Introductie

Het plannen van sollicitatiegesprekken is een belangrijk onderdeel van de aanwerving, maar er wordt vaak niet genoeg aandacht aan besteed. Hoe goed het wordt gedaan, heeft werkelijk invloed op alle betrokkenen. Voor mensen die solliciteren, laat het zien hoe goed het bedrijf is georganiseerd en of ze de tijd van mensen waarderen. Voor degenen die mensen aannemen, gaat het erom de juiste timing te hebben en vriendelijk te zijn, en tegelijkertijd met veel schema's te jongleren. Dit is waar workflowautomatisering haar intrede doet. Met Nanonets Workflows kunt u geautomatiseerde workflows creëren die taken voor u uitvoeren binnen uw apps om de planning van sollicitatiegesprekken te stroomlijnen.

Traditioneel sollicitatieplanningsproces

Het traditionele planningsproces voor sollicitatiegesprekken is behoorlijk uitdagend en vaak omslachtig. Hier ziet u hoe het doorgaans werkt:

Het proces begint meestal met HR of een recruiter die potentiële interviewtijden identificeert, vaak op basis van de beschikbaarheid van de rekruteringsmanager. Vervolgens namen ze contact op met kandidaten, meestal via e-mail of telefoon, om deze tijden voor te stellen. Kandidaten reageerden met hun beschikbaarheid, die misschien niet altijd overeenkwam met de voorgestelde slots, wat leidde tot een heen-en-weer-uitwisseling om een ​​wederzijds geschikt tijdstip te vinden.

Deze handmatige coördinatie is tijdrovend en gevoelig voor fouten, zoals het over het hoofd zien van tijdzoneverschillen of het per ongeluk dubbel boeken van slots. Bovendien dragen last-minute annuleringen of wijzigingen door beide partijen bij aan de complexiteit, waardoor het hele proces opnieuw moet worden opgestart.

Over het geheel genomen is de traditionele methode een evenwichtsoefening waarbij meerdere planningen worden beheerd, duidelijke communicatie wordt gewaarborgd en wordt omgegaan met de onvoorspelbaarheid van de menselijke beschikbaarheid, terwijl wordt geprobeerd een positieve ervaring voor de kandidaat te creëren.

De traditionele planning van sollicitatiegesprekken is dus beladen met uitdagingen die dit cruciale proces kunnen veranderen in een logistieke nachtmerrie.

• Conflicterende schema's: De meest opvallende uitdaging is het op één lijn brengen van de beschikbaarheid van kandidaten en interviewers. Dit leidt vaak tot vertragingen en herschikkingen, waardoor de wervingstijdlijn wordt verstoord.
• Miscommunicatie: Misverstanden over tijdzones, datums of beschikbaarheid kunnen leiden tot gemiste interviews of dubbele boekingen, wat een slechte weerspiegeling is van de organisatorische vaardigheden van het bedrijf.
• Geen shows: Kandidaten of interviewers die de geplande sollicitatiegesprekken niet bijwonen, kunnen aanzienlijke vertragingen en frustraties veroorzaken, waardoor er extra planningsrondes nodig zijn.
• Inefficiënt procesbeheer: Traditionele planning is vaak afhankelijk van handmatige coördinatie, waardoor het tijdrovend is en vatbaar voor menselijke fouten.
• Verhoogde administratieve lasten: Recruiters en HR-professionals besteden vaak buitensporig veel tijd aan het beheren van sollicitatiegesprekken, die beter aan andere wervingsactiviteiten kunnen worden besteed.
• Gebrek aan flexibiliteit: Bij traditionele methoden is het mogelijk dat er geen rekening wordt gehouden met last-minute wijzigingen of noodsituaties, wat leidt tot verdere complicaties in het planningsproces.

Deze uitdagingen veroorzaken niet alleen frustratie; ze kunnen een tastbare impact hebben op het rekruteringsproces en de kandidaatervaring. In een tijdperk waarin het traject van kandidaten net zo belangrijk is als hun kwalificaties, kan inefficiënte planning een afschrikmiddel zijn en getalenteerde potentiële klanten wegjagen. Het kan leiden tot langere wervingscycli, hogere kosten en een aangetast werkgeversmerk. Kortom, de traditionele methoden voor het plannen van sollicitatiegesprekken zijn, hoewel bekend, niet langer voldoende in een steeds dynamischer en kandidaatgestuurde arbeidsmarkt.

Automatisering van sollicitatiegesprekken

Als het gaat om het automatiseren van het interviewplanningsproces, hebben bedrijven twee primaire opties: het gebruik van een workflowautomatiseringsplatform zoals Nanonets Workflows, of kiezen voor speciale software voor het plannen van interviews, zoals Calendly, GoodTime of Paradox. Elk van deze benaderingen biedt verschillende voordelen en past bij verschillende organisatorische behoeften. Platforms voor workflowautomatisering zijn veelzijdig en kunnen verschillende tools integreren om een ​​uitgebreid planningssysteem te creëren, terwijl speciale planningssoftware zich specifiek richt op de nuances van interviewplanning met gebruiksvriendelijke functies.

Gebruik maken van workflowautomatiseringsplatforms zoals Nanonets Workflows

Voors:

1. Veelzijdigheid: Platforms zoals Nanonets Workflows of Zapier bieden flexibiliteit om verschillende applicaties te integreren, waardoor HR-teams een aangepaste workflow kunnen creëren die past bij hun specifieke behoeften.
2. Schaalbaarheid: deze platforms kunnen een reeks taken uitvoeren die verder gaan dan alleen plannen, zoals het verzenden van automatische e-mails, het bijwerken van databases en meer, waardoor ze schaalbaar worden naarmate het bedrijf groeit.
3. maatwerk: Gebruikers hebben de vrijheid om workflows te bouwen die precies aansluiten bij hun procesvereisten en een hoge mate van maatwerk bieden.

nadelen:

1. Complexiteit bij het instellen: Het opzetten van deze workflows kan complex zijn, vooral voor mensen zonder technische expertise, omdat het inzicht vereist in de interactie tussen verschillende applicaties.
2. Afhankelijkheid van meerdere tools: De efficiëntie van deze platforms hangt af van de naadloze integratie van verschillende tools, wat een uitdaging kan zijn als een van de tools faalt of de API bijwerkt.
3. De kosten kunnen oplopen: Hoewel het individueel goedkoop is, kan het gebruik van meerdere tools achter elkaar de totale kosten verhogen.

Gebruik speciale software voor het plannen van interviews, zoals Calendly, GoodTime of Paradox

Voors:

1. Makkelijk te gebruiken: deze tools zijn specifiek ontworpen voor planning en zijn meestal gebruiksvriendelijker en hebben een kortere leercurve.
2. Gestroomlijnde functionaliteit: ze bieden functies zoals automatische tijdzonedetectie, kalendersynchronisatie en opties voor opnieuw plannen, die zijn afgestemd op planningsdoeleinden.
3. Betrouwbaarheid: Omdat deze tools specifiek gericht zijn op planning, zijn ze vaak betrouwbaarder bij het omgaan met veelvoorkomende planningsuitdagingen.

nadelen:

1. Beperkte reikwijdte: Dergelijke tools zijn primair gericht op planning en missen mogelijk bredere workflow-integratiemogelijkheden.
2. Minder flexibiliteit: Er is vaak minder ruimte voor maatwerk vergeleken met een platform als Nanonets Workflows of Zapier.
3. Potentieel voor isolatie van andere HR-processen: Deze tools integreren mogelijk niet zo naadloos met andere HR-systemen, waardoor mogelijk informatiesilo's ontstaan.

De keuze tussen het gebruik van een workflowautomatiseringsplatform zoals Nanonets Workflows en speciale software voor het plannen van sollicitatiegesprekken zoals Calendly, GoodTime of Paradox hangt af van de specifieke behoeften van het HR-team. Als er behoefte is aan een zeer aanpasbaar systeem dat diep integreert met andere HR-processen, zijn Nanonets Workflows wellicht geschikter. Voor degenen die op zoek zijn naar een eenvoudige, betrouwbare planningsoplossing met minder installatiecomplexiteit, kan speciale planningssoftware echter de betere keuze zijn. De beslissing moet aansluiten bij de algemene HR-strategie, de technische mogelijkheden en de gewenste kandidaatervaring van het bedrijf.

Interviewplanning met Nanonets-workflows

Welkom bij Nanonets Workflow Automation, waar AI-gestuurde technologie u en uw team in staat stelt om handmatige taken te automatiseren en binnen enkele minuten efficiënte workflows op te bouwen. Gebruik natuurlijke taal om moeiteloos workflows te creëren en te beheren die naadloos integreren met al uw documenten, apps en databases.

Ons platform biedt niet alleen naadloze app-integraties voor uniforme workflows, maar ook de mogelijkheid om aangepaste Large Language Models-apps te bouwen en te gebruiken voor geavanceerd tekstschrijven en het posten van reacties binnen uw apps. Tegelijkertijd blijft het garanderen van gegevensbeveiliging onze topprioriteit, met strikte naleving van de AVG-, SOC 2- en HIPAA-nalevingsnormen.

Om de praktische toepassingen van de workflowautomatisering van Nanonets beter te begrijpen, gaan we dieper in op enkele praktijkvoorbeelden.

We zullen nu een reeks Nanonets-workflows verkennen die gezamenlijk een logisch, geautomatiseerd systeem voor het plannen van interviews creëren.

Workflow 1: Aanvraag ontvangen voor planningsgesprek

• Trigger: Een nieuwe kandidaat-sollicitatie wordt ontvangen via een online formulier (bijvoorbeeld Google Forms).
• actie 1: de applicatiegegevens worden toegevoegd aan een trackingspreadsheet (bijvoorbeeld Google Spreadsheets) voor administratie.
• actie 2: Er wordt automatisch een e-mail naar de kandidaat gestuurd via een e-mailservice (bijvoorbeeld Gmail), waarin hij wordt bedankt voor zijn sollicitatie en wordt geïnformeerd over het planningsproces.
• Bijbehorende apps: Google Formulieren, Google Spreadsheets, Gmail.

Workflow 2: Zelfplanning van kandidaten

• Trigger: De kandidaat klikt op een planningslink in de e-mail.
• actie 1: De kandidaat wordt doorverwezen naar een planningstool (bijvoorbeeld Calendly) waar hij of zij een geschikt interviewtijdstip kan kiezen op basis van de beschikbaarheid die is ingesteld door het HR-team.
• actie 2: Zodra een tijd is geselecteerd, worden de details toegevoegd aan een bedrijfskalender (bijvoorbeeld Google Agenda).
• Bijbehorende apps: Gmail, Calendly, Google Agenda.

Workflow 3: Interviewbevestiging en herinnering

• Trigger: Een interviewtijd wordt bevestigd in de bedrijfskalender.
• actie 1: Er wordt een bevestigingsmail naar de kandidaat gestuurd met de details van het interview, inclusief datum, tijd en format (bijv. Zoomlink voor virtuele interviews).
• actie 2: Er wordt gepland dat er één dag vóór het sollicitatiegesprek een herinneringsmail naar de kandidaat wordt verzonden.
• Bijbehorende apps: Google Agenda, Gmail, Zoom (voor virtuele interviews).

Workflow 4: Feedback verzamelen na het interview

• Trigger: Een interview wordt in de bedrijfskalender als voltooid gemarkeerd.
• actie 1: Er wordt een feedbackformulier (bijvoorbeeld Google Forms) naar zowel de interviewer als de kandidaat gestuurd om feedback na het interview te verzamelen.
• actie 2: De verzamelde feedback wordt automatisch opgeslagen in een speciale HR-managementtool (bijv. BambooHR) voor evaluatie.
• Bijbehorende apps: Google Agenda, Google Formulieren, BambooHR.

Workflow 5: Het besluit tot aanwerving afronden

• Trigger: Feedback wordt verzonden en opgeslagen in de HR-managementtool.
• actie 1: Er wordt een interne melding verzonden naar het HR-team (bijvoorbeeld via Slack) om de feedback te beoordelen en een beslissing te nemen.
• actie 2: Op basis van de beslissing worden passende vervolg-e-mails naar de kandidaat gestuurd – een aanbiedingsbrief of een beleefde afwijzing.
• Bijbehorende apps: BambooHR, Slack, Gmail.

Door gebruik te maken van de kracht van Nanonets Workflows kunnen teams de tijd en moeite die wordt besteed aan het plannen van sollicitatiegesprekken aanzienlijk verminderen. Dit geautomatiseerde systeem verbetert niet alleen de efficiëntie, maar verbetert ook de ervaring, waardoor een soepeler en beter georganiseerd planningsproces wordt gegarandeerd.

Beste apps voor het plannen van sollicitatiegesprekken van derden

Als alternatief kunt u apps voor het plannen van sollicitatiegesprekken van derden gebruiken die de processen voor u automatiseren.

De beste softwareopties voor het plannen van sollicitatiegesprekken in 2023 bieden een reeks unieke functies en mogelijkheden, die tegemoetkomen aan uiteenlopende zakelijke behoeften. Hier is een gedetailleerde vergelijking van vijf van dergelijke software, waarbij hun unieke verkoopargumenten (USP's) en onderscheidende kenmerken worden benadrukt:

1. VidCruiter
   • USP's: Biedt robuuste mogelijkheden voor video-interviews, zowel vooraf opgenomen als live, met geavanceerde automatisering. Browsergebaseerd, toegankelijk in acht talen, ondersteunt werkzoekenden in tientallen andere talen en biedt 24/7 live ondersteuning van agenten.
   • Extra functies: Configureerbare workflows voor automatisch boeken, deskundige klantenondersteuning en integratie met grote agenda's en Single Sign-On (SSO)-authenticatie.
   • Ontbrekende functies: Ontbreekt aan een gratis proefperiode of abonnement, niet de goedkoopste optie, en de implementatiefase kan tijdrovend zijn vanwege het rijke en aanpasbare karakter ervan.
2. Paradox
   • USP's: Gebruikt AI-assistent Olivia voor planning, beschikbaar in meer dan 30 talen voor gebruikers en meer dan 100 voor kandidaten. Efficiënte implementatie met speciale ondersteuning en realtime handmatige overschrijvingsopties voor chatautomatisering.
   • Extra functies: Onbeperkte interviewplanning, automatisch herplannen en efficiënte klantenservice die telefonisch bereikbaar is.
   • Ontbrekende functies: De uitvoering van aangepaste workflows kan traag zijn, er zijn geen transparante prijzen, er zijn beperkte analysemogelijkheden en de AI-assistent kan de menselijke nuance in gesprekken niet volledig vervangen.
3. Goede Tijd
   • USP's: Biedt sms-, WhatsApp- en e-mailinterviewplanning, met een grootschalig wervingsproduct voor schaalbaarheid. Voor mobiel geoptimaliseerd platform met een Chrome-extensie voor communicatiegemak.
   • Extra functies: Aanpasbare workflowautomatisering, vooraf gebouwde screeningvragenlijsten, 24/7 chatondersteuning en meerdere integratieopties.
   • Ontbrekende functies: Geen gratis abonnement of proefversie, uitsluitend gericht op planning zonder andere wervingsmogelijkheden, langdurig implementatieproces voor complexe workflows en af ​​en toe bugs gerelateerd aan agenda- en ATS-synchronisatie.
4. HireVue
   • USP's: Ondersteunt kandidaatgestuurde beschikbaarheidsselectie en herplanning en biedt 24/7 klantenondersteuning in meer dan 20 talen. Pakketten kunnen worden aangepast aan de zakelijke behoeften.
   • Extra functies: Oplossingen voor video-interviews, beoordelingen, conversatie-AI en tekstwerving allemaal op één plek, waardoor het een robuust platform is voor grotere ondernemingen.
   • Ontbrekende functies: Geen WhatsApp-uitnodigingen, geen gratis abonnement of proefperiode, geschikt voor grotere organisaties (meer dan 2500 werknemers) en beperkte integratiepartners.
5. Calendly
   • USP's: Vereenvoudigt het plannen van sollicitatiegesprekken via selfservice, waardoor kandidaten gemakkelijk vergaderingen kunnen boeken, opnieuw plannen of annuleren. Naadloze integratie met populaire agenda- en e-mailtools.
   • Extra functies: Gebruiksvriendelijke interface, minder heen-en-weer-e-mails en de mogelijkheid om aangepaste regels in te stellen voor beschikbaarheid en vergaderduur.
   • Ontbrekende functies: Aanpassingsmogelijkheden die verder gaan dan branding en kleurkeuzes zijn beperkt, de mobiele versie is minder functioneel dan de desktopversie en met het gratis abonnement kan slechts één type tijdslot worden geboekt.

Elk van deze softwareopties biedt unieke functies en voordelen, afgestemd op verschillende organisatorische behoeften, van kleine bedrijven tot grote ondernemingen. Het is essentieel om met deze aspecten rekening te houden bij het kiezen van de meest geschikte software voor het plannen van sollicitatiegesprekken voor uw organisatie.

• Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
• PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
• PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
• Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
• Bron: https://nanonets.com/blog/best-interview-scheduling-software-in-2023/