비즈니스 세계에서는 돈 문제를 추적하는 것이 중요하며, 바로 여기에서 총계정원장 코드(GL 코드)가 사용됩니다. 이러한 코드를 기업이 재정을 정리하고 지출하거나 벌어들인 모든 금액을 정확하게 추적하는 데 도움이 되는 비밀 소스로 생각하십시오. GL 코드는 단지 깔끔하게 유지하는 것이 아닙니다. 보다 현명한 재정 결정을 내리고, 납세 시간을 단순화하며, 비즈니스가 원활하게 운영되도록 보장하는 것입니다. 이 가이드에서는 GL 코드가 무엇인지, GL 코드가 회사에 왜 중요한지, 효과적으로 사용하는 방법을 자세히 설명합니다. 또한 팀에서 효율적인 GL 코딩 프로세스를 설정하는 방법에 대해 논의하고 GL 코딩 자동화 소프트웨어를 살펴보겠습니다.

GL 코드란 무엇입니까?

총계정원장 코드(GL 코드)는 회사 총계정원장 내의 금융 거래를 분류하고 기록하는 고유한 영숫자 문자열입니다.. 이러한 코드는 비즈니스 재무 구조의 기본 구성 요소 역할을 하여 거래를 수익, 비용, 자산, 부채 및 자본에 대한 별도의 계정으로 분류할 수 있습니다. 예를 들어, 사무용품 비용에 대한 GL 코드는 사무용품과 관련된 모든 지출을 그룹화하여 더 쉽게 추적하고 분석하는 데 도움이 됩니다.

GL 코드를 사용하는 이유는 무엇입니까?

체계적인 조직을 통해 GL 코드는 기업에 다음과 같은 권한을 부여합니다.

• 재무 정확성 및 재무 기준 준수 강화: GL 코드를 사용하면 금융 거래를 정확하게 분류할 수 있으며 이는 정확한 재무 보고서를 생성하는 데 중요합니다. 예를 들어 기업은 공과금에 특정 GL 코드를 할당할 수 있습니다. 이를 통해 전기, 수도 및 인터넷 서비스에 대한 지불이 공과금에 정확하게 기록되어 회사가 운영 비용을 실제로 반영하는 재무제표를 작성할 수 있습니다. 마찬가지로, 재고 구매 및 판매에 별도의 GL 코드를 사용하는 소매업체는 재무 분석 및 세금 계산 모두에 중요한 수치인 매출원가(COGS)를 정확하게 계산할 수 있습니다.
• 세금 준비 단순화 및 공제 극대화: GL 코드를 활용하면 세금 부담이 줄어듭니다. 비용을 적절하게 분류하면 세금 공제 비용을 쉽게 식별하고 모든 적격 공제를 청구할 수 있습니다. 예를 들어, 여행 비용 전용 GL 코드를 사용하면 모든 여행 관련 지출을 신속하게 집계하여 이러한 공제 청구를 놓치지 않도록 할 수 있습니다. 마찬가지로, 장비 구매에 대해 GL 코드에 기록된 비용을 검토함으로써 기업은 가속 감가상각 방법이나 섹션 179 공제를 활용하여 과세 소득을 줄일 수 있다는 것을 깨닫게 될 수 있습니다. 이러한 종류의 조직은 상당한 세금 절감 효과를 가져오고 세금 신고 시 오류가 발생할 위험을 줄일 수 있습니다.
• 예산 관리 개선: GL 코드를 사용하면 기업은 세부적인 수준에서 실제 지출과 예산을 비교할 수 있습니다. 예를 들어 마케팅 비용에 GL 코드를 할당하면 기업에서 마케팅 예산 성과를 면밀히 추적할 수 있습니다. 디지털 마케팅 대행사가 GL 코드 마케팅 범주의 비용이 지속적으로 예산을 초과한다는 사실을 발견하면 마케팅 전략이나 예산 할당을 조정하기 위한 목표 조치를 취할 수 있습니다.
• 지출 가시성 및 의사결정 강화: 모든 거래에 고유한 GL 코드를 할당함으로써 조직은 여러 부서의 지출, 각 거래의 규모, 품목 수준의 세부 지출 데이터를 꼼꼼하게 모니터링할 수 있습니다. 따라서 기업은 지출 패턴, 수익성 및 재무 건전성에 대한 통찰력을 제공하는 상세한 재무 보고서를 생성할 수 있습니다. 제조 회사는 GL 코드를 사용하여 다양한 생산 라인과 관련된 비용을 추적할 수 있습니다. 이러한 비용을 분석하면 비효율성이나 개선이 필요한 영역을 식별하는 데 도움이 될 수 있으므로 최대 수익을 위해 리소스를 어디에 할당할지에 대한 더 나은 전략적 결정을 내릴 수 있습니다.
• 월결산 효율성 증대: 정확한 GL 코딩은 특히 월말 마감과 같은 중요한 기간 동안 회사의 재무 프로세스 내 효율성 향상에 직접적으로 기여합니다. 각 금융 거래가 처음부터 적절한 GL 코드에 할당되도록 함으로써 기업은 시간이 많이 걸리는 수정이 필요한 오류 가능성을 크게 줄일 수 있습니다. 이러한 정확성 덕분에 비용을 자동으로 통합하고 재무 보고 속도를 늦추는 수동 조정 및 재분류를 최소화할 수 있습니다. 결과적으로 더 빠르고 효율적인 마감 프로세스가 이루어지며 시간을 절약하고 다른 곳에 더 효율적으로 투자할 수 있습니다.
• 사기 위험 감소 및 감사 준비성 확보: GL 코드가 제공하는 세분성은 기업에 귀중한 보안 계층을 제공합니다. 각 거래를 꼼꼼하게 분류하면 사기나 잘못된 관리 등의 문제를 나타내는 이상 징후나 패턴을 더 쉽게 찾아낼 수 있습니다. 예를 들어 회사가 직원 환급에 고유한 GL 코드를 할당하는 경우 비정상적으로 높거나 기존 정책과 일치하지 않는 거래가 있는지 쉽게 검토할 수 있습니다. 또한 감사의 경우 GL 코드에 따른 거래의 상세한 구성은 필요한 문서 및 설명 제공 프로세스를 단순화하고 규정 위반에 대한 처벌 또는 벌금의 위험을 줄입니다. 이러한 접근 방식을 통해 기업은 재정 자원을 보호할 뿐만 아니라 시장에서 평판과 무결성을 유지할 수 있습니다.

GL 코드를 할당하는 방법은 무엇입니까?

모든 비용이 중요하고 모든 거래가 중요한 비즈니스 세계에서 총계정원장(GL) 코드 설정은 단순한 작업이 아니라 예술입니다. 회계 시스템을 위한 강력한 기반을 마련하는 것의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 그리고 이 시스템의 핵심은 무엇일까요? 잘 계획된 GL 코드 구조. GL 코드 구성 및 할당 기술을 숙달할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.

GL 코드에 번호나 이름을 할당하기 전에 한 걸음 물러서십시오. 왜? GL 코드 구조를 계획하는 것은 건물의 청사진 초안을 작성하는 것과 유사하기 때문입니다. 명확한 계획 없이는 공사를 시작하지 않겠죠? 마찬가지로, 전략 없이 GL 코드를 설정하는 것은 혼란, 비효율성 및 재무 보고의 악몽을 낳는 비결입니다.

1. 큰 그림부터 시작하세요. 금융 거래의 주요 범주를 정의하는 것부터 시작하십시오. 일반적으로 여기에는 다음이 포함됩니다.

1. 자산: 경제적 가치가 있는 기업이 소유한 자원입니다. 예로는 현금, 재고, 장비 등이 있습니다.
2. 부채: 대출금, 미지급금 등 기업이 다른 사람에게 빚지고 있는 금액을 나타냅니다.
3. 공평: 자본은 자산에서 모든 부채를 뺀 후 소유자의 청구권을 나타냅니다. 여기에는 이익잉여금과 주식이 포함됩니다.
4. 수익: 수익은 비용을 차감하기 전 재화나 서비스를 판매하여 얻은 수입입니다.
5. 경비: 비용은 임대료, 공과금, 급여 등 수익을 얻는 과정에서 발생하는 비용입니다.

이러한 범주는 GL 코드 시스템의 중추를 형성하며 모든 거래를 정확하게 분류하는 데 도움이 됩니다.

2. 세부 사항을 수용하되 지나치게 복잡함을 피하십시오. 각 기본 카테고리 내에서 비즈니스 운영의 미묘한 차이를 반영하는 하위 카테고리를 만드세요. 다음은 잠재적인 하위 카테고리가 있는 프레임워크의 예입니다. 더 자세히 살펴보려면 각 카테고리와 하위 카테고리를 클릭하세요.

자산

부채

공평

수익

경비

각 주요 카테고리 내의 세부 사항을 수용함으로써 비즈니스 운영을 정확하게 반영하는 강력한 시스템을 구축할 수 있습니다. 그러나 과도한 복잡성을 피하는 원칙을 기억하십시오. 비즈니스의 특정 요구와 규모에 맞게 하위 범주를 조정하여 GL 코드 시스템이 유용하고 관리 가능하도록 유지하십시오.

3. GL 코드를 생성합니다: 코드 번호 매기기에 일관된 논리를 사용하세요. 이는 특정 범주에 대해 특정 범위를 사용하는 것을 의미할 수 있습니다(예: 자산의 경우 1000 시리즈, 부채의 경우 2000 시리즈). GL 코드를 디자인할 때 다음 사항을 고려하십시오.

• 디테일의 정도: 필요한 정보의 세분성을 결정합니다. 세부 사항은 중요하지만 너무 많으면 시스템과 사용자에게 부담을 줄 수 있습니다.
• 부서 수준 코드: 귀하의 비즈니스가 여러 부서 또는 위치에 걸쳐 있는 경우 보다 자세한 추적 및 보고를 위해 이러한 구별을 코드에 통합하는 것을 고려하십시오.
• 프로젝트 레벨 코드: 프로젝트 기반으로 운영되는 기업의 경우 프로젝트별 코드는 비용과 수익을 정확하게 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.

4. 포괄적인 계정과목표를 확립하십시오: 범주, 하위 범주 및 GL 코드가 설정되면 계정과목표를 효과적으로 구축한 것입니다. 다음은 계정과목표가 최종적으로 어떻게 보일지에 대한 스니펫입니다.

XYZ 매뉴팩처링 주식회사
계정 목록

세심하게 계획된 GL 코드 시스템을 사용하면 모든 금융 거래를 정확하게 추적하고 원활한 감사를 촉진하며 비즈니스 결정을 안내하는 실행 가능한 통찰력을 제공할 수 있습니다. 책을 정리하는 것만이 아닙니다. 이는 우수한 재무 정보를 통해 전략적 이점을 얻는 것입니다.

회계 소프트웨어에서 GL 코드 설정

GL 코드를 회계 소프트웨어에 통합하는 경우 금융 시스템의 DNA를 프로그래밍하는 것으로 생각하십시오. 대부분의 최신 회계 소프트웨어는 이 프로세스를 단순화하기 위해 사용자 친화적인 인터페이스를 제공합니다. 이에 대한 방법은 다음과 같습니다.

1. 계정과목표 기능에 액세스: 소프트웨어의 계정과목표 섹션으로 이동하여 시작하세요. 이는 일반적으로 설정 또는 시스템 설정 메뉴에서 찾을 수 있습니다. 여기에서 계정과 해당 GL 코드를 확인, 추가, 편집 또는 삭제할 수 있습니다.
2. 새 GL 코드 추가: 계획한 구조에 따라 새 GL 코드 추가를 시작하세요. 각 코드가 고유하고 결정한 번호 매기기 논리와 일치하는지 확인하세요. 예를 들어, 모든 자산 계정은 숫자 1로 시작할 수 있습니다(예: 현금의 경우 1010, 미수금의 경우 1020 등).
3. 입력 설명: 각 GL 코드에 대해 명확하고 간결한 설명을 제공하세요. 이 설명은 코드가 나타내는 거래의 성격을 반영해야 합니다. 이 단계는 재무팀 전체의 명확성과 일관성을 보장하는 데 중요합니다.
4. 계정 유형 할당: 주요 계정 유형(자산, 부채, 자본, 수익 및 비용)에 따라 각 GL 코드를 올바르게 분류합니다. 이 분류는 정확한 재무 보고 및 분석에 중요합니다.
5. 설정 테스트: 활성화하기 전에 몇 가지 거래를 입력하고 해당 거래가 올바른 GL 계정에 정확하게 반영되는지 확인하여 테스트를 수행하십시오. 이 단계는 GL 코드 설정의 문제를 식별하여 필요한 조정을 할 수 있도록 도와줍니다.

거래에 GL 코드 지정

회계 소프트웨어에 GL 코드가 설정되면 다음 단계는 이러한 코드를 거래가 발생할 때마다 할당하는 것입니다. 이 프로세스는 체계적이고 효율적인 회계 시스템을 유지하는 핵심입니다. 이 작업의 정확성과 일관성을 보장하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 팀 교육: 금융 거래에 관련된 모든 팀원이 GL 코드의 중요성과 사용 방법을 이해하고 있는지 확인하십시오. 여기에는 교육 세션이나 참조 가이드 작성이 포함될 수 있습니다.
2. 원본 문서 검토: 모든 거래에 대해 원본 문서(송장, 영수증, 은행 명세서 등)를 검토하여 적절한 GL 코드를 결정하세요. 거래의 성격에 따라 사용할 GL 코드가 결정됩니다.
3. 입력 거래: 회계 소프트웨어에 거래를 입력할 때 시스템 설정에 따라 드롭다운 메뉴에서 해당 GL 코드를 선택하거나 수동으로 입력하십시오. 거래 세부정보가 GL 코드 설명과 일치하는지 확인하세요.
4. 정기 감사: GL 코드가 올바르게 사용되고 있는지 확인하기 위해 거래에 대한 정기적인 감사를 수행합니다. 이렇게 하면 오류나 불일치를 조기에 식별하여 수정하기가 더 쉬워집니다.

GL 코드 할당 작업 흐름

실제 사례를 통해 워크플로를 설명해 보겠습니다.

1. 거래 식별: 귀하의 회사에서는 $5,000 상당의 사무용품을 크레딧으로 구매했습니다.
2. 원본 문서 검토: 구매 세부정보가 포함된 공급업체로부터 받은 편지함을 통해 송장을 받게 됩니다.
3. 적절한 GL 코드 결정: GL 코드 구조에 따라 사무용품이 사무용품 GL 코드(예: 5060 – 사무용품 비용)에 기록되어야 함을 식별합니다.
4. 회계 소프트웨어에 거래 입력:
   • 소프트웨어의 거래 입력 페이지에 액세스하십시오.
   • 거래일자와 금액($5,000), 공급자 정보를 입력합니다.
   • 사무용품 비용에 대해 GL 코드 5060을 선택하거나 입력합니다.
   • 구매가 신용으로 이루어졌으므로 이 거래로 인해 발생한 부채를 나타내기 위해 지급 계정에 대한 GL 코드(예: 2010 – 지급 계정)도 선택합니다.
5. 검토 및 확인: 거래 세부정보와 GL 코드가 정확한지 다시 확인한 후 시스템에서 거래를 확인하거나 저장하세요.
6. 정기 조정: 월말에는 사무용품을 포함한 모든 구매 내역이 정확하게 처리되고 지급 부채가 명확한지 확인하기 위해 지급 계정을 조정합니다.

Nanonet으로 GL 코딩 자동화

디지털 시대에 자동화는 금융 프로세스의 효율성과 정확성을 높이는 데 핵심입니다. GL(General Ledger) 코드 할당 워크플로우를 자동화하기 위해 Nanonets와 같은 도구를 활용함으로써 기업은 수동 작업을 크게 줄이고 오류 및 지연을 최소화할 수 있습니다.

자동화된 워크플로우에서 사무용품 구매 예시를 다시 살펴보겠습니다.

• 송장 수령 및 캡처: 받은 편지함에 5,000달러 사무용품 구매에 대한 전자 청구서를 받으면 Nanonets는 자동으로 이메일에서 문서를 캡처합니다.

• 데이터 추출 : Nanonets는 OCR(광학 문자 인식) 및 AI를 사용하여 송장에서 관련 거래 세부 정보를 추출합니다.
• GL 코드 할당: GL 코드 할당은 다음을 통해 효과적으로 실행될 수 있습니다.
  • 과거 데이터에 대한 학습: Nanonets를 사용하면 기계 학습 모델을 훈련하여 금융 거래를 인식하고 분류할 수 있습니다. 여기에는 역사적으로 올바른 GL 코드가 태그된 과거 재무 문서 및 거래를 업로드하는 것이 포함됩니다. 모델은 새로운 거래에 대한 GL 코드를 정확하게 예측하기 위해 이러한 예를 학습합니다.

• 즉시 사용 가능한 Gen AI: Nanonets GenAI를 사용하면 당사의 소프트웨어는 인간의 이해를 모방하는 방식으로 금융 문서의 텍스트를 해석할 수 있습니다. 이를 통해 거래 세부 사항이 모호하거나 희박한 경우에도 복잡한 추론을 적용하여 GL 코드를 정확하게 할당하기 위해 관련 정보, 컨텍스트 및 의미를 추출할 수 있습니다.

• 검토 및 검증: 금액이 사전 정의된 임계값을 초과하므로 빠른 검토를 위해 거래가 플래그 지정되었습니다. 세부 내용을 확인한 후 재무팀에서 GL 코드 할당을 승인합니다.

• 회계 소프트웨어에 게시 및 다른 앱과 데이터 동기화: 할당된 GL 코드가 포함된 검증된 거래는 회계 소프트웨어에 자동으로 업로드됩니다. 지급 계정과 사무용품 비용 계정은 수동 데이터 입력 없이 그에 따라 업데이트됩니다.

• 자동 조정: Nanonets를 은행 명세서 및 General Ledger 데이터와 통합하여 즉시 장부를 일치시키고 불일치를 식별하고 월말에 장부를 마감하는 데 걸리는 시간을 90%까지 줄입니다.

결론

비즈니스 금융의 복잡한 춤 속에서 총계정원장 코드(GL 코드)는 체계적인 단계일 뿐만 아니라 재무 명확성과 전략적 통찰력을 향한 혁신적인 도약으로 등장합니다. 이러한 영숫자 키는 기업이 금융 거래의 복잡성을 정밀하게 탐색할 수 있는 잠재력을 열어줌으로써 회사의 재무 건전성을 개선하기 위해 모든 페니의 여정을 추적, 분류 및 분석하도록 보장합니다.

GL 코드의 본질은 단순한 조직을 초월합니다. 이는 비즈니스의 재무 구조에 인텔리전스 계층을 내장하는 것입니다. 모든 거래에 이러한 코드를 꼼꼼하게 할당함으로써 기업은 향상된 재무 정확성, 간소화된 세금 준비 및 강력한 예산 관리를 향한 길을 밝힐 수 있습니다. 이러한 명확성은 추측이 아닌 데이터를 통해 전략적 결정을 내릴 수 있는 환경을 조성하여 기업이 재정적 어려움과 기회에 직면하여 민첩하게 방향을 전환할 수 있도록 해줍니다.

더욱이 GL 코드를 회계 소프트웨어에 통합하고 Nanonets와 같은 자동화 도구의 힘으로 보완하는 것은 재무 프로세스가 효율적일 뿐만 아니라 탄력성이 있는 미래를 향한 도약을 의미합니다. 이러한 디지털 혁신은 팀의 수동적 부담을 줄여 비즈니스를 발전시키는 전략적 작업에 집중하는 동시에 오류와 사기로부터 보호할 수 있도록 해줍니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/general-ledger-codes-and-gl-code-automation/