Xero is cloudgebaseerde SaaS-boekhoudsoftware voor kleine zakelijke klanten in veel landen. Het bedrijf Xero, opgericht in 2006, is gevestigd in Nieuw-Zeeland. De software van Xero verwerkt de crediteurenadministratie als een traditioneel systeem dat handmatige gegevensinvoer vereist. Voor de automatisering van Xero-crediteuren integreren Xero-klanten AP-automatiseringssoftware van derden. 

AP beheren op Xero

Beheer crediteuren (AP) op Xero door deze noodzakelijke processen uit te voeren:

• Ontvang een leveranciersfactuur of een andere factuur per e-mail in het Xero-boekhoudsysteem of door te scannen  
• Keur de factuur goed
• Betaling plannen
• Xero voegt factuur/factuur toe aan crediteuren
• Betaling gedaan
• Factuur/factuur gemarkeerd als betaald

Maar merk op dat deze stappen die binnen Xero kunnen worden uitgevoerd, niet veel handmatige taken omvatten. Medewerkers van de crediteurenafdeling moeten dat bijvoorbeeld visueel vaststellen facturen correct zijn via handmatige verificatieprocessen en goedkeuringen verkrijgen. 

Deze nauwkeurigheidsverificatieprocessen omvatten 3-weg matching (of 2-weg matching) van de factuur met de inkooporder (PO) en een ontvangstrapport, indien van toepassing, voor de ontvangst van goederen. 

AP-personeel moet bepalen welke aangewezen budgetbeheerder(s) de factuur moet goedkeuren, in overeenstemming met het onkostenbeleid van het bedrijf. Vervolgens stuurt de crediteurenadministratie de overeenkomende (vaak op papier gebaseerde) documenten naar de juiste goedkeurder en neemt contact op met de goedkeurders als hun goedkeuring niet op tijd komt. 

Crediteuren betaalt de facturen in batch. Misschien gebruikt de crediteurenadministratie nog steeds ouderwetse papieren cheques. Als u papieren cheques gebruikt, zijn deze handmatige stappen vereist: 

• De controlerun laten goedkeuren door de CFO of Controller 
• Geautoriseerde handtekeningen op cheques verkrijgen 
• Cheques afdrukken op papier 
• Het scheiden en archiveren van een chequekopie met de overeenkomende kopieën van het factuurdocument
• Enveloppen vullen en versturen met de cheques en de bijgevoegde overschrijvingsbewijzen
• Reageren op inkomende telefoontjes of e-mails van leveranciers waarin om de huidige betalingsstatus wordt gevraagd

Xero-crediteurenworkflows

De volgende beschrijvingen hebben betrekking op Xero-crediteurenworkflows voor het uitvoeren van crediteurenprocessen in de Xero-kerncrediteurensoftware. 

Leveranciersrekeningen/facturen vastleggen en invoeren

Gebruikers van de Business Edition-abonnementen van Xero, waaronder Early, Growing en Established SaaS-prijsplannen, ontvangen de ingebouwde Hubdoc functie die rekeningen en bonnen vastlegt in Xero. Hubdoc is een Xero-partner voor het vastleggen van OCR-gegevens die gegevens uit documenten haalt en transacties creëert in Xero. Het e-mailadres voor Xero-facturen wordt weergegeven op elk statustabblad op de overzichtspagina Aankopen. 

Om leveranciersrekeningen en facturen in Xero vast te leggen met behulp van de Hubdoc-functie, moet de factuur een e-mailbijlage zijn en niet ingebed in de e-mail zelf. Voor dit e-mailregistratieproces stuurt u facturen die u van elke leverancier ontvangt, door naar uw e-mailadres voor Xero-facturen. 

De meeste document- en afbeeldingsformaten werken wanneer facturen per e-mail versturen naar het unieke e-mailadres van uw Xero-organisatie om een ​​conceptfactuur te maken met een bijgevoegde factuur per e-mail. U kunt maximaal 10 facturen in één e-mail e-mailen, waardoor afzonderlijke facturen in Xero worden aangemaakt. De maximale e-mailgrootte is 25 MB. 

De per e-mail verzonden factuur zal in de basisvaluta van uw bedrijf zijn en niet in een vreemde valuta. Alleen bij een abonnement waarin meerdere valuta zijn opgenomen, kunt u in Xero handmatig de valuta op de conceptfactuur of factuur wijzigen naar de vreemde valuta.  

Alleen als Xero de per e-mail verzonden factuur met succes kan lezen, worden sommige velden, waaronder deze, automatisch ingevuld en in Xero aangegeven met een bliksemschichtpictogram:

• Neem contact op
• Datum
• Totaal
• Einddatum
• Referentie

Houd er rekening mee dat dit proces voor het vastleggen van facturen mogelijk niet volledig of nauwkeurig is en nog steeds handmatige stappen vereist (vermeld in de Xero-link voor het e-mailen van facturen) in het menu Zakelijk/Bills to Pay en voor de vereiste valutaconversie. 

Als u de Hubdoc-functie van Xero voor het vastleggen van factuurgegevens per e-mail niet gebruikt, moet u handmatige gegevensinvoer uitvoeren om facturen toevoegen en facturen in het boekhoudsoftwaresysteem Xero. In het menu Zakelijk/Te betalen facturen selecteert u Nieuwe factuur en voert u details voor de velden in. Bewaar de rekening en stuur deze ter goedkeuring voordat u de rekening betaalt. 

U codeert deze crediteurenfacturen handmatig naar de juiste onkosten- of activarekening, zoals voorraad. 

Betaal rekeningen en registreer betalingen

Naar rekeningen betalenPlan facturen in het systeem (per batch) door de betaaldatum in te voeren en een vinkje te zetten bij de facturen die worden betaald. Wanneer de rekening wordt betaald, registreert Xero de transactie als een vermindering van de crediteuren als een debet en een saldo van dubbele boekhouding, creditering naar contant geld (en eventuele korting voor vroege betaling).

Het toevoegen van nieuwe leveranciers

In Xero-boekhoudsoftware, Xero stelt nieuwe leveranciers in als contactpersonen en bepaalt hoe u deze contactpersonen gebruikt, hetzij als leverancier, hetzij als klant, of beide. Als u een factuur laadt, wordt de contactpersoon als leverancier gebruikt. Daarom hoeft u contactpersonen niet naar leveranciers te verplaatsen. Wanneer u Hubdoc in Xero gebruikt, zal Hubdoc dit automatisch doen stel de leverancier in de Xero in boekhoudsoftwaresysteem voor u wanneer de factuur wordt ontvangen. Anders is handmatige gegevensinvoer vereist om leveranciers in Xero in te stellen. 

Beheer uitgaven en vergoedingen

Met Xero kunt u facturen, uitgaven en vergoedingen bekijken en beheren vanuit de cloudgebaseerde online software of met een mobiel apparaat dat de Xero-app gebruikt. Uw inzicht in het uitgavenbeheer zal niet zo uitgebreid zijn als bij de integratie van AP-automatiseringssoftware. 

Automatisering van de Xero AP-workflow met Nanonets

U kunt de volledige Xero AP-workflow voor factuurontvangst en factuurverwerking, inclusief betalingen, volledig automatiseren met Nanonets Flow, de AP-automatisering en factuurverwerkingssoftware voor crediteuren. Nanonetten gebruiken best practices voor crediteuren in zijn AP-automatiseringssoftware. 

Nanonetten helpen u dit te bereiken onboarding van leveranciers gemakkelijk en beschikken over uitstekend documentbeheer met betrekking tot crediteuren. Leveranciers kiezen een betaalmethode.  

Met de automatiseringssoftware van Nanonets Flow AP kunt u e-mails doorsturen of facturen scannen naar nanonetten met AI/ML-verbeterde intelligente OCR (optische tekenherkenning) om factuurgegevens elektronisch vast te leggen per regelitem met kopteksten. Maar Nanonets is een OCR-expert en heeft een veel hogere nauwkeurigheid bij het vastleggen van factuurgegevens dan Xero met HubDocs op betrouwbare wijze voor elke factuur kan bieden. Nanonetten AI-gegevensinvoer is de sleutel tot nauwkeurigheid en efficiëntie. 

Nanonets biedt uw bedrijf een tijdige, contactloze factuurverwerking, zonder menselijke tussenkomst of handmatige processen, mogelijk gemaakt door kunstmatige intelligentie (AI) en de subset daarvan, machine learning (ML). Geautomatiseerde software Factuurverwerking omvat stappen voor het verifiëren van facturen, factuur matching, facturen goedkeuren voor betaling en goedgekeurde facturen en facturen in batches betalen. 

U kunt aanspraak maken op de kortingen voor vroege betaling van de leverancier als u betaalt binnen het korte aantal dagen dat is aangegeven op de betalingsvoorwaarden van uw factuur, zoals betalen binnen 10 dagen voor 2/10, netto 30, om een ​​korting van 10% te ontvangen op het verschuldigde factuursaldo. in plaats van het volledige factuurbedrag binnen 30 dagen te betalen. Wanneer u vroegbetalingskortingen opneemt handelsschulden voor voorraadartikelen zijn de kostenbesparingen indrukwekkend. 

Met Nanonets verifieert Nanonets, nadat u de factuurgegevens heeft vastgelegd, de facturen en accountcodering en synchroniseert die gegevens met uw boekhoudsysteem. Nanonets matcht facturen met ondersteunende documenten, waaronder inkooporders (PO's) en goederenontvangsten, indien van toepassing. 

Uw bedrijf kan factuurgoedkeurders en bestedingslimieten instellen die in overeenstemming zijn met uw bedrijfsbeleid, of dit door AI laten afhandelen workflows voor factuurgoedkeuring automatisch voor jou binnen Nanonets als je dat liever hebt. Goedkeurders hebben de keuze om facturen af ​​te wijzen of goed te keuren voor betaling. 

Plan en voer wereldwijde elektronische betalingen uit in een keur aan valuta's met behulp van efficiënte, grote batches met Nanonets. Vervolgens zullen Nanonets interne gegevens of transacties of betalingen afstemmen en matchen met bankrekeningen, creditcardafschriften of andere bronnen voor rekeningafstemming. 

Nanonets geeft uw bedrijfsteam intelligente inzichten met inzicht in de bedrijfsuitgaven, waardoor u meer controle krijgt over het beheren van de bedrijfskosten. 

Conclusie 

De Xero-crediteurenworkflows zijn zeer tijdrovend. Wanneer uw bedrijf de workflows begint te stroomlijnen met Xero + AP Automation, hoeft het crediteurenpersoneel deze repetitieve handmatige gegevensinvoerstappen niet uit te voeren voor elke leverancier, factuur of onkostendeclaratie van werknemers waarvoor terugbetaling vereist is.

Ontdek hoe Stroom door nanonetten kan de automatiseringsworkflows van Xero voor crediteuren een boost geven en meer nauwkeurigheid en financiële controles bieden. 

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/