지급 계정 모범 사례를 확립한 기업은 정보 가시성을 높이고, 송장 처리 시간을 단축하며, 비용을 절감하고, 내부 통제 및 현금 흐름 관리를 강화하고, 사기 및 오류를 줄이고, 공급업체 관계를 개선합니다. 지급 계정 모범 사례는 다음의 하위 집합입니다. 회계 모범 사례. 지급 계정 프로세스 및 회계 분야에서 모범 사례를 사용하는 기업은 상당한 경쟁 우위를 확보합니다.
Ardent Partners의 연례 보고서에 따르면, “2023년 ePayables 현황: 더욱 스마트한 미래를 위한 길을 닦다"
"송장을 직접 처리하는 능력은 업계 최고의 조직이 자신의 역량을 입증하는 또 다른 영역입니다. 기타 조직 중 29%만이 이 기능을 보유하고 있는 반면, 최고 기업 중 69%는 송장 관리 담당자의 "성배"인 수동 개입 없이 송장을 처리할 수 있습니다.티."
지급 계정에 대한 주요 모범 사례
상위 10개 지급 계정 모범 사례는 다음과 같습니다.
- AP 프로세스 및 회계 통합을 간소화합니다.
- 간편한 송장 처리를 위해 지능형 기술 기반의 종이 없는 AP 자동화 시스템을 사용하세요.
- 강력한 내부 제어 및 예외 플래그 지정을 구현합니다.
- 공급업체를 온보딩하고 공급업체 포털을 통해 상태 알림을 자동화합니다.
- 송장과 구매 주문서 및 수령 문서의 디지털 2방향 또는 3방향 매칭을 자동화합니다.
- 자동 AP 송장 승인 프로세스를 사용합니다.
- 전자 결제 방법을 최적화합니다.
- 조기 결제 할인을 극대화하세요.
- 지급액과 지급 계정 잔액을 총계정원장에 조정합니다.
- 가시성, 지표, 비즈니스 인텔리전스 및 실시간 AP 보고를 최적화합니다.
1 – AP 프로세스 및 회계 통합 간소화
다음을 통해 AP 프로세스 워크플로우를 간소화하세요. 종이 없는 AP. AP 자동화 시스템에는 ERP 또는 회계 시스템이 통합되어 있습니다. AP 자동화 소프트웨어는 지급 계정 및 자동화된 AP 워크플로에 대한 기본 제공 모범 사례를 통해 회사가 지급 계정 송장 처리 모범 사례 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다.
혜택 :
지급 계정 워크플로를 간소화하여 효율성을 높이고 병목 현상을 방지합니다. ERP 통합을 통한 AP 자동화는 데이터가 시스템 간에 동기화되므로 회계 시스템에 추가 데이터를 입력할 필요가 없습니다.
2 – 지능형 기술 기반 AP 자동화 시스템 사용
반복적인 작업을 자동화하기 위해 인공지능(AI), 머신러닝(ML), OCR(광학 문자 인식), 규칙 기반 로봇 프로세스 자동화(RPA)를 기반으로 하는 클라우드 기반의 현대적인 AP 자동화 시스템이 구현의 근간이 될 것입니다. 귀하의 사업체에서 지급 계정에 대한 이러한 모범 사례가 많이 있습니다.
통합 AP 자동화 시스템을 사용하는 이해관계자는 공급업체 송장, 구매 주문서, 계약서, 수신 보고서 등 관련 전자 문서 데이터에 연결된 데이터 저장소를 통해 액세스할 수 있습니다. 공급자 포털.
AI 기반 광학 문자 인식(OCR)으로 정확하게 디지털화하고 캡처합니다. 공급업체 송장 광고 항목을 포함한 데이터. 중앙화된 전자 문서 데이터는 자동화된 송장 확인, 송장 일치, 지불을 위한 공급업체 송장 승인 획득에 사용할 수 있습니다.
혜택 :
송장 처리 효율성을 크게 향상시키는 것 외에도 AI 기반 AP 자동화 시스템을 사용하면 결제 상태를 포함한 커뮤니케이션 개선, 결제 속도 향상을 통해 회사의 공급업체 관계를 개선하는 데 도움이 됩니다. 현대적인 클라우드 기반 AP 자동화 시스템은 종이 문서를 제거하고, 내부 통제를 강화하며, 이해관계자가 액세스할 수 있는 하나의 통합 시스템을 사용하여 비즈니스가 지출을 시각화 및 제어하고 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 돕습니다.
3 – 강력한 내부 통제 및 예외 플래그 지정 구현
채무 내부통제 모범 사례에는 업무를 적절하게 분리하고 공급업체 마스터 파일에 대한 역할 액세스를 제한하는 것이 포함됩니다. 예를 들어, 업무 분리에서 송장 처리를 담당하는 지급 담당자는 지급 송장을 승인하거나, 적절한 승인 없이 지급을 완료하거나, 분개를 작성하거나, 거래를 총계정원장에 게시하여 장부를 마감할 수 없습니다.
지급 계정 내부 통제 모범 사례의 경우 강력한 내부 통제는 기술 기반 시스템을 사용하여 중복 송장을 포함하여 가능한 오류를 감지 및 표시하고 잠재적인 사기를 방지해야 합니다. 송장을 두 번 지불하지 않으면 공급업체가 즉시 초과 지불 크레딧을 발행하거나 현금으로 환불금을 지불하지 않을 경우 특정 시점 또는 영원히 현금 흐름을 저하시키는 비용을 피할 수 있습니다.
혜택 :
기업은 사기와 오류를 방지하기 위해 강력한 내부 통제를 유지해야 합니다. AP 자동화 솔루션은 감사 추적을 제공하고 거래를 디지털화합니다. 내부 통제를 잘 수행하면 감사를 완료하는 데 소요되는 시간이 줄어들기 때문에 외부 감사 비용도 줄어듭니다.
4 – 공급업체 포털을 통해 공급업체 온보딩 및 상태 알림 자동화
AP 자동화 소프트웨어에는 다음을 위한 공급업체 포털이 포함되어 있습니다. 회사의 공급업체 온보딩 공급업체 송장 지불 상태를 포함한 커뮤니케이션 강화.
혜택 :
AP 자동화 소프트웨어의 포털을 통한 공급업체 온보딩은 중복 없이 공급업체 마스터 파일의 데이터 정확성을 보장하고 W-9 또는 W-8 양식과 같은 공급업체 세금 양식을 수집하는 데 사용할 수 있으며 지불 상태, 지불 내역 및 송장을 표시합니다. 역사. 송장은 공급업체 포털을 통해 공급업체가 업로드하거나 이메일 또는 기타 사용 가능한 방법으로 받을 수 있습니다.
5 – 송장의 디지털 2방향 또는 3방향 일치 자동화
전자 송장 일치 자동화는 미지급금 송장 처리 모범 사례의 또 다른 요소입니다. AP 자동화 시스템은 다음과 같은 기능을 수행해야 합니다. 3방향 송장 매칭 구매 주문서 및 수신 보고서가 있는 상품에 대한 개별 항목별 또는 보고서 수신 시 구매 주문서와 송장 간의 양방향 일치는 지급 계정 송장 거래 유형에 적용되지 않습니다. 귀하의 기업은 협상된 구매 주문 가격으로 주문하고 수령한 실제 상품 수량에 대해서만 비용을 지불해야 합니다.
혜택 :
구매오더(PO)와 품목별로 일치하는 자동 전자송장 데이터와 XNUMX자 매칭(또는 양방향 송장과 PO 매칭)에 대한 접수 보고서를 통해 회사가 승인한 품목에 대해서만 송장을 받고 결제가 이루어지도록 보장합니다. 승인된 상품이나 서비스를 받기 위해 필요한 경우.
6 – 자동 AP 송장 승인 프로세스 사용
자동 승인은 지급 계정 프로세스의 최고의 모범 사례 중 하나입니다. AP 자동화 소프트웨어 지급 계정 송장 승인을 자동화합니다. 회사 정책 규칙 및 한도에 따라 지정된 승인자에게 송장을 전달하여 처리합니다. 그만큼 지급 계정 승인 프로세스 RPA를 사용하여 승인 라우팅을 자동화하거나 지정된 승인자를 추가하는 기능을 제공할 수 있습니다. 승인자를 추가하는 경우 업무 분리, 승인 수준, 지급 송장 승인 권한 등 지급 계정 내부 통제 모범 사례를 고려하세요.
혜택 :
자동화된 송장 승인을 통해 효율성이 향상되고, 종이 문서가 분실되거나 누락되지 않으며, 어디에서나 승인할 수 있는 지정된 승인자가 더 빠르게 승인할 수 있습니다. AP 자동화 시스템은 결제 오류를 방지하기 위해 예외 사항과 중복 송장을 표시합니다.
7 – 전자지불수단 최적화
지급 계정의 모범 사례에는 공급업체에 지불하기 위해 종이 수표를 사용하는 대신 전자 지불을 하는 것이 포함됩니다. 사기꾼들은 우편으로 종이 수표를 훔치고 수표를 세탁하여 수취인과 금액을 부정하게 수정하고 지급인의 돈을 훔치는 빈도를 확대했습니다. 금전적 손실의 위험 외에도 종이 수표 인쇄, 직접 수표에 서명하거나 회사 우표로 수표에 서명, 수표를 봉투에 넣기, 수표 우편 발송에는 불필요한 직원 시간이 필요하고 회사 비용이 소요됩니다.
전자 자금 이체(EFT) 유형에는 국내 미국 ACH 결제, 은행 계좌 간 이체를 위한 미국 이외의 유사한 시스템, 전신 송금, PayPal 및 디지털 지갑 이체가 포함됩니다. 귀하의 기업은 종이 수표를 비용 효율적인 전자 결제 방법으로 대체해야 합니다. 글로벌 결제의 경우 공급업체 송장을 지급 계정으로 결제할 때 외화 환전도 효과적으로 처리하기 위한 고려 사항입니다.
혜택 :
전자 결제를 하면 송장당 결제 비용이 절감되고, 효율성이 향상되며, 사기 위험이 줄어들고, 환경적 지속가능성이 제공되며, 사용할 수 있는 결제 방법의 종류가 늘어납니다.
8 – 조기 지불 할인 극대화
송장 조건(예: 2/10 순 30)으로 공급업체가 제공하는 조기 지불 할인을 극대화하는 것은 수익성과 현금 흐름을 개선하는 비용 절감 전략이기 때문에 지급 계정에 대한 가장 필수적인 모범 사례 중 하나입니다. 귀하의 회사가 전액 지불 기한인 10일이 아닌 30일까지 송장을 지불하면 지불해야 할 송장 금액을 2% 할인하여 줄일 수 있습니다. 할인은 2년에 2%가 아니라 10일만에 XNUMX%씩 적립되니 챙겨가볼만한 가치가 있습니다.
AP 자동화 시스템은 송장 처리 및 공급업체 송장 승인 속도를 높여 미지급금 송장 처리 모범 사례에 맞춰 이러한 조기 지불 할인을 받을 수 있게 해줍니다. 조기 지불 할인을 지속적으로 받으면 재무팀이 비즈니스 비용으로 분류되기보다는 비즈니스 결과에 기여하는 역할을 합니다.
혜택 :
조기 결제 할인을 받고 이를 적용하면 상당한 비용을 절약할 수 있으며(특히 대규모 재고 구매 시) 현금 흐름, 총 마진 및 수익성이 향상됩니다.
9 – 지급액과 지급 계정 잔액을 즉시 조정하세요
지급금과 지급 계정 잔액을 총계정원장에 신속하고 정기적으로 조정하여 지급 계정 오류 및 불규칙성을 발견하고 현금 잔액의 신뢰성을 확립합니다. 조정은 수동으로 준비된 스프레드시트를 사용하는 것보다 자동화된 프로세스로 수행하는 것이 가장 좋습니다.
혜택 :
AP 자동화 시스템은 지불금과 미지급금 잔액을 자동으로 조정합니다. 결과적으로 현금 및 미지급금 잔액이 더욱 정확해지고 장부가 더 빨리 마감될 수 있습니다.
10 – 가시성, 지표, 비즈니스 인텔리전스 및 실시간 AP 보고 최적화
지급 계정에 대한 모범 사례에는 지급 계정 잔액, 계획된 지급 및 비즈니스 지출에 대한 실시간 가시성을 확보하는 것이 포함됩니다.
기업은 실시간 데이터 분석, 측정항목을 포함한 AP 자동화를 사용하여 지급 계정 프로세스 목표에서 이러한 모범 사례를 달성합니다. AP KPI, AI로 강화된 비즈니스 인텔리전스, 더 나은 지급 계정 보고. 적시에 지급 계정 보고서, 회계 및 재무 부서는 이러한 보고서를 검토하여 지불 시기 적절성을 확인하고, 공급업체 불일치 문제 또는 분쟁을 해결하고, 원하는 경우 드물게 공급업체로부터 회사에 발생한 신용 잔액에 대해 환불을 요청할 수 있습니다.
혜택 :
모든 이해관계자는 고립된 시스템을 사용하는 대신 하나의 실시간 시스템에 대한 가시성을 갖습니다. AP 자동화 소프트웨어는 의사 결정을 위한 실시간 대시보드, 분석 및 AI 기반 비즈니스 인텔리전스를 제공합니다. 지급 계정 자동화 시스템을 사용하면 송장을 더 빨리 캡처하여 지급 계정 잔액과 비즈니스 지출을 거의 실시간으로 분석할 수 있도록 최신 상태로 유지할 수 있습니다.
결론
AP 자동화 소프트웨어를 통한 디지털 혁신은 지급 계정 모범 사례의 이점을 달성하는 열쇠입니다. 지급 계정에 최고의 모범 사례를 구현하려면 AP 자동화 소프트웨어 Nanonets에서는 Flow라고 부릅니다.
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- 출처: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-best-practices/
