모든 회사의 회계에는 매달 송장을 처리하는 작업이 포함됩니다.

이를 처리하는 동안 가장 어려운 작업 중 하나는 이러한 송장을 확인하는 것입니다.

공급업체로부터 구매한 제품이나 서비스에 대해 회사가 받은 모든 송장은 결제가 시작되기 전에 정확성을 확인해야 합니다.

이를 위해 청구서에 언급된 모든 구매 세부정보는 해당 구매 주문과 일치하여 주문한 제품/서비스가 합의된 가격으로 올바르게 배송되었는지 확인합니다. 이 확인 프로세스를 양방향 일치라고 합니다.

이것이 어떻게 작동하는지 빠르게 이해해 봅시다.

조달 프로세스 요약

양방향 일치를 이해하기 전에 비즈니스 환경에서 조달이 어떻게 작동하는지 빠르게 요약해 보겠습니다.

구매 주문서(PO) 구매자가 판매자에게 발행한 법적 구속력이 있는 계약으로, 주문한 제품/서비스 유형과 합의된 수량 및 가격을 알려줍니다.

송장 고객에게 제품/서비스를 인도하는 동시에 또는 인도한 후에 공급업체가 구매자에게 발행하는 법적 구속력이 있는 문서입니다. 여기에는 공급업체, 고객, 제공되는 제품/서비스, 가격 및 결제 모드에 대한 모든 세부 정보가 포함되어 있습니다.

ABC 회사의 IT 부서에 IT 임원을 위한 10개의 회전식 임원 의자가 필요하다고 가정해 보겠습니다.

• IT 부서는 (회사 정책에 따라) 적절한 관리 계층 전체에 구매 요청을 발행할 수 있습니다.
• 제품/서비스의 적절한 공급업체를 찾기 위해 회사의 구매(또는 이에 상응하는) 부서로 구매 요청이 전송됩니다.
• 공급업체가 식별되면 제품과 가격을 식별하는 데 필요한 기초 작업이 완료됩니다. 예를 들어, 사무용 가구 공급업체인 XYZ는 회전식 중역용 의자를 의자당 $250의 가격으로 XNUMX일 안에 배송할 수 있습니다.
• 공급업체 XYZ가 확정되면 구매 주문서 ABC의 구매 부서에서 제품과 합의된 가격을 인용하여 생성됩니다.
• PO 사본 한 부는 XYZ로 보내지고, 한 부는 ABC의 구매 부서에서 보관하고, 다른 한 부는 외상 매입금 부서로 보냅니다.
• XYZ가 의자를 공급하면 송장 ABC로의 배송과 함께 또는 배송 후에 제공됩니다.

이제 송장을 받았으므로 ABC의 지급 계정 팀에서 일치 프로세스를 수행합니다.

양방향 매칭이란 무엇입니까?

양방향 매칭구매 주문 매칭이라고도 하는 은 구매 주문서의 세부 정보가 일치하는지 확인하는 프로세스입니다. 구매 주문 및 관련 송장 청구서를 지불할 수 있도록 일치합니다.

일반적으로 청구 수량과 송장 가격이 일치합니다. 다음 조건이 충족되어야 합니다.

• 송장 수량이 PO의 주문량보다 작거나 같습니다.
• 송장 가격이 PO에 표시된 가격보다 작거나 같습니다.

성공적인 일치는 100% 정확한 일치를 의미하거나 비즈니스 설정에 따라 일치 허용 오차(예: >=95% 일치 필요)를 사용하여 정의될 수 있습니다.

AP 팀의 확인을 거쳐 매치가 성공한 경우에만 결제가 시작됩니다.

일치하지 않는 경우 송장 처리 및 결제가 일시 중지됩니다. 지급 계정 관리자가 수동으로 송장을 확인하고 송장 지불을 승인하거나 거부합니다.

이는 양방향 일치입니다.

이해하기 쉽도록 양방향 매칭 과정을 순서도로 요약해 보겠습니다.

그래프 결핵
A[구매필요] –> C[구매부서로 구매요청 보내기]
C –> D[구매부서가 적합한 공급업체를 찾습니다]
D –> E[공급업체 XYZ 확정]
E –> F[구매 부서에서 구매 주문 생성]
F –> G[PO 사본 한 개를 XYZ로 보내고, 한 개는 구매 부서에 보관하고, 한 개는 지급 계정 부서에 보냅니다.]
G –> H[공급업체 XYZ가 의자를 공급하고 송장을 제공함]
H –> I[채무팀 매칭 프로세스]
I –> J{조건 확인:
1. 송장 수량 ≤ PO 수량
2. 송장 가격 ≤ PO 가격}
J –> |일치 ≥ 95%| K[성공, 결제 시작]
J –> |95% 일치| L[일치 실패, 인보이스 처리 및 결제 일시 중지]
L –> M[미지급금 관리자가 수동으로 송장 확인]
M –> |승인| 케이
M –> |거부| N[인보이스 거부]

위의 예에서 ABC가 양방향 일치를 준수하지 않는다고 가정합니다.

할인 논의 후 XYZ와 합의한 대로 할인된 총 가격 $10(의자당 $2000 대신 $200)로 의자 250개에 대한 구매 주문을 발행합니다.

구매 주문을 검토 및 수락하고 의자 10개를 배송한 후 XYZ는 $2500(의자당 $250)의 원래 가격에 대한 송장을 보냅니다. XYZ의 송장 작성자는 대량 구매를 위해 XYZ 마케팅 담당자가 ABC의 구매 부서에 제공한 할인을 알지 못했을 수 있습니다. 아니면 고의적인 나쁜 사업 관행일 수도 있습니다.

송장 세부 사항이 PO 세부 사항과 비교 및 ​​일치하지 않으면 ABC의 AP(Accounts Payable) 팀이 원래 면제된 $500를 추가로 지불할 수 있습니다.

양방향 일치 프로세스는 결제가 이루어지기 전에 이러한 실수를 잡는 데 도움이 될 수 있습니다. 이 프로세스는 정확한 금액과 수량에 대한 송장만 지급되도록 합니다.

양방향 매칭의 중요성

양방향 일치는 지급 계정의 정확성과 재무 통제를 유지하는 데 중요합니다.

• 정확성 보증: 양방향 일치를 통해 해당 구매 주문과 대조하여 송장의 정확성을 보장하고, 배송되지 않은 상품/서비스에 대한 초과 지불이나 지불을 방지합니다.
• 재정 관리: 이는 재무 통제를 강화하고 지급 계정 프로세스에서 오류나 사기의 위험을 줄입니다.
• 공급업체 관계: 효과적인 구현은 불일치가 즉시 해결되고 공급업체 관계에 대한 투명성과 신뢰를 조성합니다.
• 응낙: 내부 조달 정책 및 외부 규정을 준수하여 재무 위험 및 감사 문제를 최소화합니다.
• 비용 절감 : 초과 지급을 방지하고 불일치를 효율적으로 해결함으로써 기업은 장기적으로 상당한 비용을 절감할 수 있습니다.

수동 양방향 매칭 작동 방식

수동 양방향 매칭은 일반적으로 거래량이 매우 적은 기업이나 사람의 감독이 필요한 특정 요구 사항이 있는 기업에서만 선호합니다.

프로세스는 다음과 같습니다.

XYZ Inc.의 예를 들어 수동 양방향 매칭을 구현하는 방법을 살펴보겠습니다. XYZ Inc.는 회계를 위해 Quickbook을 사용합니다. 이것이 양방향 매칭을 통한 조달 프로세스의 모습입니다.

1. 구매 주문(PO) 생성:

• Quickbooks는 PO 생성 및 관리 모듈을 제공합니다.
• XYZ Inc.는 Quickbooks에서 직접 공급업체에 대한 PO를 생성/수령하여 주문 품목, 수량, 가격 및 배송 날짜를 자세히 설명합니다.

2. 공급업체 송장 수령:

• 배송물을 받으면 XYZ Inc.는 공급업체로부터 송장을 받고 Quickbooks에도 로그인합니다.
• 데이터 입력 팀은 각 송장에 대한 항목 세부 정보, 수량, 가격, 세금 및 할인을 수동으로 채웁니다.

3. 수동 매칭 프로세스:

• 지급 계정 팀은 송장 세부 정보를 Quickbooks의 해당 PO와 수동으로 일치시켜 수량과 가격이 일치하는지 확인합니다.

4. 검증 및 승인:

• 확인된 송장은 Quickbooks 내에서 결제가 승인되며, 불일치 사항은 검토를 위해 표시됩니다.
• 검토자는 양방향 일치에 실패한 송장을 수동으로 처리합니다.

5. 결제 개시:

• Quickbooks를 사용하여 XYZ Inc.는 결제 절차에 따라 승인된 송장에 대한 결제를 시작합니다.

비록 세심하기는 하지만 이 프로세스는 재정적 건전성을 위한 기반을 구축합니다.

양방향 매칭의 과제

수동 양방향 일치를 통해 구매 주문에 대한 송장을 직접 확인할 수 있지만 다음과 같은 몇 가지 과제가 있습니다.

데이터 불일치 문제: 지급 계정 팀은 구매 주문서를 수동으로 확인하여 송장과 일치시켜야 하며, 이로 인해 세부 정보가 누락되고 운영이 느려지며 생산성과 비즈니스 관계가 위험해집니다.

긴 처리 시간: 지급 계정은 종종 송장 중 최대 20%의 데이터 부정확성으로 인해 문제를 해결하는 데 약 25%의 시간을 할애하여 프로세스를 지연시키고 운영 위험을 증가시킵니다.

사기 및 도난 위험: ACFE(Association of Certified Fraud Examiners)는 조직이 일반적으로 사기로 인해 연간 수익의 5%를 손실하고 범죄자들이 사기 송장을 통해 지급 계정을 속이는 경우가 많아 경계 및 재무 건전성에 심각한 위험을 초래한다는 사실을 발견했습니다.

여러 송장 형식 관리: 대규모 조직에서는 워드 문서, 스프레드시트, EDI용 XML 문서, PDF, 이미지, 종이 문서 등 다양한 형식의 다양한 소스에서 구매 주문서와 송장을 처리합니다. 수동 통합은 오류가 발생하기 쉬우며 초과 지불, 잘못된 지불, 송장 중복과 같은 문제로 이어져 궁극적으로 생산성과 신뢰 손실을 초래합니다.

수동 처리의 비용 영향: 기존의 송장과 구매 주문서 매칭에는 인건비, 자재, 배송료로 인한 상당한 비용이 수반되며, 벌금, 연체료, 처리 오류로 인한 비즈니스 손실로 인한 추가적인 재정적 영향도 포함됩니다. 수동 송장 처리 비용은 송장당 $15-50에 달하는 것으로 알려져 있습니다.

양방향 일치를 자동화하는 방법은 무엇입니까?

자동화된 양방향 매칭은 회계 업무에 도움이 되는 로봇을 갖는 것과 같습니다.

오늘, AP 자동화 도구를 사용하면 송장의 세부 정보가 구매 주문서의 내용과 일치하는지 자동으로 확인할 수 있으므로 시간이 절약되고 오류가 줄어듭니다.

이러한 도구는 다른 회계 시스템과 함께 작동할 수 있습니다. 많은 시스템은 서로 다른 시스템 간의 원활한 데이터 전송을 제공하기 위해 통합 옵션 또는 API/미들웨어를 사용할 준비가 되어 있습니다.

이러한 통합을 통해 기업은 자동화된 양방향 매칭을 AP 워크플로우에 원활하게 통합하는 동시에 자신에게 익숙한 회계 소프트웨어를 계속 사용할 수 있습니다.

Nanonets의 AP 자동화 소프트웨어예를 들어 QuickBooks 및 Sage와 같은 다른 회계 시스템과 통합될 수 있습니다. 다음은 자동화된 양방향 일치 작업 흐름을 단순화한 설명입니다.

어떻게 진행합니까?

Nanonets와 같은 AP 자동화 소프트웨어가 양방향 일치 프로세스를 완전히 자동화하는 방법을 살펴보겠습니다.

1. 자동 청구서 수집

Nanonets는 이메일, 드라이브, 회계 소프트웨어 및 데이터베이스에서 송장과 PO가 도착하자마자 자동으로 가져와서 모든 데이터 조각이 중앙화된 디지털 저장소에서 제자리를 찾을 수 있도록 함으로써 이 프로세스를 단순화합니다.

Nanonets는 받은 편지함에서 직접 이메일로 전송된 송장과 PO를 자동으로 검색하여 이메일 본문과 첨부 파일 모두에서 관련 정보를 원활하게 추출할 수 있습니다.

손으로 직접 작성하거나 인쇄한 모든 청구서는 스마트폰을 사용하여 쉽게 스캔하거나 플랫폼에 직접 업로드할 수 있습니다.

송장과 PO를 메일, 앱, 데이터베이스에서 Nanonets로 가져올 수도 있습니다.

2. 자동 데이터 입력

몇 시간에 걸쳐 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없습니다. Nanonets AI를 사용하면 99% 이상의 정확도로 송장을 읽어 지루한 작업에 소요되는 시간을 대폭 줄일 수 있습니다.

이는 Nanonets가 수동 개입 없이 회계 소프트웨어/ERP에 직접 데이터 추출 및 입력을 처리하는 동안 팀이 보다 의미 있는 작업에 집중할 수 있음을 의미합니다.

3. 지능형 양방향 매칭

Nanonets는 AI를 활용하여 추출된 송장 데이터를 구매 주문서와 상호 참조하고, 다양한 소스에서 가져온 보고서 및 검사 보고서를 읽고 상호 참조하여 양방향, 3방향 또는 4방향 매칭을 자동으로 수행합니다.

4. 승인 라우팅

시스템은 불일치 사항을 사람의 검토를 위해 표시하지만, 그렇지 않은 경우 회사 기준과 일치하는 송장은 승인을 위해 자동으로 전달되거나 사전 설정된 규칙에 따라 직접 승인됩니다.

5. 승인

Nanonets 승인은 더 이상 병목 현상이 발생하지 않습니다. 이메일, Slack, Teams 등 조직이 있는 곳 어디에서나 유연하게 활동할 수 있습니다. 이렇게 하면 방해가 되는 전화 통화와 너무도 익숙한 알림 공세의 필요성이 사라집니다.

6. ERP 통합

즉시 사용 가능한 통합을 통해 송장 및 PO가 발생하자마자 회계 소프트웨어/ERP에 자동으로 기록됩니다.

승인된 송장은 회계 소프트웨어에서 자동으로 결제 대기열에 추가됩니다.

7. 실시간 분석

Nanonets는 고급 분석 기능과 실시간 데이터 보고를 제공하여 단순한 트랜잭션 처리를 뛰어넘습니다.

이를 통해 지급 계정 프로세스에 대한 실시간 통찰력을 얻고 지출 패턴을 모니터링하고 비용 절감 기회를 식별하며 재무 예측을 향상할 수 있습니다.

PO → 송장

구매 주문과 송장 일치 

무료로 사용해보십시오

양방향 매칭에 적합한 소프트웨어 선택

양방향 매칭 자동화에 적합한 소프트웨어를 선택하는 것은 비즈니스 규모와 유형에 따라 다릅니다.

일부 옵션은 이미 사용 중인 항목에 따라 독립형 솔루션으로 작동하거나 더 큰 회계 시스템의 일부로 작동합니다. 예를 들어 일부 도구에는 ERP와 같은 기존 시스템과의 통합이 필요합니다.

• Nanonets는 일치 프로세스를 자동화하여 송장 및 구매 주문 처리를 쉽게 만듭니다. 송장과 PO를 자동으로 가져오고, 정확한 데이터 입력 및 일치를 위해 AI를 사용하고, 쉽고 원활한 수동 검토를 위해 불일치에 플래그를 지정하고, 회계 소프트웨어/ERP의 데이터를 실시간으로 업데이트합니다.
• Oracle의 Payables 도구는 자동으로 송장을 PO에 일치시키고, 설정된 허용 한도 수준에 대한 준수 여부를 확인하고, 송장 세부사항을 기준으로 청구 수량과 금액을 업데이트합니다.
• Sage Intacct는 거래 및 승인을 위한 설정된 워크플로를 통해 구매를 간소화합니다. MineralTree는 Sage Intacct에 대한 PO 또는 영수증과 송장 일치를 자동화하여 송장에서 세부 정보를 자동으로 캡처하여 승인 및 결제 프로세스에 삽입합니다. 이는 모든 것을 회사의 ERP와 일관되게 유지합니다.
• Nexonia Expenses는 시스템에 긴밀하게 통합되어 유연한 클라우드 기반 비용 관리를 제공합니다.
• Tipalti는 OCR 및 데이터 추출을 통해 송장 처리를 단순화하고 송장을 PO에 일치시키고 결제를 준비하는 규칙을 설정합니다.
• DocuWare는 AI를 사용하여 주요 송장 데이터를 추출하고, 유효한 공급업체와 중복 항목을 확인하고, 송장을 PO 및 배송 메모와 일치시켜 정확한 금액을 보장합니다.

다양한 요구에 맞게 설계된 기능을 갖춘 다양한 양방향 매칭 도구를 사용할 수 있습니다.

양방향 매칭을 자동화해야 하는 이유

양방향 일치 프로세스를 자동화하면 여러 가지 이점이 있습니다.

종이 없는 취급

송장, 구매 주문서 등의 문서가 모두 디지털인 경우 종이 없이 처리하면 종이의 필요성이 줄어들고 필요한 수작업의 양이 줄어듭니다. 이는 작업이 더 빠르게 작동하고, 쉽게 성장할 수 있으며, 더 유연하다는 것을 의미합니다. 누구도 종이를 옮길 필요 없이 문서가 전송되고, 디지털 형식으로 변환되고, 분류, 확인, 승인 및 처리됩니다. 작동 방식은 다음과 같습니다.

1. 시스템은 새 이메일을 찾습니다.
2. 작업하려면 이메일의 첨부 파일이 필요합니다.
3. 시스템은 첨부 파일을 읽어 필요한 정보를 얻습니다.
4. 설정된 규칙에 따라 송장이나 구매 주문서의 세부 사항을 확인합니다.
5. 송장은 규칙에 따라 구매 주문서 및 영수증과 함께 작성되어 반복이 발생하지 않도록 합니다.
6. 이를 통해 사용자는 송장이 올바르게 처리되었는지 알 수 있습니다.

AI는 사용자와 사용자의 고유한 요구 사항으로부터 학습하여 시간이 지남에 따라 시스템이 개선되도록 돕습니다.

빠른 매칭

구매 주문 일치는 시스템을 통해 매우 빠르게 수행될 수 있는데, 이는 사람들이 혼자서 하기에는 정말 어려운 작업입니다.

대규모로 많은 문서 처리

구매 주문서와 송장이 많은 경우 자동화를 통해 모든 항목을 훨씬 쉽고 빠르게 정렬할 수 있습니다.

항상 감사 준비

시스템은 모든 것을 추적하여 모든 것이 정확하고 빠른지 확인합니다. 문서가 이미 승인되고 정리되어 있으므로 감사 프로세스가 더욱 원활해집니다.

작업량 감소, 생산성 향상

AI는 복잡한 알고리즘을 사용하여 인간의 두뇌처럼 데이터를 더 빠르게 이해합니다. 학습하고 향상되므로 수동 검사가 덜 필요합니다.

일상적인 업무가 줄어들기 때문에 재무팀은 계획 및 분석과 같은 더 중요한 업무에 집중할 수 있으며 이는 회사의 수익에 도움이 될 수 있습니다.

오류 감소

AI 시스템은 초기에 실수를 포착하여 나중에 더 큰 문제를 예방할 수 있습니다. 문제가 발생하면 IT 팀에 신속하게 알려서 수정하도록 합니다.

비용 절감

초기 비용이 들지만 이러한 AI 시스템을 실행하는 것은 급여 전액을 지불하는 것보다 훨씬 저렴할 수 있습니다.

안전하고 성장 가능

시스템은 사람과 달리 항상 작동할 수 있으므로 작업을 더욱 효율적이고 안전하게 만들 수 있습니다.

에 의한 조사 Levvel 연구 그 쇼 송장 승인 시간 단축 및 직원 생산성 향상 AI 지원으로 전환할 때 경험하는 가장 큰 두 가지 이점 2 방향 및 3-방법 일치 송장 처리 및 양방향 일치를 자동화하는 기업에서 보고한 수많은 기타 실질적인 이점과 함께 프로세스를 개선합니다.

송장 처리 및 구매 주문 일치를 자동화하면 비즈니스의 여러 기능에 이점이 있다는 점에 유의해야 합니다.

• 재무 담당 임원은 비용을 절감하고 리소스를 재할당하여 수익을 개선하고 전략 및 기업 확장을 지원할 수 있습니다.
• 기업 경영진은 수많은 자동화 도구가 제공하는 대시보드 분석을 통해 성과 및 현금 흐름 관리에 대한 통찰력을 얻습니다.
• 지급 계정 팀은 확립된 회계 원칙에 따라 공급업체 송장의 자동 라우팅, 코딩 및 일치를 활용하여 종이 송장 및 수동 프로세스의 필요성을 제거할 수 있습니다.
• 회계사 및 연구 직원은 구매 주문서 및 송장에 즉각적이고 포괄적으로 접근할 수 있어 향후 계획 활동에 도움이 됩니다.

결론

양방향 일치의 개념은 모든 비즈니스 내 회계 영역에서 중요한 프로세스로, 주로 회사와 공급업체 간의 거래의 정확성과 무결성을 보장하는 데 중점을 둡니다.

여기에는 주문한 제품이나 서비스가 합의된 가격으로 올바르게 배송되었는지 확인하기 위해 구매 주문서(PO)의 세부 정보를 해당 송장의 세부 정보와 일치시키는 세심한 확인 절차가 포함됩니다.

이 프로세스는 초과 지불이나 배송되지 않은 상품에 대한 지불을 방지할 뿐만 아니라 재무 통제를 강화하고 공급업체 관계에 대한 신뢰를 조성하며 규정 준수 표준을 준수합니다.

수동 양방향 일치는 사람의 감독을 통해 정확성을 제공하지만 데이터 불일치, 시간 비효율성, 사기 위험 및 높은 수동 처리 비용과 같은 문제로 가득 차 있습니다.

자동화의 출현으로 양방향 매칭은 원활하고 오류 방지 프로세스가 되었습니다. Nanonets와 같은 플랫폼은 양방향 매칭을 자동화하고 회계 시스템과 원활하게 통합됩니다. 이 자동화는 송장 처리를 간소화하고, 데이터 정확성을 향상시키며, 실시간 분석을 가능하게 하여 궁극적으로 보다 강력한 재무 관리 및 운영 효율성에 기여합니다.

PO → 송장

구매 주문과 송장 일치 

무료로 사용해보십시오

• SEO 기반 콘텐츠 및 PR 배포. 오늘 증폭하십시오.
• PlatoData.Network 수직 생성 Ai. 자신에게 권한을 부여하십시오. 여기에서 액세스하십시오.
• PlatoAiStream. 웹3 인텔리전스. 지식 증폭. 여기에서 액세스하십시오.
• 플라톤ESG. 탄소, 클린테크, 에너지, 환경, 태양광, 폐기물 관리. 여기에서 액세스하십시오.
• PlatoHealth. 생명 공학 및 임상 시험 인텔리전스. 여기에서 액세스하십시오.
• 출처: https://nanonets.com/blog/what-is-two-way-matching/