Traditionele kantoorwerkplekken zijn achterhaald. Met de toename van externe en hybride werkschema's, is ook de behoefte aan werkruimte voor werknemers veranderd.
Het is nu van cruciaal belang dat kantoren zich aanpassen aan de nieuwe schema's van hun werknemers, niet andersom. Dit is waar een online boeksysteem om de hoek komt kijken.
Online kamer en bureau boekingssystemen medewerkers in staat stellen gemeenschappelijke ruimtes zoals bureaus, privékamers en vergaderruimten vooraf of ter plaatse te reserveren. Werknemers kunnen hun favoriete bureau van tevoren reserveren of een vergaderruimte boeken voor hun vergadering met de perfecte hoeveelheid ruimte. Bovendien houdt het volledig geautomatiseerde systeem de voorkeuren en trends van uw team bij en laat het u weten welke kantoorapparatuur wordt gebruikt en welke niet.
Er zijn verschillende belangrijke voordelen die u zult opmerken wanneer u een ruimte- en boekingssysteem in uw kantoor implementeert, zoals maximaal ruimtebeheer, verhoogde productiviteit en meer.
De voordelen
- Bespaar ruimte
Hoeveel kostbare ruimte verspilt u aan lege bureaus en ongebruikte vergaderruimtes? Met een kamer- en bureauboekingssysteem weet u zeker of u het gebruik van uw werkruimte maximaliseert en waar u wijzigingen moet aanbrengen op basis van gebruikstrends en vraag. Sommige systemen, zoals Roomio, bieden statistieken en rapporten die u kunnen informeren over uw beslissingen terwijl u uw ruimte opnieuw evalueert. U kunt zelfs de vastgoedkosten verlagen en besparen op kantoorapparatuur zoals bureaus, stoelen en monitoren die anders ongebruikt zouden zijn gebleven.
- Creëer een flexibele werkplek
Kamer- en bureauboekingssystemen geven uw medewerkers de kans om een werkruimte te kiezen die past bij hun specifieke behoeften, of dat nu twee monitoren, een printer of extra ruimte is. Ze kunnen ook hun werkruimte van tevoren reserveren en hun reservering op elk moment wijzigen als plannen veranderen. Deze nieuwe flexibele werkruimte kan u helpen te voldoen aan de behoeften van uw team en uw apparatuur, bureaus en kantoorruimte aan te passen aan de vraag.
- Verhoog de tevredenheid van werknemers
Mensen werken beter en zijn gelukkiger als ze zich op hun gemak voelen in hun werkomgeving. Kleine ongemakken zoals krappe ruimtes, slecht uitgeruste bureaus en niet-beschikbare vergaderruimten kunnen de werknemerstevredenheid ernstig verminderen en de productiviteit beïnvloeden. Door uw werknemers hun favoriete werkruimten te laten kiezen en te laten beslissen wat voor hen het beste werkt, kunnen deze problemen worden voorkomen en kan iedereen in hun optimale omgeving werken. Bovendien kan af en toe een verandering van omgeving of een nieuwe werkplek een nieuw perspectief bieden en voorkomen dat een burn-out optreedt.
- Efficiëntie verhogen
Kamer- en bureauboekingssystemen kunnen belangrijke inzichten bieden in de manier waarop uw kantoor functioneert. Hoeveel vergaderingen worden er wekelijks in de vergaderruimten gepland? Welke apparatuur hebben werknemers het liefst aan hun bureau? Hoe gebruiken hybride werknemers de kantoorruimte? Als u de gewoonten en trends van uw kantoor kent, leidt dit tot betere besluitvorming en lost u de uitdagingen op waarmee uw medewerkers dagelijks worden geconfronteerd. Doordat u minder haperingen ondervindt, hebben uw medewerkers meer tijd om samen te werken, te vergaderen en contact te leggen.
Waar u op moet letten bij het kiezen van een oplossing
Voordat u een reserveringssysteem voor kamers en bureaus implementeert, zoals: kamerio, is het belangrijk dat u uw behoeften en de functies die cruciaal zijn voor uw team evalueert. Hoe belangrijk is social distancing op uw werkplek? Kan een boekingssysteem worden geïntegreerd met de veelgebruikte software van uw bedrijf, zoals Google Workplace, Microsoft Outlook of Slack? Wilt u dat andere voorzieningen, zoals parkeerplaatsen, privékamers of kluisjes, worden opgenomen in uw reserveringssysteem?
Het kan enige tijd duren om het systeem te vinden dat het beste werkt voor uw kantoor, maar het zal op de lange termijn de moeite waard zijn wanneer u een geautomatiseerde, optimale werkruimte voor u en uw team creëert.
Hier kan Roomio helpen
Uw zoektocht naar het perfecte kamer- en bureauboekingssysteem hoeft niet moeilijk te zijn. roomio biedt boekings- en digitale reserveringsoplossingen die je helpen je aan te passen aan de moderne manier van werken. Met roomio kunt u het ruimtebeheer optimaliseren, de efficiëntie van uw kantoor verhogen en een comfortabele omgeving voor uw team creëren. Bovendien kunt u met het platform overal en altijd kamers boeken, bureaus reserveren en beschikbare voorzieningen filteren. Vanuit de app kun je je persoonlijke voorkeuren kiezen, zoals verlichting, bureaustoelen, dubbele monitoren en zelfs specifieke stoelen om het juiste bureau voor je werkdag te kiezen. Of je nu liever met anderen werkt, in gemeenschappelijke ruimtes of vergadert in vergaderruimtes, roomio geeft jou en je team de flexibiliteit om een optimale werkplek te kiezen.
Een goed georganiseerd kantoor leidt tot efficiënter werken, productievere medewerkers en minder verspilde ruimte.
Bron: Plato Data Intelligence
