미지급금 자동화 또는 AP 자동화는 기술 및 소프트웨어 미지급금 프로세스와 관련된 작업 및 워크플로를 자동화합니다. 이 프로세스에는 청구서 수신/처리, 데이터 입력, 승인 및 지불과 같은 작업이 포함됩니다.

AP 자동화는 지불 계정 프로세스의 효율성, 정확성 및 속도를 개선하는 것을 목표로 합니다. 또한 수동 작업량, 사기 가능성 및 비즈니스 비용을 줄여줍니다.

AP 자동화는 어떻게 작동합니까?

미지급금(AP) 공급업체 및 공급업체에 대한 회사의 미결제 부채를 관리하고 상환하는 일을 담당하므로 비즈니스에서 중요한 역할을 합니다. 이는 비즈니스 재무 운영의 중요한 구성 요소이며 현금 흐름 관리와 밀접하게 연결되어 있습니다. 청구서 및 청구서가 적시에 지불되고 회사가 연체료를 부과하거나 공급업체와의 관계를 손상시키지 않도록 하는 AP의 책임입니다. 이를 통해 기업은 공급업체와 긍정적인 관계를 유지하고 현금 흐름, 예산 및 재무 준수를 관리할 수 있습니다.

AP에서 자동화를 사용하면 모든 단계에서 도움이 됩니다. AP 프로세스. AP 자동화의 첫 번째 단계는 송장을 수령하고 캡처하는 것입니다.

인보이스는 다양한 형식일 수 있으며 이메일, 팩스 또는 우편과 같은 다양한 방법으로 수신할 수 있습니다. 먼저 송장을 스캔하고 디지털화하여 전자적으로 쉽게 저장, 액세스 및 처리할 수 있습니다. 인보이스가 디지털화되면 자동으로 일치 자동화된 워크플로를 통해 주문을 구매하고 승인을 위해 라우팅합니다.

다음 단계는 데이터 입력 및 유효성 검사입니다. AP 자동화 소프트웨어는 송장에서 관련 사용자 정의 데이터를 캡처하고 회사 재무 시스템의 필드를 자동으로 채워 수동 데이터 입력의 필요성을 줄입니다. 이것은 또한 소프트웨어가 인보이스를 검증할 수 있으므로 데이터의 정확성을 보장하는 데 도움이 됩니다. 성냥 구매 주문서 및 모든 필수 필드가 채워져 있는지 확인합니다.

AP 자동화의 세 번째 단계는 승인 프로세스입니다. 인보이스는 적절한 당사자의 승인을 위해 자동화된 워크플로우를 통해 라우팅됩니다. 이 프로세스는 송장의 값 또는 연결된 부서에 따라 다양한 수준의 승인을 포함하도록 구성할 수 있습니다. 자동화된 워크플로를 통해 승인 프로세스를 쉽게 추적하고 모니터링하여 인보이스가 적시에 처리되도록 합니다.

인보이스가 승인되면 결제할 준비가 된 것입니다. AP 자동화 소프트웨어는 회사의 재무 시스템과 통합되어 지불 배치를 생성하고 회사의 지불 조건에 따라 지불을 예약할 수 있습니다. 이를 통해 인보이스가 제때에 지불되도록 하여 연체료 및 이자 비용의 위험을 줄일 수 있습니다.

마지막으로 전체 프로세스를 추적하고 보고합니다. 이 소프트웨어는 모든 송장, 구매 주문 및 결제를 추적하여 전체 지불 계정 프로세스에 대한 실시간 가시성을 제공합니다. 이를 통해 보다 쉽게 ​​모니터링 및 보고할 수 있으므로 규정 준수, 예산 책정 및 예측에 도움이 될 수 있습니다.

AP 자동화의 이점

디지털화의 부상은 고객과 기업이 상호 작용하는 방식을 크게 변화시켰고 아이디어 교환을 위한 새로운 플랫폼을 만들었습니다. 자동화는 향상된 서비스와 재무 프로세스의 효율성을 향한 유일한 방법으로 간주되고 있습니다. 또한 기업은 금융 자산 관리를 위해 점점 더 디지털 플랫폼으로 전환하고 있으며, 이는 COVID-19 팬데믹 동안 가속화된 추세입니다. 결과적으로 디지털 결제 솔루션과 더 빠른 인보이스 처리에 대한 수요가 미지급금 자동화 시장의 성장을 주도하고 있습니다.

몇 가지 구체적인 방법은 AP 자동화로 효율성 향상 위치 :

• 정확성 향상: 기업은 PO, 송장 및 영수증을 디지털화함으로써 이러한 문서를 수동으로 정리할 필요가 없으므로 손실 및 오류 위험을 줄이고 데이터에 대한 접근성을 높일 수 있습니다.
• 인보이스 매칭: AP 자동화 소프트웨어는 자동으로 일치 구매 주문서 및 영수증에 송장을 추가하여 조달-지불 프로세스를 더 잘 관리할 수 있습니다. 자동화된 매칭 프로세스는 인보이스가 해당 구매 주문서와 일치하고 한 번만 지불되도록 할 수 있습니다. 또한 소프트웨어에는 청구서가 이미 지불되지 않았는지 확인하는 수표가 포함되어 이중 지불을 방지할 수 있습니다. 소프트웨어의 추적 기능을 통해 사용자는 중복 송장에 대한 경고를 받을 수 있으므로 기업은 중복 또는 누락된 지불을 조사하고 방지할 수 있습니다.
• AP 자동화 소프트웨어를 회사의 재무 시스템과 통합하면 지불 일괄 처리 및 예정된 지불을 생성할 수 있으므로 인보이스가 제때 지불되도록 보장하여 연체료 및 이자 비용의 위험을 줄일 수 있습니다.
• 승인 간소화: AP 자동화 소프트웨어는 인보이스를 승인을 위해 적절한 개인 또는 팀에게 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 이렇게 하면 수동 라우팅이 필요하지 않으므로 시간을 절약하고 오류 위험을 줄일 수 있습니다. 인보이스의 전자 승인을 활성화하면 물리적 서명이나 승인 스탬프를 제거할 수 있습니다. AP 자동화 소프트웨어에는 지불 한도, 승인 계층 또는 기타 사용자 지정 규칙과 같은 기본 제공 승인 규칙이 포함될 수 있습니다. 이렇게 하면 인보이스가 올바른 개인에게 전달되고 회사의 정책 및 표준에 따라 승인 프로세스가 수행되는지 확인할 수 있습니다. 승인자에게 이메일 또는 기타 형태의 디지털 알림을 보내도록 AP 자동화를 구성하여 승인 작업을 상기시키고 송장 세부 정보에 대한 액세스를 제공하며 클릭 한 번으로 송장을 승인하거나 거부할 수 있습니다.
• 감사 추적: AP 자동화 소프트웨어는 인보이스를 승인한 사람, 승인한 시기 및 의견을 포함하여 모든 승인 작업에 대한 감사 추적을 제공할 수 있습니다. 추적 및 보고 목적으로 사용할 수 있습니다.
• 규정 준수: 송장 승인 프로세스를 자동화함으로써 회사는 모든 송장이 회사 ​​정책 및 규정에 따라 승인되고 프로세스가 모든 규제 또는 법적 요구 사항을 준수하는지 확인할 수 있습니다.
• 확장성: AP 자동화는 더 나은 확장성을 허용하고 비즈니스가 확장됨에 따라 워크로드를 처리할 수 있습니다. 작업을 자동화함으로써 AP 팀은 일상적인 작업을 수행하는 사람의 수를 줄이고 확장과 관련된 전략적 작업을 위한 인적 자원을 확보할 수 있습니다. 또한 AP 자동화를 통해 제공되는 비즈니스 운영에 대한 실시간 가시성은 AP 팀이 더 나은 정보에 입각한 결정을 내리고 개선 영역을 식별하며 팀을 보다 효과적으로 확장하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 생태학적 이점: 자동화는 종이 없는 사무실을 안내할 수 있으며, 효율성 개선을 넘어 탄소 발자국을 줄임으로써 사회 전체에 기여할 수 있습니다.

또한 AP 자동화는 재무 프로세스의 보안을 보장하고 사기 방지. 이를 수행하는 한 가지 방법은 송장 승인에 대한 제한을 설정하는 것입니다. 이는 조직 내의 특정 개인 또는 그룹에 대해 설정할 수 있습니다. 사기 행위를 방지하기 위해 추가 승인과 같은 추가 단계를 수행할 수도 있습니다. AP 자동화 솔루션이 제공하는 보고 및 분석 기능은 또한 프로세스 전반에 걸쳐 투명성과 가시성을 높이는 데 도움이 되므로 의심스럽거나 비정상적인 활동을 더 쉽게 감지하여 적시에 조치를 취할 수 있습니다. 이러한 조치를 함께 사용하면 사기 위험을 크게 줄이고 금융 프로세스의 전반적인 보안을 강화할 수 있습니다.

AP 자동화는 B2B 및 B2C 컨텍스트 모두에서 유용합니다. 리소스 활용도를 높이는 동시에 비용을 절감할 수 있기 때문입니다. 또한 모든 송장, 구매 주문 및 지불을 추적하고 문서화하는 시스템의 기능은 실시간 재무 가시성을 가능하게 하며 이는 규정 준수를 보장하고 예산 및 예측을 효과적으로 계획하는 데 가장 중요할 수 있습니다.

당연하게도 AP 자동화 시장은 향후 크게 성장할 것으로 예상됩니다. 에 따르면 Data Bridge Market Research의 설문 조사미지급금 자동화 시장은 5,809.38년에서 2029년 사이에 연평균 10.8%의 성장률을 보이며 2022년까지 미화 2029억 XNUMX만 달러에 이를 것으로 예상됩니다.

AP 자동화 소프트웨어가 공급업체 관계를 개선합니까?

효율적인 재무 관리는 모든 비즈니스가 효과적으로 운영되는 데 매우 중요합니다. AP 자동화 송장을 신속하고 정확하게 처리할 수 있는 수단을 제공하여 적시에 지불을 보장함으로써 공급업체 관계를 강화하는 데 도움이 됩니다. 회사의 재무 시스템과 통합함으로써 AP 자동화는 자동으로 지불 배치를 생성하고 회사의 지불 조건에 따라 지불을 예약할 수 있으므로 합의된 조건을 준수할 수 있습니다.

대부분의 AP 자동화 소프트웨어에는 전자 메일 또는 기타 형태의 디지털 알림(스마트 메시징 등)과 같은 내장 통신 도구가 포함되어 있어 공급업체에 송장 및 지불 상태에 대한 정보를 제공할 수 있습니다. 이는 의사소통을 개선하고 오해와 분쟁을 줄이는 데 도움이 되어 비즈니스와 공급업체 간의 신뢰를 구축할 수 있습니다.

송장을 구매 주문서 및 영수증과 자동으로 일치시키면 공급업체에 대한 과다 또는 과소 지급을 방지할 수 있으므로 해결하는 데 시간과 노력이 필요할 수 있는 분쟁 및 잘못된 의사소통을 방지할 수 있습니다.

미지급금 자동화를 통해 기업은 얼마나 절약할 수 있습니까?

AP 자동화는 인건비와 연체료를 줄임으로써 기업에 비용 절감을 가져올 수 있습니다. 수표, 봉투, 우표와 같은 기존의 종이 기반 결제와 관련된 비용은 쉽게 식별할 수 있지만 결제 처리와 관련된 수동 작업에 소요되는 시간과 관련된 비용도 있습니다. 예를 들어, 연간 $40,000의 월급을 받는 사무원이 스캔한 단일 문서도 5분의 시간이 소요될 수 있으며 문서당 예상 비용이 $2 이상일 수 있습니다. 이러한 비용을 합산하면 AP 프로세스의 전반적인 비용 효율성에 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 또한 수동 AP 시스템을 사용하는 경우 팀 구성원은 분실 또는 잘못 배치된 송장 검색 및 문의 전화 응답과 같은 작업에 시간을 보내는 경우가 많습니다.

A에 따라 2018년 골드만삭스 보고서, 북미의 B2B는 AP 처리에 연간 187억 달러를 지출합니다. 이 추정치는 직접 처리 및 인건비만 포함합니다. 실제로 인건비가 발생하는 직접 비용의 90% 이상을 차지합니다. 동일한 보고서에 따르면 자동화된 AP 처리 비용은 수동 비용의 33%에 불과합니다. 이는 연간 지출액이 62억 달러에 불과해 AP 부서의 엄청난 절감액입니다.

노동 관련 비용 외에도 긴 처리 주기는 잠재적으로 연체료 및 연체료로 이어질 수 있습니다. 연구에 따르면 많은 기업이 청구서의 상당 부분을 늦게 지불하는 것으로 밝혀졌기 때문에 잘못된 지불 관행은 공급업체 관계에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어, 미국의 중간 규모 기업 신고 늦게 지불하는 고객이 평균적으로 $304,066를 빚지고 있습니다. 또한 이러한 기업의 무려 81%가 2021년 이후 이러한 연체의 심각성이 증가했다고 보고했습니다. 이러한 연체는 기업에 상당한 부담을 주는데, 미국의 중간 규모 기업은 연체를 처리하는 데 주당 평균 14시간을 소비합니다. 송장.

지연은 궁극적으로 현금 흐름에 영향을 미쳐 기업이 운영을 계속 유지하기 위해 자체 준비금에 의존하거나 대출을 받아야 합니다. 이 두 옵션 모두 장기적인 재정 불안정의 위험이 있습니다. 이 모든 것은 자동화된 AP 처리로 피할 수 있습니다.

AP 자동화 보다 효율적인 송장 추적 및 지불을 제공하여 공급업체와의 "정시" 기록을 개선함으로써 공급업체 관계를 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이를 통해 공급업체와의 관계를 더욱 강화하고 공급업체를 더 적은 수의 전략적 공급업체로 통합하여 재정적 이점이 있는 것으로 나타났습니다.

에 따르면 맥킨지에서 실시한 설문조사 다양한 산업 분야의 100개 이상의 대기업 중 전략적 공급업체와 긴밀하게 협력하는 기업이 더 높은 성장을 보이고, 더 큰 수익성경쟁사에 비해 운영 비용이 낮습니다. 기업은 긴밀한 협업을 통해 장기적인 파트너십을 강화함으로써 공급업체 기반을 통합하고 차입 지출 및 규모의 경제를 통해 비용 절감을 실현할 수 있습니다.

마지막으로 AP 자동화는 ACH 및 가상 카드와 같은 전통적인 종이 수표를 넘어 더 많은 지불 옵션을 제공합니다. 이는 비즈니스에 더 안전하고 재정적으로 유익한 것으로 간주되는 동시에 공급업체의 선호도에 부응하여 재정적 이익에 기여할 것입니다.

AP 소프트웨어는 일반적으로 얼마입니까?

비용 AP 소프트웨어 공급업체, 소프트웨어에 포함된 기능 및 비즈니스 규모에 따라 다를 수 있습니다. 일부 AP 소프트웨어 제공업체는 월간 또는 연간 요금을 청구하는 구독 기반 가격을 제공하는 반면 다른 공급업체는 일회성 구매 비용이 있을 수 있습니다. 일부 공급자는 비즈니스 규모나 사용자 수에 따라 계층화된 가격 옵션도 제공합니다.

AP 자동화 소프트웨어 구매에 투자할 금액은 종종 한 달에 처리되는 인보이스 수와 관련이 있습니다. 프런트엔드 송장 처리, 자동 매칭, 승인 워크플로우, 보관을 포함하여 AP 자동화의 전체 영역을 포함하는 소프트웨어 솔루션에는 다음과 같은 광범위한 운영 시스템이 필요합니다. OCR, 양방향 통합, 비즈니스 인텔리전스, 워크플로, 감사 추적 및 스토리지).

AP 자동화의 가장 간단한 사례는 이름에서 알 수 있듯이 보관 목적을 위해 모든 문서를 디지털 형식으로 간단히 변환하는 스캔 및 보관 접근 방식입니다. 보관 및 검색에는 도움이 되지만 자동화를 개선하는 데는 거의 도움이 되지 않으며 프로세스에 추가 단계를 추가할 수도 있습니다. 이 방법은 소규모로 수백 달러에 구현할 수 있지만 전자 문서 관리 시스템은 $10,000에서 $100,000 사이의 비용이 들 수 있습니다.

AP 자동화의 상위 모델에는 프런트 엔드 송장 처리, 자동 일치, 승인 워크플로 및 보관이 포함됩니다. 이 접근 방식에 필요한 시스템은 복잡하며 매달 10,000건 이상의 송장 거래를 처리하는 기업에 유용합니다. 이 모델의 비용은 $100,000에서 $500,000 사이이며 추가 소프트웨어 라이센스 비용과 인력 지원 비용이 있습니다.

클라우드 기반 AP 자동화는 위의 모델과 유사하지만 스토리지가 클라우드에 있어 스토리지 하드웨어가 필요하지 않기 때문에 인프라 투자가 덜 필요합니다. 구현 비용은 일반적으로 월별 처리된 인보이스 수를 기반으로 하므로 일부 비즈니스에 유리한 옵션입니다. 매월 10,000건 이상의 인보이스 거래를 처리하는 기업의 경우 구현 수수료는 $20,000에서 $35,000이며 거래 비용은 인보이스당 $0.65에서 $0.95입니다.

가장 진보된 AP 자동화에는 ACH, EFT, 전신 송금 및 가상 카드와 같은 전자 결제와 같은 기능이 포함됩니다. 이러한 유형의 솔루션은 B2B 운영에서 점점 더 많이 사용되고 있으며 보다 안전한 지불 방법을 제공합니다.  

또한 많은 공급자가 비즈니스의 특정 요구 사항에 따라 맞춤형 가격을 제공합니다. 평가하는 것이 중요하다 특징 귀하의 비즈니스에 필요한 다음 그에 따라 공급자를 선택하십시오.

AP 자동화는 다른 회계 시스템과 함께 작동합니까?

AP 자동화 시스템은 다른 회계 시스템과 함께 작동할 수 있습니다. 많은 시스템에는 서로 다른 시스템 간에 원활한 데이터 전송을 제공하기 위해 API 또는 미들웨어와 같은 다양한 통합 옵션이 있습니다. 이러한 방식으로 AP 자동화 소프트웨어는 다른 회계 시스템에서 송장 및 구매 주문서와 같은 데이터를 검색하고 처리한 다음 외부 회계 플랫폼에서 정보를 업데이트할 수 있습니다. 통합을 통해 기업은 여전히 ​​익숙한 회계 소프트웨어를 사용하면서 AP 자동화 소프트웨어의 기능과 자동화 기능을 활용할 수 있습니다.

예를 들어 Nanonets의 플랫폼은 QuickBooks 및 Sage와 같은 다른 회계 시스템과 통합될 수 있어 기업이 자신에게 익숙한 회계 소프트웨어를 계속 사용하면서 플랫폼의 자동화 및 보고 기능을 활용할 수 있습니다.

결론

의 자동화 미지급금 작업 인보이스, 지불 및 기타 금융 거래 처리 프로세스를 간소화하여 기업이 효율성을 개선하고 비용을 절감하며 정확성을 높일 수 있도록 합니다. Nanonets와 같은 AP 자동화 지원은 AI에서 실행되며 이메일, 스캔한 문서, 디지털 파일/이미지, 클라우드 스토리지 및 ERP 시스템과 같은 다양한 소스에서 파일 및 문서를 자동으로 수집할 수 있는 AP 워크플로우 생성을 가능하게 합니다. 스마트 캡처 외에도 우수한 AP 자동화 도구는 비용을 일치 및 조정하고, 비용 보고서 작성에서 관리자 승인 획득에 이르기까지 모든 비용 워크플로를 관리하고, 월별 회계 마감 프로세스를 원하는 모든 ERP, 회계 소프트웨어 또는 비즈니스 도구와 원활하게 통합할 수 있습니다.

Nanonets와 같은 AP 자동화 소프트웨어는 AP 팀이 비즈니스 비용을 80%까지 크게 절감하고, 송장 처리 속도를 10배로 크게 높이고, AP 날짜를 최적화하고, 수동 확인 및 확인으로 인한 부정확성을 제거하고, 예외를 식별하고 지능적으로 처리하고, 이를 적절한 개인에게 전달하고 사기, 절도, 이중 지불 및 기타 비효율성을 식별하고 제거합니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/what-is-ap-automation/