor leveranciers, contractbeheer en nalevingsinitiatieven moeten duidelijk worden gedefinieerd. Communiceer de kansen die deze veranderingen met zich meebrengen en leg de voordelen ervan voor belanghebbenden uit. Flexibel zijn. Beleid dient als richtlijn voor het inkoopteam en zorgt voor consistentie en naleving van ethische normen.

6. Integreer nieuwe tools

Ontdek de tools en technologieën die het succes van de nieuwe strategie zullen ondersteunen. Inkoop is niet langer een analoog proces; een groeiend percentage daarvan vindt online plaats (e-procurement). Procure-to-pay (P2P)-software koppelt inkooppraktijken aan crediteuren en kan stappen zoals voorraadbeheer, inkooporders en facturering stroomlijnen. Aanvullende inkoopsoftware omvat tools voor uitgavenanalyse en relatiebeheer leveranciers (SRM)-software. Deze verhogen de nauwkeurigheid en productiviteit, volgen aankopen en bieden gegevenszichtbaarheid die de besluitvorming ondersteunt en risico's, inefficiënties en tijdrovende vertragingen vermindert.

7. Ontwikkel de strategie

Ontwikkel een alomvattende inkoopstrategie op basis van de inzichten verzameld in de voorgaande stappen. Dit omvat het opstellen van een strategieverklaring, waarin de aanpak van inkoop wordt uiteengezet, inclusief leveranciersbeheer, risicobeperking en kostenoptimalisatie. De strategie moet flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderende marktomstandigheden en organisatorische behoeften.

8. Definieer succes

Stel belangrijke prestatie-indicatoren (KPI's) vast die zullen worden gebruikt om het succes van de inkoopstrategie te meten. Deze maatstaven moeten aansluiten bij de gedefinieerde bedrijfsdoelstellingen en kwantificeerbare benchmarks bieden voor het evalueren van de prestaties. Veel voorkomende succescriteria zijn onder meer het verminderen van fouten, het benutten van besparingsmogelijkheden en het verbeteren van de prestatiebeoordelingen van leveranciers, workflows, inkoopcyclustijden en compliance.

9. Implementeer de strategie

Voer de inkoopstrategie gefaseerd en goed gecoördineerd uit, waarbij u het gedefinieerde beleid, de procedures en de technologieën inzet. Zorg voor de nodige training om het succes van de aanbesteding te garanderen.

10. Meet en verfijn de strategie

Meet regelmatig de prestaties van de strategie aan de hand van de gevestigde successtatistieken. Bepaal of het verandering bevordert en de algehele prestaties van de organisatie verbetert. Gebruik gegevens en inzichten om resultaten te analyseren, verbeterpunten te identificeren en de inkoopstrategie dienovereenkomstig te verfijnen. Voortdurend monitoren en aanpassen om ervoor te zorgen dat de strategie blijft reageren op de veranderende marktdynamiek, evoluerende bedrijfsdoelen en opkomende kansen of uitdagingen.

Voordelen van een succesvolle inkoopstrategie

Door strategische sourcing- en inkoopmogelijkheden te implementeren, kunnen organisaties aanzienlijke kostenbesparingen realiseren. Bovendien verbetert een effectieve inkoopstrategie de operationele efficiëntie door processen te stroomlijnen en automatiseringstechnologieën te introduceren. Dit resulteert in minder administratieve taken en snellere inkoopcycli.

Een succesvolle inkoopstrategie beperkt ook de risico's die inherent zijn aan de toeleveringsketen. Met behulp van risicobeoordeling en managementpraktijken kunnen organisaties zich beschermen tegen verstoringen en flexibiliteit en continuïteit garanderen. De strategie kan ook betere leveranciersrelaties, samenwerking en innovatie bevorderen. Gezamenlijk stellen deze voordelen organisaties in staat om met veerkracht, wendbaarheid en een concurrentievoordeel door de complexiteit van het moderne bedrijfsleven te navigeren.

Inkoop en IBM

Door systematisch door deze stappen te navigeren, kunnen organisaties een inkoopstrategie opstellen die tegemoetkomt aan de onmiddellijke behoeften en zich kan ontwikkelen om bij te dragen aan duurzaam succes voor de organisatie.

De inkoopconsultants van IBM werken samen met klanten om intelligente workflows te creëren die de expertise van uw inkoopteam, exponentiële technologieën zoals AI en automatisering, en interne en externe gegevensbronnen combineren – allemaal mogelijk gemaakt op uw hybride cloud. Door slimmere end-to-end inkoopworkflows te bouwen, helpen we bedrijven werknemers krachtige inzichten te geven om werk met een hogere waarde te doen en sourcing- en inkoopstrategie-initiatieven te transformeren.

Ontdek inkoop met IBM Consulting