AP 승인 프로세스는 지불 전에 지급 계정에 포함된 공급업체 송장(신용 지불 조건 포함)을 지불하기 위한 승인을 얻기 위한 워크플로우입니다. 회사에서 지급 계정 승인 프로세스를 자동화하는 것은 상당한 시간을 절약하고, 비용을 절감하고, 현금 흐름 관리를 개선하고, 내부 통제, 공급업체 만족도가 향상됩니다. 

AP 송장 승인 워크플로 간소화의 이점

수동적인 지급 계정 승인 프로세스를 사용하는 대신 지급 계정의 송장 지급을 승인하기 위한 효율적인 전자 AP 승인 시스템을 구현하면 귀하의 비즈니스는 시간과 비용을 절약하고 문제와 좌절을 피할 수 있습니다. 

AP 송장 승인 워크플로우 간소화를 통한 시간 및 비용 절감

회사에서 AP 송장 승인 워크플로를 간소화하면 다음과 같은 수동 AP 송장 승인 프로세스에서 발생하는 초과 비용, 시간 소모 및 좌절을 피할 수 있습니다.

• AP 송장 승인 워크플로우에서 시간이 많이 걸리는 추가 단계
• 병목 현상
• 분실 및 분실된 종이 문서
• 승인자와의 반복적인 후속 조치
• 청구서가 결제 시간 내에 승인되지 않을 때 결제 상태에 대한 많은 수신 공급업체 전화 및 이메일에 응답

AP 송장 승인 워크플로 간소화는 자동화된 단계, 규칙, 라우팅 및 기타 내장된 효율성을 통해 AP 자동화의 소프트웨어 생산성을 사용하는 것과 비교하여 현재 존재하는 비효율적인 수동 승인 프로세스를 이해하는 것에서 시작됩니다. 공급업체 송장에 대한 수동 지급 계정 승인 프로세스와 달리 AP 자동화 소프트웨어는 간소화된 전자 AP 승인을 제공합니다.

수동 지급 계정 승인 프로세스의 비효율적인 작업 흐름

수동 지불 승인 프로세스에서 귀하의 지급 담당 직원은 일치하는 송장, 구매 주문서, 수령 문서를 포함한 종이 문서를 각 해당 송장 승인자에게 전달할 수 있습니다. 그러나 이러한 AP 송장 승인 프로세스 문서는 동일한 소스에서 제공되거나 동시에 생성되지 않습니다. 

수동 AP 송장 승인 워크플로는 파일 캐비닛의 임시 파일 폴더를 사용하여 송장에 스테이플링된 세트에 종이 문서를 축적하고 개별 항목 일치를 수동으로 확인하는 것을 의미할 수 있습니다. (문서는 먼저 수동으로 확인되고 일치됩니다. 미지급금 부서, 회계용으로 코딩되고 회계 또는 ERP 시스템에 입력되어 AP 승인 프로세스에서 송장이 승인자에게 전달되기 전에 이를 기록합니다.) 

이것이 AP 송장 승인 프로세스를 위한 회사의 종이 기반 레거시 시스템인 경우 종이 기록을 보관하기 위한 창고 보관에 대한 추가 비즈니스 비용이 발생합니다. 나중에 소득세 감사 시간이 되면 저장된 기록 상자에서 찾고 있는 송장을 찾는 시간을 추가하세요. 그리고 그때까지 필요한 송장이 분실되지 않기를 바랍니다. (귀사에서 스캐닝 서비스를 사용하여 디지털 보관을 위해 종이 송장을 스캔하는 경우 대신 해당 유형의 비용을 추가하십시오.)

수동 공급업체 송장 승인 프로세스의 문제점 

지급 계정에 대한 수동 공급업체 송장 승인 프로세스에는 해결하는 데 시간과 비용이 소요되는 고유한 문제가 있습니다.

1. 이 특정 송장의 승인자는 누구입니까? 지정된 금액을 초과하는 청구서에 대한 결제 승인 과정에서 두 번째 승인자의 추가 승인이 필요합니까?
2. 이 승인자는 사무실에서 다른 종이 문서로 지원되는 송장을 승인할 수 있습니까?
3. 승인자가 송장을 즉시 승인합니까, 아니면 AP 직원이 송장 승인 프로세스의 일부로 미리 알림을 수동으로 보내는 데 시간을 낭비합니까?
4. 이 AP 승인 과정에서 종이 청구서와 일치하는 문서가 손실됩니까?
5. 청구서가 누락된 경우 지급 담당 부서는 공급업체에 연락해야 합니다. 이 문제로 인해 AP 송장 승인 프로세스를 포함한 송장 처리가 지연됩니다.
6. 송장 승인 프로세스가 지연되어 결제가 상당히 늦어지는 경우 공급업체가 귀하의 사업장에 제 시간에 맞춰 제품을 계속 배송합니까?
7. 귀사는 공급업체로부터 비싼 연체료를 부담하게 되거나 공급업체가 2/10, 순 30 송장 결제 조건으로 제공하는 조기 지불 할인을 받지 못하게 됩니까?

지급 계정 승인 프로세스를 자동화하는 방법

자동화된 디지털 송장 캡처 및 전자 AP 승인을 통한 송장 처리를 포함한 AP 자동화용 소프트웨어를 사용하면 기업은 AP 송장 승인 워크플로우를 간소화하고 느리고 오류가 발생하기 쉬운 수동 송장 승인 시스템의 문제를 방지하여 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 

지급 계정 승인 프로세스를 자동화하는 방법을 이해하려면 AP 자동화 소프트웨어를 사용하여 회사의 AP 승인을 간소화하는 방법을 고려하십시오. 매입채무. 그런 다음 AP 자동화 소프트웨어인 Flow(Nanonets 제공)에서 전체 지급 계정 워크플로우에 대한 큰 그림을 경험해 보세요. 

AP 자동화 소프트웨어를 사용하여 AP 승인 간소화

AP 자동화 소프트웨어에는 AP 승인 프로세스가 포함되어 있습니다. AP 자동화 소프트웨어 제품인 Nanonet의 Flow를 사용하면 비즈니스 효율성을 높여 AP에서 주당 최소 XNUMX시간을 절약할 수 있습니다. 승인 절차, AI(인공지능)을 이용하여 로봇 식 공정 자동화 (RPA) 기술. 귀하의 회사는 지속적으로 후속 이메일을 준비하거나 지급 계정 승인 프로세스 중에 지급 직원을 통해 승인자와 소통할 필요가 없습니다. 

AP 승인의 경우 Flow를 사용하면 지급 계정 송장에 대한 특정 승인자를 추가하거나 AI 기반 규칙 기반 자동 승인을 사용할 수 있습니다. 자동화된 지출 및 지불금 소프트웨어는 AP 송장 승인 워크플로에서 회사 승인을 수행하기 위해 완벽하게 사용자 정의할 수 있습니다. 회사 정책은 AP 승인을 승인된 승인자에게 라우팅하고 내장된 승인자 알림에 대한 자동화된 규칙을 통해 시스템에 포함됩니다. 

디지털 기술을 접목한 클라우드 기반 시스템 Nanonets 송장 캡처하면 이메일, Slack 또는 온라인 소프트웨어를 사용하여 전자 AP 승인이 가능합니다. 결제 승인 프로세스의 경우 승인자는 어디에서나 공급업체 송장 및 직원 영수증 지출을 신속하게 승인할 수 있습니다. 

AP 자동화 소프트웨어의 지급 계정 워크플로 개요

흐름 AP 자동화 소프트웨어 Nanonets를 통해 귀하의 비즈니스는 지급 계정 워크플로우 프로세스를 간소화하고 효율성을 향상시킬 수 있습니다. Flow 소프트웨어는 다음을 위해 대시보드 메뉴를 사용합니다.

• 송장
• 영수증
• 공급 업체
• 　　　　함께 한다면
• 승인
• 통합
• 통계 분석

다음에 사용되는 흐름 자동화 소프트웨어 미지급금 관리 것입니다 : 

1. AI를 통해 항목별로 송장 데이터를 자동으로 수신하고, 전자적으로 읽고, 캡처합니다.
2. 정시 결제를 위해 송장을 신속하게 처리합니다.
3. 송장에 대한 전자 결제 승인 프로세스를 활성화하기 위한 자동화된 규칙을 생성 및 사용하고, 승인자를 추가하고, 지정된 승인자에게 라우팅을 자동화하여 송장 승인을 완료합니다. 
4. 승인되고 코딩된 송장을 회계 소프트웨어에 자동 동기화
5. 승인된 공급업체 송장을 결제할 수 있습니다(통합 결제 파트너 사용).

Flow AP 자동화 시스템으로 송장을 가져오기 위해 공급업체는 이메일이나 공유 드라이브를 통해 송장을 자동으로 가져오거나 송장 추가를 통해 Flow에 직접 송장을 업로드할 수 있습니다. Flow는 다음을 사용하여 송장을 읽습니다. AI 자동화 기술을 적용하고 품목별로 송장 데이터를 캡처합니다. 공급업체 송장 관리, 검토, 승인, 녹음, 결제까지 가능합니다. 

지급 계정에 대한 송장 처리에는 다음 단계가 포함됩니다.

• 인보이스 영수증 
• 송장 확인
• 3 방향 매칭 구매 주문서 및 수령 문서가 포함된 송장
• 지급 계정 승인 프로세스에서 송장 결제 승인
• 송장 지불. 

고려 송장 처리 지급 계정의 전체 송장-지불 프로세스에 대한 일련의 작업 흐름 단계로 사용됩니다. 송장 처리는 오류 예외를 감지 및 표시하기 위한 내부 통제를 강화하고 송장 처리 및 송장 승인에 대한 업무 분리를 시행합니다. 이 기사에서는 송장 처리의 AP 승인 단계에 중점을 둡니다.  

결론

자동화된 디지털 송장 캡처 및 전자 AP 승인을 통한 송장 처리를 포함한 AP 자동화용 소프트웨어를 사용하면 기업은 AP 송장 승인 워크플로우를 간소화하고 느리고 오류가 발생하기 쉬운 수동 송장 승인 시스템의 문제를 방지하여 시간과 비용을 절약할 수 있습니다. 회사의 AP 승인 워크플로 개선을 시작하려면 제품 둘러보기를 이용하거나 AP 자동화 솔루션 데모를 시청하세요. 흐름 Nanonets에 의해. 

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• 출처: https://nanonets.com/blog/ap-approval-process/