Wat is formulierautomatisering?

Formulierautomatisering verwijst naar het automatiseren van het maken, invullen en indienen van formulieren met behulp van gespecialiseerde software of tools. Formulieren vormen een integraal onderdeel van de meeste bedrijfsprocessen, variërend van onboarding van klanten tot prestatiebeoordelingen van werknemers. Door het invullen van formulieren te automatiseren, kunnen bedrijven tijd besparen, fouten verminderen en de algehele efficiëntie verbeteren.

Formulierautomatisering wordt meestal bereikt met behulp van gespecialiseerde softwaretools die het gegevensinvoerproces automatiseren door gegevens uit verschillende bronnen te halen, zoals bestaande databases of spreadsheets. Deze gegevens worden vervolgens gebruikt om velden in elektronische formulieren in te vullen, zoals pdf's of online formulieren, waardoor handmatige gegevensinvoer overbodig wordt.

Formulierautomatisering heeft verschillende voordelen voor bedrijven. Een van de belangrijkste voordelen is verhoogde efficiëntie. Door het invullen van formulieren te automatiseren, kunnen bedrijven tijd besparen en fouten verminderen die gepaard gaan met handmatige gegevensinvoer. Dit kan op zijn beurt de productiviteit verhogen en de kosten verlagen die gepaard gaan met het invullen en verwerken van formulieren.

Een ander voordeel van formulierautomatisering is verbeterde nauwkeurigheid. Geautomatiseerd invullen van formulieren zorgt ervoor dat alle velden nauwkeurig worden ingevuld, waardoor het risico op fouten wordt verkleind die kunnen optreden bij handmatige gegevensinvoer. Dit kan met name belangrijk zijn voor bedrijven die te maken hebben met gevoelige informatie, zoals financiële of medische gegevens.

Bovendien kan formulierautomatisering de kwaliteit en consistentie van gegevens verbeteren. Door het gegevensinvoerproces te automatiseren, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat gegevens op alle formulieren consistent worden ingevoerd, waardoor het risico op fouten en inconsistenties wordt verkleind.

Over het algemeen is formulierautomatisering een krachtige tool die bedrijven kan helpen tijd te besparen, fouten te verminderen en de efficiëntie te verbeteren. Met de juiste softwaretools kunnen bedrijven het invullen van formulieren automatiseren en zich richten op belangrijkere taken, zoals het bedienen van klanten en het laten groeien van hun bedrijf. Laten we dit verder onderzoeken.

Wat is OCR?

OCR-technologie (Optical Character Recognition) is een geautomatiseerd proces waarbij gedrukte of handgeschreven tekst wordt omgezet in door een computer gecodeerde tekst, die kan worden gelezen en verwerkt door een computer. OCR wordt veel gebruikt in verschillende sectoren, waaronder financiën, gezondheidszorg, juridische zaken, overheid en onderwijs, voor verschillende taken zoals documentverwerking, gegevensinvoer en archivering. We kunnen een breed scala aan lettertypen, stijlen en talen herkennen, waardoor het een veelzijdige tool is voor het converteren van fysieke documenten naar digitaal formaat.

OCR-technologie heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven formulieren verwerken. Formulierverwerking omvat het verzamelen, extraheren en analyseren van gegevens uit verschillende soorten formulieren, zoals facturen, kwitanties en enquêtes. Handmatige verwerking van formulieren is tijdrovend en foutgevoelig. Daarom wenden bedrijven zich steeds vaker tot OCR-technologie voor een efficiënter en nauwkeuriger proces.

Handmatige formulierverwerking heeft veel nadelen -

1. Tijdrovend: Het handmatig verwerken van formulieren kan een tijdrovende taak zijn, vooral als het om een ​​groot aantal formulieren gaat. OCR-technologie kan het proces automatiseren en de tijd die nodig is voor het invoeren van gegevens verkorten.
2. Foutgevoelig: Handmatige gegevensinvoer is gevoelig voor fouten, zoals typefouten, ontbrekende informatie of onnauwkeurige gegevens. OCR-technologie kan fouten verminderen door gegevens nauwkeurig uit formulieren te extraheren.
3. inconsequent: Handmatige gegevensinvoer kan resulteren in inconsistente gegevens, waarbij verschillende operators verschillende formaten gebruiken of gegevens op verschillende manieren invoeren. OCR-technologie kan consistente en gestandaardiseerde gegevensinvoer bieden.
4. Duur: Handmatige gegevensinvoer vereist personeel, wat duur en tijdrovend kan zijn. OCR-technologie kan de kosten en tijd die nodig zijn voor gegevensinvoer verminderen.
5. Beperkte schaalbaarheid: Handmatige gegevensinvoer is niet schaalbaar en bedrijven kunnen moeite hebben om de toenemende hoeveelheden formulieren bij te houden. OCR-technologie kan grote hoeveelheden formulieren efficiënt verwerken, waardoor het een schaalbare oplossing is.
6. Beveiligingsrisico's: Handmatige formulierverwerking omvat fysieke documenten die verloren, gestolen of beschadigd kunnen worden. OCR-technologie kan fysieke documenten omzetten in een digitaal formaat, waardoor ze gemakkelijker op te slaan, te beheren en te beveiligen zijn.
7. Gebrek aan integratie: Handmatige gegevensinvoer kan een uitdaging zijn om te integreren met andere systemen, zoals databases of CRM's. OCR-technologie kan naadloos worden geïntegreerd met andere systemen, waardoor geautomatiseerde gegevensinvoer mogelijk wordt en het risico op fouten wordt verkleind.

Samenvattend kan OCR-technologie bedrijven helpen de uitdagingen van handmatige formulierverwerking te overwinnen door tijd, kosten en fouten te verminderen, consistente en nauwkeurige gegevens te leveren en de schaalbaarheid en gegevensbeveiliging te verbeteren.

Workflow voor formulierautomatisering

Laten we elke stap van de workflow voor formulierautomatisering een voor een bekijken -

Formulier maken

De eerste stap is het maken van een formulier dat kan worden gebruikt om informatie van gebruikers te verzamelen. Dit kunnen zaken zijn als contactformulieren, enquêtes, bestelformulieren en meer.

• JotForm (https://www.jotform.com/) - een populaire online formulierbouwer die een interface voor slepen en neerzetten en meer dan 10,000 formuliersjablonen biedt.
• typevorm (https://www.typeform.com/) – een formulierbouwer die bekend staat om zijn gebruiksvriendelijke en boeiende formulierontwerpen.

Data Collection

Zodra een formulier is gemaakt, moet het worden gedeeld met gebruikers, zodat ze het kunnen invullen en de nodige informatie kunnen verstrekken.

Nadat de gegevens zijn verzameld, moeten deze uit het formulier worden gehaald en in een bruikbaar formaat worden opgeslagen voor verdere verwerking. Houd er rekening mee dat veel formulieren op papier zijn en dat ze moeten worden verwerkt met OCR en deep learning om gestructureerde gegevens te extraheren.

• Nanonetten (https://nanonets.com/) - een tool voor gegevensextractie waarmee gebruikers gegevens uit pdf's, e-mails en andere documenten kunnen extraheren met behulp van geautomatiseerde workflows.

Op zoek naar software voor formulierautomatisering? Zoek niet verder! Probeer Nanonets Automated Form Processing gratis met OCR en Form Automation Workflows.

• ParseHub (https://www.parsehub.com/) - een tool voor gegevensextractie waarmee gebruikers gegevens van websites en formulieren kunnen schrapen en in verschillende indelingen kunnen opslaan.

Gegevensvalidatie en -verificatie

Nadat de gegevens zijn verzameld, moeten deze worden gevalideerd en geverifieerd om ervoor te zorgen dat ze juist en volledig zijn.

• Nanonetten (https://nanonets.com/) – een tool voor gegevensextractie met functies voor het configureren van handmatige of geautomatiseerde goedkeuringsprocessen en het instellen van validatieregels op basis van voorwaarden.

• Zapier (https://zapier.com/) – een tool die workflows automatiseert en verschillende apps integreert om te helpen bij gegevensvalidatie en -verificatie.
• formulierstapel (https://www.formstack.com/) – een tool voor het verzamelen van gegevens die functies biedt zoals gegevensvalidatie, voorwaardelijke logica en elektronische handtekeningen.

Gegevens integratie

Nadat gegevens zijn verzameld en gevalideerd, moet deze mogelijk worden geïntegreerd met andere systemen of apps voor verdere verwerking of analyse.

• Nanonetten (https://nanonets.com/) – een oplossing voor gegevensextractie en workflowautomatisering die functionaliteit biedt voor het exporteren van gegevens naar ERP's / software / database naar keuze.

• Microsoft Power Automate (https://flow.microsoft.com/) – een cloudgebaseerde service waarmee gebruikers geautomatiseerde workflows kunnen creëren die kunnen worden geïntegreerd met verschillende apps en services.
• integraal (https://www.integromat.com/en/) – een tool die verschillende apps met elkaar verbindt en workflows automatiseert, waardoor data-integratie en -verwerking mogelijk wordt.

Gegevensopslag en -beheer

Nadat gegevens zijn verzameld en geïntegreerd, moeten deze op een veilige en georganiseerde manier worden opgeslagen en beheerd.

• Google Spreadsheets (https://www.google.com/sheets/about/) – een cloudgebaseerde spreadsheettool die kan worden gebruikt voor het opslaan en beheren van gegevens.
• Luchtbaar (https://airtable.com/) – een tool voor databasebeheer die functies biedt zoals aanpasbare velden, realtime samenwerking en app-integraties.

Gegevensanalyse en rapportage

Zodra gegevens zijn opgeslagen en beheerd, kunnen ze worden geanalyseerd en gerapporteerd om inzichten te verkrijgen en weloverwogen beslissingen te nemen.

Workflow Automation

Ten slotte kunnen workflows worden geautomatiseerd om processen te stroomlijnen en tijd te besparen.

• Nanonetten (https://nanonets.com/) - workflowautomatisering voor formulierautomatisering met meerdere import-, formulierverwerking-, formuliergegevensextractie, instelling van het goedkeuringsproces, validatieregels en exportopties.

Op zoek naar software voor formulierautomatisering? Zoek niet verder! Probeer Nanonets Automated Form Processing gratis met OCR en Form Automation Workflows.

• kusstroom (https://kissflow.com/) - een tool voor workflowautomatisering waarmee gebruikers aangepaste workflows kunnen maken en kunnen integreren met verschillende apps en services.
• Nintex (https://www.nintex.com/) - een tool voor workflowautomatisering die functies biedt zoals workflowontwerp met slepen en neerzetten, integraties met populaire apps en analyses.

Workflow voor formulierverwerking met OCR

Laten we eens kijken hoe OCR en andere synergetische software kunnen helpen bij het automatiseren van meerdere stappen van de formulierverwerkingsworkflow -

1. Formulier vastleggen: De eerste stap is het vastleggen van het formulier in digitaal formaat. Dit kan met behulp van een scanner of een digitale camera. OCR kan worden gebruikt om de tekst op het formulier automatisch te herkennen en om te zetten in een digitaal formaat dat gemakkelijk door een computer kan worden verwerkt.
2. Voorbewerking van afbeeldingen: De vastgelegde afbeelding moet mogelijk worden voorbewerkt om de kwaliteit van de afbeelding te verbeteren en deze leesbaarder te maken voor OCR. Dit kunnen beeldverbeteringstechnieken zijn, zoals contrastaanpassing, ruisonderdrukking en beeld rechttrekken.
3. OCR-herkenning: De vastgelegde afbeelding wordt geanalyseerd door OCR-software om tekst uit het formulier te extraheren. OCR-technologie kan gedrukte en handgeschreven tekst herkennen en kan ook selectievakjes, keuzerondjes en andere formulierelementen identificeren.
4. Data-extractie: Nadat de tekst is geëxtraheerd, moeten de relevante gegevens worden geëxtraheerd en geformatteerd in een gestructureerd formaat zoals XML of CSV. OCR-technologie kan worden gebruikt om specifieke gegevensvelden zoals namen, adressen en datums te extraheren.
5. Gegevensvalidatie: De geëxtraheerde gegevens moeten worden gevalideerd om nauwkeurigheid en volledigheid te garanderen. OCR-technologie kan worden gebruikt om te controleren op fouten zoals spelfouten, onjuiste datums en ontbrekende velden.
6. Gegevens integratie: De geëxtraheerde gegevens moeten worden geïntegreerd met andere systemen of databases. OCR-technologie kan worden gebruikt om de gegevens automatisch in andere softwaresystemen te importeren, waardoor de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer wordt verminderd.
7. Rapportage: De geëxtraheerde gegevens kunnen worden gebruikt om rapporten en analyses te genereren. OCR-technologie kan worden gebruikt om rapporten te genereren op basis van specifieke gegevensvelden of criteria.

Voor elke branche een oplossing

Geautomatiseerde formulierverwerking met behulp van OCR-software heeft use cases in meerdere industrieën. Dit is mogelijk doordat de software voor het verwerken van OCR-formulieren gebruikmaakt van deep learning om gegevens te extraheren in plaats van een op regels gebaseerde getemptiseerde benadering.

Merk op dat Nanonets OCR heeft geholpen bij het automatiseren van formulierverwerking met behulp van OCR voor klanten in een breed scala van industrieën.

• Gezondheidszorgindustrie: In de gezondheidszorg kan OCR-software de verwerking van verschillende formulieren automatiseren, zoals medische claims, recepten en patiëntinformatieformulieren. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals de naam van de patiënt, geboortedatum, verzekeringsgegevens, medicatiegegevens en doktersverklaringen.

• Financiële sector: In de financiële sector kan OCR-software de verwerking van formulieren zoals facturen, inkooporders, kwitanties en belastingdocumenten automatiseren. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals leveranciersnaam, factuurnummer, datum, totaalbedrag en regelitemdetails.
• Juridische sector: In de juridische sector kan OCR-software de verwerking van verschillende vormen automatiseren, zoals juridische contracten, gerechtelijke documenten en dossiers. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals partijnamen, datums, zaaknummers en juridische citaten.

• Onderwijssector: In de onderwijssector kan OCR-software de verwerking van formulieren zoals toelatingsformulieren, cijferlijsten en presentielijsten automatiseren. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals de naam van de student, het rolnummer, vakcijfers, aanwezigheidspercentage en academisch jaar.
• Overheidsinstellingen: Overheidsinstanties gebruiken OCR-software om verschillende formulieren te verwerken, zoals belastingaangiften, immigratieformulieren en paspoortaanvragen. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals de naam van de aanvrager, paspoortnummer, visumtype en reisdata.

• Personeelszaken: In de Human Resources-industrie kan OCR-software de verwerking van formulieren automatiseren, zoals sollicitaties, cv's en informatieformulieren voor werknemers. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals de naam van de kandidaat, e-mailadres, contactnummer, opleidingsgegevens en arbeidsverleden.

• Detailhandel: In de detailhandel kan OCR-software de verwerking van formulieren zoals bestelformulieren, verzendlabels en facturen automatiseren. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals klantnaam, verzendadres, productnaam, hoeveelheid en prijs.

• Vastgoedindustrie: In de vastgoedsector kan OCR-software de verwerking van formulieren zoals huurovereenkomsten, eigendomsbewijzen en hypotheekdocumenten automatiseren. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals het eigendomsadres, de naam van de eigenaar, het hypotheekbedrag en de vervaldatum.
• Verzekeringsindustrie: In de verzekeringsbranche kan OCR-software de verwerking van formulieren zoals claimformulieren, polisdocumenten en verzekeringsaanvragen automatiseren. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals polisnummer, claimbedrag, ongevalsdatum en informatie over polishouders.

• Verwerkende industrie: In de maakindustrie kan OCR-software de verwerking van formulieren zoals inkooporders, vrachtbrieven en werkorders automatiseren. Nanonets OCR kan velden extraheren zoals productnaam, onderdeelnummer, hoeveelheid en leveringsdatum.

Nanonets OCR kan verschillende velden extraheren uit verschillende soorten formulieren in de bovengenoemde industrieën, waardoor automatisering, efficiëntie en nauwkeurigheid worden geboden voor de verwerking van gegevens.

Op zoek naar software voor formulierautomatisering? Zoek niet verder! Probeer Nanonets Automated Form Processing gratis met OCR en Form Automation Workflows.

Probeer Nanonets voor formulierautomatisering

U kunt zich binnen enkele minuten aanmelden en aan de slag gaan met Nanonets en uw geautomatiseerde workflow voor formulierverwerking instellen op basis van uw use case en behoeften. De stappen staan ​​hieronder vermeld.

Als alternatief kunt u een gesprek plannen met een van onze AI-experts die de use case kan begrijpen, het product kan demonstreren en een gepersonaliseerde workflow voor formulierverwerking voor u kan opzetten.

Ga nu aan de slag met Nanonets –

• Maak je eigen model.

• Stel importopties in.

U kunt handmatig bestanden uploaden om te testen of geautomatiseerde imports instellen vanuit ERP's / software / database naar keuze.

• Nanonets OCR verwerkt de bestanden.

Nanonets verwerkt bestanden onmiddellijk en extraheert gestructureerde gegevens als velden, regelitems en tabellen.

• Stel goedkeurings- en validatieregels in

U kunt een handmatig / geautomatiseerd goedkeuringsproces instellen op basis van voorwaardenregels, en ook validatieregels instellen op basis van de geëxtraheerde gegevens.

• Stel exportopties in

U kunt de gegevens downloaden in het gewenste formaat, of de gegevens eenvoudigweg exporteren met behulp van onze gebruiksvriendelijke, kant-en-klare integraties. Wij bieden kant-en-klare integraties met ERP's / software / database naar keuze.

Terwijl bedrijven ernaar streven hun activiteiten te stroomlijnen en de productiviteit te verbeteren, is formulierautomatisering een steeds essentiëlere tool geworden. Door repetitieve, tijdrovende taken zoals gegevensinvoer te automatiseren, kunnen bedrijven waardevolle tijd en middelen besparen, fouten verminderen en de algehele efficiëntie verbeteren.

Formulierautomatisering omvat het gebruik van software om het proces van het invullen en verwerken van formulieren te digitaliseren en te automatiseren. Dit kan alles omvatten, van onboardingformulieren voor werknemers tot intakeformulieren voor klanten, facturen en meer. Met formulierautomatisering kunnen bedrijven de noodzaak van handmatige gegevensinvoer elimineren, het risico op fouten verkleinen en de verwerking van belangrijke documenten versnellen.

Nanonets is een krachtig platform voor formulierautomatisering dat bedrijven van elke omvang kan helpen hun activiteiten te stroomlijnen en de efficiëntie te verbeteren. Met zijn geavanceerde AI-aangedreven technologie maakt Nanonets het gemakkelijk om zelfs de meest complexe formulieren en processen te automatiseren, waardoor de belasting van werknemers wordt verminderd en er tijd vrijkomt voor belangrijkere taken.

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van Nanonets voor formulierautomatisering is de mogelijkheid om te integreren met een breed scala aan zakelijke toepassingen en softwareplatforms. Dit betekent dat bedrijven eenvoudig formulierautomatisering kunnen integreren in hun bestaande workflows, zonder dat er kostbare en tijdrovende handmatige integratieprocessen nodig zijn.

Een ander belangrijk voordeel van Nanonets is het gebruiksgemak. Met zijn intuïtieve gebruikersinterface en krachtige formulierbouwer met slepen en neerzetten, kunnen zelfs niet-technische gebruikers snel en eenvoudig complexe formulieren maken en automatiseren. En met zijn geavanceerde AI-algoritmen kan Nanonets nauwkeurig gegevens uit zelfs de meest rommelige en ongestructureerde vormen extraheren en verwerken, waardoor het risico op fouten wordt verminderd en de algehele efficiëntie wordt verbeterd.

Naast de geavanceerde mogelijkheden voor formulierautomatisering, biedt Nanonets ook een reeks andere krachtige functies en hulpmiddelen om bedrijven te helpen hun activiteiten te optimaliseren en de productiviteit te verbeteren. Deze omvatten datavisualisatietools, aangepaste rapportagemogelijkheden en meer, allemaal ontworpen om bedrijven te helpen datagestuurde beslissingen te nemen en de algehele prestaties te verbeteren.

Over het algemeen wordt formulierautomatisering in snel tempo een essentiële tool voor bedrijven van elke omvang, omdat ze ernaar streven hun activiteiten te stroomlijnen en de productiviteit te verbeteren. En met zijn krachtige AI-aangedreven platform en intuïtieve gebruikersinterface is Nanonets een ideale oplossing voor bedrijven die hun formulierprocessen willen automatiseren en de efficiëntie willen verbeteren. Of u nu een kleine ondernemer bent die tijd en middelen wil besparen, of een grote onderneming die uw activiteiten wil optimaliseren, Nanonets heeft de tools en functies die u nodig hebt om te slagen in de snelle zakenwereld van vandaag.

Op zoek naar software voor formulierautomatisering? Zoek niet verder! Probeer Nanonets Automated Form Processing gratis met OCR en Form Automation Workflows.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• Platoblockchain. Web3 Metaverse Intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/what-is-form-automation/